新形勢(shì)下計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

吳曉輝

摘 要：檔案一直企業(yè)事業(yè)單位的寶貴財(cái)富，是單位進(jìn)行社會(huì)活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄，隨著社會(huì)的進(jìn)步和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)滲透到檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，在一定程度上推動(dòng)了企事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展，但是計(jì)算機(jī)在檔案管理部門的應(yīng)用遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于其他行業(yè)，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用還需要進(jìn)一步加強(qiáng)。本文從計(jì)算機(jī)在檔案管理存在的問題出發(fā)，提出了計(jì)算機(jī)檔案管理措施。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù)；檔案管理；應(yīng)用

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和新技術(shù)的不斷運(yùn)用，現(xiàn)代化的水平也在不斷提高，信息的管理水平和開發(fā)利用程度將成為衡量其社會(huì)發(fā)達(dá)程度和科學(xué)技術(shù)發(fā)展水平的標(biāo)志。計(jì)算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代化檔案管理工作的應(yīng)用也是在我國(guó)科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展、社會(huì)整體現(xiàn)代化進(jìn)程的日益加快的形勢(shì)下展開的。檔案是一種“獨(dú)一無二”的信息資源，大力開發(fā)和充分利用好檔案信息資源，真正做到為改革開放和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，必須加快檔案管理電子化、現(xiàn)代化、智能化步伐，以充分迎接信息時(shí)代的挑戰(zhàn)。

1 計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案管理的重要性

在檔案管理中，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)掃描或者手工錄入的方式將傳統(tǒng)的檔案管理信息轉(zhuǎn)換為能夠被計(jì)算機(jī)所識(shí)別的，并且能夠自動(dòng)處理信息的管理模式，并方便快捷的將檔案信息壓縮輸入到計(jì)算機(jī)中，刻錄成光盤實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)。對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理而言，計(jì)算機(jī)在文字處理，表格處理以及聲像等各個(gè)方面具有得天獨(dú)厚的優(yōu)勢(shì)，因此，通過計(jì)算機(jī)建立應(yīng)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化檢索，充分發(fā)揮入庫(kù)排架等作用，通過多角度的綜合分析，為科學(xué)的管理和決策服務(wù)，充分實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化管理。計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用主要是以電子文件的圖形和圖像模式為主，因此，可以通過計(jì)算機(jī)的自動(dòng)檢測(cè)和編目功能來實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的管理工作?？傊?，通過計(jì)算機(jī)的掃描和光盤存儲(chǔ)，既節(jié)省了空間，同時(shí)又容易保存，并且對(duì)于提高檔案管理的工作效率，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理具有非常重要的意義。

2 計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理的應(yīng)用中存在的問題

從近年來計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀分析來看，盡管很多檔案館一直致力于現(xiàn)代化的檔案管理建設(shè)，同時(shí)也非常重視計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案管理的作用。但是在實(shí)際的投入和使用中，由于各個(gè)方面的原因，還是存在著一些問題。

1、充分了解計(jì)算機(jī)技術(shù)在實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理中的必備條件。計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，必須做好充足的準(zhǔn)備，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，保證計(jì)算機(jī)的原始檔案數(shù)據(jù)及信息的完整和準(zhǔn)確。首先必須具備完整的硬件設(shè)施，它主要包括：計(jì)算機(jī)設(shè)備、計(jì)算機(jī)檔案管理軟件以及其他相關(guān)軟件等等；其次必須具備完整的計(jì)算機(jī)管理軟件設(shè)施。計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化的檔案管理，科學(xué)的管理是基礎(chǔ)，另外做好檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的工作，也是充分實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理不可忽視的一個(gè)方面。

2、計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用與檔案管理中存在的問題。傳統(tǒng)的手工檔案模式往往是以檔案信息為核心，其工作對(duì)象不是現(xiàn)有的檔案信息，往往都是一些文件形式的紙質(zhì)材料。在具體的檔案管理中，計(jì)算機(jī)這一有利的工具并沒有得到充分的發(fā)揮，尤其是在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理上面。因此，計(jì)算機(jī)在檔案管理中的角色扮演仍然處在輔助的狀態(tài)，其功能并不能得到最大化的發(fā)揮。檔案管理中引入數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)之后，導(dǎo)致原有的數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)模變小，標(biāo)準(zhǔn)化程度降低，而且在通過計(jì)算機(jī)建立數(shù)據(jù)庫(kù)的過程中，大部分都是低水平的重復(fù)建設(shè)，而且其服務(wù)范圍狹窄，嚴(yán)重影響著檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的利用率和效率。在通過計(jì)算機(jī)技術(shù)建立現(xiàn)代化的檔案管理的過程中，還存在著檔案管理人員素質(zhì)有待提高的問題。

3 計(jì)算機(jī)檔案管理措施

1、完善檔案管理制度。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理可以在較大程度上解決檔案管理中的漏洞，但是相應(yīng)的檔案管理制度還不夠完善。但要在做好計(jì)算機(jī)當(dāng)那管理工作仍然要完善相關(guān)的管理制度，充分分析計(jì)算機(jī)檔案管理工作不同環(huán)節(jié)的內(nèi)容，根據(jù)技術(shù)漏洞制定相關(guān)的解決措施，保證計(jì)算機(jī)檔案管理工作的過程中，都要有章可循，有法可依，這樣才能保證計(jì)算機(jī)檔案的高效性和完整性。

2、注重人才的培養(yǎng)，重視對(duì)相關(guān)人員的培訓(xùn)。一方面，重視這方面的專業(yè)人才的培養(yǎng)，招聘一些在計(jì)算機(jī)操作和應(yīng)用方面具有專業(yè)水平的人員，提高應(yīng)用計(jì)算機(jī)的使用效率；另一方面，重視對(duì)員工的培訓(xùn)，加大培訓(xùn)力度，首先，通過培訓(xùn)努力轉(zhuǎn)變檔案管理人員的觀念，塑造全新的觀念，形成新型的服務(wù)價(jià)值觀，以便更好的指導(dǎo)自身的工作；其次，重視對(duì)相關(guān)人員操作能力的培訓(xùn)，讓他們充分的掌握計(jì)算機(jī)的操作能力， 能夠熟練的運(yùn)用計(jì)算機(jī)來解決日常管理中的管理問題，并能夠熟練掌握處理日常問題的辦法。

3、建立電子數(shù)字檔案庫(kù)聯(lián)網(wǎng)站點(diǎn)。在檔案管理過程中，想要達(dá)到計(jì)算機(jī)技術(shù)的管理目標(biāo)，就一定要真正的將計(jì)算機(jī)技術(shù)使用到檔案管理中，在計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用中，一定要按照計(jì)算機(jī)的特點(diǎn)和網(wǎng)絡(luò)的實(shí)際情況來建立檔案庫(kù)，從而建立一個(gè)有效的檔案庫(kù)聯(lián)網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)，主要包括兩個(gè)部分：1） 建立有效的電子數(shù)字檔案庫(kù)的聯(lián)網(wǎng)站點(diǎn)，才能更好的實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用價(jià)值，也才能提高計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用效率，應(yīng)該在電子數(shù)字檔案庫(kù)中建立有效的聯(lián)網(wǎng)站點(diǎn)，讓進(jìn)行檔案信息查詢的用戶能夠自由的進(jìn)行檔案信息查詢，可以不被時(shí)間、空間等客觀的條件所限制，在電子數(shù)據(jù)庫(kù)的網(wǎng)站站點(diǎn)中，用戶可以通過信息界面登錄到系統(tǒng)中去，然后根據(jù)自己的檔案查詢需求進(jìn)行查詢。2） 建立相應(yīng)的檔案信息共享網(wǎng)站，利用高效率的檔案管理系統(tǒng)和方法對(duì)檔案進(jìn)行管理，從而保障電子數(shù)字檔案的信息的安全性，也能夠在一定程度上規(guī)范檔案信息的使用，讓檔案信息查詢的用戶行為更加有保障。

在信息化的現(xiàn)代社會(huì)中，計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用非常重要，對(duì)于檔案管理來說，使用計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠促進(jìn)管理成本的降低，增強(qiáng)管理效率，讓檔案管理更加優(yōu)化、科學(xué)、安全、可控。所以，需要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，使用高效的管理方式來規(guī)范計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用，并且促進(jìn)檔案管理用戶的信息查詢的安全性，從而促進(jìn)整體檔案管理水平的提升。

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