科學(xué)管理高校干部人事檔案材料探析

賈艷云

【摘要】高校干部人事檔案材料是記載個(gè)人思想品德、經(jīng)歷、能力、業(yè)績以及工資待遇等信息的重要依據(jù)，是高校組織人事部門選拔人才的重要資源，科學(xué)管理干部人事檔案材料是高校檔案工作者的重要任務(wù)。本文對高校干部人事檔案材料的科學(xué)管理措施進(jìn)行分析、探討，以助力高校人事檔案管理水平的提高。

【關(guān)鍵詞】高校；檔案管理；干部人事材料；管理措施

管理高校干部人事檔案材料指的是相關(guān)人員采取各種措施收集、鑒別并集中管理干部人事檔案材料，保證檔案材料的準(zhǔn)確性、完整性，這對高校錄用或調(diào)動(dòng)干部有重要作用。而在新的形勢下，檔案人員須結(jié)合工作實(shí)踐，探索科學(xué)管理高校干部人事檔案材料的措施。

一、把握材料形成規(guī)律，提高干部人事檔案收集效率

高校干部人事檔案材料有一定的形成規(guī)律，檔案人員把握該規(guī)律能顯著提高收集檔案材料的效率。一是把握節(jié)日規(guī)律。高校一般都會(huì)在特殊的、具有紀(jì)念意義的重大節(jié)日里舉辦表彰活動(dòng)，產(chǎn)生干部獎(jiǎng)勵(lì)表彰材料，包括七一建黨節(jié)、教師節(jié)等，從而形成高校優(yōu)秀共產(chǎn)黨員干部、優(yōu)秀教師、教書育人先進(jìn)個(gè)人、優(yōu)秀班主任等獎(jiǎng)勵(lì)材料，檔案人員要把握這一規(guī)律，迅速收集表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料，避免干部人事檔案材料的散失。二是把握變更規(guī)律。高校干部一旦被重新任免，或晉升專業(yè)技術(shù)職稱，或教師提高學(xué)歷，或調(diào)整工資政策等，自然會(huì)形成高校干部職務(wù)任免考察材料、申報(bào)及審批專業(yè)技術(shù)人員職稱的材料、博士碩士學(xué)籍材料以及工資變動(dòng)審批材料等，檔案人員需及時(shí)收集這些材料，保證檔案的完整性。三是把握咨詢動(dòng)態(tài)規(guī)律。高校干部人事檔案材料記錄的是歷史，是原始載體，承載的事件要在一定范圍里通過正式文件的形式或資訊傳播途徑進(jìn)行傳播，而檔案人員在獲取資訊后要盡快收集有關(guān)干部人事的檔案材料。當(dāng)獲知高校召開黨代會(huì)、教代會(huì)的資訊時(shí)，就要重視收集黨代會(huì)、教代會(huì)的與會(huì)代表登記表。

二、加強(qiáng)檔案材料鑒別，優(yōu)化干部人事檔案材料管理

鑒別檔案材料是一項(xiàng)有很強(qiáng)政策性、操作性的工作，即鑒別所收集的干部人事檔案材料的價(jià)值，決定去留。加強(qiáng)鑒別是確保高校干部人事檔案材料完整性與真實(shí)性的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，鑒別工作也因此成為科學(xué)管理高校干部人事檔案材料的重中之重。檔案人員不得隨意處置收集的材料，要按照其真?zhèn)巍r(jià)值合理取舍，按照《干部檔案工作條例》以及《關(guān)于干部檔案材料收集、歸檔的暫行規(guī)定》等的相關(guān)規(guī)定合理鑒別，維護(hù)事實(shí)，科學(xué)分析內(nèi)容，科學(xué)處理材料存在的問題。如果發(fā)現(xiàn)干部的出生時(shí)間、學(xué)歷學(xué)位、入團(tuán)入黨的時(shí)間以及參加工作的時(shí)間等關(guān)鍵信息前后記載不一致，當(dāng)組織部門未出具更改證明時(shí)，就以最早的檔案記載為準(zhǔn)；當(dāng)檔案記載的學(xué)歷學(xué)位和干部本人所填內(nèi)容不同時(shí)，應(yīng)反映到相關(guān)部門進(jìn)行核實(shí)，催要準(zhǔn)確材料；當(dāng)出生年月以及參加工作的時(shí)間存在疑問時(shí)，應(yīng)報(bào)給高校人事部進(jìn)行審核批復(fù)。

另外，在鑒別高校干部人事檔案材料時(shí)，檔案人員要注意幾點(diǎn)：一是認(rèn)真貫徹相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格遵守保密制度，避免泄露干部人事檔案材料的相關(guān)內(nèi)容。二是在材料鑒別環(huán)節(jié)要加強(qiáng)管理，保存好干部人事檔案材料的散件，及時(shí)登記、送交補(bǔ)充的或抽出的材料，避免遺失材料。三是愛護(hù)干部人事檔案材料，補(bǔ)填記錄時(shí)要認(rèn)真、細(xì)致，禁止涂改材料、損壞材料，禁止在檔案材料周圍喝水、吸煙，預(yù)防檔案材料被污損。

三、改進(jìn)檔案管理模式，發(fā)揮干部人事檔案材料價(jià)值

一是實(shí)施信息化管理，提高檔案人才利用率。高校檔案部門要承擔(dān)起掌握并提供干部人事檔案信息的責(zé)任，改變手工操作模式，利用現(xiàn)代化的手段，包括計(jì)算機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、攝像以及縮微等設(shè)備、干部人事檔案管理軟件等，從而依托科學(xué)技術(shù)收集、鑒別、管理高校干部人事檔案材料。同時(shí)，積極開展檔案編研工作，依據(jù)建設(shè)高校人才隊(duì)伍的需求，完善建立干部人事檔案信息庫，為使用人才、建設(shè)人才隊(duì)伍提供翔實(shí)材料，促進(jìn)高校人才合理流動(dòng)。

二是針對高校干部人事檔案材料建立起網(wǎng)絡(luò)化信息管理系統(tǒng)。為充分共享信息，提高檔案材料管理的效率與質(zhì)量，高校檔案部門應(yīng)在局域網(wǎng)建立網(wǎng)絡(luò)化信息管理系統(tǒng)，共享信息，使信息使用者獲得第一手資料，提高高校干部人事檔案信息的時(shí)效性；著重解決干部人事檔案材料的管理權(quán)、使用權(quán)之間的問題，確認(rèn)密碼、身份之后再提供所需信息，切實(shí)做好安全工作；做好高校干部人事檔案材料管理基礎(chǔ)工作，針對高校專業(yè)技術(shù)人員多且集中的特征，抓好對中層及以上領(lǐng)導(dǎo)干部、專業(yè)技術(shù)人員等檔案材料的信息建庫工作，收集最新材料，并鑒別、整理、歸檔，使高校人事管理對人才的培養(yǎng)、選拔等均有可靠的、準(zhǔn)確的信息。

三是增進(jìn)各個(gè)高校之間、高校和社會(huì)之間的聯(lián)系，完善干部人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)。高校要進(jìn)一步完善檔案信息網(wǎng)絡(luò)，增進(jìn)高校之間、高校和社會(huì)、高校和科研單位等的信息溝通、信息交流，建立人才信息網(wǎng)絡(luò)，方便相關(guān)部門在開展科學(xué)研究、鑒定科學(xué)成果、評定干部及教師職稱、開發(fā)科研項(xiàng)目、轉(zhuǎn)化科研成果等活動(dòng)的過程中最大限度發(fā)揮人才的作用，從而發(fā)揮高校干部人事檔案材料的價(jià)值。

四、結(jié)語

科學(xué)管理高校干部人事檔案材料是一項(xiàng)有很強(qiáng)綜合性的工作，需要檔案人員不斷學(xué)習(xí)新的技術(shù)與知識，持續(xù)提升自身業(yè)務(wù)能力，遵守干部人事檔案材料形成規(guī)律，找尋更多科學(xué)的管理方法與途徑。只有如此，才能最大限度發(fā)揮高校干部人事檔案材料的價(jià)值，使高校檔案管理工作邁上新的臺(tái)階。

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