對醫(yī)院檔案科學化管理的思考與探索

顧惠芳

摘 要：醫(yī)院檔案不但關乎醫(yī)院發(fā)展，還涉及到廣大群眾的健康資料，對醫(yī)院開展各項工作有重要指導作用，是醫(yī)院實施決策與計劃的可靠依據(jù)。因此，管理好檔案對醫(yī)院有重要現(xiàn)實意義，特別是在社會的現(xiàn)代化建設進程中，如何促進醫(yī)院檔案的科學化管理是擺在醫(yī)院檔案人員面前的重要課題，急需加強探索與研究。

關鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；科學化

醫(yī)院檔案涵蓋病例、醫(yī)療、科研、財務、文書、基建、設備等多方面資料，是對醫(yī)院發(fā)展歷程的重要原始記錄與憑證，做好檔案管理對醫(yī)院的發(fā)展有良好促進作用。而隨著各種先進的現(xiàn)代化技術在檔案領域的廣泛深入應用，醫(yī)院檔案管理也面臨新的形勢與要求，基于現(xiàn)代化技術實現(xiàn)對醫(yī)院檔案的科學化管理是當務之急。下面就從醫(yī)院檔案科學化管理的重要性著手，探索若干策略，助力醫(yī)院提高檔案科學化管理水平，更充分地發(fā)揮檔案的作用與價值。

1 醫(yī)院檔案科學化管理的重要性

加強收集、整理并管理檔案，有效地利用檔案，以便服務于社會主義現(xiàn)代化建設，這是新時期檔案工作的最終目的和全部任務。因此，檔案工作是一項結(jié)合管理性與服務性的工作，醫(yī)院的檔案工作不能只單純地收集資料，更不能為了保存而管理，而是要開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案的價值，從而積極參與醫(yī)院管理，為醫(yī)院的領導提供決策依據(jù)，為醫(yī)務人員提供有用的信息與資料，將檔案的潛在價值轉(zhuǎn)化成現(xiàn)實效益，服務于醫(yī)院的建設與發(fā)展。

由此可見，醫(yī)院的科學發(fā)展對檔案管理提出更高的要求，先進設備的更新與引進、應用新的醫(yī)療技術、生物醫(yī)學工程快速崛起等使得醫(yī)院檔案信息大量增加，如果不進行科學化的管理，勢必會降低對檔案信息的接受能力，無法適應醫(yī)院的建設與發(fā)展需要。且隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的不斷建立與完善，醫(yī)院必須參與激烈的競爭，檔案管理也不例外，務必要適應總的發(fā)展趨勢，保持與醫(yī)院各項工作的同步。但先進的現(xiàn)代化技術和傳統(tǒng)的經(jīng)驗型管理之間的差異越來越明顯，過去的手工方式不再滿足檔案工作的現(xiàn)代化、信息化發(fā)展需求，加強醫(yī)院檔案科學化管理至關重要[1]。

2 加強醫(yī)院檔案科學化管理的策略建議

（一）完善管理制度，夯實檔案科學化管理基礎

為實現(xiàn)醫(yī)院檔案的科學化管理，在工作實際中應不斷完善管理制度，規(guī)范醫(yī)院檔案管理流程，讓檔案工作有章可循、有規(guī)可依，夯實檔案科學化管理基礎。一是規(guī)范制定醫(yī)院檔案管理制度，不斷完善檔案的歸檔、借閱、傳遞等流程，嚴格依據(jù)相關法規(guī)與標準不斷細化檔案管理；二是明確檔案管理責任，向醫(yī)院的各個工作崗位細化檔案管理，明晰崗位職責，盡可能將責任落實到人頭，提高檔案管理的安全性與科學性；三是完善建立檔案管理考核制度，公正公平地監(jiān)管檔案人員的工作，提高其工作的積極性與效率；四是引入科學的競爭機制，聯(lián)系崗位責任、工作績效與經(jīng)濟利益，充分調(diào)動檔案人員的主觀能動性，確保全體檔案人員時刻感受工作壓力與自己承擔的義務、責任，激勵檔案人員不斷提高業(yè)務能力與綜合素質(zhì)，在公正公平的競爭中突出檔案人員的能力，提高檔案工作效率。

（二）科學配備設備，改善檔案科學化管理條件

眾所周知，對醫(yī)院檔案實施科學化管理是緊跟現(xiàn)代化科技的發(fā)展腳步，隨著現(xiàn)代化技術與設備的持續(xù)發(fā)展，將現(xiàn)代化設備應用于檔案管理是必不可少的環(huán)節(jié)[2]。因此，醫(yī)院要重視配備科學化的檔案管理設備，進一步改善醫(yī)院檔案科學化管理條件。而作為醫(yī)院的檔案人員更要積極轉(zhuǎn)變工作理念，在檔案管理中引入現(xiàn)代化管理模式，充分發(fā)揮計算機與網(wǎng)絡設備的優(yōu)勢，科學管理醫(yī)院檔案，涵蓋其收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計等。醫(yī)院充分利用計算機設備與網(wǎng)絡設備，盡可能在檔案管理工作中將檔案精確化、細致化、規(guī)范化，提高檔案管理工作的高效化與現(xiàn)代化、科學化程度。通過利用網(wǎng)絡資源，醫(yī)院統(tǒng)一建立網(wǎng)絡平臺，匯總收集的數(shù)據(jù)并分類，形成醫(yī)院檔案查詢系統(tǒng)，共享醫(yī)院的檔案信息資源，促進現(xiàn)代醫(yī)學的發(fā)展與進步。

（三）建立信息系統(tǒng)，優(yōu)化檔案科學化管理途徑

建立醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)，利用計算機技術管理醫(yī)院檔案，這不僅是醫(yī)院檔案管理科學化的必然要求，更是迫切需求。信息化是當今社會與世界經(jīng)濟的發(fā)展趨勢，隨著信息存儲方式不斷發(fā)生改變，人類正式進入網(wǎng)絡信息時代。而隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的持續(xù)深化，醫(yī)院管理信息化已經(jīng)是醫(yī)院提高整體管理水平的中心，同樣地，信息化手段在醫(yī)院檔案管理中的應用日益廣泛，通過建立信息系統(tǒng)能優(yōu)化醫(yī)院檔案科學化管理途徑。如前文所述，單一的、傳統(tǒng)的手工作業(yè)方式不再適應市場經(jīng)濟越來越快的發(fā)展節(jié)奏，醫(yī)院檔案人員不僅要積極應用現(xiàn)代化的科學設備，更好逐步實現(xiàn)檔案的計算機聯(lián)網(wǎng)，將醫(yī)療費用、財務會計、統(tǒng)計、病案率等實行聯(lián)網(wǎng)管理，同時促進檔案聯(lián)網(wǎng)管理，提高醫(yī)院現(xiàn)代化管理水平。

此外，隨著醫(yī)院管理的現(xiàn)代化與信息化步伐越來越快，各個領域均產(chǎn)生大量電子文件，反映醫(yī)院的建設和發(fā)展情況，為醫(yī)院的管理、醫(yī)療、科研、教學等提供準確、便捷、可靠的信息，檔案管理信息化處理成功改變過去的陳舊工作方式，彰顯檔案價值。這就要求醫(yī)院要加強對檔案資源的數(shù)字化建設與管理，因為檔案信息化管理中出現(xiàn)的大量電子文件需要和醫(yī)院辦公自動化順利接軌，收集歸檔以前形成的、隸屬于歸檔范圍的所有電子文件，為檔案的歸檔者與利用者提供參考。因此，醫(yī)院檔案部門與檔案人員要按照醫(yī)院檔案科學化管理要求，深入研究接收、保管及利用醫(yī)院電子檔案的相關技術，盡量確保電子文件的真實性、完整性與有效性，通過更有效的途徑促進醫(yī)院檔案科學化管理。

（四）開發(fā)信息資源，提供檔案科學化管理服務

在科學化要求下，醫(yī)院檔案部門即人員應以醫(yī)院中心工作為中心，立足醫(yī)院實際情況有針對性開發(fā)檔案信息資源，面向檔案利用者提供更規(guī)范、更科學的服務[3]。在醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的改革進程中，醫(yī)院積累很多失敗的教訓、成功的經(jīng)驗，檔案部門可嘗試編印醫(yī)院改革文件匯編或醫(yī)院規(guī)章制度匯編等，為醫(yī)院的改革保留珍貴文字記錄，為領導的科學決策、醫(yī)院的基本建設、工作考查等提供多層次、多形式、全方位的參考與服務。與此同時，醫(yī)院各個臨床科室的衛(wèi)生專業(yè)技術人員在撰寫論文、開展科研活動時也可參考醫(yī)院檔案信息資源中的學術科研信息，在提高科研水平的同時撰寫水平更高的論文。醫(yī)院檔案部門還可按照現(xiàn)有檔案進行創(chuàng)新性編制，反映出醫(yī)院的整體規(guī)模以及業(yè)務建設等情況，形成良好的宣傳材料，或編印簡報，刊登、公布關于醫(yī)院檔案管理的照片、信息等。但在開發(fā)醫(yī)院檔案信息資源的過程中，檔案人員必須把握好控制和開放的界限，把保密檔案、限制利用檔案、開放檔案分清楚，嚴格依據(jù)法律法規(guī)提供科學化的檔案利用服務，不向他人提供涉及個人科研成果、醫(yī)院利益等保密檔案，不損害利用者權益，維護法律權威，提高醫(yī)院檔案科學化管理水平。

3 結(jié)語

在當今時代，現(xiàn)代化與信息化程度越來越高，醫(yī)院對檔案實施科學化管理是必然趨勢，因而醫(yī)院檔案人員在實踐中務必要積極采取完善檔案管理制度、科學配備管理設備、建立檔案信息系統(tǒng)、開發(fā)檔案信息資源等有效策略加強對醫(yī)院檔案的規(guī)范化與科學化管理，在節(jié)約人力物力的同時大大提高檔案管理工作效率，提高檔案信息的可利用率，最大限度發(fā)揮檔案的價值，助推醫(yī)院綜合發(fā)展。

參考文獻

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[2]張芹.新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進方法[J].中國管理信息化，2015（22）：150.

[3]朱小枚.淺談加強檔案管理對醫(yī)院科學發(fā)展的重要性[J].科學咨詢（科技·管理），2016（08）：28.endprint