長(zhǎng)尾理論在檔案工作中的應(yīng)用研究

唐合文 李薇 陳懷芬 孫康燕

摘 要：長(zhǎng)尾理論是經(jīng)濟(jì)學(xué)中概念，但其也可借鑒到檔案工作中來(lái)。檔案是國(guó)家進(jìn)行經(jīng)濟(jì)、文化建設(shè)的可靠依據(jù)，做好檔案工作意義重大。本文分析了目前檔案資源建設(shè)與管服務(wù)中存在的典型問(wèn)題，并在此基礎(chǔ)上，結(jié)合長(zhǎng)尾理論的核心思想，討論并提出如何應(yīng)用長(zhǎng)尾理論來(lái)提高檔案管理服務(wù)水平的幾個(gè)方面。特別是引用了部分高校的現(xiàn)實(shí)例子，對(duì)高校檔案工作具有一定的有針對(duì)性的借鑒意義。

關(guān)鍵詞：長(zhǎng)尾理論 檔案工作 檔案管理服務(wù) 檔案資源建設(shè)

中圖分類(lèi)號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2018）08（a）-0114-02

長(zhǎng)尾理論（也稱(chēng)為長(zhǎng)尾效應(yīng)）起源于經(jīng)濟(jì)學(xué)理論，最早是用來(lái)描述諸如亞馬遜和Netflix之類(lèi)網(wǎng)站的商業(yè)和經(jīng)濟(jì)模式。但其對(duì)于提高檔案管理、服務(wù)水平也有一定的借鑒意義。

1 長(zhǎng)尾理論的概念

2004年10月，《連線》雜志主編克里斯·安德森（Chris Anderson）在“連線”雜志上發(fā)表的文章中首次使用了“長(zhǎng)尾（The Long Tail）”一詞[1]。

長(zhǎng)尾理論是對(duì)互聯(lián)網(wǎng)上各種產(chǎn)品和服務(wù)的消費(fèi)數(shù)量的分布及其變化趨勢(shì)的描述，其基本原理是：只要存儲(chǔ)和流通的渠道足夠大，需求不旺或銷(xiāo)量不佳的產(chǎn)品所共同占據(jù)的市場(chǎng)份額可以與那些數(shù)量不多的熱賣(mài)品所占據(jù)的市場(chǎng)份額相匹敵甚至更大，即眾多小市場(chǎng)聚成可與主流大市場(chǎng)相匹敵的市場(chǎng)能量。它描述的是“無(wú)盡的選擇如何創(chuàng)造無(wú)限的需求”[2]。

目前長(zhǎng)尾理論應(yīng)用最為成功的行業(yè)是互聯(lián)網(wǎng)、娛樂(lè)和媒體業(yè)。

2 檔案管理服務(wù)目前存在的問(wèn)題

檔案管理服務(wù)目前存在的突出問(wèn)題是檔案資源建設(shè)與檔案服務(wù)兩方面的問(wèn)題。

檔案資源建設(shè)是檔案工作的基礎(chǔ)，是檔案工作賴(lài)以生存和發(fā)展的必要因素。加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，充分挖掘、整合檔案信息資源，建立齊全完整、豐富多樣的檔案資源體系，是檔案部門(mén)的中心工作及服務(wù)社會(huì)、服務(wù)公眾的根本途徑。

然而檔案部門(mén)常年負(fù)責(zé)檔案信息搜集整理、保管服務(wù)等工作，枯燥而瑣碎，檔案工作又常常不被重視，這些都直接影響到檔案工作積極性，從而進(jìn)一步影響到檔案工作質(zhì)量與服務(wù)水平。

同時(shí)，由于許多單位缺乏大檔案意識(shí)、受傳統(tǒng)管理模式與思維定勢(shì)影響、有些單位檔案人員業(yè)務(wù)水平也還不夠高、有的檔案管理技術(shù)比較落后等原因，檔案資源建設(shè)當(dāng)前的主要問(wèn)題是檔案資源不豐富、檔案結(jié)構(gòu)不合理。同時(shí)檔案服務(wù)主要是被動(dòng)地提供查詢(xún)服務(wù)，再加上檔案工作人員在單位的地位不高，往往被認(rèn)為是非重點(diǎn)人員，這就直接導(dǎo)致在檔案工作中檔案服務(wù)的積極性、主動(dòng)性不夠這一突出的問(wèn)題。

3 利用長(zhǎng)尾理論提高檔案管理服務(wù)水平的幾個(gè)方面

安德森在“長(zhǎng)尾理論——為什么商業(yè)的未來(lái)是小眾市場(chǎng)”一書(shū)中指出，“長(zhǎng)尾主要以一種網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)象顯現(xiàn)出來(lái)，但其起源要早于亞馬遜和eBay，甚至比網(wǎng)絡(luò)還要早”“長(zhǎng)尾無(wú)處不在”[3]。長(zhǎng)尾現(xiàn)象在檔案工作中也存在，根據(jù)長(zhǎng)尾理論可畫(huà)出如下的檔案工作中的長(zhǎng)尾示意圖。

這對(duì)于檔案管理服務(wù)也有一定指導(dǎo)意義，提高檔案管理服務(wù)水平可從以下幾個(gè)方面去考慮。

3.1 促進(jìn)加強(qiáng)各單位的大檔案意識(shí)

檔案被搜集加工存入檔案館后，只有被利用才能稱(chēng)其為檔案資源，才能充分發(fā)揮檔案對(duì)各項(xiàng)事業(yè)建設(shè)發(fā)展的支撐作用，這樣也才能讓使各單位充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性與必要性。然而絕大多數(shù)單位完成歸檔工作后，能夠利用到的檔案所占比例往往很少，長(zhǎng)期以往就容易導(dǎo)致檔案工作可有可無(wú)的觀點(diǎn)（反正歸檔后利用的檔案也很少）。

根據(jù)長(zhǎng)尾理論，需求不旺或銷(xiāo)量不佳的產(chǎn)品所共同占據(jù)的市場(chǎng)份額可以和那些數(shù)量不多的熱賣(mài)品所占據(jù)的市場(chǎng)份額相匹敵甚至更大。在檔案資源中，短期內(nèi)利用率較低的檔案累得起來(lái)，其利用率也是不容忽視的；另外，一些短期內(nèi)利用不到的檔案在長(zhǎng)期來(lái)看，某個(gè)時(shí)間點(diǎn)也可能被需求，其對(duì)單位的意義可能還很重大。比如：某高校學(xué)生食堂建于2000年，2017年進(jìn)行升級(jí)改造。在升級(jí)改造過(guò)程中因給水情況不熟悉，造成了漏水無(wú)法修復(fù)的情況。最后到檔案館查詢(xún)當(dāng)年的建筑工程檔案才徹底解決漏水問(wèn)題。在歸檔10多年后才被第一次利用，而僅這1次利用就對(duì)提高學(xué)校食堂管理服務(wù)水平起到了關(guān)鍵性作用。

3.2 促進(jìn)加強(qiáng)各單位的檔案管理意識(shí)

有些單位檔案工作人員為兼職人員，檔案管理工作薄弱。隨著崗位輪換、人員流動(dòng)頻繁，兼職人員事多且繁雜，主觀上也無(wú)太多精力去學(xué)習(xí)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)總體上也不高。根據(jù)長(zhǎng)尾理論，那些很少利用到的檔案累積起來(lái)，其被利用的次數(shù)也不會(huì)很少。檔案工作人員認(rèn)識(shí)到這點(diǎn)，就可以大大改變檔案管理軟弱渙散的現(xiàn)狀，推薦他們積極學(xué)習(xí)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，管理好所有檔案而不是只將重點(diǎn)放在常規(guī)上所謂的重要檔案。

3.3 促進(jìn)先進(jìn)技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用推廣

目前，電子檔案有逐步替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的趨勢(shì)；隨時(shí)代的發(fā)展，檔案數(shù)量也在呈現(xiàn)急劇遞增趨勢(shì)。以前傳統(tǒng)的檔案管理方法已完全不能適應(yīng)時(shí)代的需要。當(dāng)前信息技術(shù)飛躍發(fā)展，信息技術(shù)的進(jìn)步促使我國(guó)檔案管理工作從以前的手工管理時(shí)代，轉(zhuǎn)移到以信息技術(shù)為核心的數(shù)字化管理時(shí)代，并逐步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、智能化。

要使檔案管理適應(yīng)時(shí)代需求，必須借助先進(jìn)的信息技術(shù)。然而檔案管理人員大多不具備信息技術(shù)類(lèi)的教育背景，有的年齡還偏大，學(xué)習(xí)信息技術(shù)難度較大。只有讓他們充分認(rèn)識(shí)到，那些不常被利用的檔案累積起來(lái)的利用次數(shù)也不一定比常規(guī)重要檔案的利用次數(shù)少，才可增強(qiáng)他們學(xué)習(xí)新技術(shù)的動(dòng)力，也才有利于先進(jìn)的信息技術(shù)在檔案管理里充分利用。

3.4 提高檔案工作人員的服務(wù)意識(shí)，創(chuàng)新工作方法

檔案工作人員的日常工作瑣碎、枯燥。傳統(tǒng)意義上的檔案服務(wù)也只是為上門(mén)尋求幫助的需求者查詢(xún)、借閱、復(fù)印檔案。

目前，與西方發(fā)達(dá)國(guó)家相比，我國(guó)檔案利用工作在滿(mǎn)足社會(huì)公眾需求方面差距較大。在西方發(fā)達(dá)國(guó)家，80%以上的檔案用戶(hù)是普通公眾；而在我國(guó)，檔案利用的對(duì)象則大多為機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位[4]。

根據(jù)長(zhǎng)尾理論可以認(rèn)為，普通公眾用戶(hù)對(duì)檔案的需求累積起來(lái)也是非?？捎^的。由于自身素質(zhì)、表達(dá)能力或者及檔案部門(mén)人為障礙等原因未能成功表達(dá)出來(lái)的檔案利用需求是不容易覺(jué)察的。

美國(guó)學(xué)者埃文斯在1985年就指出“現(xiàn)代信息時(shí)代最使人驚奇和令人遺憾的方面之一就是檔案這種記錄信息最古老而持久的形式，雖然對(duì)于每個(gè)國(guó)家和每個(gè)民族都是惟一的和至關(guān)重要的，卻很少為人們所知道和了解，因而，這個(gè)信息資源從總體上說(shuō)，還很少得到有效的利用[5]?！?/p>

檔案工作人員積極地改變服務(wù)理念，從市場(chǎng)角度、高科技角度出發(fā)，創(chuàng)新工作方法，多種途徑挖掘這些不易覺(jué)察到的檔案潛在用戶(hù)，去主動(dòng)尋求客戶(hù)需求，可大大提高檔案的利用率，真正貫徹“以人為本，一切為利用者服務(wù)”的理念，極大地提高了檔案服務(wù)水平。

在此基礎(chǔ)上對(duì)檔案服務(wù)的目標(biāo)與內(nèi)容進(jìn)行明確，從利用者的實(shí)際需求出發(fā)，制定出具有針對(duì)性的計(jì)劃，更好地為廣大的群體服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1] 呂劍，冷洪霞.論長(zhǎng)尾理論與基層檔案工作[J].航空檔案，2009（3）：491-499.

[2] 胡新華.長(zhǎng)尾理論在圖書(shū)館電子資源管理中的應(yīng)用[J].中國(guó)信息導(dǎo)報(bào)，2007（11）：42-44.

[3] （美）克里斯·安德森（Chris Anderson），著.長(zhǎng)尾理論——為什么商業(yè)的未來(lái)是小眾市場(chǎng)[M].喬江濤，石曉燕，譯.北京：中信出版社，2015.

[4] 楊靜.檔案潛在用戶(hù)研究[D].安徽大學(xué)，2013.

[5] 薛匡勇.檔案館論[M].上海：第二軍醫(yī)大學(xué)出版社，2002.