顧惠芳
摘 要:醫(yī)院檔案不但關乎醫(yī)院發(fā)展,還涉及到廣大群眾的健康資料,對醫(yī)院開展各項工作有重要指導作用,是醫(yī)院實施決策與計劃的可靠依據(jù)。因此,管理好檔案對醫(yī)院有重要現(xiàn)實意義,特別是在社會的現(xiàn)代化建設進程中,如何促進醫(yī)院檔案的科學化管理是擺在醫(yī)院檔案人員面前的重要課題,急需加強探索與研究。
關鍵詞:醫(yī)院;檔案管理;科學化
醫(yī)院檔案涵蓋病例、醫(yī)療、科研、財務、文書、基建、設備等多方面資料,是對醫(yī)院發(fā)展歷程的重要原始記錄與憑證,做好檔案管理對醫(yī)院的發(fā)展有良好促進作用。而隨著各種先進的現(xiàn)代化技術在檔案領域的廣泛深入應用,醫(yī)院檔案管理也面臨新的形勢與要求,基于現(xiàn)代化技術實現(xiàn)對醫(yī)院檔案的科學化管理是當務之急。下面就從醫(yī)院檔案科學化管理的重要性著手,探索若干策略,助力醫(yī)院提高檔案科學化管理水平,更充分地發(fā)揮檔案的作用與價值。
1 醫(yī)院檔案科學化管理的重要性
加強收集、整理并管理檔案,有效地利用檔案,以便服務于社會主義現(xiàn)代化建設,這是新時期檔案工作的最終目的和全部任務。因此,檔案工作是一項結(jié)合管理性與服務性的工作,醫(yī)院的檔案工作不能只單純地收集資料,更不能為了保存而管理,而是要開發(fā)利用,實現(xiàn)檔案的價值,從而積極參與醫(yī)院管理,為醫(yī)院的領導提供決策依據(jù),為醫(yī)務人員提供有用的信息與資料,將檔案的潛在價值轉(zhuǎn)化成現(xiàn)實效益,服務于醫(yī)院的建設與發(fā)展。
由此可見,醫(yī)院的科學發(fā)展對檔案管理提出更高的要求,先進設備的更新與引進、應用新的醫(yī)療技術、生物醫(yī)學工程快速崛起等使得醫(yī)院檔案信息大量增加,如果不進行科學化的管理,勢必會降低對檔案信息的接受能力,無法適應醫(yī)院的建設與發(fā)展需要。且隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的不斷建立與完善,醫(yī)院必須參與激烈的競爭,檔案管理也不例外,務必要適應總的發(fā)展趨勢,保持與醫(yī)院各項工作的同步。但先進的現(xiàn)代化技術和傳統(tǒng)的經(jīng)驗型管理之間的差異越來越明顯,過去的手工方式不再滿足檔案工作的現(xiàn)代化、信息化發(fā)展需求,加強醫(yī)院檔案科學化管理至關重要[1]。
2 加強醫(yī)院檔案科學化管理的策略建議
(一)完善管理制度,夯實檔案科學化管理基礎
為實現(xiàn)醫(yī)院檔案的科學化管理,在工作實際中應不斷完善管理制度,規(guī)范醫(yī)院檔案管理流程,讓檔案工作有章可循、有規(guī)可依,夯實檔案科學化管理基礎。一是規(guī)范制定醫(yī)院檔案管理制度,不斷完善檔案的歸檔、借閱、傳遞等流程,嚴格依據(jù)相關法規(guī)與標準不斷細化檔案管理;二是明確檔案管理責任,向醫(yī)院的各個工作崗位細化檔案管理,明晰崗位職責,盡可能將責任落實到人頭,提高檔案管理的安全性與科學性;三是完善建立檔案管理考核制度,公正公平地監(jiān)管檔案人員的工作,提高其工作的積極性與效率;四是引入科學的競爭機制,聯(lián)系崗位責任、工作績效與經(jīng)濟利益,充分調(diào)動檔案人員的主觀能動性,確保全體檔案人員時刻感受工作壓力與自己承擔的義務、責任,激勵檔案人員不斷提高業(yè)務能力與綜合素質(zhì),在公正公平的競爭中突出檔案人員的能力,提高檔案工作效率。
(二)科學配備設備,改善檔案科學化管理條件
眾所周知,對醫(yī)院檔案實施科學化管理是緊跟現(xiàn)代化科技的發(fā)展腳步,隨著現(xiàn)代化技術與設備的持續(xù)發(fā)展,將現(xiàn)代化設備應用于檔案管理是必不可少的環(huán)節(jié)[2]。因此,醫(yī)院要重視配備科學化的檔案管理設備,進一步改善醫(yī)院檔案科學化管理條件。而作為醫(yī)院的檔案人員更要積極轉(zhuǎn)變工作理念,在檔案管理中引入現(xiàn)代化管理模式,充分發(fā)揮計算機與網(wǎng)絡設備的優(yōu)勢,科學管理醫(yī)院檔案,涵蓋其收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計等。醫(yī)院充分利用計算機設備與網(wǎng)絡設備,盡可能在檔案管理工作中將檔案精確化、細致化、規(guī)范化,提高檔案管理工作的高效化與現(xiàn)代化、科學化程度。通過利用網(wǎng)絡資源,醫(yī)院統(tǒng)一建立網(wǎng)絡平臺,匯總收集的數(shù)據(jù)并分類,形成醫(yī)院檔案查詢系統(tǒng),共享醫(yī)院的檔案信息資源,促進現(xiàn)代醫(yī)學的發(fā)展與進步。
(三)建立信息系統(tǒng),優(yōu)化檔案科學化管理途徑
建立醫(yī)院檔案信息系統(tǒng),利用計算機技術管理醫(yī)院檔案,這不僅是醫(yī)院檔案管理科學化的必然要求,更是迫切需求。信息化是當今社會與世界經(jīng)濟的發(fā)展趨勢,隨著信息存儲方式不斷發(fā)生改變,人類正式進入網(wǎng)絡信息時代。而隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的持續(xù)深化,醫(yī)院管理信息化已經(jīng)是醫(yī)院提高整體管理水平的中心,同樣地,信息化手段在醫(yī)院檔案管理中的應用日益廣泛,通過建立信息系統(tǒng)能優(yōu)化醫(yī)院檔案科學化管理途徑。如前文所述,單一的、傳統(tǒng)的手工作業(yè)方式不再適應市場經(jīng)濟越來越快的發(fā)展節(jié)奏,醫(yī)院檔案人員不僅要積極應用現(xiàn)代化的科學設備,更好逐步實現(xiàn)檔案的計算機聯(lián)網(wǎng),將醫(yī)療費用、財務會計、統(tǒng)計、病案率等實行聯(lián)網(wǎng)管理,同時促進檔案聯(lián)網(wǎng)管理,提高醫(yī)院現(xiàn)代化管理水平。
此外,隨著醫(yī)院管理的現(xiàn)代化與信息化步伐越來越快,各個領域均產(chǎn)生大量電子文件,反映醫(yī)院的建設和發(fā)展情況,為醫(yī)院的管理、醫(yī)療、科研、教學等提供準確、便捷、可靠的信息,檔案管理信息化處理成功改變過去的陳舊工作方式,彰顯檔案價值。這就要求醫(yī)院要加強對檔案資源的數(shù)字化建設與管理,因為檔案信息化管理中出現(xiàn)的大量電子文件需要和醫(yī)院辦公自動化順利接軌,收集歸檔以前形成的、隸屬于歸檔范圍的所有電子文件,為檔案的歸檔者與利用者提供參考。因此,醫(yī)院檔案部門與檔案人員要按照醫(yī)院檔案科學化管理要求,深入研究接收、保管及利用醫(yī)院電子檔案的相關技術,盡量確保電子文件的真實性、完整性與有效性,通過更有效的途徑促進醫(yī)院檔案科學化管理。
(四)開發(fā)信息資源,提供檔案科學化管理服務
在科學化要求下,醫(yī)院檔案部門即人員應以醫(yī)院中心工作為中心,立足醫(yī)院實際情況有針對性開發(fā)檔案信息資源,面向檔案利用者提供更規(guī)范、更科學的服務[3]。在醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的改革進程中,醫(yī)院積累很多失敗的教訓、成功的經(jīng)驗,檔案部門可嘗試編印醫(yī)院改革文件匯編或醫(yī)院規(guī)章制度匯編等,為醫(yī)院的改革保留珍貴文字記錄,為領導的科學決策、醫(yī)院的基本建設、工作考查等提供多層次、多形式、全方位的參考與服務。與此同時,醫(yī)院各個臨床科室的衛(wèi)生專業(yè)技術人員在撰寫論文、開展科研活動時也可參考醫(yī)院檔案信息資源中的學術科研信息,在提高科研水平的同時撰寫水平更高的論文。醫(yī)院檔案部門還可按照現(xiàn)有檔案進行創(chuàng)新性編制,反映出醫(yī)院的整體規(guī)模以及業(yè)務建設等情況,形成良好的宣傳材料,或編印簡報,刊登、公布關于醫(yī)院檔案管理的照片、信息等。但在開發(fā)醫(yī)院檔案信息資源的過程中,檔案人員必須把握好控制和開放的界限,把保密檔案、限制利用檔案、開放檔案分清楚,嚴格依據(jù)法律法規(guī)提供科學化的檔案利用服務,不向他人提供涉及個人科研成果、醫(yī)院利益等保密檔案,不損害利用者權益,維護法律權威,提高醫(yī)院檔案科學化管理水平。
3 結(jié)語
在當今時代,現(xiàn)代化與信息化程度越來越高,醫(yī)院對檔案實施科學化管理是必然趨勢,因而醫(yī)院檔案人員在實踐中務必要積極采取完善檔案管理制度、科學配備管理設備、建立檔案信息系統(tǒng)、開發(fā)檔案信息資源等有效策略加強對醫(yī)院檔案的規(guī)范化與科學化管理,在節(jié)約人力物力的同時大大提高檔案管理工作效率,提高檔案信息的可利用率,最大限度發(fā)揮檔案的價值,助推醫(yī)院綜合發(fā)展。
參考文獻
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[3]朱小枚.淺談加強檔案管理對醫(yī)院科學發(fā)展的重要性[J].科學咨詢(科技·管理),2016(08):28.endprint