新形勢下企業(yè)檔案工作的思考

徐青平

摘 要：隨著辦公自動化及數(shù)字檔案館在企業(yè)中普及和推廣，在平時的工作中產(chǎn)生了大量的電子和數(shù)字文件，如何管理這些急劇增加的電子和數(shù)字文件成為企業(yè)檔案工作的一個難題，本文就目前企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀及出現(xiàn)的一些問題提出了一些看法和建議。

關鍵詞：檔案；電子文件；數(shù)字檔案館

一、檔案工作現(xiàn)狀及出現(xiàn)的問題

首先，大部分檔案工作人員觀念落后，水平普遍較低，難以適應電子及數(shù)字文件的整理，目前大部分人員仍嚴格區(qū)分檔案與文件資料，仍舊以以前檔案整理的幾大步驟進行檔案資料的收集、整理、保管、提供利用等。其次，檔案借閱人員對檔案信息的需求多樣化，傳統(tǒng)的檔案借閱已不能完全滿足他們的需求。

其次，數(shù)字檔案館建設方面。目前大部分企業(yè)都擁有自己的一個檔案信息系統(tǒng)，但由于片面理解數(shù)字檔案館建設目標，制度不健全，急于求成，應付檢查等原因，造成數(shù)字檔案館建設過程中浪費了很大的人力和物力。如：為了提高自己的數(shù)字化率，很少去思考所做的這些真正用上的有多少？組織員工加班加點，不分晝夜的往電腦里著錄條目，但當查借閱檔案的時候卻發(fā)現(xiàn)需要的信息沒有找到，也許有一些相關的信息，可是由于太簡單，無法真正的滿足需求。組織員工爭分奪秒的掃描，掃描的格式卻各不相同，有的是jpg格式、有的是tif或PDF格式的，究竟是哪種格式最好以及如何減少降低掃描對原稿的傷害？沒有時間思考。掃描以后呢？還要命名，是一張一張的命名還是一個圖號一個圖號的命名，接著需要掛接，同樣面臨一張還是一份的問題；掛接后又有更改的圖紙如何處置等出現(xiàn)了一系列的問題。同時，即使及時著錄掛接到了系統(tǒng)里面，由于技術手段和保密要求的限制，數(shù)字檔案信息利用率也不高。以及存儲備份問題。電子文件的收集歸檔大部分停留在系統(tǒng)接口的直接歸檔上，對各單位平時形成的具有保存價值的電子文件缺乏收集管理。

二、解決問題的對策

思路決定出路。首先，思想觀念上要革新。檔案工作者不能固守傳統(tǒng)的檔案定義、內(nèi)涵與外延，要緊跟時代發(fā)展步伐，根據(jù)變化了的檔案工作環(huán)境，樹立新的檔案思維觀念。要拋棄檔案就是紙質(zhì)文件、是正式文件、是歸檔文件的舊觀念，而樹立檔案就是有保存價值的文件，是信息資源，是知識資產(chǎn)的新觀念。而且，檔案工作者要向社會公眾、所在單位的領導及各個部門的員工宣傳這種新觀念。同時，不斷學習新知識，新技術，尤其是計算機技術，要以信息工作者標準要求自己，使自己的視野、觀念和能力始終與時俱進。

（一）提倡“泛檔案觀”

“泛檔案觀”即是將一切具有保存價值的文件視為檔案，而不論這些文件是否辦理完畢，不論這些文件是紅頭文件還是非紅頭文件，不論這些文件是紙質(zhì)的還是電子的，不論這些文件是文字、圖表的還是音頻、視頻的。

隨著信息化的高速發(fā)展，以及人們對信息需求的日益多樣化、系統(tǒng)化、概括化、全面化，我們不得不停下來想一想以后檔案的路該如何走？檔案事業(yè)該何去何從？固守以前的觀念，嚴格區(qū)分檔案與文件資料、信息等的區(qū)別，只停留在收集保管最終版本上，還是打破觀念，適應發(fā)展要求，推行“泛檔案觀”，更好的為人們服務？選擇前者，路將越走越窄，選擇后者路將越走越寬，同時也會給我們提出了更大挑戰(zhàn)。

首先，隨著信息技術的不斷發(fā)展成熟，電子文件取代紙質(zhì)文件的速度正在不斷加快，我們已經(jīng)不可能將電子文件排除在檔案的范疇之外，也不可能要求所有電子文件都打印成紙質(zhì)檔案保存。其次，由于電子文件具有不穩(wěn)定、非永久、動態(tài)、積極、交互式、流動、可變等特性，必須對電子文件實行全過程管理和前端控制，否則就無法保證電子文件的真實性、可靠性、完整性和可用性。這也就意味著，要將處于現(xiàn)行階段文件（實質(zhì)上是尚未辦理完畢的文件）納入檔案部門的控制之下。第三，企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動者，產(chǎn)生很多的音頻、視頻、網(wǎng)頁和多媒體電子文件，這些形式的電子文件更加直觀、更加豐富，更受用戶喜歡，更易為人所吸取，甚至其許多信息是不能用文字、圖表來記錄和展現(xiàn)的，因此具有十分重要的保存價值。第四，人們對信息、知識的需求變化，要求檔案部門能提供更多的隱性知識、非正式文件和外部信息。

（二）要有檔案知識化管理意識

檔案是凝聚著人類在社會實踐活動中重要信息的歷史記錄，它既是人們總結經(jīng)驗、尋找憑證、制定計劃的依據(jù)，同時又是生產(chǎn)建設和科學研究的參考，是真實記載整個社會的歷史、經(jīng)驗和技術的重要信息資源。

知識管理的原則是對知識的積累、共享、創(chuàng)新。而檔案工作有效地對知識進行積累和保護。美國文檔組織有限公司（Document Organization）主席、紐約大學兼職教授Marcy Goldstein曾講：“現(xiàn)在正是革新的時代，我們應該利用新技術開始新的技能，使檔案館成為有價值的資源——即知識管理中心而不是歷史倉庫。

所以企業(yè)檔案人員應順應時代，有檔案知識化管理意識，從充分發(fā)揮檔案檔案的價值，大力開發(fā)、利用檔案信息資源，用足、用活、用好檔案出發(fā)，在檔案管理過程中運用知識管理的理念、方法和手段，對企業(yè)檔案信息收集和一次處理的基礎上，借助現(xiàn)代信息技術，深入挖掘企業(yè)檔案中蘊含的有用知識單元，并對其進行組織、整理、分類等二次加工，使需要的人能及時方便的獲得，同時能對信息進行深入加工，創(chuàng)造新的信息，共同為企業(yè)服務。

三、數(shù)字檔案館建設

數(shù)字檔案館是以二進制編碼的數(shù)字方式存儲、處理館藏信息，以計算機為管理手段，以網(wǎng)絡傳遞為利用方式的一種新型檔案館。它對于大家并不陌生，自上世紀九十年代中期提出數(shù)字檔案館的概念以來，至今已有十多年，各個企業(yè)的檔案部門不僅引入數(shù)字檔案館的概念，而且都已經(jīng)有了不同程度的發(fā)展。

（一）紙質(zhì)檔案數(shù)字化

首先明確建設數(shù)字檔案館的目的和價值。目的就是館藏資源數(shù)字化，信息傳遞網(wǎng)絡化，信息檢索智能化，用戶使用方便化，最終達到館際互連，資源共享。價值就是變檔案管理為知識管理，充分發(fā)揮檔案價值，提高檔案人員影響力。endprint

其次，在館藏資源數(shù)字化選擇上，不光是檔案條目數(shù)字化，對于檔案的內(nèi)容（實體）同樣要數(shù)字化。在具體操作過程中，最關鍵的是先要制定出各種規(guī)章制度，如條目著錄規(guī)范、數(shù)字化格式的選擇、分辨率的高低都需要制定切實可行的規(guī)章制度來規(guī)范，這樣才能避免造成不必要的重復勞動，提高工作效率。同時對整個館藏檔案的數(shù)字化處理也要有一個全盤計劃，分階段、分步驟、分先后對館藏檔案進行數(shù)字化處理。如對常用、急用的檔案進行優(yōu)先數(shù)字化處理，對平時很少使用甚至常年不用的檔案最后進行處理或先進行條目著錄，全文暫時擱置。

第三，是對數(shù)字化檔案的后續(xù)處理。檔案數(shù)字化的目的是為了方便用戶利用，達到資源共享，所以在數(shù)字化處理后還要對數(shù)字化的檔案進行進一步處理。如果僅僅是保存在一臺電腦上，那么充其量它也只能方便個別人員利用，達不到預期的目的，如何達到共享的目標，只有把零碎的文件集中化，把集中的文件共享化，也就是開發(fā)或購買功能強大的檔案管理軟件并及時進行升級換代，把數(shù)字化文件集中上傳，并匹配掛接至軟件，然后根據(jù)需要把檔案管理軟件的客服端連接到局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)上。通過互聯(lián)網(wǎng)傳遞館藏信息，不受時間和空間的限制，提高信息利用率；通過計算機進行智能化檢索，檢索速度快、效率高、范圍廣；用戶可以在任何時間任何地點通過計算機方便地使用檔案信息；各數(shù)字化檔案館通過互聯(lián)網(wǎng)相連，并通過標準接口來實現(xiàn)資源共享。

（二）電子文件的收集

電子文件是指在數(shù)字設備及環(huán)境中形成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的文件。

信息技術的普及，在我們的工作和生活中產(chǎn)生了大量的電子文件，如何處理和控制這些電子文件成了檔案工作的難點。

許多學者提出檔案部門要對以文件/檔案為主的各種數(shù)據(jù)、信息、知識進行集成管理，提供集成服務。中國人民大學張斌教授等人曾提出，要借助于一定的制度和技術，將企業(yè)員工個人的工作經(jīng)驗、技巧、訣竅等隱性知識固化為文件/檔案。一些實施知識管理的公司將公司內(nèi)部BBS或論壇上的普通員工發(fā)表的文章或帖子也收集保存。

在實際工作中，檔案人員應在管理制度上變革，要大大擴展文件/檔案的收集、歸檔范圍。首先將歸檔環(huán)節(jié)從文件辦理完畢提前至文件產(chǎn)生之初。也就是說，在文件剛剛產(chǎn)生，就將其捕獲至檔案管理系統(tǒng)中，使之處于檔案部門的控制之下。其次要修訂傳統(tǒng)的文件材料歸檔范圍和保管期限表，按知識資源涵蓋的范圍將一切有保存價值的電子文件、非正式文檔、外部信息、隱性知識（通過文檔化形成顯性知識）納入歸檔范圍。實現(xiàn)從傳統(tǒng)檔案收集向檔案知識積累的創(chuàng)新和拓展，即在做好對傳統(tǒng)意義上的文件/檔案收集和歸檔的基礎上，按知識管理的要求，加強對電子文件的捕獲和歸檔、加強對非正式文檔的收集和歸檔、加強對外部信息的搜集和歸檔，加強對隱性知識的記錄和收集。

技術方法上要創(chuàng)新。檔案工作者須具備熟練操作計算機、掃描儀、無線上網(wǎng)等各類新技術產(chǎn)品，并能夠在交換信息的同時不丟失數(shù)據(jù)、不泄露秘密。檔案工作者要會使用檔案管理軟件，并且在使用的過程中一旦出現(xiàn)故障，能夠及時準確地分析故障發(fā)生的原因，從而保證電子文檔中的數(shù)據(jù)部不丟失或者盡可能地恢復原狀。對傳統(tǒng)的檔案管理軟件系統(tǒng)及時進行升級換代，以盡快實現(xiàn)對電子文件的全過程管理和前端控制，將現(xiàn)行文件納入檔案管理的范疇；增強對圖片、音頻、視頻等類型電子文件管理的功能，使之能對所有類型的文件進行集中管理、有序組織；提高軟件的知識服務能力。

四、結語

在新形勢下，檔案管理工作存在著新的挑戰(zhàn)，也對檔案管理人員提出了新的要求。當前，檔案管理人員必須創(chuàng)新思維，緊跟時代，不斷完善數(shù)字檔案館建設，逐漸將檔案管理向知識管理轉變，才能適應新時代的要求。筆者認為雖然檔案管理變革與發(fā)展曲曲折折，任重道遠，但相信檔案事業(yè)的未來是美好的。

參考文獻：

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[6]http：//www.unis-vitova.com.endprint