“小會(huì)議”現(xiàn)“大講究”

尉寧

【摘要】檔案工作月度例會(huì)就像一條主線貫穿著檔案管理工作的整個(gè)全周期，將檔案管理工作的溝通、協(xié)調(diào)、決策、執(zhí)行、監(jiān)督等匯集于一身，在檔案的管理工作中發(fā)揮著重要的作用。本文通過對(duì)檔案工作月度例會(huì)進(jìn)行分析，重點(diǎn)總結(jié)了月度例會(huì)的議題、流程和作用。

【關(guān)鍵詞】檔案工作；月度例會(huì)；提升管理；匯報(bào)

神華煤制油化工有限公司北京工程分公司（以下簡(jiǎn)稱工程公司）因其工程建設(shè)特點(diǎn)而成為一個(gè)特殊的企業(yè)，特殊在于其人員分散于北京、各項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)，而檔案管理工作以項(xiàng)目基建檔案為核心，人隨項(xiàng)目走，為了增強(qiáng)公司檔案管理的總體水平、整體管控能力，打造一支“人在四方、心在一起”的專業(yè)化團(tuán)隊(duì)，確保各方人員互相溝通暢通、研討問題決策準(zhǔn)確、開展培訓(xùn)工作正常、上傳下達(dá)任務(wù)及時(shí)、了解工作動(dòng)態(tài)與進(jìn)展全面有效，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)資源利用最大化，使檔案管理水平得以提升，由此產(chǎn)生了檔案工作月度例會(huì)制度。下面就工程公司的檔案工作月度例會(huì)制度情況具體分析如下：

一、檔案工作月度例會(huì)的主要依據(jù)

檔案組隸屬于工程公司項(xiàng)目管理部，按照部門要求，每月21日至次月20日為月度工作節(jié)點(diǎn)，需編制小組本月度工作完成情況及下月工作計(jì)劃（詳見附件），最終匯總成為部門月報(bào)，月報(bào)為檔案工作月度例會(huì)的主要依據(jù)。

二、檔案工作月度例會(huì)議題

（一）匯報(bào)月度工作，量化個(gè)人或項(xiàng)目工作目標(biāo)。月度例會(huì)一般在月底召開，匯報(bào)月度工作作為每月常態(tài)發(fā)言內(nèi)容，比照上月發(fā)布的工作計(jì)劃可明確本月度完成工作情況是否已完成各項(xiàng)工作指標(biāo)。

（二）提出需協(xié)調(diào)解決問題，上傳下達(dá)的良好平臺(tái)。工程公司檔案管理人員幾乎全部安排于各項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)從事基建檔案歸檔管理工作，服務(wù)于基層，工作中會(huì)出現(xiàn)一些困難或問題，自例會(huì)制度開展以來，提供給大家良好的溝通平臺(tái)，及時(shí)匯報(bào)領(lǐng)導(dǎo)或?qū)I(yè)人員，現(xiàn)場(chǎng)或會(huì)后層層上報(bào)，及時(shí)協(xié)調(diào)解決問題。

（三）信息交流、集思廣益、創(chuàng)新方法、共享優(yōu)異資源。項(xiàng)目檔案管理雖遵從公司的統(tǒng)一制度，但各項(xiàng)目人員綜合素質(zhì)不盡相同，所以管理細(xì)節(jié)或工作方法又必然存在不同，處理好這其中的“矛盾關(guān)系”就要運(yùn)用“求同存異”的學(xué)問，其中的“同”就是統(tǒng)一制度與意見、遵循唯一正確的方向，“異”就是探尋工作亮點(diǎn)。而月度例會(huì)就是信息傳遞的大平臺(tái)，在這里大家可以共享到所謂的“異”資源、探尋到創(chuàng)新的理念或方法、了解到他人已知而我未知的學(xué)術(shù)或標(biāo)準(zhǔn)動(dòng)態(tài)。

（四）提供培訓(xùn)平臺(tái)，優(yōu)化團(tuán)隊(duì)專業(yè)。統(tǒng)一組織專題培訓(xùn)，對(duì)于項(xiàng)目檔案管理來說尤為關(guān)鍵，各方參建單位參與到檔案工作中，人員素質(zhì)良莠不齊或不了解煤化工項(xiàng)目建設(shè)的具體要求，多地視頻會(huì)議組織“專業(yè)帶頭人”講評(píng)、培訓(xùn)，尤其是實(shí)例講解，對(duì)于培訓(xùn)、優(yōu)化檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)起到了事半功倍的作用。

三、檔案工作月度例會(huì)流程

目前工程公司檔案工作月度會(huì)議一般定于月底召開，包括會(huì)前準(zhǔn)備工作、會(huì)中議題并形成記錄、會(huì)后簽署發(fā)布紀(jì)要跟蹤落實(shí)相關(guān)情況三個(gè)主要流程。第一，會(huì)前需要確定開會(huì)時(shí)間與地點(diǎn)，具體時(shí)間安排由檔案組高級(jí)專業(yè)經(jīng)理統(tǒng)籌根據(jù)需要擬定開會(huì)日期，指令到專人處負(fù)責(zé)同時(shí)預(yù)訂到各地視頻會(huì)議室，由此確定了時(shí)間與地點(diǎn)后由專人負(fù)責(zé)郵件通知到各地域參會(huì)人員，同時(shí)抄送各地負(fù)責(zé)視頻系統(tǒng)的IT人員，確保會(huì)前調(diào)試系統(tǒng)正常工作，會(huì)議順利召開。第二，會(huì)中議題固定，緊抓工作所需核心，確保有專人進(jìn)行會(huì)議記錄。第三，會(huì)后形成紀(jì)要并簽署發(fā)布，跟蹤落實(shí)會(huì)議涉及問題或工作目標(biāo)等。

四、檔案工作月度例會(huì)的重要作用

檔案工作月度例會(huì)，在日常檔案管理中發(fā)揮出了五大優(yōu)勢(shì)。第一點(diǎn)，通過檔案工作月度例會(huì)搭建和強(qiáng)化創(chuàng)新思路及管理理念。第二點(diǎn)，克服公司地域分散性能，重溫團(tuán)聚感覺。工程公司員工分派于多項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)，這種“虛擬”的同事關(guān)系甚至見面成了一種極其奢侈的要求。而“面對(duì)面”月度例會(huì)，可以給予員工間團(tuán)聚的感覺，可以同樣增強(qiáng)員工間的團(tuán)結(jié)協(xié)作與凝聚力。第三點(diǎn)，協(xié)調(diào)隔閡問題統(tǒng)一公司檔案管理策略，明確具體工作目標(biāo)。會(huì)議各方的溝通或匯報(bào)，關(guān)鍵的結(jié)果在于會(huì)議給予大家機(jī)會(huì)提出問題及存在的瓶頸，從而解決問題，并得到正確的策略，從而使得工作效率得以提升。第四點(diǎn)，在例會(huì)中探討目前公司有關(guān)制度或最新規(guī)范的要求，與實(shí)際的適合性對(duì)比分析，評(píng)估了解當(dāng)下我們的制度體系運(yùn)行問題或存在哪些薄弱環(huán)節(jié)需要改進(jìn)，為后續(xù)工作重大決策或有關(guān)新制度的制定提供有力支持，從而帶動(dòng)制度更加規(guī)范、完善，提升管理水平。第五點(diǎn)，月度視頻例會(huì)組織的互動(dòng)培訓(xùn)，優(yōu)秀做法、錯(cuò)誤案例現(xiàn)身說法，短時(shí)間有效提升管理業(yè)務(wù)素質(zhì)。

五、 結(jié)語(yǔ)

再完美的制度只有通過有效的執(zhí)行才能得到最好的結(jié)果，對(duì)制度的理解是否到位、全面，為能促使大家提升業(yè)務(wù)，專業(yè)帶頭人通過視頻進(jìn)行培訓(xùn)，以優(yōu)秀做法全面施教、以錯(cuò)誤做法換取教訓(xùn)避免再次就范，期間互動(dòng)思考并答疑，從而將要求、制度及時(shí)宣貫到位，擴(kuò)大認(rèn)知范圍，從而提高了整體管理水平。

【參考文獻(xiàn)】

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