新時(shí)期如何做好企業(yè)檔案管理工作

高炬

摘要：隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案管理工作的作用越來越重要。本文通過對(duì)檔案管理中存在的一些問題出發(fā)，對(duì)新時(shí)期如何做好檔案管理工作進(jìn)行分析，促進(jìn)檔案管理工作朝著更好的方向發(fā)展，不斷為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步做出貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案工作；規(guī)范化

企業(yè)檔案不僅記載了企業(yè)發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，還為企業(yè)進(jìn)行科學(xué)分析，制定發(fā)展方向提供資料。因此，做好企業(yè)檔案工作對(duì)加強(qiáng)企業(yè)管理、提高經(jīng)濟(jì)效益，有十分重要的作用。

特別是在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈的今天，檔案管理工作全面、真實(shí)地反映好企業(yè)各個(gè)階段的工作狀況，為促進(jìn)企業(yè)科學(xué)發(fā)展提供了很好的參考資料。

一、我國企業(yè)檔案管理存在的問題

（一）對(duì)檔案管理工作不重視

現(xiàn)階段很多企業(yè)只關(guān)注企業(yè)發(fā)展的經(jīng)濟(jì)因素，以經(jīng)濟(jì)利益為主，從而在一定程度上造成了檔案管理工作只存在于形式上，沒有發(fā)揮檔案管理的應(yīng)有的作用。在現(xiàn)階段隨著經(jīng)濟(jì)體制的日益成熟，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)檔案管理工作加以重視，只有這樣才能促進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，使檔案管理發(fā)揮其應(yīng)有的作用，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)更快更好的發(fā)展。

（二）缺乏高效的檔案管理信息系統(tǒng)

企業(yè)信息處理網(wǎng)絡(luò)雖已得到很大程度的發(fā)展，但是在資料傳送過程缺乏一定的靈活性，從而在一定程度上制約了公司檔案管理工作效率。檔案管理信息化不足的根本原因是是企業(yè)未能建立高效的檔案管理信息系統(tǒng)，檔案管理工作沒有良好的技術(shù)與系統(tǒng)支持，從而造成工作效率很難提升，這是新時(shí)期加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作必須要解決的一個(gè)問題。

（三）管理制度上的不完善

有些企業(yè)雖然建立的管理制度，但是在實(shí)際的執(zhí)行方而力度卻不行，還有些檔案管理的相關(guān)人員的責(zé)任心缺乏，對(duì)于資料的整理不夠及時(shí)，有些檔案的收集不夠齊全，對(duì)于一些借出的檔案，借閱手續(xù)不夠健全，有借無還的現(xiàn)象時(shí)常發(fā)生，從而造成一些檔案不知去向；還有些人借著借閱檔案的機(jī)會(huì)，對(duì)一些資料進(jìn)行涂改，這樣一來就在很大的程度上影響檔案的真實(shí)性，對(duì)應(yīng)新時(shí)期的企業(yè)檔案管理工作造成了一定程度的影響，所以在新時(shí)期的企業(yè)檔案管理工作上必須加強(qiáng)企業(yè)檔案管理制度，只有這樣才能夠在新時(shí)期更好的做好企業(yè)檔案管理工作。

二、新時(shí)期做好檔案管理工作的方法

（一）建立健全切合實(shí)際的檔案管理制度

檔案的目前種類比較多，要想做到檔案管理規(guī)范化，必須要建立健全符合實(shí)際情況的檔案管理制度。加強(qiáng)檔案管理的相關(guān)設(shè)備，科學(xué)的做好檔案的保管工作，歸檔要及時(shí)，進(jìn)行合理的分類，從而達(dá)到一種方便單位檔案保管的目的。同時(shí)要制定嚴(yán)格的檔案借閱手續(xù)，防止檔案的流失。只有建立合理的檔案管理制度，才能讓檔案管理工作更好的落實(shí)。

（二）加快檔案信息化建設(shè)是做好檔案工作的必然要求

企業(yè)檔案工作作為企業(yè)信息系統(tǒng)的一部分，在現(xiàn)階段怎樣發(fā)揮好檔案的利用效益，是先階段在我們需要解決的一個(gè)難題。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體占用庫存量比較大，隨著信息化的高速發(fā)展，檔案載體形式也發(fā)生了很大的變化。將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，使檔案利用者在計(jì)算機(jī)的屏幕上讀到自己所需要的檔案信息，縮短了查檔時(shí)間，提高了調(diào)檔速度，擴(kuò)展了檔案的利用率，這當(dāng)前急需要解決的一個(gè)問題。實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化要著重從2個(gè)方面進(jìn)行思考，一是建立電子檔案。所有檔案在紙制檔案的基礎(chǔ)上要建立相應(yīng)的電子檔案。對(duì)歷史資料要重新整理，使所有檔案資料都能夠以文字、圖片、視頻等多媒體形式得以呈現(xiàn)，為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。二是要重視開發(fā)使用電子檔案管理系統(tǒng)。要發(fā)揮企業(yè)的實(shí)踐優(yōu)勢(shì)和科研機(jī)構(gòu)的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，開發(fā)具有實(shí)用性的電子檔案管理系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，這是現(xiàn)在企業(yè)發(fā)展的需要，也是在新時(shí)期做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。

（三）檔案管理工作觀念的不斷創(chuàng)新

在現(xiàn)階段觀念創(chuàng)新實(shí)際上是直接貫徹在整個(gè)檔案管理創(chuàng)新流程之中，它的存在，是確保管理創(chuàng)新最終能否得以成功的關(guān)鍵所在。所以要效的達(dá)到管理創(chuàng)新目的，就要針對(duì)現(xiàn)代化的管理理念進(jìn)行堅(jiān)持。在檔案管理工作中都要進(jìn)行創(chuàng)新，從而通過這一方式，來逐漸擺脫以往陳舊的思想觀念，促使檔案管理工作從內(nèi)部得以更加完善。企業(yè)檔案管理工作要適應(yīng)社會(huì)需求的變化，充分發(fā)揮企業(yè)檔案的服務(wù)功能，以提高企業(yè)檔案利用水平，把“死”檔案變成“活”檔案，更好地發(fā)揮企業(yè)檔案的作用，在創(chuàng)造社會(huì)效益的同時(shí)，促進(jìn)企業(yè)檔案事業(yè)的發(fā)展。只有把檔案管理工作觀念的不斷的創(chuàng)新，才能夠讓企業(yè)的檔案管理工作更好科學(xué)化。

（四）提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

為了在檔案管理工作過程中充分發(fā)揮信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，檔案管理人員就要通過不斷的學(xué)習(xí)來掌握信息化技術(shù)的知識(shí)和操作方法，要不斷進(jìn)行信息化管理的基本知識(shí)教育和計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力的培訓(xùn)，不斷加強(qiáng)其思想和業(yè)務(wù)建設(shè)，通過開展企業(yè)檔案人員崗位培訓(xùn)、提供相關(guān)書籍，鼓勵(lì)其鉆研業(yè)務(wù)，學(xué)習(xí)新知識(shí)，掌握新本領(lǐng)，掌握多種技能，不斷提高企業(yè)檔案人員自身素質(zhì)，從而提升檔案管理能力，使企業(yè)檔案管理工作走向規(guī)范化，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)，在新時(shí)期必須加強(qiáng)相關(guān)方面的培訓(xùn)。

三、總結(jié)

檔案管理工作是企業(yè)一項(xiàng)不可缺少的專業(yè)性很強(qiáng)的工作，涉及面廣而技術(shù)性又強(qiáng)，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理中起著重要作用，只有按照科學(xué)發(fā)展觀的要求和有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，采取得力措施，與時(shí)俱進(jìn)地發(fā)展檔案事業(yè)不斷創(chuàng)新地做好檔案管理，才能達(dá)到檔案工作為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)目的。

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