人力資源管理視角下的高校人事檔案管理工作

高霞

【摘 要】高校在對(duì)人事檔案進(jìn)行管理時(shí)，需要結(jié)合現(xiàn)代人資管理相關(guān)理論。以人力資源相關(guān)理論為基礎(chǔ)，對(duì)檔案管理的模式、方法、人員等進(jìn)行優(yōu)化。論文主要就人資管理這一背景下高校對(duì)其人事檔案的管理進(jìn)行探討分析，并對(duì)改善檔案管理相關(guān)對(duì)策進(jìn)行總結(jié)，希望為改善該項(xiàng)工作作出貢獻(xiàn)。

【Abstract】In the management of personnel files， colleges and universities need to combine the related theories of modern human resource management. Based on the theory of human resource related， the model， method and personnel of archives management are optimized. The paper mainly discusses and analyzes the management of the personnel files in the university under the background of human resource management， summarizes the countermeasures to improve the management of archives， and hoping to contribute to the improvement of the work.

【關(guān)鍵詞】人力資源管理；高校；人事檔案管理

【Keywords】 human resource management； colleges and universities； personnel file management

【中圖分類號(hào)】G647 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號(hào)】1673-1069（2017）12-0036-02

1 引言

高校中的人事檔案主要是對(duì)職工經(jīng)歷及其各項(xiàng)表現(xiàn)進(jìn)行反映，并利用文字等形式進(jìn)行記錄的資料。而人資管理可以將個(gè)人當(dāng)成資源，并對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的開(kāi)發(fā)與維護(hù)等，確保組織、個(gè)人協(xié)同地發(fā)展。人資管理將人才視作高價(jià)值資源，而檔案管理若引入該項(xiàng)理論，可以強(qiáng)化高校在人資方面的規(guī)劃水平，確保高校實(shí)現(xiàn)順利轉(zhuǎn)型。

2人力資源管理相關(guān)特點(diǎn)概述

現(xiàn)代化的人資管理通過(guò)各項(xiàng)科學(xué)方式來(lái)合理地對(duì)人力進(jìn)行培訓(xùn)與調(diào)配，從而使人、物能夠?qū)崿F(xiàn)最佳配比，將人才價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)。其特點(diǎn)如下：

2.1 動(dòng)態(tài)特征

首先，人資管理將人當(dāng)作工作的本位，利用動(dòng)態(tài)化的調(diào)節(jié)與相應(yīng)的資源開(kāi)發(fā)相匹配，對(duì)管理體系進(jìn)行實(shí)時(shí)地優(yōu)化，從而確保管理可以緊跟時(shí)代，推動(dòng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)、社會(huì)效益等的獲得。

2.2 戰(zhàn)略特征

人資管理重視對(duì)“人力”的開(kāi)發(fā)與產(chǎn)出?，F(xiàn)階段，人力資源業(yè)已成為市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的關(guān)鍵資源。企業(yè)若想進(jìn)一步尋求發(fā)展，必須將該資源作為其前途投資進(jìn)行重視。而人力資源也在管理中逐步成為核心資源。

2.3 前瞻性較強(qiáng)

對(duì)企業(yè)而言，進(jìn)行投資決策或者是預(yù)算時(shí)，并不能將短期的節(jié)省作為其制定的目的，必須在相應(yīng)計(jì)劃期段內(nèi)尋找最佳產(chǎn)出的方式。人資管理很多時(shí)候必須站在投資角度考慮，要更多對(duì)吸引、培養(yǎng)人才等方面進(jìn)行投入，并實(shí)時(shí)關(guān)注其預(yù)期的價(jià)值。

3 高校中人事檔案相關(guān)特點(diǎn)及其人資價(jià)值

3.1 人事檔案管理基本特征

首先，共享、公開(kāi)是檔案管理最突出的特點(diǎn)。在人資管理環(huán)境下，檔案管理必須確保高校內(nèi)部單位間或者是本人能夠?qū)ο鄳?yīng)人事檔案進(jìn)行查閱，使部門或者是本人對(duì)諸如獎(jiǎng)懲、受教等情況進(jìn)行系統(tǒng)了解，從而將檔案在輔助人資管理方面的職能進(jìn)行有效發(fā)揮。

其次，該項(xiàng)管理內(nèi)容兼具全面性以及個(gè)性。以往人事檔案主要根據(jù)相關(guān)人事標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行分類，而這已無(wú)法滿足人資管理對(duì)檔案管理提出的新需求。檔案部門需要重視對(duì)諸如業(yè)績(jī)、貢獻(xiàn)等可有效反映能力、素質(zhì)水平的資料進(jìn)行收集，從而確保人事檔案可以為人資管理提供有效支持。

再次，檔案內(nèi)容十分真實(shí)，并進(jìn)行著動(dòng)態(tài)更新。人事檔案可以很好地對(duì)當(dāng)事人諸如思想與學(xué)習(xí)等方面進(jìn)行真實(shí)反映，同時(shí)其生命力也較強(qiáng)。一般來(lái)說(shuō)檔案內(nèi)容在每年或?qū)W期內(nèi)進(jìn)行充實(shí)，確保內(nèi)容可以得到動(dòng)態(tài)更新。

3.2 檔案管理所含有的人資價(jià)值

3.2.1 人事檔案記錄著干部成長(zhǎng)

檔案可以對(duì)教師、干部等各方面進(jìn)行真實(shí)記錄，借助人事檔案能夠幫助干部對(duì)其人生軌跡進(jìn)行客觀評(píng)價(jià)，并可以對(duì)其潛力進(jìn)行深入預(yù)期，從而為發(fā)揮人才價(jià)值打下基礎(chǔ)。此外，高校內(nèi)部人員應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行充分利用，要捕捉到教師等人才的優(yōu)勢(shì)，對(duì)其內(nèi)在潛能進(jìn)行深入挖掘，這對(duì)于高校進(jìn)一步進(jìn)行人資開(kāi)發(fā)與選拔人才等方面有著重要意義。

3.2.2 可作為對(duì)干部進(jìn)行認(rèn)識(shí)與評(píng)價(jià)的依據(jù)

人事檔案記錄著當(dāng)事人各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)，它是對(duì)不同時(shí)期的積累，可以對(duì)其成長(zhǎng)過(guò)程進(jìn)行客觀記錄。因此，高校在選拔人才時(shí)，可以把檔案的查閱和實(shí)際進(jìn)行有效結(jié)合，確保二者實(shí)現(xiàn)協(xié)同作用，從而能夠?qū)θ瞬潘刭|(zhì)等進(jìn)行全面評(píng)價(jià)。同時(shí)，檔案管理還可以為其他單位對(duì)人才信息的了解提供方便，可以使其深入了解人員以往經(jīng)歷，從而使人事部門可以對(duì)人才進(jìn)行最優(yōu)化地調(diào)配。高校內(nèi)部人事檔案諸如真實(shí)性等特征，使其在人資管理中發(fā)揮著關(guān)鍵作用。而對(duì)檔案管理不斷進(jìn)行健全與完善，可以有效地加入人資的開(kāi)發(fā)程度。

4 人資管理背景下改善檔案管理的有效對(duì)策

4.1 對(duì)管理模式不斷規(guī)范與優(yōu)化

檔案管理必須以社會(huì)需要為基礎(chǔ)，不斷規(guī)范、科學(xué)地優(yōu)化管理工作。高校中的管理部門、人員需要轉(zhuǎn)變以往對(duì)檔案的管理模式，要強(qiáng)化開(kāi)發(fā)人事檔案價(jià)值的力度。檔案部門必須以學(xué)校目標(biāo)、人事工作等實(shí)際需求為基礎(chǔ)，使檔案管理主動(dòng)地對(duì)高校發(fā)展需求進(jìn)行適應(yīng)。在做好基本情況收集工作的同時(shí)，定期對(duì)檔案進(jìn)行補(bǔ)充，要與各學(xué)院保持聯(lián)系，要求其做好檔案資料的遞交工作，確保新資料可以及時(shí)追補(bǔ)與充實(shí)。此外，對(duì)檔案相關(guān)內(nèi)容、結(jié)構(gòu)等進(jìn)行豐富，及時(shí)補(bǔ)充諸如選拔、聘任、考核等方面的材料。第三，要從檔案管理規(guī)律出發(fā)，對(duì)諸如管理手段較為落后等問(wèn)題進(jìn)行處理，避免檔案記錄產(chǎn)生不必要的重復(fù)交叉，并對(duì)部分檔案信息進(jìn)行充分融合，確保檔案信息可以得到優(yōu)化，提升檔案管理的效率。

4.2 管理方式上需要更為系統(tǒng)

高校對(duì)于人事檔案的管理需要更為全面、動(dòng)態(tài)化，檔案內(nèi)容要對(duì)其各階段真實(shí)經(jīng)歷進(jìn)行表現(xiàn)，要在體現(xiàn)諸如品行等個(gè)人特點(diǎn)的同時(shí)，對(duì)其專業(yè)技術(shù)進(jìn)行真實(shí)反映。此外，檔案管理要對(duì)時(shí)代內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)補(bǔ)充，多納入可以對(duì)個(gè)人特色進(jìn)行反映的內(nèi)容，這些可以是與誠(chéng)信度有關(guān)的材料，例如個(gè)人信用等，還可以為各項(xiàng)考核材料，要對(duì)這些材料進(jìn)行及時(shí)地歸檔操作，從而真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的全面、動(dòng)態(tài)化。使人事檔案可以對(duì)所有信息進(jìn)行準(zhǔn)確反映，并可查找到其各階段真實(shí)狀況。

4.3 管理方法改善要基于信息化

該措施主要是將諸如信息技術(shù)等現(xiàn)代科技運(yùn)用在對(duì)檔案進(jìn)行處置、管理等工作上，從而提升檔案的有效性。因此，高校要強(qiáng)化對(duì)相應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，使檔案管理逐步邁向數(shù)字化，并將軟件查詢等功能進(jìn)行發(fā)揮，使檔案內(nèi)涵可以不斷擴(kuò)大，保證高?？梢愿鼮楣?、合理地進(jìn)行諸如職稱晉升、聘用職工等工作。高?？梢越€(gè)人的電子檔案和網(wǎng)絡(luò)管理體系。通過(guò)該檔案系統(tǒng)可以將單位與社會(huì)進(jìn)行緊密結(jié)合，建立起較為完善的整體信息機(jī)構(gòu)，從而逐級(jí)地對(duì)檔案進(jìn)行管理、維護(hù)。

5 總結(jié)

現(xiàn)階段，高校對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，必須要站在人資管理角度，將以往檔案管理的重心由“事”轉(zhuǎn)到“人”上面，要將檔案在人資開(kāi)發(fā)中的價(jià)值進(jìn)行挖掘，結(jié)合檔案和人力資源的特點(diǎn)，規(guī)劃?rùn)n案管理模式，對(duì)檔案信息進(jìn)行及時(shí)豐富，使該管理實(shí)現(xiàn)分層級(jí)的更新、維護(hù)，在提升人事檔案查詢效率以及推動(dòng)高校轉(zhuǎn)型等方面發(fā)揮積極作用。

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