淺析檔案管理數(shù)字化的現(xiàn)狀與未來發(fā)展

陳林霞

摘 要：檔案管理數(shù)字化是未來檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，在節(jié)省占地空間、提高使用效率、節(jié)約保管費(fèi)用、保護(hù)原始檔案等方面有著很大的優(yōu)越性，雖然我國(guó)目前檔案數(shù)字化管理的發(fā)展還存在著很多問題，但是通過我們的不斷努力，檔案管理數(shù)字化一定會(huì)進(jìn)入一個(gè)新的發(fā)展階段。

關(guān)鍵詞：檔案；信息；數(shù)字化管理；計(jì)算機(jī)

1 檔案管理在未來的發(fā)展趨勢(shì)

檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，作為歷史記錄保存起來以備查考的文字、圖像、聲音及其它各種方式和載體的文件。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，信息技術(shù)在檔案管理中逐漸使用，并呈現(xiàn)快速發(fā)展的趨勢(shì)。由于電子文件的大量產(chǎn)生以及檔案館中紙質(zhì)檔案的數(shù)字化速度的加快，導(dǎo)致了檔案實(shí)體與所包含的信息內(nèi)容快速地增長(zhǎng)，檔案工作本身也隨之發(fā)生變化，檔案實(shí)體管理與檔案信息管理徹底分離。憑借互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，數(shù)字化檔案管理將逐步建立起全國(guó)、全省性的檔案目錄中心和真正意義上的檔案數(shù)字信息中心，從檔案實(shí)體中分離出來的檔案信息驚人地增加，人們更多地將從網(wǎng)絡(luò)中獲取檔案信息，而檔案實(shí)體將會(huì)從直接利用中脫身，只充當(dāng)原始憑證和信息法官的角色。這樣一來，檔案管理通過網(wǎng)絡(luò)向利用者傳遞信息將逐步成為其重要的工作，檔案管理的功能將得到不斷的擴(kuò)展，獲得更大的發(fā)展空間。檔案數(shù)字化是未來時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，較之傳統(tǒng)的實(shí)體檔案管理，有著無可比擬的先進(jìn)性和時(shí)效性。盡管如此，由于人才、技術(shù)、理念及制度等方面的局限，我國(guó)大部分地區(qū)的檔案數(shù)字化管理處于起步階段，檔案數(shù)字化管理的發(fā)展之路任重道遠(yuǎn)。

2 數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

2.1 缺乏綜合素質(zhì)強(qiáng)的檔案管理人才

實(shí)現(xiàn)檔案電子信息化，必須要求檔案管理人員具有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，需要既懂得檔案管理，又能掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型人才，而目前我國(guó)的檔案管理人員中，尤其在基層檔案管理部門中，極度缺乏能系統(tǒng)掌握檔案管理及信息技術(shù)的復(fù)合型人才，這使得人員素質(zhì)成為制約先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用的重要因素。

2.2 技術(shù)落后、理念陳舊

在檔案管理的信息化建設(shè)上，有些領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，檔案意識(shí)淡薄，投入經(jīng)費(fèi)不足，相應(yīng)的技術(shù)條件落后，檔案的有效利用率也低，沒有在意識(shí)層面將數(shù)字化檔案管理工作提升到與本職工作相等地位的層次上來，即便有些單位實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化檔案管理，但都是外接的技術(shù)和管理模式，存在很大的弊端。這些因素嚴(yán)重制約了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

2.3 沒有建立相關(guān)完善的管理制度

對(duì)檔案的管理是一個(gè)繁雜細(xì)致的工作，但是目前我國(guó)大部分單位在檔案工作中缺乏全面、統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，收集、管理信息的技術(shù)方法落后。比如不能將檔案管理納入綜合管理考核之中，這就使得相關(guān)人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)不能各司其職，對(duì)于檔案信息的收集不夠準(zhǔn)確，對(duì)于信息的管理不能進(jìn)行嚴(yán)格分類，文書檔案出現(xiàn)種種問題，這就直接影響了對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理的進(jìn)程。

2.4 檔案管理軟件質(zhì)量參差不齊，存在各種缺陷和漏洞

針對(duì)當(dāng)前檔案工作實(shí)際、數(shù)字化檔案的實(shí)施主要依靠先進(jìn)的檔案管理軟件，沒有一個(gè)科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)，就不可能實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)。目前我國(guó)市場(chǎng)上的數(shù)字化檔案管理軟件質(zhì)量參差不齊，有的著錄條目不一，接口不夠靈活；有的保存的數(shù)據(jù)類型不一致，各種類型的數(shù)據(jù)庫(kù)不能相互轉(zhuǎn)換，致使信息不能共享，資源浪費(fèi)嚴(yán)重；有的標(biāo)準(zhǔn)化程度不高，人財(cái)物得不到充分利用，有的軟件缺乏管理功能，有些軟件在信息流通上不完善等等，這些軟件存在各種各樣的缺陷和漏洞，安全系數(shù)低、穩(wěn)定性差。這些都是目前我國(guó)基層檔案館在數(shù)字化檔案建設(shè)中難以逾越的困境。

3 實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的途徑

3.1 加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)

要想真正實(shí)現(xiàn)信息化的管理，就需要擁有一支愛崗敬業(yè)的相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員。決策層應(yīng)當(dāng)建立一支專門的具備計(jì)算機(jī)技能、對(duì)軟件開發(fā)和利用有經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人員。為他們建立專門的科室，時(shí)時(shí)信任他們，建立相應(yīng)的績(jī)效管理制度，任務(wù)分解到個(gè)人，使他們做到各司其職。并且及時(shí)的對(duì)他們進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，有條件的話可以邀請(qǐng)有關(guān)方面的專家來進(jìn)行講座，及時(shí)發(fā)散他們的思維，生活上關(guān)心他們，讓他們真正做到踏踏實(shí)實(shí)搞研究，為相關(guān)部門實(shí)現(xiàn)真正的檔案數(shù)字化管理貢獻(xiàn)自己的一份力。

3.2 建立管理體系，完善管理制度

檔案管理數(shù)字化在我國(guó)剛剛開始普及，我國(guó)大多數(shù)單位在進(jìn)行應(yīng)用的過程中，在管理制度與管理方法等方面仍存在著不足。因此有關(guān)單位應(yīng)加大對(duì)數(shù)字化檔案管理的了解，在原有檔案管理的基礎(chǔ)上進(jìn)行新制度的建立，通過建立管理體系，完善管理制度的方式，促進(jìn)數(shù)字化檔案管理的進(jìn)一步完善。值得注意的是，在進(jìn)行管理體系以及管理制度的建設(shè)過程中，有關(guān)人員應(yīng)對(duì)數(shù)字化檔案管理的科學(xué)性、合理性進(jìn)行有效的引導(dǎo)，確保數(shù)字化檔案管理可以保有旺盛的生命力，不斷的向前推進(jìn)。

3.3 完善紙質(zhì)檔案規(guī)范處理

由于之前的檔案館存儲(chǔ)的文件等信息主要是紙質(zhì)文件、圖紙、照片和錄像帶等。所以，現(xiàn)在大部分檔案工作者首要的任務(wù)就是將這些檔案資源從各種不同的載體全部都轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案資源，從而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上數(shù)字信息的傳遞。首先，對(duì)提供利用率高的檔案信息，優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化，將檔案信息的案卷級(jí)目錄、文件級(jí)目錄、摘要、提綱、重要數(shù)據(jù)等數(shù)字化。然后，利用相應(yīng)的設(shè)備，分階段依據(jù)不同的載體，采取不同的方式，著手實(shí)施必要的數(shù)字化處理。只有通過數(shù)字化的轉(zhuǎn)換，才可使大量的館藏的固定化的信息被激活，使信息管理技術(shù)得到發(fā)展，從而適應(yīng)新世紀(jì)中高速高效的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

3.4 以實(shí)際需求為導(dǎo)向，加大數(shù)字化設(shè)施投入

檔案數(shù)字化建設(shè)離不開先進(jìn)的信息錄入系統(tǒng)和管理系統(tǒng)，也離不開穩(wěn)定、齊全的工作設(shè)備。這就要求各單位結(jié)合實(shí)際發(fā)展需求，及時(shí)配置相應(yīng)的信息錄入設(shè)備，購(gòu)置檔案柜、檔案盒、切紙打孔機(jī)、碎紙機(jī)、掃描儀、保險(xiǎn)箱、高內(nèi)存電腦、雙面打印機(jī)等，以保障數(shù)字化建設(shè)工作開展擁有完備的硬件支撐。同時(shí)，以檔案利用實(shí)際和單位業(yè)務(wù)主導(dǎo)為依據(jù)設(shè)計(jì)人性化、科學(xué)化的檔案數(shù)字管理系統(tǒng)，充分發(fā)揮數(shù)字技術(shù)的智能、高速等特點(diǎn)，以實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化和文檔一體化目標(biāo)，從被動(dòng)接收檔案逐步過渡為主動(dòng)開發(fā)檔案價(jià)值。

綜上所述，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)一步發(fā)展，檔案管理數(shù)字化較之傳統(tǒng)的檔案管理方法表現(xiàn)出越來越明顯的優(yōu)越性。信息網(wǎng)絡(luò)化作為檔案管理的一種潮流和傾向，將是不可阻擋與回避的，檔案部門應(yīng)該以積極的態(tài)度，做好數(shù)字檔案管理工作。雖然當(dāng)前我國(guó)在檔案數(shù)字化管理的發(fā)展過程中還存在很多的缺陷和問題，但是我們一定要不斷探索和研究新方法，分析新形勢(shì)，解決新問題，為推動(dòng)檔案管理事業(yè)的與時(shí)俱進(jìn)貢獻(xiàn)應(yīng)有的智慧和力量。

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