人事檔案信息化管理面臨的挑戰(zhàn)及應(yīng)對(duì)措施

殷海英

摘 要：信息化時(shí)代的到來，是順應(yīng)社會(huì)發(fā)展的必然結(jié)果。越來越多的高科技產(chǎn)品開始走入人們的生活，并改變了人們以往的生活方式。同樣的，信息化也開始滲入各個(gè)企業(yè)之中，并有效推動(dòng)了事業(yè)單位檔案信息化管理的進(jìn)程。本文從人事檔案信息化管理出發(fā)，在分析人事檔案信息化管理重要性的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)探討當(dāng)前人事檔案信息化管理中出現(xiàn)的問題，并對(duì)于這些問題給出相應(yīng)的解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：人事檔案；信息化管理；挑戰(zhàn)；對(duì)策

1 人事檔案信息化管理的重要性

1.1 改變管理工作方式，提高管理水平

首先，對(duì)人事檔案實(shí)行全面的信息化管理，也就意味著改變了以往對(duì)人事檔案的管理方式，相對(duì)地減少了人事檔案管理人員的工作量，使得管理工作變得自動(dòng)化，管理水平自然會(huì)得到提高。另外，由于信息化管理人事檔案以后，要增加新的檔案信息也比較方便，所以可以隨時(shí)地考察員工的工作表現(xiàn)，這樣也可以提高員工的積極性。

1.2 保證檔案信息的完整與真實(shí)

人事檔案信息化管理之后，由于先進(jìn)的計(jì)算機(jī)防御技術(shù)以及管理監(jiān)督技術(shù)，可以最大程度上防止檔案信息的丟失，也避免了檔案重建的情況，很大程度上保證了檔案信息的完整性和真實(shí)性。而且相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件，信息化管理之后，如果相關(guān)人員需要查詢或查看信息，只要在網(wǎng)上就可以進(jìn)行，也就避免了原始紙質(zhì)文件被破壞的可能。

1.3 提高人事檔案信息的利用率

人事檔案信息化管理使得內(nèi)部擁有查詢權(quán)限的管理人員隨時(shí)可以進(jìn)行查詢，提高了檔案信息的利用率。在之前檔案信息的錄入、查詢以及增加條目信息等工作都要浪費(fèi)大量的時(shí)間和人力，而且還不能保證信息的完整和有效，但在信息化管理之后，只要在最初的時(shí)候進(jìn)行錄入，之后就可以終身查詢，對(duì)檔案的利用率明顯提高。

2 人事檔案信息化管理面臨的挑戰(zhàn)

2.1 信息化檔案管理的普及率較差

首先，人事檔案信息化管理的普及率較差。比如現(xiàn)在很多單位雖然已經(jīng)意識(shí)到對(duì)人事檔案進(jìn)行信息化管理的必要性，也采取了相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，但總的來說通過信息化的渠道對(duì)人事檔案進(jìn)行管理只是輔助方式，主要的渠道還是人工管理。另外，人事檔案信息管理的流程涉及很多，有檔案信息的收集、整理和歸檔工作，也有后期的使用和查詢，目前只在使用方面用到信息化手段，在信息的收集和整理方面采取的依舊是人工方式，而且在查詢的時(shí)候總會(huì)出現(xiàn)信息不全的情況。

2.2 資金投入有限，硬軟件設(shè)施建設(shè)需要加強(qiáng)

造成上文中所提到的信息化檔案管理普及率差的原因之一是因?yàn)槟壳霸谶@方面的資金和技術(shù)投資有限。比如如果要實(shí)現(xiàn)全面的信息化檔案管理，就必須要引進(jìn)大量的硬件和軟件設(shè)備，包括計(jì)算機(jī)的配套設(shè)施，檔案處理和管理軟件，以及信息查詢系統(tǒng)等。但目前在這些硬件和軟件設(shè)施的建設(shè)上還沒有到位，一方面可能是因?yàn)閱挝唤M織的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)全面實(shí)行信息化管理存疑，認(rèn)為信息化管理反而會(huì)造成資源的浪費(fèi)，另一方面對(duì)于很多資金和技術(shù)都不充足的組織單位來說，想要完全打破過去的管理方式，引進(jìn)大量的硬軟件設(shè)施和技術(shù)的確存在困難。

2.3 數(shù)據(jù)庫應(yīng)用比較落后

人事檔案信息化管理利用的主要是數(shù)據(jù)庫，將相關(guān)人員的檔案信息錄入到數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行保存和管理，在需要相關(guān)信息的時(shí)候給予特定人員權(quán)限進(jìn)行查詢和使用或者是銷毀。但是在實(shí)際的數(shù)據(jù)庫應(yīng)用中，由于人事檔案的數(shù)量很多也很雜，有的是很久之前的信息，有的還需要重新完善，所以難免會(huì)出現(xiàn)錄入的數(shù)據(jù)不完整、數(shù)據(jù)更新不及時(shí)或者無法查詢到相關(guān)信息等情況。另外，目前在數(shù)據(jù)庫應(yīng)用上還沒有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)人事檔案的信息化管理還沒有形成統(tǒng)一的社會(huì)認(rèn)識(shí)，所以各個(gè)單位組織之間也就無法實(shí)現(xiàn)信息的共享，降低了人事檔案的使用率。

2.4 人事檔案管理人員的適應(yīng)問題

人事檔案管理人員的素質(zhì)和適應(yīng)問題。在之前很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，人事檔案的管理人員已經(jīng)完全適應(yīng)了傳統(tǒng)的管理方式，當(dāng)開始信息化自動(dòng)化辦公之后，有的管理人員無法一下子完全適應(yīng)。這是因?yàn)樵谌耸聶n案實(shí)現(xiàn)信息化管理之后，要求管理人員不但要有傳統(tǒng)的人事檔案的管理知識(shí)，還必須要具備熟練使用計(jì)算機(jī)技術(shù)的能力，對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的更新也要有敏銳的感知力。這對(duì)于一些中老年的管理人員或者是未曾接受過專業(yè)訓(xùn)練的管理人員來說，無疑是一大挑戰(zhàn)。

2.5 人事檔案信息的安全性問題

人事檔案信息化管理并不是萬無一失的，無法保證檔案信息是完全真實(shí)有效的。這是因?yàn)樵趯?shí)行信息化管理的時(shí)候，也會(huì)遇到一些外界的因素進(jìn)行破壞，比如計(jì)算機(jī)病毒或者火災(zāi)等客觀因素對(duì)于檔案信息的破壞作用十分強(qiáng)大，如果管理人員的安全意識(shí)和專業(yè)能力不過關(guān)很容易造成檔案的丟失或者被篡改。另外，管理人員自身的工作態(tài)度、操作是否得當(dāng)、信息審查是否嚴(yán)格都會(huì)對(duì)信息的安全性造成影響。

3 加強(qiáng)人事檔案信息化管理的對(duì)策

3.1 加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息化建設(shè)的宣傳

要加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息化建設(shè)的宣傳，一方面要讓組織單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者充分意識(shí)到，引進(jìn)信息化設(shè)備，采用信息化的手段對(duì)人事檔案進(jìn)行管理的必要性和重要性，在這方面可以采用向上級(jí)部門建言或者在會(huì)議上直接口頭提出的方式。另一方面需要讓組織單位的工作人員，尤其是跟人事檔案管理相關(guān)的工作者了解到人事檔案信息化建設(shè)的意義，并且讓其積極地配合信息化建設(shè)。比如通過多媒體的宣傳，其他單位的經(jīng)驗(yàn)分享等。

3.2 加大硬軟件設(shè)施的建設(shè)

要加大硬件和軟件設(shè)施的建設(shè)。在這方面主要的渠道還是增加資金的投入，并且擴(kuò)大資金的來源。有的組織單位和社會(huì)其他機(jī)構(gòu)有某方面的來往，或者該組織單位具有很強(qiáng)的社會(huì)性，這樣在資金引入方面可以通過對(duì)外宣傳的方式積極吸納社會(huì)資本，引起社會(huì)方面的重視，從而在資金充分的條件下進(jìn)行信息化管理的硬件和軟件設(shè)施的建設(shè)。比如購(gòu)置計(jì)算機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)備，然后將個(gè)人信息錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，通過數(shù)據(jù)的形式進(jìn)行保存管理。

3.3 建立數(shù)據(jù)庫分享平臺(tái)

考慮到數(shù)據(jù)庫應(yīng)用不足的問題，各個(gè)組織單位可以在資金和技術(shù)的支持下，建立數(shù)據(jù)庫分享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息的共享，讓相關(guān)的檔案信息在內(nèi)部得以流通。另外，還可以建立信息綜合查詢和檢索系統(tǒng)，人事檔案使用者可以在需要的時(shí)候通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)就能查到想要的信息。

3.4 提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)

提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)也勢(shì)在必行。一方面可以實(shí)行人才引進(jìn)計(jì)劃，在招聘工作中建立統(tǒng)一的招聘標(biāo)準(zhǔn)，考察應(yīng)聘者多方面的能力。另一方面還要開展相關(guān)培訓(xùn)，制定層次化的培訓(xùn)機(jī)制。

3.5 加強(qiáng)法制建設(shè)，更新信息技術(shù)

為了保證人事檔案信息的安全，必須要加強(qiáng)法制建設(shè)。比如建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，并將這些標(biāo)準(zhǔn)法治化，用法律的形式規(guī)范計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用以及計(jì)算機(jī)信息的分享。明確相關(guān)網(wǎng)絡(luò)協(xié)議、數(shù)據(jù)權(quán)限等，對(duì)于隨意使用人事檔案信息或者蓄意破話信息的人必須要進(jìn)行嚴(yán)肅處理。另外，對(duì)人事檔案信息化管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)都要有明確的法律規(guī)定，并進(jìn)行跟蹤監(jiān)督。在信息技術(shù)層面，還要注意對(duì)技術(shù)進(jìn)行及時(shí)的更新，如果多個(gè)技術(shù)，多個(gè)科技公司可以聯(lián)合那就再好不過了。

4 結(jié)語

綜上所述，人事檔案信息化管理在實(shí)施過程中難免會(huì)遇到諸如普及率差、數(shù)據(jù)庫應(yīng)用差、管理人員素質(zhì)差或者硬軟件設(shè)備不充分、信息安全無法保證等問題。為了解決上述困難，首先是得到資金和技術(shù)的支持，然后提高組織單位工作人員對(duì)于信息化管理的意識(shí)，最后再采取相應(yīng)的技術(shù)。

參考文獻(xiàn)

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