檔案數(shù)字化和數(shù)字檔案工作的思考及設(shè)想

陳世雄

摘 要：本文圍繞福建院檔案數(shù)字化及數(shù)字檔案工作現(xiàn)狀及發(fā)展與展望，特別對實際工作中相關(guān)設(shè)施裝備、管理機構(gòu)和人員、管理制度及標準制定等進行了一些思考與設(shè)想。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；數(shù)字檔案 ；電子文件；電子載體

一、前言

福建省電力勘測設(shè)計院（以下簡稱福建院）信息化建設(shè)起步較早，已建立了設(shè)計項目全過程管理系統(tǒng)《設(shè)計院管理信息系統(tǒng)平臺》、《OA辦公系統(tǒng)》、《檔案管理系統(tǒng)》等，隨著院業(yè)務(wù)的擴展和信息化的發(fā)展，院對檔案資源收集和管理提出了更高的要求，希望利用更先進的信息化手段建立數(shù)字檔案館，實現(xiàn)檔案資源的自動收集、檔案資源的規(guī)范管理、借閱和利用，更好的為設(shè)計人員服務(wù)。福建院數(shù)字檔案館按照中國電力規(guī)劃設(shè)計協(xié)會發(fā)布的《數(shù)字檔案館建設(shè)指導意見》的架構(gòu)要求構(gòu)建一套數(shù)字檔案館系統(tǒng)，充分整合、發(fā)揮院的資源，實現(xiàn)圖檔資源的流程化、網(wǎng)絡(luò)化、自動化、智能化、規(guī)范化管理，實現(xiàn)檔案資源的互相利用，互聯(lián)互通，重點解決數(shù)字檔案和傳統(tǒng)檔案等的歸檔和管理利用問題，實現(xiàn)檔案資源的“可收、可存、可管、可用”，提升檔案資源的再利用價值和創(chuàng)新能力。福建院數(shù)字檔案館建設(shè)歷經(jīng)方案評審、需求分析和軟件開發(fā)、調(diào)試運行階段后，計劃今年投入正式運行并通過達標驗收。本文圍繞福建院檔案數(shù)字化及數(shù)字檔案工作現(xiàn)狀及發(fā)展與展望，作了一些思考與設(shè)想。

二、問題提出

一是福建院數(shù)字檔案館建設(shè)后續(xù)工作內(nèi)容。在數(shù)字檔案館實施后，福建院數(shù)字檔案館建設(shè)后續(xù)工作，即館藏檔案數(shù)字加工也是檔案數(shù)字化建設(shè)的重要內(nèi)容。按照“搶救優(yōu)先、利用優(yōu)先、逐步擴展”的原則，開展館藏檔案數(shù)字化工作，豐富數(shù)字檔案館館藏，這是今后相當長一段時間內(nèi)福建院的工作重點。

二是院三標外審時，關(guān)于底圖存放不合格引起的思考。在院三標外審檢查時，外審專家指出：底圖不能折疊保存，應(yīng)攤平存放。針對這一不合格項，我認為，就福建院目前底圖庫房空間和存放柜，要做到此需購置專門的存放柜，并增加存放空間，這將耗費大量人工和資金，對此我們斟酌再三。主要原由：一是數(shù)字檔案館實施，底圖紙介質(zhì)將大量減少，甚至取消；二是檔案數(shù)字化后即使存放底圖，也只是短期，不會永久保管，短期折疊存放不會造成破損；三是庫房空間和設(shè)備應(yīng)為電子載體存放做準備，不應(yīng)過多考慮或停留在早期檔案存放方式上。因此，檔案人員和預(yù)算安排應(yīng)考慮有助于今后檔案數(shù)字化建設(shè)。

以中電建領(lǐng)導到福建院進行檔案工作評價為契機，認真總結(jié)，分析存在的突出問題，找出短板，提出措施，自我提升，促使檔案工作出亮點、上臺階、更好地為本企業(yè)提供高質(zhì)高效的檔案服務(wù)，提高檔案工作規(guī)范化、 制度化、科學化水平。

三、問題思考

一是設(shè)施及裝備。目前，福建院還沒有存放電子載體的專門場所和設(shè)施，特別對信息中心存儲介質(zhì)安全、專業(yè)的保管最為迫切。檔案庫房應(yīng)考慮能存放電子檔案載體，能防止電磁輻射、控制溫濕度、防止灰塵、防止機械振動、防止光線（特別是紫外線）和有害氣體影響等；建立電子檔案異地備份中心，電子載體要異地備份保管；檔案人員要注意電子載體操作使用規(guī)范；加強庫房日常維護管理工作。數(shù)字檔案裝備如電子文件存儲介質(zhì)要選擇合格載體，配備存放電子文件的光盤、磁帶、磁盤、U盤，及存放架、存放柜等，按照存儲介質(zhì)的壽命，定期開展更新，即在存儲介質(zhì)壽命到期或其配套設(shè)備、技術(shù)過時之前，將電子文件及時轉(zhuǎn)存到可以正常讀取的新的合格載體上，載體更新將始終伴隨著電子文件生命周期全工程。

二是檔案工作機構(gòu)和人員。設(shè)立企業(yè)數(shù)字化檔案管理機構(gòu)，企業(yè)領(lǐng)導分管數(shù)字檔案管理工作。對檔案中心崗位職責作適當調(diào)整，檔案人員素質(zhì)應(yīng)滿足檔案數(shù)字化的需要，配備具有檔案管理、計算機、企業(yè)經(jīng)營管理等相關(guān)知識和技能的檔案工作人員。

三是管理制度。要建立檔案數(shù)字化的相關(guān)管理制度。制定人員崗位職責；制定庫房、存放設(shè)備的規(guī)范及管理辦法；建立電子載體保管制度；制定數(shù)字檔案檢索、借出及下載權(quán)限規(guī)定；制定各類檔案整編規(guī)則。同時，制定要求相關(guān)部門及崗位承擔的職責，如信息中心相關(guān)制度，要求提供備份服務(wù)器等應(yīng)急備份系統(tǒng)，要求每年院提供應(yīng)急預(yù)算費用，要求數(shù)字檔案館的日常管理工作由檔案中心負責，與數(shù)字檔案館相關(guān)信息系統(tǒng)的維護由信息中心負責。

四是標準。檔案管理標準要遵循國際標準、國家標準、行業(yè)標準等。福建院作為企業(yè)要建立符合這些標準的本企業(yè)標準體系，如數(shù)字檔案項目編號及產(chǎn)品文件管理標準；歸檔電子文件整理規(guī)則；電子歸檔文件檔號結(jié)構(gòu)和編制要求；歸檔電子文件組件（件的組織）、分類、排列、編號、編目標準；歸檔電子文件的格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等整理要求；電子文件歸檔電子載體技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范等。發(fā)布的標準要準確、詳細，便于檢索。

五是館藏歷史檔案數(shù)字化。福建院建院至今，積累了大量的檔案資源。福建院館藏歷史資源數(shù)字化建設(shè)，主要是工程檔案（含底圖檔案和原材檔案），還有文書檔案、合同檔案。福建院在檔案信息化建設(shè)初期就得到了院領(lǐng)導的大力支持，歷年都有專門資金進行檔案信息化保障。從2008年起院檔案中心就開展工程檔案（底圖）專人掃描工作，迄今為止完成變電、線路、發(fā)電等工程的大量歷史圖紙掃描。但是，館藏剩余歷史檔案，如歷史圖紙、文本等掃描還需繼續(xù)投入人員、資金、時間。館藏歷史檔案數(shù)字化工作外包已經(jīng)是許多企業(yè)的通用做法。數(shù)字化外包工作應(yīng)充分的評估，要進行科學的管理，應(yīng)考慮如何管控數(shù)字化外包，避免各種風險，應(yīng)建立工作流程監(jiān)測機制，檔案人員要施以必要監(jiān)督和指導。經(jīng)費預(yù)算是外包加工的重要環(huán)節(jié)，要準確估算好歷史檔案數(shù)量、工作量、投入資金并合理使用。在外包合同洽談時要明確質(zhì)量要求和驗收標準。在外包時，應(yīng)事先制定數(shù)字化技術(shù)標準、操作規(guī)程、管理制度等依據(jù)性文件，來保證原始檔案的安全、保密，完整、有效地接收加工成果，并做好多套備份，最后要做好外包方面數(shù)據(jù)徹底清除和銷毀工作，保證檔案數(shù)據(jù)無遺漏、不流失。

四、問題解決設(shè)想endprint

（一）調(diào)研檔案機構(gòu)及部門管理經(jīng)驗和先進做法

據(jù)對行業(yè)內(nèi)相關(guān)設(shè)計單位檔案部門的初步了解，對大量工程檔案（底圖），有些單位現(xiàn)在只做暫時保存，掃描成電子版后，保管若干個月，若未出現(xiàn)錯誤情況，就銷毀底圖紙介質(zhì)，以騰出庫房存放空間。這些單位采取了一些嚴謹?shù)拇胧?，保證了底圖電子版安全性、有效性、完整性。檔案館在庫房設(shè)施及電子載體存放上也有許多值得參考借鑒之處。

（二）庫房及裝備

1.對院辦公樓底圖庫房進行改造，應(yīng)考慮電子載體存放對庫房環(huán)境要求，減少底圖存放柜，增設(shè)電子存檔設(shè)備。

2.為滿足異地存放要求，在院另一檔案庫房增設(shè)異地電子載體備份設(shè)施，庫房環(huán)境和設(shè)備也要符合要求。

3.為充實數(shù)字檔案館的館藏資源，對院購買紙質(zhì)規(guī)程規(guī)范及圖書，外購大量的信息資源，包括電子規(guī)程規(guī)范、圖書、期刊、論文等外部信息資源，通過與“電力標準化信息系統(tǒng)”、“中國期刊網(wǎng)”鏈接，減少或不購規(guī)程規(guī)范、圖書、期刊等紙質(zhì)版，不但知識的傳遞速度增快，滿足生產(chǎn)的需要，而且有效地提高生產(chǎn)效率，還大大的地減少檔案庫房和檔案裝具，從而降低保管成本。

（三）建立制定數(shù)字檔案相關(guān)管理制度

包括數(shù)字檔案館管理辦法；數(shù)字檔案館安全管理辦法；工程檔案如CAD電子文件管理規(guī)定和外供CAD電子文件管理規(guī)定；其他類別檔案（文書檔案、聲像檔案、實物檔案、總承包項目檔案、合同檔案、招投標檔案、科標業(yè)檔案、會計檔案、儀器設(shè)備檔案、軟件檔案、地形圖、圖書、規(guī)程規(guī)范、資料、標準圖集等外購資源及其網(wǎng)費管理及訂購管理）等管理制度；檔案鑒定銷毀制度；檔案庫房管理辦法；檔案中心崗位職責。要求相關(guān)部門如信息中心制定《網(wǎng)絡(luò)與信息安全及專項應(yīng)急預(yù)案》。

（四）人員崗位

對檔案中心人員崗位職責作適當調(diào)整，如隨著工程檔案紙介質(zhì)減少，檔案人員可適當承擔起工程檔案數(shù)字化工作，向業(yè)主移交電子載體，可提交光盤和U盤電子載體，減少目前大量紙介質(zhì)移交工作。數(shù)字檔案館經(jīng)常要光盤刻錄存放，此項工作可由信息中心或出版部門（公司）專門刻錄，檔案中心通過改造庫房條件，由專人負責保管并辦理借出及歸還手續(xù)。

（五）館藏歷史檔案數(shù)字化加工

1.開展檔案數(shù)字化工作需求調(diào)研

摸清院館藏歷史檔案數(shù)量、質(zhì)量，形成調(diào)研報告；制定檔案數(shù)字化工作計劃，明確目標、內(nèi)容、人員組織和職責分工、指標和方法、驗收標準、安全管理措施、進度安排、經(jīng)費預(yù)算、招投標事宜等。

2.明確工作方式、組建工作隊伍、配備相關(guān)條件

自主加工：即成立院專門從事檔案數(shù)字化工作機構(gòu)，從檔案中心和相關(guān)部門抽出有關(guān)人員組成臨時小組，來處理工作量大、任務(wù)急、時間相對短的歷史檔案數(shù)字化工作，但這種方式因檔案中心人手緊張，會影響日常工作。

外包加工：即通過簽訂合同的方式，購買社會專業(yè)化服務(wù)，由院外人員承擔歷史檔案數(shù)字化加工。以提高工作效率，但這種方式存在工作質(zhì)量不符合檔案管理要求的風險。

福建院的館藏數(shù)字化加工易采用自主加工和外包加工結(jié)合方式進行。院提供監(jiān)督和管理人員及加工場所，管理人員按照工作計劃開展必要監(jiān)督和檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并予以糾正和調(diào)整；承擔加工的服務(wù)公司上門提供檔案數(shù)字化加工服務(wù)。這種方式靈活方便、高效率的提供加工服務(wù)，并滿足院保密安全性要求。

3.數(shù)字化成果評估

在檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)告一段落后，院應(yīng)組織相關(guān)專業(yè)人員（或第三方機構(gòu)），采取科學的評估指標和方法對加工成果進行評估，內(nèi)容涉及數(shù)字化檔案加工成果一致性、真實性、完整性、安全性等。評估成果是改進后續(xù)檔案數(shù)字化工作及資金投入的依據(jù)，以爭取更多必要的支持。

五、結(jié)語

數(shù)學是地球上通用的語言，數(shù)字0和1記載著宇宙萬物及其活動的真實、完整的歷史，人類檔案數(shù)字化遵循著這一自然法則。因此，福建院檔案數(shù)字化是與時俱進的正確的企業(yè)行為。以上是本人對檔案工作作出的大致思考和設(shè)想。endprint