試析招標(biāo)采購檔案資料整理工作的規(guī)范化

秦東+劉群

【摘要】本工作規(guī)范共分為10個章節(jié)，系統(tǒng)而具體地闡述了集中招標(biāo)采購物資、非招標(biāo)采購物資在招標(biāo)不同階段所需要整理歸檔資料的具體內(nèi)容，并且將如何整理、整理標(biāo)準(zhǔn)、整理流程進(jìn)行了詳細(xì)說明，具有較高的實用性和操作性。

【關(guān)鍵詞】招標(biāo)采購；檔案整理；規(guī)范化

一、工作描述

（一）當(dāng)前形勢分析。目前，國家對國有企業(yè)的監(jiān)管日趨嚴(yán)格，公眾和媒體對國有企業(yè)特別是壟斷行業(yè)企業(yè)倍加關(guān)注。國企目前處于重要的戰(zhàn)略機(jī)遇期、管理轉(zhuǎn)型期和改革攻堅期，依法治企是確保各項工作有序推進(jìn)的基本前提。在招標(biāo)采購方面，少數(shù)單位落實公司招標(biāo)制度不嚴(yán)格，一些工程項目、物資采購未按規(guī)定招標(biāo)，甚至先施工后招標(biāo)。我們務(wù)必要認(rèn)識到新形勢下依法從嚴(yán)治企的極端重要性和緊迫性。

（二）制定工作規(guī)范目的。為進(jìn)一步加強(qiáng)公司系統(tǒng)網(wǎng)省級集中采購歸檔資料管理，建立有效的采購歸檔資料整理工作機(jī)制，維護(hù)采購檔案的準(zhǔn)確、完整，實現(xiàn)采購資料“全程在案、永久追溯”，充分發(fā)揮采購檔案在生產(chǎn)、經(jīng)營等活動中的作用，提高省公司集中采購管理規(guī)范水平，根據(jù)《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法實施條例》《中華人民共和國檔案法》《電子招標(biāo)投標(biāo)辦法》以及國家電網(wǎng)公司集中采購相關(guān)管理辦法制定招投標(biāo)檔案資料整理工作規(guī)范。

（三）工作規(guī)范范圍。歸檔資料范圍從采購計劃的制定到采購工作結(jié)束過程中形成的具有保存價值的文件材料，包括紙質(zhì)及其它載體的各種文字、圖紙、圖表、電子文檔、音像等。

（四）工作規(guī)范適用范圍。本工作規(guī)范適用于公司系統(tǒng)各?。ㄖ陛犑?、自治區(qū)）公司。

二、主要做法

啟動工作規(guī)范的編制工作，招標(biāo)檔案資料整理工作內(nèi)容共分為十章。第一章節(jié)主要介紹編制工作規(guī)范的目的、編制工作規(guī)范的依據(jù)、采購歸檔資料的定義以及工作規(guī)范使用范圍；第二章節(jié)主要介紹工作規(guī)范涉及各個層級人員的工作職責(zé)，包含總部物資部工作職責(zé)、省公司物資部（招投標(biāo)管理中心）工作職責(zé)、采購代理機(jī)構(gòu)工作職責(zé)、代理機(jī)構(gòu)招標(biāo)采購部門設(shè)置歸檔資料管理員工作職責(zé)；第三章節(jié)主要介紹歸檔資料的范圍，歸檔資料按采購方式不同，分為省公司集中招標(biāo)采購歸檔和省公司集中非招標(biāo)采購（競爭性談判、單一來源談判、詢價采購）歸檔資料范圍兩種，分別介紹歸檔資料收集整理的具體內(nèi)容；第四章節(jié)主要介紹電子文檔歸檔要求；第五章節(jié)主要介紹歸檔資料的整理標(biāo)準(zhǔn)；第六章節(jié)主要介紹歸檔資料整理流程，按采購方式不同，分別介紹省公司集中招標(biāo)采購歸檔資料整理流程和省公司集中非招標(biāo)采購（競爭性談判、單一來源談判、詢價采購）歸檔資料整理流程；第七章節(jié)主要介紹歸檔資料的審核及移交；第八章節(jié)主要介紹歸檔資料整理其他要求；第九章節(jié)主要介紹歸檔工作監(jiān)督考核；第十章節(jié)為附則。

本工作規(guī)范中最主要的工作內(nèi)容是根據(jù)招標(biāo)形式的不同，詳細(xì)列舉了各個階段需存檔的具體資料，具體如下：電子文件存檔內(nèi)容：一是資格預(yù)審公告、招標(biāo)公告或者投標(biāo)邀請書；二是資格預(yù)審文件、招標(biāo)文件及其澄清、補(bǔ)充和修改；三是資格預(yù)審申請文件、投標(biāo)文件及其澄清和說明；四是資格審查報告、評標(biāo)報告；五是資格預(yù)審結(jié)果通知書和中標(biāo)通知書；六是合同；七是國家規(guī)定的其他文件。該工作規(guī)范成立的編制工作組成員集合了計劃、采購、檔案管理等部門的相關(guān)人員，在工作組領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下，工作組成員集思廣益結(jié)合工作實際共同制定了實用性較強(qiáng)的歸檔資料整理工作規(guī)范。

三、特色亮點

依法治企新形勢下，進(jìn)一步加強(qiáng)投標(biāo)歸檔資料整理、增強(qiáng)內(nèi)外部迎檢能力刻不容緩，本工作規(guī)范最大的亮點是，針對目前招投標(biāo)工作的實際情況，使如何更好地完成投標(biāo)歸檔資料整理工作有法可依、有據(jù)可循。

（一）全面性。本工作規(guī)范內(nèi)容翔實，是目前同類工作規(guī)范中內(nèi)容最為全面的投標(biāo)歸檔資料整理工作規(guī)范。其內(nèi)容不僅涉及到總部物資部、省公司物資部（招投標(biāo)管理中心）、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的工作內(nèi)容，而且對招標(biāo)各個環(huán)節(jié)需存檔的資料進(jìn)行一一列舉。

（二）實操性。本工作規(guī)范是集合招標(biāo)相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員共同編寫的，系統(tǒng)而具體地闡述了集中招標(biāo)采購物資、非招標(biāo)采購物資在招標(biāo)不同階段所需要整理歸檔資料的具體內(nèi)容，并且將如何整理、整理標(biāo)準(zhǔn)、整理流程進(jìn)行了詳細(xì)說明，具有較高的實用性和操作性。

（三）時效性。針對目前依法治企的具體要求，本工作規(guī)范規(guī)避了以往各類檢查中出現(xiàn)的問題。

（四）針對性。本工作規(guī)范立足當(dāng)前社會形勢和招標(biāo)歸檔資料整理的實際情況，搜集整理以往檢查中出現(xiàn)的各類問題，針對目前投標(biāo)歸檔資料各省公司標(biāo)準(zhǔn)不一、內(nèi)容不同的現(xiàn)狀所編寫，可有效規(guī)范投標(biāo)歸檔資料管理工作。

招標(biāo)歸檔資料管理工作規(guī)范為歸檔資料整理提供了依據(jù)，對于維護(hù)采購檔案的準(zhǔn)確、完整性起到了關(guān)鍵作用，使歸檔資料管理工作更加專業(yè)化、規(guī)范化，達(dá)到采購資料“全程在案、永久追溯”的目的，從根本上提高了公司招標(biāo)采購檔案管理水平。endprint