檔案管理的重要性與加強措施的分析

張紅艷

摘 要：隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展和社會的不斷進步，檔案管理工作越來越重要，相應(yīng)地對檔案管理工作也提出了更高層次的要求。在信息化發(fā)展的潮流下，必須加強我國檔案管理，這樣才能實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)發(fā)展。本文對檔案管理的概念及意義進行了說明，強調(diào)了檔案管理的重要性。同時，對我國檔案管理的現(xiàn)狀進行了研究，指出了檔案管理中存在的問題，并提出了加強檔案管理的若干建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理；意義；現(xiàn)狀；措施

檔案管理是一項至關(guān)重要的工作。只有積極適應(yīng)信息化發(fā)展，才能進一步提升檔案管理水平，才能更好地服務(wù)社會。檔案管理是檔案館圍繞檔案所展開的相關(guān)業(yè)務(wù)工作，是一項采取科學(xué)的方法對檔案進行管理，為社會提供服務(wù)的工作。

一、檔案管理的重要性

檔案管理有利于促進社會發(fā)展，科學(xué)的檔案管理必須實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范性、信息化以及安全性。具體來說，檔案整理工作具有非常重要的意義，主要表現(xiàn)為以下兩點∶一方面，檔案管理可以使我們充分了解國內(nèi)外形勢以及發(fā)展?fàn)顩r。另一方面，檔案管理可以快速、準(zhǔn)確、全面且系統(tǒng)的提供相關(guān)信息和資料，促進社會發(fā)展。因此，必須提高檔案管理水平，為社會提供更好的服務(wù)，積極構(gòu)建社會主義和諧社會。

隨著檔案類型不斷增多以及檔案數(shù)量不斷增長，給保管和使用帶來很大挑戰(zhàn)。因此，實現(xiàn)科學(xué)有效的檔案管理就顯得尤為重要。檔案管理既可以及時、準(zhǔn)確地提供信息，又可以將信息迅速傳遞到所需的地方，充分發(fā)揮檔案的作用，服務(wù)更多的人群。此外，信息技術(shù)的發(fā)展使檔案管理進入了新的時代，使檔案管理獲得了全面的提升。一方面，檔案管理可以為決策提供及時有效的支持。另一方面，檔案管理可以提供準(zhǔn)確的歷史依據(jù)。

二、我國檔案管理工作的現(xiàn)狀

在知識經(jīng)濟飛速發(fā)展的背景下，我國檔案管理迎來的不僅僅是美好的前景，還有更多的挑戰(zhàn)以及更高的要求。知識經(jīng)濟是指以知識為基礎(chǔ)的經(jīng)濟，知識已經(jīng)成為社會發(fā)展的主導(dǎo)力量。先進的知識和技術(shù)成為社會發(fā)展的不竭動力，對社會進步起著重要的推動作用。同時，知識經(jīng)濟又是信息化的經(jīng)濟，必須充分開發(fā)和利用信息資源，滿足新時代的需求。

隨著檔案信息量的不斷增加，甚至造成了信息超載，人們逐漸傾向于利用先進存儲技術(shù)來保存信息。目前，檔案信息主要保存在磁盤上，這就意味著必須進一步提升檔案的穩(wěn)定性、可靠性以及完整性，充分保障檔案信息的真實性和準(zhǔn)確性。隨著檔案日益復(fù)雜，相關(guān)工作人員必須不斷提升個人能力，積極適應(yīng)檔案管理的要求。只有建立高素質(zhì)、現(xiàn)代化的檔案管理團隊，才能順利解決新問題，實現(xiàn)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

三、加強檔案管理的有效措施

針對我國檔案管理的現(xiàn)狀，今后應(yīng)該采取一定措施，從而加強檔案的管理。

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理方式

傳統(tǒng)的檔案管理有著諸多缺陷，比如滯后。因此，必須從模式、內(nèi)容以及手段等方面對檔案管理進行改革，擺脫傳統(tǒng)檔案管理的弊端，實現(xiàn)檔案管理的長遠(yuǎn)發(fā)展。第一，檔案管理的立足點應(yīng)放在服務(wù)社會上。必須根據(jù)實際情況，選擇多樣的檔案管理方式。要注意積極引進信息化的方式，大膽擯棄不相適應(yīng)的模式。第二，檔案管理要加強與實際的結(jié)合，必須注重切實有效，拋開形式主義。

（二）加強檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

只有不斷加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，才能為檔案管理的發(fā)展提供支持，才能進一步提升檔案管理的水平。通過引進先進的基礎(chǔ)設(shè)施，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等先進技術(shù)的作用，促進檔案管理的發(fā)展，進一步提升檔案管理的效率及質(zhì)量。首先，必須加強紙質(zhì)檔案的管理。不僅能減少其存儲空間，還可以降低相應(yīng)的資金投入。其次，只有發(fā)展科學(xué)的檔案管理，才更能減少其日常維護費用，降低對檔案管理的投入。

（三）進一步健全檔案管理制度

健全的檔案管理制度是保障檔案高效高水平管理的重要保障。健全檔案管理制度，有利于優(yōu)化其運行機制，有利于保障檔案管理工作的有序進行。首先，對檔案管理進行制度化建設(shè)時，必須在法律的基礎(chǔ)上，充分考慮實際情況和宏觀形勢。其次，相關(guān)部門應(yīng)該充分重視檔案管理工作，在注重其可操作性和系統(tǒng)性的基礎(chǔ)上，探索出真正適合自身發(fā)展的檔案管理機制。同時，要注意不斷對檔案管理機制進行強化和完善。此外，還應(yīng)樹立先進的檔案管理觀念，從而加快檔案管理制度化的進程。

（四）提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理人員的素質(zhì)直接影響著檔案管理的效果。隨著社會的發(fā)展和技術(shù)的進步，我國檔案管理也逐步走向信息化和科學(xué)化，對檔案管理人員的素質(zhì)也有著更高的要求。對檔案管理人員進行培訓(xùn)時，要注意區(qū)分不同人員的部門和能力，以增強培訓(xùn)的系統(tǒng)性、針對性以及專業(yè)性。同時，要不斷對檔案管理人員進行專業(yè)性培訓(xùn)，不斷提升檔案管理人員的水平，使其能夠熟練掌握相關(guān)法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，熟練應(yīng)用各種現(xiàn)代化技術(shù)，使得檔案管理工作有章可循。

（五）加強檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和信息化

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理過程中要求要加強檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和信息化管理，這樣才能提高管理效率和管理水平。實現(xiàn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化以及管理高效率，必須從以下三個方面出發(fā)。第一，改善檔案的保管條件。配備更加專業(yè)的檔案室以及人員，并加強監(jiān)管力度。第二，保持嚴(yán)格的工作態(tài)度，做好審批及移交的工作。第三，對檔案進行針對性管理，進一步增強其準(zhǔn)確性和及時性。此外，實現(xiàn)檔案的信息化，符合檔案管理發(fā)展的趨勢。必須增強對檔案信息化的重視程度，充分利用現(xiàn)代化技術(shù)，加快檔案管理信息化進程。

（六）積極創(chuàng)新

為了實現(xiàn)檔案的科學(xué)管理，需要積極創(chuàng)新，主要是對管理方法進行創(chuàng)新。無論如何創(chuàng)新，在檔案管理工作中，都要嚴(yán)格規(guī)范檔案管理人員，從而保障檔案管理工作的準(zhǔn)確性、全面性以及及時性。對檔案信息進行定期檢查，對變動信息及時修正。在注重考核的同時，還要培養(yǎng)鉆研精神和創(chuàng)新精神，進一步擴大檔案信息的利用程度。積極創(chuàng)新，積極采用現(xiàn)代化的高新科技，積極采用新的管理方式，提高檔案管理的水平。此外，還要不斷開發(fā)檔案信息，不斷挖掘檔案信息潛力，不斷加大檔案信息的利用范圍。同時，結(jié)合新形勢對傳統(tǒng)檔案管理工作進行改革，實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化和科學(xué)化。

四、分析與總結(jié)

綜上所述，檔案管理發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，是國家文獻信息系統(tǒng)的重要組成部分，是社會信息系統(tǒng)的基石。文章對檔案管理的重要性進行了明確的說明，檔案管理不僅有利于部分工作的發(fā)展，而且有利于社會的長遠(yuǎn)發(fā)展。因此，必須加強我國檔案管理工作，實現(xiàn)檔案管理的長遠(yuǎn)發(fā)展。本文根據(jù)我國檔案管理工作現(xiàn)狀，提出了一系列加強檔案管理的有效措施。最后，希望本文的分析能為其它相關(guān)研究提供借鑒。

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