醫(yī)藥集團型企業(yè)人力資源信息化管理的實踐與探索

劉天堯

摘 要 國藥控股股份有限公司是一家集團型企業(yè)，其在仁科Peoplesoft（簡稱：PS）人力資源管理信息系統(tǒng)中應(yīng)用了人事、薪資、績效、培訓(xùn)等主要核心功能模塊。團隊通過“系統(tǒng)集中化管理”、“推廣應(yīng)用中的解決方案”、“微信端功能的開發(fā)與使用”等各項措施，在5年期間持續(xù)實踐與探索中獲得了一定的人力資源管理信息系統(tǒng)應(yīng)用的顯著成效，如“電腦端/微信端員工自助入職平臺”、“移動績效管理平臺”、“在線學(xué)習(xí)平臺”和“微信消息共享平臺”的搭建方面尤為突出。

關(guān)鍵詞 仁科 集中化管理 數(shù)據(jù)維護 微信端功能應(yīng)用 共享服務(wù)

中圖分類號：F406.15 文獻標(biāo)志碼：C 文章編號：1006-1533（2018）23-0106-04

Practice and exploration of human resource information management in a pharmaceutical group-based enterprise

LIU Tianyao*

（Sinopharm Group Co. Ltd.， Shanghai 200051， China）

ABSTRACT As a group-based enterprise， Sinopharm applies the core function modules of Peoplesoft e-HR system in workforce，payroll，performance and training management. According to the ‘centralized management application， ‘solutions of the system generalization and application and ‘R&D; of WeChat mobile function， Sinopharm gained some achievements of the continuous practice and exploration in the e-HR system application during the five years， especially in the aspects of ‘PC/WeChat employee self-service entry mobile system platform， ‘mobile performance platform， ‘e-learning platform and ‘WeChat message sharing platform.

KEY WORDS Peoplesoft （PS）； centralized management； data maintenance； WeChat mobile function application； shared service

國藥控股股份有限公司（簡稱：國藥控股）是中國醫(yī)藥集團總公司（簡稱：國藥集團）所屬核心企業(yè)，其本身同樣是一家集團型企業(yè)。為更好地適應(yīng)創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展戰(zhàn)略需要，順應(yīng)國家關(guān)于加快“兩化”融合、提質(zhì)增效的新要求，2012年在國藥集團引領(lǐng)下，國藥控股全面開展基于仁科PeopleSoft（簡稱：PS）人力資源信息系統(tǒng)為核心的項目上線實施工作，并做到各分、子公司全覆蓋。經(jīng)過5年的實踐與探索，嘗試提供更多增值功能與服務(wù)來增強用戶粘性，讓系統(tǒng)真正用起來。

1 信息化建設(shè)的進程

1.1 信息化建設(shè)的背景

國藥控股作為中國最大的藥品及醫(yī)療保健產(chǎn)品的分銷商、領(lǐng)先的供應(yīng)鏈服務(wù)商，公司擁有并經(jīng)營中國最大的藥品分銷網(wǎng)絡(luò)。包括三家上市公司：國藥控股、國藥股份、深圳一致，及全國各地上百家分、子公司，共上萬名員工。除中國臺灣、澳門地區(qū)外，國藥控股的分銷、物流配送網(wǎng)絡(luò)已覆蓋全國各地。

要支撐這樣一個經(jīng)營規(guī)模大、產(chǎn)業(yè)鏈條長、分布范圍廣、機構(gòu)人員多、管控要求高的大型企業(yè)，原系統(tǒng)已無法滿足當(dāng)下管理需求。經(jīng)過甄選，國藥集團看重PS系統(tǒng)強大的基礎(chǔ)功能，融合企業(yè)規(guī)范統(tǒng)一的人力資源管理標(biāo)準(zhǔn)與要求，為集中管控保駕護航。同時，靈活的集成端口也為今后國藥控股探索挖掘更多疊加應(yīng)用提供通路，且這方面的考量與騰訊公司當(dāng)初選用PS系統(tǒng)可謂不謀而合[1]。

1.2 信息系統(tǒng)的變革

回顧2013至2017年這五年間，隨著市場環(huán)境不斷變化，公司業(yè)務(wù)板塊的調(diào)整與擴大，公司和員工數(shù)量急劇攀升，基層HR用戶日常數(shù)據(jù)維護量驟增（表1）。為提升其工作效率，在優(yōu)化PS系統(tǒng)基礎(chǔ)模塊的同時，也在通過疊加功能應(yīng)用來增強其對系統(tǒng)的粘性，有效提升整體人力資源管理水平。

2 信息化管理的實踐

2.1 系統(tǒng)集中化管理的應(yīng)用

2.1.1 一套系統(tǒng)、一套規(guī)范

國藥控股及分、子公司均按照國藥集團要求運用PS系統(tǒng)開展日常人力資源管理工作。以集團標(biāo)準(zhǔn)化的職務(wù)、職位、職級、崗位級別、薪資項目、計算規(guī)則、社保規(guī)則、計稅規(guī)則等體系來規(guī)范，結(jié)合人力資源管理工作細(xì)化執(zhí)行來個性化定制更為適合自身的系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)框架，涵蓋“組織結(jié)構(gòu)設(shè)計”、“職務(wù)職位說明書”等[2]，并借助系統(tǒng)來對各級子公司人員預(yù)算編制進行控制，從而達(dá)到集中化管控的目的，也為后期數(shù)據(jù)分析（簡稱：BI）平臺開發(fā)及數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性提供保證。

2.1.2 多套系統(tǒng)、一條紐帶

國藥控股通過PS系統(tǒng)靈活的集成接口，將財務(wù)系統(tǒng)（EBS）、業(yè)務(wù)系統(tǒng)（BPM）、考勤系統(tǒng)、協(xié)同辦公管理系統(tǒng)（OA）等一體化無縫對接。PS系統(tǒng)在職員工方可開設(shè)其他系統(tǒng)賬號，這不僅加強各部門間聯(lián)動，且大大提升人力資源工作在公司內(nèi)的影響力[3]。

2.1.3 培訓(xùn)上崗、規(guī)范操作

國藥控股對PS系統(tǒng)操作人員有嚴(yán)格的上崗要求，須通過系統(tǒng)操作培訓(xùn)與考核，方可持證上崗，以確保其日常操作的規(guī)范、準(zhǔn)確、高效。針對新加入的分、子公司HR或已上線公司HR替換的情況，分別制定操作培訓(xùn)課程。

2.1.4 專業(yè)運維、保駕護航

國藥控股擁有一支專業(yè)系統(tǒng)運維團隊，專注于服務(wù)旗下上百家分、子公司，提供專業(yè)高效的運維支持。HR系統(tǒng)操作人員在培訓(xùn)結(jié)束后，可通過“PS系統(tǒng)用戶操作手冊”（簡稱：UPK）幫助其規(guī)范操作系統(tǒng)外，還可通過運維服務(wù)系統(tǒng)平臺（簡稱：JIRA）進行溝通答疑。為保證運維工作的效率與質(zhì)量，為之制定一系列標(biāo)準(zhǔn)運維服務(wù)規(guī)范與流程，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運行。

2.2 系統(tǒng)推廣應(yīng)用過程中的難點與解決方案

2.2.1 系統(tǒng)使用方面

1）界面不美觀 針對此問題我們?yōu)橄到y(tǒng)首頁設(shè)置導(dǎo)航欄用于分塊管理，便于迅速找到操作菜單；其次，將新員工入職信息填寫頁面全新改版，調(diào)整布局、簡化操作，并賦予它一個新名字“很高興遇見你”，在提升系統(tǒng)易用性的同時，逐步提升其美觀度與親和力。

2）操作不簡便 PS系統(tǒng)操作對HR有一定要求，雖經(jīng)過統(tǒng)一培訓(xùn)，但學(xué)習(xí)能力差異使其無法靈活使用系統(tǒng)，甚至出現(xiàn)大量操作錯誤，工作效率大打折扣，用戶體驗感降低。為此我們除持續(xù)提升運維支持外，基于PS框架的客戶化開發(fā)與優(yōu)化必不可少。如：將日常操作頻率較高的新員工入職界面，從原來10個環(huán)節(jié)減至5個環(huán)節(jié)，還支持微信端同步操作，可拍照直接上傳照片或電子件、HR可靈活勾選需填寫板塊、全盤員工信息檢查頁面等新功能，有效避免漏填、誤填，提升員工自助入職體驗感，減輕HR信息維護工作量。

3）算薪速度慢 PS系統(tǒng)算薪非常耗時，在集中發(fā)薪期間，運算進程排隊是常態(tài)。為此我們對全量子公司進行系統(tǒng)使用情況調(diào)研，發(fā)現(xiàn)存在系統(tǒng)使用問題多的公司大多電腦設(shè)備落后、網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定，且無專線。為此我們聯(lián)合信息部給予各公司可行性優(yōu)化建議，著力提升硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)等基礎(chǔ)設(shè)施，大大提升薪資關(guān)賬準(zhǔn)時率，且約70%的公司已逐步轉(zhuǎn)為線上直接算薪。

2.2.2 數(shù)據(jù)維護方面

1）數(shù)據(jù)維護的準(zhǔn)確性 為滿足各類人力資源數(shù)據(jù)分析需求，我們定制開發(fā)了各類報表，卻受限于數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確度。為此從兩方面來改善，其一：增強操作限制，避免誤操作；其二：加強對HR負(fù)責(zé)人、基層HR進行分級培訓(xùn)，借助自主開發(fā)E-HR微課程來提升各級人力資源工作者的專業(yè)度。

2）數(shù)據(jù)維護的及時性 為確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，我們并未因此放開系統(tǒng)操作限制，除提供數(shù)據(jù)修改、操作答疑等運維服務(wù)支持外，致力于通過系統(tǒng)疊加功能來加強其對系統(tǒng)的粘性，逐步提升重視度。

我們對系統(tǒng)維護質(zhì)量達(dá)標(biāo)公司進行調(diào)研，從中發(fā)現(xiàn)：有些公司專門設(shè)置系統(tǒng)維護崗，且與績效掛鉤，專人做專事，規(guī)范維護、定期檢查、清理梳理數(shù)據(jù)，這為數(shù)據(jù)維護準(zhǔn)確性與及時性提供了重要先決條件。大部分公司針對系統(tǒng)操作規(guī)范要求調(diào)整或重定流程與制度，這一系列轉(zhuǎn)變是系統(tǒng)應(yīng)用推廣的極大助力，也是疊加功能服務(wù)所帶來的最好反饋。

3 信息化管理的探索

3.1 微信端基礎(chǔ)服務(wù)功能的開發(fā)與應(yīng)用

國藥控股自2014年著手基于PS系統(tǒng)組織人事與薪資模塊開發(fā)的“HR助手平臺”，主要開設(shè)“我的信息”、“工資單”、“通訊錄”、“員工信息”四大模塊。隨著功能應(yīng)用的推陳出新，如“年度工資單”（可查看個人全年工資、福利、社保、稅、公司福利支出等）、“名片分享”（可掃碼添加至對方通訊錄，或通過發(fā)送名片快速添加）、“移動考勤”、“移動績效”（電腦與微信同步）等，平臺擁有了一個更能體現(xiàn)其功能與服務(wù)理念的名字“國藥e家”。

3.2 微信端增值服務(wù)功能的開發(fā)與應(yīng)用

“國藥e家”是國藥控股企業(yè)號下設(shè)其中一個公眾服務(wù)號，還有如“國控黨群”、“法務(wù)匯”、“國控安全人”、“服務(wù)大廳”、“國藥大學(xué)”、“藥零通”等，員工只需一鍵關(guān)注企業(yè)號即同步關(guān)注所有公眾號。企業(yè)號由運維團隊提供技術(shù)支持，且已全面開放子公司申請加入，按需靈活配置權(quán)限，并享有個性化定制功能與服務(wù)。

企業(yè)號全面推廣邁出了共享服務(wù)第一步，運用創(chuàng)新手段有效提升人力資源服務(wù)品質(zhì)及效率，通過創(chuàng)新建設(shè)線上線下結(jié)合的服務(wù)渠道，充分利用信息化手段，打造端到端的員工服務(wù)平臺，實現(xiàn)員工職業(yè)生命全周期管理。

3.3 企業(yè)號關(guān)聯(lián)的四大共享服務(wù)平臺

1）消息平臺 子公司企業(yè)號、公眾號加入國控企業(yè)號下，可共享增值功能（消息推送數(shù)量無限制；人群定向、定時消息推送；自定義消息提醒內(nèi)容）。

2）培訓(xùn)系統(tǒng) 在PS培訓(xùn)標(biāo)準(zhǔn)功能模塊基礎(chǔ)上，定制開發(fā)培訓(xùn)管理系統(tǒng)，靈活支持電腦與手機同步使用。為鼓勵員工充分利用碎片時間學(xué)習(xí)，搭建員工專屬移動學(xué)習(xí)平臺，可參與微課學(xué)習(xí)、課堂互動討論和投票、學(xué)習(xí)排行版角逐、學(xué)習(xí)社群點亮星星等。

3）績效系統(tǒng) 在PS績效標(biāo)準(zhǔn)功能模塊基礎(chǔ)上，定制開發(fā)靈活支持電腦與手機同步使用的移動績效管理系統(tǒng)。其基于績效管理“五大核心理念”、“六大通用法則”，可定制化配置系統(tǒng)考核流程、考核模板，最大程度滿足多樣化管理需求，促使HR用系統(tǒng)觀念和思想看待績效管理工作，使之在未來工作中為企業(yè)帶來意外的收益[4]。

4）活動平臺 基于PS系統(tǒng)核心模塊并整合會務(wù)系統(tǒng)全開發(fā)的功能模塊，支持活動發(fā)起、自主或代報名、信息匯總、現(xiàn)場互動、活動調(diào)研反饋等。

目前各增值功能模塊已全面開放，微信與電腦同步操作模式亦獲肯定，其中會務(wù)系統(tǒng)已成功協(xié)助多個部門開展大型會議；調(diào)研問卷功能也已成功廣泛應(yīng)用于多個領(lǐng)域，如“員工體檢滿意度調(diào)研”、“培訓(xùn)評估”、“入職滿意度調(diào)研”等。

4 信息系統(tǒng)的價值延伸

國藥控股在人力資源信息系統(tǒng)的日常運維、系統(tǒng)優(yōu)化、功能探索方面取得的成績，得益于公司領(lǐng)導(dǎo)的大力支持和歷任人力資源工作者的持續(xù)投入。系統(tǒng)使用的最終目的是通過信息化的變革，為公司創(chuàng)造價值、為HR提高效率、為員工提供便捷。最終，人力資源信息系統(tǒng)維護的核心數(shù)據(jù)為公司提供數(shù)據(jù)支持和決策依據(jù)，提升人力資源管理在公司運營中的地位與價值。

同時，順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時代，人性是管理的第一要素，我們在長期實踐中正逐步改變?nèi)肆Y源管理的趨勢與重心，從管理轉(zhuǎn)向服務(wù)，讓員工充分“被共享”，釋放其能量，從而獲得更為強大的生產(chǎn)力，為企業(yè)創(chuàng)造更高的價值[5]。

參考文獻

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