論辦公室文秘和檔案工作的高效兼顧

李淑偉

【摘要】文秘和檔案管理有著相似的管理模式，但是在實(shí)際的工作中，兩者還是有著細(xì)微的差別，兩者在銜接的過程中難免會(huì)有不規(guī)范的現(xiàn)象出現(xiàn)，所以，一個(gè)工作人員在兼顧兩項(xiàng)工作的同時(shí)是會(huì)出現(xiàn)一些問題。通過深入研究?jī)烧叩年P(guān)系，要規(guī)避一些不規(guī)范行為，高效運(yùn)用檔案和文秘的關(guān)系，實(shí)現(xiàn)辦公室文秘與檔案文書工作的高效配合。

【關(guān)鍵詞】文秘工作；檔案工作；文檔一體化

現(xiàn)階段，是經(jīng)濟(jì)信息時(shí)代，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展迅速，辦公室也在實(shí)行自動(dòng)化，充分利用計(jì)算機(jī)配合工作，大大提高了工作效率，同時(shí)也減少了一定的人力資源，這就導(dǎo)致許多企事業(yè)單位不單獨(dú)設(shè)立檔案管理的工作人員，會(huì)把這一部分的工作讓辦公室行政人員進(jìn)行兼顧，過去傳統(tǒng)的管理模式是將文秘工作與檔案管理工作分開進(jìn)行的，目前，要將兩者合并一體化，勢(shì)必會(huì)出現(xiàn)一些問題和不適應(yīng)，如何把兩項(xiàng)工作有效結(jié)合和兼顧，實(shí)現(xiàn)文秘和檔案管理一體化，是企事業(yè)單位所面臨的挑戰(zhàn)和難題。

一、辦公室文秘工作和檔案文書管理的定義

（一）辦公室文秘工作的定義。作為辦公室的文秘，簡(jiǎn)單理解就是領(lǐng)導(dǎo)的助手，負(fù)責(zé)傳達(dá)上級(jí)的指令和相關(guān)信息，還要幫助上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)起草文書，整理文件，來協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成工作和決策，對(duì)于文秘來說，跟文件打交道，起草、整理、傳達(dá)文件，并且要及時(shí)處理好相關(guān)文件，完整地保管好文件，最大程度發(fā)揮公文的重要性并且有效推進(jìn)，更好地為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，文秘是一項(xiàng)實(shí)踐工作，在單位中起著協(xié)調(diào)的作用，要有高度的政治覺悟和對(duì)于職業(yè)的道德水平，要有保密意識(shí)，對(duì)于重要的文書要高度重視并且保密。

（二）檔案文書管理工作的定義。檔案文書管理工作，主要是對(duì)單位內(nèi)部的檔案進(jìn)行收集和管理，并且把資料和相關(guān)文書分類整理立卷并且妥善保管，工作的主體是文書、會(huì)計(jì)、人事的相關(guān)資料，文書檔案室記錄政務(wù)活動(dòng)的檔案，是比較常見的檔案管理類型，是集中統(tǒng)一管理好管轄范圍內(nèi)的各種檔案，保障檔案的完整和安全，大力開發(fā)檔案信息資源，進(jìn)而為領(lǐng)導(dǎo)決策和單位的各項(xiàng)事務(wù)工作提供科學(xué)的依據(jù)。

二、文秘工作與檔案管理工作有效結(jié)合的意義

（一）提高工作效率，加強(qiáng)辦公人員的素質(zhì)水平。辦公室的行政文秘崗位，在單位內(nèi)部起著銜接和輔助的作用，是單位內(nèi)部一個(gè)重要的崗位，文書檔案管理人員不僅要對(duì)文件進(jìn)行歸檔分類處理，還要能夠及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供資料，準(zhǔn)確提供查詢服務(wù)，對(duì)于企業(yè)內(nèi)部的信息了然于心，工作量有所增加，這就要求辦公室的文秘工作人員提高工作效率，并且還要有較高的職業(yè)素質(zhì)才能夠得以勝任，文秘工作室對(duì)資料的整理與歸檔，檔案管理工作是對(duì)文秘工作成果的一個(gè)管理和應(yīng)用，如果兩者能夠相互結(jié)合，能夠增加文秘工作人員的涉獵范圍，激勵(lì)他們認(rèn)真工作，并且不斷提高專業(yè)素養(yǎng)和知識(shí)，在工作的環(huán)節(jié)上保證連貫性，節(jié)約銜接上浪費(fèi)的時(shí)間，會(huì)在一定程度上提高工作效率?？傊?，文秘工作與檔案工作是相互關(guān)聯(lián)的，兩者一體化可以提高工作的時(shí)效性，提高文秘工作的質(zhì)量，為檔案管理奠定有利基礎(chǔ)。

（二）提高公文質(zhì)量和檔案管理的質(zhì)量?，F(xiàn)如今，在現(xiàn)代的管理模式下，現(xiàn)代的企業(yè)文秘工作和檔案工作都已經(jīng)網(wǎng)絡(luò)化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)可以減少工作的時(shí)間，提高工作效率，是以機(jī)器為主，人工為輔助，充分利用計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等一些多媒體的電子設(shè)備，辦公室逐漸的自動(dòng)化，節(jié)約大量的勞動(dòng)力，工作上也方便不少，減少了錯(cuò)誤的發(fā)生，文書工作和檔案管理的結(jié)合提高了數(shù)字計(jì)算機(jī)的準(zhǔn)確率，提高公文質(zhì)量和檔案管理的質(zhì)量。

三、文秘工作和檔案管理工作兼顧出現(xiàn)的問題

文秘工作與檔案管理工作在業(yè)務(wù)上有著一定的相似之處和密切關(guān)聯(lián)，但是根本上還是有區(qū)別和不同，因?yàn)閮烧咴趯?shí)際的工作中處于一個(gè)載體上，所以一般單位不設(shè)置專職檔案人員，由文秘人員兼顧，又要保證質(zhì)量，在這個(gè)過程中會(huì)出現(xiàn)以下問題。

（一）檔案管理意識(shí)淡薄。在一個(gè)企業(yè)中，文秘工作人員是領(lǐng)導(dǎo)的有力助手，是企業(yè)中不和忽視的崗位，眾多的公文中要整理，以至于文秘人員忽略了對(duì)于檔案的處理，檔案管理意識(shí)比較淡薄，沒有真正以檔案的高標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范公文處理，首先對(duì)于文件的原稿件保存不當(dāng)，對(duì)于資料的歸檔不夠規(guī)范，查找起來比較麻煩，其次對(duì)于緊急情況下傳真的文件，工作人員沒有謹(jǐn)慎處理，要重新打印一遍再存檔，這樣可以減小字跡的不清晰程度，最后文件的編碼錯(cuò)誤，分類不明確，編碼出現(xiàn)重號(hào)，既影響了公文的質(zhì)量，又不符合立卷對(duì)檔案的要求。

（二）檔案范疇把握不準(zhǔn)。從表面上看，檔案管理的對(duì)象是文書，但是檔案的管理工作在實(shí)際生活中范疇廣泛，內(nèi)容多種多樣，包括會(huì)計(jì)的年度憑證，各種影像資料，重要的單位以往的文件等等，兩者的兼顧，會(huì)使檔案管理人員側(cè)重對(duì)于文書檔案的歸檔，忽略了其他資料，作為辦公室文秘人員，對(duì)于紅頭文件在檔案的管理上與一般的普通資料并無區(qū)別，也沒有做特殊的編號(hào)，這樣嚴(yán)重影響了文件的質(zhì)量，對(duì)于檔案的范疇把握不準(zhǔn)，往往會(huì)造成檔案分散和片面，查閱起來比較困難。

四、文秘工作和檔案管理工作有效結(jié)合的對(duì)策

（一）規(guī)范公文格式和文書歸檔。公文格式的規(guī)范與否，字跡是否清晰，直接影響了檔案管理與文書管理的一體化結(jié)合，文秘工作人員在對(duì)文書進(jìn)行起草的時(shí)候要謹(jǐn)慎，嚴(yán)格按照國(guó)家規(guī)定的格式進(jìn)行調(diào)整和編寫，保證文書的規(guī)模無誤，細(xì)節(jié)上比如紙張的大小、字體的顏色方方面面都要注意，版記是文秘工作和檔案管理工作銜接的重要標(biāo)記，在發(fā)展文檔一體化中起著非常重要的作用，這就要求文秘工作人員要重視，要準(zhǔn)確無誤地標(biāo)記出文件的印發(fā)部門和打印時(shí)間，并且做好相關(guān)的一些記錄，流轉(zhuǎn)后立卷歸檔，文書格式規(guī)范化的實(shí)現(xiàn)有助于文書檔案管理規(guī)范化程度的提高。

（二）加強(qiáng)文檔一體化建設(shè)。伴隨信息化建設(shè)進(jìn)程的持續(xù)推進(jìn)，文檔一體化建設(shè)工作逐漸被提上日程，越來越多的企業(yè)開始加大文檔一體化的建設(shè)力度，積極引進(jìn)各種自動(dòng)化的電子辦公設(shè)備，文檔一體化的建設(shè)能夠?yàn)槠髽I(yè)文秘工作與檔案管理工作的快速有效融合提供便利的條件，營(yíng)造良好的環(huán)境，企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，建立檔案管理信息管理系統(tǒng)，將文秘歸檔的各類文件都儲(chǔ)存到平臺(tái)里，這樣可以方便各部門查詢檔案信息，實(shí)現(xiàn)文檔的一體化運(yùn)作。

五、結(jié)束語

文秘工作和檔案管理工作在企業(yè)里占有至關(guān)重要的地位，對(duì)于企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展有著一定的促進(jìn)作用，與日常的工作管理內(nèi)容密切相關(guān)，歸檔是文秘工作的重要步驟，對(duì)于文秘工作進(jìn)行一定的歸納匯總，為后續(xù)的檔案管理工作也是一個(gè)基礎(chǔ)，總之企業(yè)將文檔一體化，合二為一，就要對(duì)于二者同時(shí)兼顧，并且有效地結(jié)合和運(yùn)用，找到兩者的關(guān)聯(lián)點(diǎn)，避免出現(xiàn)問題，并且采取一些措施，提升文秘工作和檔案管理工作的融合發(fā)展。

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