關(guān)于中小事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的構(gòu)想

林雯雯

摘 要：科學(xué)技術(shù)日新月異的發(fā)展加快了事業(yè)單位檔案工作信息化步伐，使檔案工作面貌煥然一新，展現(xiàn)出無限生機(jī)和活力。然而，也有不盡人意的地方，尤其是中小事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)存在的問題較為突出。因此，針對(duì)中小事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)存在的問題，采取有效措施，是當(dāng)務(wù)之急?；诖耍疚闹饕U述了中小事業(yè)單位檔案信息化管理的意義、薄弱環(huán)節(jié)、對(duì)策，以供參考。

關(guān)鍵詞：中小事業(yè)單位；檔案；信息化建設(shè)；薄弱環(huán)節(jié)；構(gòu)想

1 中小事業(yè)單位檔案管理信息化的意義

1.1 關(guān)于中小事業(yè)單位及其信息化的定義

何為中小事業(yè)單位？在我國(guó)，事業(yè)單位是個(gè)非常廣泛的名詞，她涵蓋的面比較大。如教育中：有各類高等大學(xué)，專科學(xué)院校、中專，還有鄉(xiāng)鎮(zhèn)小學(xué)；在衛(wèi)生系統(tǒng)：有部屬醫(yī)院、省屬醫(yī)院、地（市州）屬醫(yī)院，還有鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院。在其他系統(tǒng)，還有各類執(zhí)法單位、服務(wù)行業(yè)等。本文闡述的中小事業(yè)單位，就是那些人數(shù)不多，級(jí)別不高，很容易在檔案建設(shè)中被人忽略的事業(yè)單位。即：地、市、州、縣各部辦委局直屬的事業(yè)單位；鄉(xiāng)鎮(zhèn)學(xué)校和衛(wèi)生院等。

所謂中小事業(yè)單位檔案管理信息化，即：以信息技術(shù)廣泛應(yīng)用為主導(dǎo)，檔案信息資源建設(shè)為核心，信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，信息人才為依托，檔案信息、法規(guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)為保障的檔案管理綜合體。

1.2 提高工作效能

在傳統(tǒng)的檔案工作形式中，紙質(zhì)檔案管理工作量大，無論是歸檔還是查找，使用時(shí)間都較長(zhǎng)；由于文件擺放難以規(guī)范，查找難度大，出差錯(cuò)的問題時(shí)有發(fā)生。檔案管理信息化后通過計(jì)算機(jī)入檔時(shí)，只要在管理平臺(tái)上進(jìn)行資料信息的錄入即可。在資料調(diào)用中，只要通過關(guān)鍵字的搜索，就可以高效的完成。使中小事業(yè)單位檔案管理人員的工作效率大大提升，既減少了檔案工作者的工作量，又大大提高了使用者的工作效率，真正做到了多、快、好、省。

1.3 有利于各中小事業(yè)單位資源共享和溝通

中小事業(yè)單位中的各個(gè)部門之間都有緊密的聯(lián)系，相互之間的檔案資料需要共享。通過建立信息平臺(tái)，在各部門之間搭建起資源共享的橋梁，部門之間可以實(shí)現(xiàn)資源共享。檔案資源的共享，促使中小事業(yè)單位相互聯(lián)系更加緊密，尤其是同行業(yè)更能相互及時(shí)支持和支援。若加強(qiáng)保密工作的規(guī)范化和科學(xué)性建設(shè)，檔案資源共享的力量則更能增強(qiáng)。

2 中小事業(yè)單位檔案管理信息化的薄弱環(huán)節(jié)

2.1 人員素質(zhì)偏差

檔案信息化建設(shè)的主體是人，由于中小事業(yè)單位人員一般偏少，檔案資料不多，檔案工作量不大。單位領(lǐng)導(dǎo)在兵力擺布上，很容易把那些文化偏低、能力偏弱、身體偏差的人員放在那里。這樣，就導(dǎo)致不少中小事業(yè)單位的檔案管理者缺乏檔案專業(yè)技能，有的甚至根本不熟檔案業(yè)務(wù)。信息化建設(shè)的主要工具就是計(jì)算機(jī)，但這些檔案管理者對(duì)計(jì)算機(jī)要么根本不熟悉，要么只會(huì)簡(jiǎn)單地操作，在他們身上，無從談起信息化建設(shè)。

2.2 管理系統(tǒng)不夠科學(xué)

中小事業(yè)單位檔案信息化管理系統(tǒng)，既涵蓋有基礎(chǔ)設(shè)施，又包括管理制度和措施等。從整體上看，由于中小事業(yè)單位實(shí)施檔案管理信息化建設(shè)的時(shí)間較短，不少缺乏一整套較為科學(xué)的管理系統(tǒng)。具體表現(xiàn)為：設(shè)備不配套。由于經(jīng)費(fèi)等因素的影響，不少單位檔案信息化建設(shè)的硬件設(shè)施不完善，有的雖有一臺(tái)電腦擺在那里，但內(nèi)存等要求根本無法滿足檔案信息化建設(shè)的需求；制度不完善。不少單位對(duì)檔案工作的信息管理處于無制度、無規(guī)矩的狀態(tài)，工作運(yùn)行隨心所欲。單打獨(dú)斗。有的單位習(xí)慣了自產(chǎn)自銷，缺乏大數(shù)據(jù)、大聯(lián)合的觀念，不愿意和其他單位合作共享。有的甚至以保密為由各自為政，使檔案資源的應(yīng)有作用難以發(fā)揮。

2.3 領(lǐng)導(dǎo)重視程度不高

中小事業(yè)單位小，中小事業(yè)單位的檔案工作量則更小，一個(gè)小字，導(dǎo)致中小事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)往往不把本單位的檔案管理工作擺到十分重要的位置。思想上輕視?？傉J(rèn)為本單位不大，檔案業(yè)務(wù)量小，沒有必要花大精力來做這些工作。行動(dòng)上忽視。抓工作首先抓那些看得見摸得著的大事；抓能給單位帶來直接效益的實(shí)事；抓能給單位撐門面的好事；檔案工作成了他們很容易忘記的事。支持上弱視。安排經(jīng)費(fèi)時(shí)，首先考慮單位主業(yè)建設(shè)；人員使用上，精兵強(qiáng)將首先擺在主業(yè)上；外出考察學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)等機(jī)會(huì)，檔案管理人員基本沾不住邊了。

3 加強(qiáng)中小事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的構(gòu)想

加強(qiáng)中小事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)，是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。我們必須全方面入手，上下齊心協(xié)力，做到以下幾份方面：

3.1 領(lǐng)導(dǎo)真重視

中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》指出：“檔案作為黨和國(guó)家各項(xiàng)工作和人民群眾各方面情況的真實(shí)記錄，是促進(jìn)我國(guó)各項(xiàng)事業(yè)科學(xué)發(fā)展、維護(hù)黨和國(guó)家及人民群眾根本利益的重要依據(jù)。檔案工作是黨和國(guó)家工作中不可缺少的基礎(chǔ)性工作，做好檔案工作是各地區(qū)各部門各單位的重要職責(zé)”。因此，中小事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)，一定要高度重視本單位的檔案工作，切實(shí)履行第一責(zé)任人的職責(zé)。做到：思想真重視。把本單位的檔案工作作為本單位全面發(fā)展的重要工作之一，納入本單位發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃；列入考核檢查的重要內(nèi)容。行動(dòng)上真支持。將真正適合檔案工作的人員安排到檔案工作崗位上；定期聽取檔案工作人員的思想和工作匯報(bào)；定期對(duì)檔案工作情況進(jìn)行檢查督辦；定期研究協(xié)調(diào)解決檔案工作中的疑點(diǎn)、難點(diǎn)問題。落實(shí)動(dòng)真格。對(duì)檔案管理人員高看一眼，厚愛一分，親自關(guān)心他們的成長(zhǎng)進(jìn)步；親自關(guān)心他們工作生活中的實(shí)際困難；及時(shí)為檔案工作提供人力、財(cái)力、物力等方面的保障，確保檔案工作同本單位其它工作協(xié)調(diào)發(fā)展。

3.2 人員素質(zhì)真提升

檔案人員的綜合素質(zhì)直接決定著中小事業(yè)單位檔案工作信息化的質(zhì)量和發(fā)展趨勢(shì)，必須真實(shí)。一是建立切實(shí)有效的措施和工作責(zé)任制，促使檔案工作者在崗提升，自覺根據(jù)時(shí)代發(fā)展要求，學(xué)習(xí)信息化理論和操作技能，提升自己做好中小事業(yè)單位檔案工作的基本素質(zhì)。二是有計(jì)劃有步驟的安排檔案工作人員參加上級(jí)舉辦的專業(yè)培訓(xùn)班，及時(shí)學(xué)習(xí)新技術(shù)，吸收新信息，踏著時(shí)代的節(jié)拍前進(jìn)。三是設(shè)立檔案工作創(chuàng)新獎(jiǎng)，推動(dòng)檔案工作者在自己崗位上不斷探索中小事業(yè)單位檔案管理的新辦法、新技能，在創(chuàng)新過程中逐步升華自身綜合素質(zhì)。endprint

3.3 管理體系真科學(xué)

管理體系的科學(xué)性很大程度上體現(xiàn)在管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置和管理制度的完善上，要抓好中小事業(yè)單位的檔案管理工作，必須做好這兩方面文章。①建立完善的中小事業(yè)單位的檔案工作機(jī)構(gòu)。本單位其他方面工作量再大、事情再多、人員再緊，也必須將檔案管理作為一個(gè)獨(dú)立的部門設(shè)置，指定專人負(fù)責(zé)，撥付應(yīng)有的經(jīng)費(fèi)。②建立科學(xué)的管理制度?！稒n案法》規(guī)定：“各級(jí)各類檔案館、機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度”。首先，要抓住制度的全面性。中小事業(yè)單位雖小，檔案管理業(yè)務(wù)量不大，但是它的管理制度卻要全面。因?yàn)槁槿鸽m小五臟俱全，決不能因?yàn)樾『蜕倬婉R虎從事。其次，注意制度的時(shí)代性。時(shí)代發(fā)展日新月異，科技變化更是快捷。我們?cè)谥贫ü芾碇贫葧r(shí)，一定要針對(duì)中小事業(yè)單位檔案管理信息化的特點(diǎn)進(jìn)行，并及時(shí)更新。再次，牢牢把住制度的保密性。中小事業(yè)單位的檔案不多，但內(nèi)容的保密要求絕不會(huì)因?yàn)閱挝恍《档?，有的單位的檔案保密等級(jí)甚至很高。在制定制度時(shí)，必須把管理工作的保密性放在重要地位。

3.4 軟硬件建設(shè)真實(shí)在

首先、舍得投入。信息化設(shè)施要求高，必須有一定的資金做支撐。如軟、硬件配置，人員培訓(xùn)，都需要花錢，否則，是難以建設(shè)一套科學(xué)的信息化系統(tǒng)。其次，抓好硬件建設(shè)。中小事業(yè)單位的信息化建設(shè)，首當(dāng)其沖的是抓好硬件建設(shè)。“三鐵一柜”要繼續(xù)保留，因?yàn)檫@是信息化的前提，是紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)。配套設(shè)施要跟上，如：除濕機(jī)、打印設(shè)備、空調(diào)等設(shè)施必須配齊，不能搞過去的作坊式的檔案室。配備完善的檔案信息化硬件設(shè)施，打造高效、可靠、便捷的檔案存儲(chǔ)環(huán)境。在信息存儲(chǔ)和錄入的過程中，選擇大容量的硬盤，為提高檔案信息的利用率奠定基礎(chǔ)。三是科學(xué)選配軟件系統(tǒng)。在采購(gòu)中認(rèn)真甄別被采購(gòu)的檔案管理應(yīng)用軟件，優(yōu)中選優(yōu)；也可針對(duì)本單位實(shí)際，自行開發(fā)檔案管理軟件；還可以根據(jù)本單位實(shí)際工作需要，對(duì)引進(jìn)的軟禁進(jìn)行改造，使之更貼近本單位實(shí)際需要。無論是購(gòu)買、開發(fā)、引進(jìn)，都必須確保系統(tǒng)的安全性。在做好檔案歸檔工作的基礎(chǔ)上，針對(duì)檔案信息存儲(chǔ)等做好備份，并安裝相應(yīng)的防病毒軟件，確保系統(tǒng)健康運(yùn)行。

3.5 共享、安全真落實(shí)

共享和安全是一對(duì)矛盾，但抓好了，共享的優(yōu)勢(shì)就會(huì)充分發(fā)揮出來，安全則自然履行其保護(hù)角色。

檔案資源只有得到充分利用，才能使其作用更大化、社會(huì)化。其有效途徑就是建立檔案信息網(wǎng)站，將本單位檔案信息資源以網(wǎng)頁(yè)的形式置于網(wǎng)站中，使用者通過檔案信息網(wǎng)站查找自己所需要的檔案信息，并加以利用，兄弟單位也可以通過信息網(wǎng)站找到它們所需要的信息，使檔案資源利用最大化。

在資源共享最大化的同時(shí)，必須抓好檔案管理的安全工作，檔案資源的安全系數(shù)和資源共享的程度成正比，檔案資源越安全，資源共享的程度越高。中小事業(yè)單位的檔案資料的安全工作，在抓好制度保證的基礎(chǔ)上，還要從兩個(gè)方面入手：一是對(duì)檔案系統(tǒng)設(shè)置科學(xué)的防火墻，裝置防病毒軟件，涉密內(nèi)容決不置于網(wǎng)頁(yè)中。二是嚴(yán)格管理硬件設(shè)施，嚴(yán)格遵守“非檔案管理人員，不得使用”的規(guī)定，并且做好備份，確保硬件萬一受損而不影響本單位檔案管理工作正常運(yùn)行。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，中小事業(yè)單位檔案管理信息化不是社會(huì)進(jìn)步的必然，是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求。我們?cè)趯?shí)際工作中，只要做到了領(lǐng)導(dǎo)真重視；人員素質(zhì)真提升；管理體系真科學(xué)；軟硬件建設(shè)真實(shí)在；共享、安全真落實(shí)，中小事業(yè)單位的檔案管理工作一定能為中小事業(yè)單位的發(fā)展作出巨大貢獻(xiàn)！

參考文獻(xiàn)

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