DT時代下高校檔案服務(wù)信息化建設(shè)深析

劉萍

[摘要]在IT時代向DT時代的演變過程中，物聯(lián)網(wǎng)、移動互聯(lián)網(wǎng)、云計算等信息技術(shù)發(fā)展迅速，這些改變給高校檔案部門帶來了新的思考，更給傳統(tǒng)的高校檔案服務(wù)工作方式帶來了一定的挑戰(zhàn)。為了滿足這個新時代下檔案服務(wù)工作的需要，本文分析了高校檔案服務(wù)面臨的挑戰(zhàn)和存在的問題，提出了高校檔案服務(wù)信息化建設(shè)的措施，促使檔案服務(wù)工作更好地服務(wù)于學(xué)校，服務(wù)社會。

[關(guān)鍵詞] DT時代;高校檔案;服務(wù)信息化

[中圖分類號] G640 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1671- 5918（2018）21-0057-02

doi：10.3969/j.issn.1671- 5918.2018.21.026 [本刊網(wǎng)址]http：//www.hbxh.net

高校檔案是學(xué)校管理過程中所保存下來的重要財富。高校檔案部門是學(xué)校檔案財富的管理者，承擔(dān)著為學(xué)校的日常管理工作及重大活動，師生需求和社會檢查提供檔案使用服務(wù)主要責(zé)任，其主要作用使檔案在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策、學(xué)校發(fā)展創(chuàng)新、教師教學(xué)科研、學(xué)生就業(yè)升學(xué)、社會單位認(rèn)證等各方面中發(fā)揮作用、體現(xiàn)價值。但是近年來，隨著物聯(lián)網(wǎng)、移動互聯(lián)網(wǎng)、云計算等信息技術(shù)的快速發(fā)展，使得高校師生及社會對檔案服務(wù)的需求量有增無減，且需求特性日益多樣化和個性化，給高校檔案服務(wù)工作帶來了一定的挑戰(zhàn)。因此，為了發(fā)展高校檔案服務(wù)工作，順應(yīng)DT時代下發(fā)展趨勢，建設(shè)高校檔案服務(wù)信息化是高校檔案服務(wù)工作的重要舉措，可以更好地為檔案用戶提供優(yōu)質(zhì)，快捷，便捷的“一站式”服務(wù)。

一、DT時代下，高校檔案服務(wù)信息化建設(shè)面臨的挑戰(zhàn)

高校在成立發(fā)展過程中經(jīng)歷了聯(lián)合辦學(xué)、學(xué)校合并、學(xué)校更名、機(jī)構(gòu)調(diào)整及編史修志等多項復(fù)雜工作，在運行管理過程中實施了教學(xué)改革、科研學(xué)術(shù)研究、教學(xué)水平評估、發(fā)展校企合作、學(xué)校招生就業(yè)、文藝體育等多項日常常規(guī)工作。無論什么是復(fù)雜，還是常規(guī)工作，每天都在產(chǎn)生各種各樣原始記錄紙質(zhì)數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)也就成了高校檔案的主要來源。而在DT時代下，高校開始嘗試了各種大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的使用，移動互聯(lián)網(wǎng)、新媒體等這些新工作方式應(yīng)用使得高校檔案信息化資源數(shù)據(jù)以一種“數(shù)據(jù)X”的乘法效應(yīng)倍增，表現(xiàn)出大數(shù)據(jù)的五“V”空間特性：數(shù)量（ Volume）、速度（Velocity）、多樣性（Variety）、價值（Value）、數(shù)聚（Variahle）。其中數(shù)量（Volume）是數(shù)據(jù)量從TB到ZB級的躍升;速度（Velocity）是數(shù)據(jù)增長速度以秒定律;多樣性（Variety）是數(shù)據(jù)來源及種類繁多;價值（Value）是基于海量數(shù)據(jù)的巨大價值挖掘;而數(shù)聚是數(shù)量、速度、多樣性、價值這4“V”聚類后使數(shù)據(jù)實現(xiàn)從量變到質(zhì)變飛躍。從此高校檔案資源不再局限于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，DT時代提供了更多信息化數(shù)據(jù)，存在更廣闊檔案服務(wù)信息化的渠道。在IT時代下，檔案服務(wù)信息化是以信息流為中心，進(jìn)行自我管理為主，而DT時代下則需要以數(shù)量流為中心，共享服務(wù)大眾為主。因此，如何將高校檔案部門保管存有的豐富靜態(tài)的各種信息資源轉(zhuǎn)化為檔案信息服務(wù)中的多樣動態(tài)的信息資源？如何讓這些檔案信息資源方便、優(yōu)質(zhì)、快捷地為本校和社會服務(wù)并且實現(xiàn)資源社會共享？這是DT時代下，高校檔案部門及工作人員建設(shè)服務(wù)信息化過程中所面臨新挑戰(zhàn)。

二、在DT時代下，高校檔案服務(wù)信息化建設(shè)存在的問題

（一）高校檔案服務(wù)信息化建設(shè)中的信息技術(shù)水平要求更高。大數(shù)據(jù)時代下信息技術(shù)應(yīng)用是高校日常管理工作運行的基礎(chǔ)，也是實現(xiàn)檔案服務(wù)信息化建設(shè)的前提。目前，大部分高校都已經(jīng)開始了檔案服務(wù)信息化建設(shè)，也使用了一些計算機(jī)檔案管理軟件，但這些系統(tǒng)是由公司以面向整個檔案體系為對象而開發(fā)的，其應(yīng)用效果只滿足基本目錄及案卷、文件上傳、文件下載等信息管理和簡單文件查詢服務(wù)工作，操作不夠靈活，不能高效快捷查詢符合用戶需求的文件。另外，現(xiàn)在信息技術(shù)應(yīng)用下產(chǎn)生檔案案卷及件數(shù)數(shù)量巨大、檔案載體形式多樣、格式復(fù)雜，這些都需要依靠更高信息技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，以一種合適的方式管理和提供利用。

（二）在高校檔案服務(wù)信息化建設(shè)中服務(wù)主要載體仍以紙質(zhì)檔案為主，電子檔案難以共享。高校從成立到發(fā)展過程中產(chǎn)生和擁有這些檔案信息資源存在大多數(shù)以紙質(zhì)實體為主，文件數(shù)量巨大，很難實現(xiàn)檔案從物理化到數(shù)字化的轉(zhuǎn)換。而在信息快速發(fā)展下產(chǎn)生的電子文件形式復(fù)雜，對其歸檔不僅需要符合檔案數(shù)據(jù)著錄規(guī)范性，還必須確保真實性、完整性、可靠性和長久可用性，管理中存在很多技術(shù)問題，無法完全實現(xiàn)，使其服務(wù)、資源共享應(yīng)用效果并不太理想，價值挖掘難度加大。這些問題的出現(xiàn)都會導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)資源無法支撐線上檔案服務(wù)信息化工作的需求，造成了檔案服務(wù)信息化建設(shè)中需求與供給之間的矛盾。

（三）高校檔案服務(wù)信息化建設(shè)中缺乏專業(yè)信息人才。在大部分高校中，學(xué)校對檔案服務(wù)工作固守傳統(tǒng)觀念，認(rèn)為檔案服務(wù)工作是一種被動只需要提供出服務(wù)對象所需信息的邊緣性業(yè)務(wù)工作，對于檔案服務(wù)信息化缺乏重視，不夠注重檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)，引進(jìn)計算機(jī)專業(yè)方面工作人才從事檔案更是困難。但是在DT時代下，互聯(lián)網(wǎng)無處不在，檔案工作人員如對于新的技術(shù)不熟悉，就不能滿足高校檔案服務(wù)信息化建設(shè)的發(fā)展需求。其實在任何時代人才都是不可或缺的，是處于主導(dǎo)地位的重要建筑資源，儲備和培養(yǎng)專業(yè)信息人才是高校檔案服務(wù)信息化建設(shè)中的關(guān)鍵因素。

（四）高校檔案服務(wù)信息化建設(shè)中管理者缺乏服務(wù)意識?，F(xiàn)在社會的發(fā)展已經(jīng)進(jìn)入服務(wù)型為主的社會，服務(wù)改變升級體現(xiàn)在人們生活的方方面面，高校日常管理工作也在一步步主動服務(wù)到師生身邊。但是，高校檔案服務(wù)仍然是傳統(tǒng)檔案服務(wù)內(nèi)容和形式，不能滿足日益增長的新要求。然而，長期以來，高校檔案部門工作人員一直存在“重管理、輕服務(wù)”的做法，并將大部分工作時間都用于收集和存儲檔案。主動服務(wù)意識不高，習(xí)慣被動服務(wù)，成了困擾檔案服務(wù)工作中的主要難題，在客觀上更是影響了高校檔案服務(wù)信息化建設(shè)的進(jìn)展。

三、在DT時代下，高校檔案信息服務(wù)建設(shè)的措施

（一）增加檔案資金投入，設(shè)立專項信息化費用。高校檔案部門設(shè)立年度預(yù)算，尤其申請時應(yīng)該設(shè)立高校檔案服務(wù)信息化建設(shè)專項資金，完善檔案服務(wù)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。對高校檔案存在大量館藏實體在硬件上提升檔案存放條件，方便查找及有效保管延長檔案壽命;對高校檔案管理系統(tǒng)的大量電子數(shù)據(jù)在軟件上要進(jìn)行資源開發(fā)和數(shù)據(jù)價值挖掘，突出文件管理軟件的科學(xué)性和實用性。最終目的使之在高校檔案服務(wù)信息化建設(shè)中檔案部門工作人員可以在大量信息中檢索，提取，處理和提供給服務(wù)對象有價值的信息。

（二）加強人才隊伍建設(shè)，提高人員專業(yè)技術(shù)素養(yǎng)。人才是檔案服務(wù)利用工作高效、快捷的前提。與非信息專業(yè)人員相比，信息專業(yè)人員在高校檔案信息服務(wù)的操作能力和專業(yè)素質(zhì)方面具有一定的優(yōu)勢。高校檔案部門應(yīng)該通過人才引進(jìn)、合作培養(yǎng)、開展繼續(xù)教育等多種方式優(yōu)化人才隊伍，提升專業(yè)信息化素養(yǎng)，提高檔案服務(wù)信息化利用能力，為建設(shè)高校檔案信息服務(wù)儲備人才。

（三）加強檔案資源建設(shè)，豐富檔案服務(wù)信息化基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。在DT時代下，高校大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用促使了高校檔案館藏不再局限于傳統(tǒng)的以紙質(zhì)檔案為主體。檔案資源管理系統(tǒng)與學(xué)校各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)、信息門戶等數(shù)據(jù)的無縫鏈接，實現(xiàn)異構(gòu)數(shù)據(jù)的集成管理與資源共享，形成了大量的電子文件。此外，高校每年日常管理所產(chǎn)生的各種互聯(lián)網(wǎng)多媒體檔案如數(shù)碼照片、視頻、公眾號、微博等，產(chǎn)生多種實物檔案如照片，證書，獎牌，獎杯，禮品等這些都是建設(shè)檔案服務(wù)信息化的數(shù)據(jù)來源。對這些數(shù)量龐大、種類繁多的數(shù)據(jù)及實物，高校檔案部門應(yīng)重視這些檔案的收集、保管等工作，有利于豐富檔案服務(wù)信息化數(shù)據(jù)，提升檔案利用服務(wù)范圍。

（四）加強安全設(shè)施建設(shè)，確保檔案信息安全。DT時代的到來，云計算，物聯(lián)網(wǎng)，各種社交媒體和移動互網(wǎng)絡(luò)等新技術(shù)、新服務(wù)的使用形成數(shù)量巨大及種類繁多的檔案數(shù)據(jù)資源，讓檔案信息安全不僅承載著歷史性風(fēng)險，還形成了一些具有復(fù)雜特征的新風(fēng)險領(lǐng)域，使高校檔案服務(wù)信息化建設(shè)中的信息安全問題更加嚴(yán)重。因此，在高校檔案服務(wù)信息化建設(shè)中需要在各發(fā)方面采取有效措施對安全風(fēng)險進(jìn)行防控：加強高校檔案工作人員對檔案信息資源保護(hù)意識;完善檔案安全管理制度和法律法規(guī);提高文件信息管理安全性的技術(shù)。

（五）推動服務(wù)信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案資源共享。信息技術(shù)的發(fā)展帶來了檔案信息管理和服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變。通過整合所有檔案信息資源，有效開發(fā)和利用檔案信息資源，不斷調(diào)整服務(wù)利用方式，建立服務(wù)信息化模式。現(xiàn)在很多高校檔案部門已經(jīng)開始建設(shè)檔案信息服務(wù)專題活動，如公眾號碼推動學(xué)校開發(fā)歷史檔案信息服務(wù)，學(xué)校名人紀(jì)念品檔案信息特別服務(wù)等。同時為了信息資源的充分共享，各大高校開始嘗試建立網(wǎng)上館藏漫流系統(tǒng)、檔案遠(yuǎn)程服務(wù)系統(tǒng)，大數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)、圖片檔案展示系統(tǒng)等，這些利用社交平臺和互聯(lián)網(wǎng)、多媒體方式，與檔案服務(wù)利用者產(chǎn)生互動，致力于為用戶提供更加主動、更加直觀、更加有沖擊力的獲取方式，為高校檔案各種信息資源的社會化和共享提供了一種更便捷的途徑。

檔案服務(wù)信息化建設(shè)對高校日常管理工作的影響意義深遠(yuǎn)，其價值是高校檔案部門管理及應(yīng)用價值的最終體現(xiàn)。DT時代下檔案服務(wù)信息化建設(shè)是一種必然的趨勢，在此過程中必須正視當(dāng)前所面臨的挑戰(zhàn)和存在的問題，從檔案專項資金、專業(yè)技術(shù)人才、安全設(shè)施、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、服務(wù)信息技術(shù)等多方面人手，采取各有效措施進(jìn)行檔案服務(wù)信息化建設(shè)。高校檔案部門未來的發(fā)展方向必須建設(shè)成以服務(wù)為先，以人為本的信息化服務(wù)的機(jī)構(gòu);所有檔案信息資源都應(yīng)該做到數(shù)字化;檔案管理系統(tǒng)與利用服務(wù)系統(tǒng)相融合實現(xiàn)一體化;檔案信息資源提高共享度;檔案信息資源安全加強安全建設(shè)，提高高校檔案服務(wù)水平，使高校檔案服務(wù)信息化工作主動、安全、便捷地服務(wù)到學(xué)校師生和社會各個所需之處，充分實現(xiàn)檔案服務(wù)的價值和資源共享。

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