淺析原始憑證電子化在電網(wǎng)企業(yè)財務共享服務的設計優(yōu)化

林建坤

摘要：隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機、信息技術(shù)成為電網(wǎng)企業(yè)工作的一部分，在提高工作質(zhì)量及效率等方面發(fā)揮著積極作用。隨著電網(wǎng)規(guī)模日趨擴大，越來越多的發(fā)票、合同及料單等對企業(yè)財務工作提出了巨大挑戰(zhàn)。如何實現(xiàn)原始憑證電子化，實現(xiàn)企業(yè)財務共享服務目標成為企業(yè)現(xiàn)代化、信息化改革亟待解決的問題。文章將結(jié)合電網(wǎng)企業(yè)財務原始憑證電子化現(xiàn)狀，在此基礎(chǔ)上提出相關(guān)優(yōu)化建議，最后對原始憑證電子化未來發(fā)展進行展望。

關(guān)鍵詞：原始憑證；電子化；電網(wǎng)企業(yè)財務；共享服務；設計

中圖分類號：F232 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）030-000-01

前言

傳統(tǒng)時代下，電力企業(yè)財務工作多采用人工方式，但隨著電網(wǎng)規(guī)?；l(fā)展，企業(yè)財務工作量越來越大，尤其是大量紙質(zhì)單據(jù)流轉(zhuǎn)和發(fā)票采集工作，單純依靠人工方式已經(jīng)遠遠不夠，不僅會出現(xiàn)失誤，且效率非常低。而計算機、掃描等技術(shù)的出現(xiàn)和應用，能夠?qū)υ紤{證進行掃描，將其轉(zhuǎn)變?yōu)橛跋裎募?，實現(xiàn)電子單據(jù)流轉(zhuǎn)，且能夠有效提高原始憑證信息錄入工作效果。因此加強對該項技術(shù)在電網(wǎng)企業(yè)財務共享服務中設計的研究具有非常重要的現(xiàn)實意義。

一、電網(wǎng)企業(yè)財務原始憑證電子化現(xiàn)狀

現(xiàn)如今，我國正處于市場經(jīng)濟轉(zhuǎn)型階段，電力企業(yè)積極轉(zhuǎn)變發(fā)展戰(zhàn)略，越來越關(guān)注自身內(nèi)部管理工作，并積極開展集約化管理工作，將財務與業(yè)務有機結(jié)合到一起，實現(xiàn)信息共享的同時，能夠顯著提高工作有效性，取得了不錯的成績。但在具體實踐中存在很多問題：一是發(fā)票、合同的原始憑證格式有所差別，難以達到統(tǒng)一標準，加之拍照資料像素、光線等因素的影響，使得對資料上傳掃描效果不明顯，導致審批人員難以迅速獲得審批要素，在很大程度上影響審批進度[1]。二是相關(guān)業(yè)務審批要點不能夠及時展示給審批人，增加審批工作難度，面對大量審批內(nèi)容，最終導致部分審批流于形式。三是現(xiàn)有系統(tǒng)之間缺乏聯(lián)系，集成度有待提升，尤其是與銀行系統(tǒng)、稅務系統(tǒng)及ERP核算系統(tǒng)之間，“信息孤島”現(xiàn)象非常明顯，無法真正意義上實現(xiàn)審批完成后自動入賬等后續(xù)工作。綜上來看，我國電網(wǎng)企業(yè)財務原始憑證電子化水平并不高，還有待進一步優(yōu)化和完善。

二、原始憑證電子化在電網(wǎng)企業(yè)財務共享服務的優(yōu)化建議及展望

1.總體設計框架

針對當前電網(wǎng)財務工作來看，系統(tǒng)覆蓋范圍越來越廣。因此電網(wǎng)企業(yè)要想將原始憑證電子化與共享服務中心結(jié)合到一起，應構(gòu)建ERP系統(tǒng)為核心的原始憑證全過程管理平臺。目前原始憑證已經(jīng)不僅僅是發(fā)票，還包括發(fā)票、合同及料單等多方面內(nèi)容。在實踐中應將上述原始憑證都納入到電子化程序當中，最大限度上提高工作有效性。

2.在線可視化審批

在信息化背景下，可以積極引入電子影響掃描技術(shù)，發(fā)揮影像掃描功能、發(fā)票O(jiān)CR識別功能及接口插件等，提取原始憑證中的關(guān)鍵審核要素，以此來滿足財務工作需求。具體來說，第一，認證平臺，用戶可以通過該平臺獲取到權(quán)限，進入企業(yè)級資產(chǎn)管理系統(tǒng)進行對應的操作。第二，電子影像，具備設備與模板配置、影像掃描等功能，能夠?qū)堎|(zhì)票據(jù)等涉及的內(nèi)容進行識別，錄入到數(shù)據(jù)庫當中。第三，在線可視化審批，提高審批處理效果。此外，通過這種方式，還能夠?qū)崿F(xiàn)審批自動分發(fā)，按照審批崗位及工作要求逐級審核，充分發(fā)揮審核功能[1]。根據(jù)電網(wǎng)企業(yè)財務工作未來發(fā)展需求，對應用進行拓展。除此之外，用戶還能夠?qū)σ呀?jīng)保存的影像資料進行添加、查詢等處理。

3.數(shù)據(jù)存儲與讀取功能

技術(shù)是實現(xiàn)電子影像掃描功能的基礎(chǔ)和前提。因此科學、合理選擇技術(shù)非常重要。在具體設計中，用戶應選擇非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)平臺存儲影像數(shù)據(jù)，并設置雙向傳輸接口，實現(xiàn)數(shù)據(jù)一體化應用，在系統(tǒng)中實現(xiàn)服務共享目標。如實現(xiàn)原始憑證識別信息的臨時存儲，在ERP系統(tǒng)中，臨時設置編碼規(guī)則，為后續(xù)業(yè)務操作提供支持。此外，還可以利用條形碼技術(shù)，實現(xiàn)信息綁定和分享，然后將已經(jīng)過賬的數(shù)據(jù)信息上傳。

4.系統(tǒng)集成化

未來，電網(wǎng)企業(yè)以共享服務中心作為載體，將OCR掃描技術(shù)、ERP系統(tǒng)與銀行系統(tǒng)、稅務系統(tǒng)等有機整合到一起，能夠?qū)崿F(xiàn)原始憑證掃描識別、集中驗審及信息智能化校對，促進企業(yè)發(fā)票管理由傳統(tǒng)手工方向朝著智能化方向轉(zhuǎn)變，使得每張發(fā)票都能夠做到零差錯處理，最大限度上提高原始憑證處理有效。具體系統(tǒng)結(jié)構(gòu)如下：

第一，接入層。作為系統(tǒng)第一層，主要是用戶接入認證和應用權(quán)限管理；

第二，應用層。該層主要完成與資產(chǎn)管理系統(tǒng)應用服務的對接，以此來提供統(tǒng)計監(jiān)管、原始攝像等功能，能夠幫助財務管理人員對單據(jù)進行電子化處理，使得財務業(yè)務能夠符合工作要求。

第三，服務層。是指系統(tǒng)中公共業(yè)務組件服務，能夠提供掃描、調(diào)閱及傳輸?shù)确?，確保財務相關(guān)信息能夠在服務中心實現(xiàn)共享目標，提高財務工作有效性。

第四，數(shù)據(jù)層。大數(shù)據(jù)時代背景下，電網(wǎng)企業(yè)需要處理海量財務信息[2]。因此為了提高數(shù)據(jù)處理準確性和高效性，針對不同的數(shù)據(jù)，將為其設計為針對性存儲庫。

第五，設施層。該層主要是滿足系統(tǒng)運行的相關(guān)硬件設施，如主機、網(wǎng)絡及存儲等。

5.未來展望

隨著信息化時代發(fā)展與進步，原始憑證電子化管控將由業(yè)務前端固化到信息系統(tǒng)當中，從根本上實現(xiàn)信息化目標，實現(xiàn)系統(tǒng)自動觸發(fā)掃描控件，主動獲取并識別影像信息[3]。同時，將憑證相關(guān)信息分發(fā)至各個部門，智能生成，創(chuàng)造性地構(gòu)建原始憑證全業(yè)務智能化管控新模式。

三、結(jié)論

根據(jù)上文所述，隨著電力企業(yè)現(xiàn)代化、信息化改革不斷深化，原始憑證電子化在財務共享服務中心的應用已經(jīng)成為必然。因此在設計中，電網(wǎng)企業(yè)應結(jié)合本企業(yè)實際情況，堅持科學性、針對性原則，從需求角度入手，充分考慮總體框架、關(guān)鍵技術(shù)等環(huán)節(jié)，實現(xiàn)對系統(tǒng)合理優(yōu)化，形成適合企業(yè)財務工作需求的服務中心，重視對系統(tǒng)之間的集成化處理，不斷提高系統(tǒng)運行有效性，從而促進我國電網(wǎng)企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。

參考文獻：

[1]賈德海.物資公司原始憑證電子化建設與實踐——以內(nèi)蒙古東部電力有限公司物資公司為例[J].中國市場，2015，（37）：31-33+37.

[2]韓海文，范靚靚，張旭輝.電網(wǎng)企業(yè)推行原始憑證電子化的創(chuàng)新與實踐[J].商業(yè)會計，2015，（17）：126-127.

[3]張碧云.電網(wǎng)企業(yè)原始憑證電子化應用研究[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2015，（21）：143-144.