關(guān)于中小企業(yè)存貨管理問題的思考

曹愛麗

【摘要】存貨通常在整個企業(yè)資產(chǎn)中占比較大，對企業(yè)的經(jīng)營運作和生存發(fā)展所起的作用不可小覷。對于中小企業(yè)來說，存貨的管理問題在企業(yè)管理中尤為重要。由于大多數(shù)中小企業(yè)的存貨管理水平普遍不高，因此存貨管理引出的問題也較多。本文在分析中小企業(yè)存貨管理的重要性基礎(chǔ)上，探討了當(dāng)前中小企業(yè)存貨管理存在的現(xiàn)狀和問題，并針對性地提出了加強中小企業(yè)存貨管理的對策措施，以期為中小企業(yè)的發(fā)展提供一些有價值的思考。

【關(guān)鍵詞】中小企業(yè) 存貨管理 存貨

一、引言

存貨是企業(yè)儲存的以備領(lǐng)用的材料，或儲存的以備出售的產(chǎn)品等商品。存貨的運轉(zhuǎn)，就相當(dāng)于整個企業(yè)的經(jīng)營運轉(zhuǎn)。存貨運轉(zhuǎn)的好壞，代表著企業(yè)經(jīng)營管理的的有效程度，資金占用水平的高低，是否能給企業(yè)帶來更多的經(jīng)濟效益，維持著企業(yè)的正常運行。存貨是企業(yè)的重要資源，是生產(chǎn)經(jīng)營運轉(zhuǎn)中的必不可少的流動資產(chǎn)。隨著社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展，存貨管理已成為現(xiàn)代企業(yè)資產(chǎn)管理的重要部分，也是中小企業(yè)企業(yè)管理不可或缺的一項管理。通常，存貨占比為50%左右，企業(yè)資產(chǎn)管理的核心是對存貨有序地、有計劃地、有效地管理。

存貨管理是企業(yè)倉儲部門對存貨從接收、保管、發(fā)出等方面分門別類地進行有效管理，并為領(lǐng)導(dǎo)決策分析提供準(zhǔn)確及時的依據(jù)。有效的存貨管理可以保證生產(chǎn)和銷售需要而占用較低的存貨儲備；防止生產(chǎn)和銷售部門由于職能的偏見而提高存貨水平，防止占用過多的資金，來謀求企業(yè)全局性的利益，可以幫助企業(yè)倉庫管理人員做好庫存商品的管理，減少庫存占用成本，增加存貨的使用價值，發(fā)揮存貨一切可利用的潛能。

二、中小企業(yè)存貨管理存在的現(xiàn)狀和問題

目前，中小企業(yè)在存貨管理方面已經(jīng)做了很多努力，普遍設(shè)立了存貨管理，并設(shè)置內(nèi)控部門予以監(jiān)督評價，一定程度上也取得良好的效果。但是，中小企業(yè)仍存在諸多問題，影響了經(jīng)濟效率的提高，具體主要體現(xiàn)在以下方面：

（一）存貨的管理流程不規(guī)范，內(nèi)部控制制度不健全

存貨的購進和驗收，都由采購部門全權(quán)負責(zé)，不僅違背了不相容職務(wù)相分離的制度，而且可能給企業(yè)帶來一定量的損失，比如：采購人員為了一定的傭金和回扣，購進的存貨實物與采購合同的進貨標(biāo)準(zhǔn)不一致，以次充好，將會影響企業(yè)生產(chǎn)的產(chǎn)品質(zhì)量，進而會給企業(yè)帶來負面影響，并減少企業(yè)整體的利潤水平。

存貨的倉庫管理部門負責(zé)存貨的保管工作，并按照中小企業(yè)制定的存貨保管制度定期盤點存貨，做好存貨的增減、報廢處理。對于接收入庫的存貨，倉庫保管員未就該批存貨填制入庫單，只是將入庫存貨名稱、數(shù)量、金額錄入電腦中的存貨入庫流水賬，月底，倉庫管理部門沒有將入庫原材料流水賬傳遞給財務(wù)部門，財務(wù)部門沒有依據(jù)地進行原材料入庫記賬，只是根據(jù)倉庫管理部門填制的入庫單進行存貨記賬，這樣做，推遲了企業(yè)存貨的入賬時間，財務(wù)部門的存貨明細賬將不能準(zhǔn)確地為企業(yè)生產(chǎn)運營管理提高決策分析。

倉庫管理部門負責(zé)存貨的發(fā)出管理，沒有負責(zé)人的審批單，只是口頭傳達領(lǐng)用存貨，倉庫管理員根據(jù)領(lǐng)用的存貨填制領(lǐng)用單并簽名，沒有負責(zé)人的簽名。月底，倉庫管理部門根據(jù)自制的存貨領(lǐng)用單匯總一個存貨領(lǐng)用明細表移交給財務(wù)部門，財務(wù)部門就此做存貨出庫明細賬，看似沒有出現(xiàn)大問題，其實不然，領(lǐng)用人領(lǐng)用的存貨是否真正用于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營中，或者被領(lǐng)用的存貨是否浪費掉。對于存貨的賒銷方面，銷售部門口頭傳達企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的欠款發(fā)貨審批，倉庫管理部門沒有收到欠款發(fā)貨審批單，只根據(jù)口頭傳達就對外發(fā)貨。這樣，有時銷售部門為了提高自己部門的銷售業(yè)績，可能向虛構(gòu)客戶發(fā)貨，然后再以質(zhì)量等原因退貨，企業(yè)的銷售成本將增加，企業(yè)整體的利益將會受到影響。

倉庫管理人員的職責(zé)權(quán)限劃分不明確，不相容職務(wù)不相互分離。一個倉庫管理人員既辦理存貨的收發(fā)存相關(guān)工作，又登記存貨明細賬，違背了不相容職務(wù)相分離的內(nèi)部控制原則。中小企業(yè)沒有針對倉庫保管制定具體的內(nèi)部控制制度，使內(nèi)部控制流于形式，沒有實質(zhì)意義。

（二）存貨管理的信息化建設(shè)不先進，存貨信息傳遞不及時

對于大多數(shù)中小企業(yè)來說，存貨管理僅是建立存貨賬本并手工記賬結(jié)賬，導(dǎo)致存貨數(shù)據(jù)記錄容易丟失和傳遞不及時，影響數(shù)據(jù)匯總，不利于企業(yè)及時做出正確的決策。

購進和發(fā)出存貨，倉庫管理人員沒有及時地將相關(guān)存貨的單據(jù)傳遞給財務(wù)部門等其他部門，違背了會計信息的及時性和真實性。存貨數(shù)據(jù)不真實可靠，影響財會部門對存貨數(shù)據(jù)的分析，無法為企業(yè)管理提供有效的決策。對于存貨的缺失、報廢、毀損等，倉庫管理人員若沒有及時向領(lǐng)導(dǎo)報告，領(lǐng)導(dǎo)不能及時得到存貨短缺的信息，也就不能及時做出正確指導(dǎo)，將會給企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展帶來不利的影響。

（三）存貨管理無固定科學(xué)合理的方法，不利于存貨有效管理

中小企業(yè)的諸多存貨大多是按傳統(tǒng)的存貨管理方法管理的，有時并不適應(yīng)現(xiàn)行企業(yè)存貨管理模式，不能科學(xué)合理的管理和使用存貨，不僅管理存貨費時費力，而且不能及時、準(zhǔn)確地給企業(yè)的資產(chǎn)管理提供有效的數(shù)據(jù)，一定程度上降低了工作效率和準(zhǔn)確度，影響企業(yè)經(jīng)營決策的正確制定。

（四）倉儲人員業(yè)務(wù)能力有待提高，職業(yè)修養(yǎng)不高

中小企業(yè)招聘倉儲人員時要求不高，能寫會算就符合要求。其實不然，大多數(shù)倉儲人員對倉儲流程不懂，存貨保管方面知識欠缺。在存貨驗收、保管、發(fā)出上，經(jīng)常會出現(xiàn)錯誤，工作效率降低，存貨數(shù)據(jù)得不到有效記錄和匯總。此外，倉儲人員做事態(tài)度有些敷衍了事，不能盡職盡責(zé)，全力做好倉儲工作。

三、加強中小企業(yè)存貨管理的對策措施

（一）完善存貨管理的內(nèi)部控制制度

中小企業(yè)應(yīng)充分分析存貨管理存在的內(nèi)控問題，加強內(nèi)部控制制度在存貨問題上的完善，規(guī)范存貨驗收程序和方法，加強存貨管理的授權(quán)審核機制，確保存貨處于最佳庫存狀態(tài)，詳細記錄存貨入庫、出庫及庫存情況，做到賬實相符，并定期與有關(guān)部門進行核對；建立存貨盤點清查制度，倉庫管理部門與財務(wù)部門應(yīng)按月定期盤點，確保存貨實物與存貨明細賬核對相符。存貨內(nèi)部控制制度的健全，使存貨收發(fā)存管理工作具體到實踐上，內(nèi)部流程具體化，便于操作，企業(yè)應(yīng)在內(nèi)部控制的基礎(chǔ)上，完善倉庫管理制度及倉庫管理人員職責(zé)權(quán)限。

中小企業(yè)應(yīng)制定定期存貨盤點制度，組織相關(guān)人員與不相關(guān)人員定期對存貨進行盤點，并出具存貨盤點報告。此外，企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定內(nèi)部控制監(jiān)督制度，明確內(nèi)部審計部門在內(nèi)部監(jiān)督中的職責(zé)權(quán)限，規(guī)定內(nèi)部監(jiān)督的流程，不定期地進行抽查盤點，及時發(fā)現(xiàn)存貨存在的問題，并及時采取措施進行糾正。

（二）使用先進的存貨管理軟件系統(tǒng)，便于存貨信息傳遞便捷

ERP管理系統(tǒng)是現(xiàn)代企業(yè)管理的運行模式，它是一個在全公司范圍內(nèi)應(yīng)用的高度集成的系統(tǒng)，覆蓋了客戶、項目、庫存和采購供應(yīng)等管理工作，通過優(yōu)化企業(yè)資源達到資源效益最大化，既能實現(xiàn)存貨的動態(tài)監(jiān)控管理，又能簡化存貨盤點工作，實現(xiàn)了準(zhǔn)確核算存貨成本，大大提高了工作效率。

對于倉管部，可以對原材料、半成品以及成品在多個站點與倉庫中進行下單、貯存、加工和挑撥的管理，做好材料申請、審批和發(fā)放及庫存的統(tǒng)計和更新。

對于財務(wù)部，除可以追蹤訂單、庫存外，對已辦理入庫未收到發(fā)票的存貨，還可以根據(jù)倉管部門已填制的入庫單做暫估入賬，并對已辦理出庫未開發(fā)票的存貨，也可根據(jù)倉管部門填制的出庫單做出庫管理，這樣，倉管部門的存貨出入庫明細賬與財務(wù)部門的存貨明細賬核對相符，月底，定期盤點存貨實物，并與相關(guān)明細賬進行逐項核對。

（三）控制存貨采購審批，加強存貨成本管理

大宗采購業(yè)務(wù)應(yīng)采用招標(biāo)管理、集中采購。對于大額的采購合同，應(yīng)實行集體決策或聯(lián)簽制度。在相關(guān)部門進行授權(quán)審批后，采購員應(yīng)按授權(quán)委托進行簽訂合同。本著節(jié)約的原則，采購員收集各種信息，同類產(chǎn)品貨比多家，以求價格最低、質(zhì)量最優(yōu)，確保了生產(chǎn)的正常進行，又有效控制了采購成本，加速資產(chǎn)周轉(zhuǎn)，提高資金使用效率。

存貨采購資金的支付，應(yīng)由采購部門填制采購資金支付申請單，財務(wù)部門應(yīng)結(jié)合采購合同上的商品名稱、規(guī)格、型號，付款金額，與實際收到的發(fā)票、實物入庫單一一審核無誤后，將申請單交由財務(wù)經(jīng)理、總經(jīng)理簽字，然后財務(wù)部門出納員根據(jù)申請單辦理付款手續(xù)，進行貨款支付結(jié)算。

在控制采購成本方面，企業(yè)財務(wù)部門應(yīng)充分發(fā)揮本部門的優(yōu)勢和核算能力，在不違反中小企業(yè)會計制度規(guī)定的前提下，采用最合理的成本核算方法計算存貨成本，并使企業(yè)成本降到最低。另外，企業(yè)其他部門應(yīng)謹(jǐn)慎使用消耗性物資，降低消耗量，延長消耗性物資的使用期限，減少了消耗性物資的購買次數(shù)，一定程度上降低了購買成本。

（四）提高倉儲人員的綜合素質(zhì)，加強倉儲知識的培訓(xùn)

倉儲人員作為企業(yè)存貨管理的必要的一分子，知識的儲備與職業(yè)道德素質(zhì)的修養(yǎng)也是非常重要的。企業(yè)應(yīng)重視對倉儲人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，加大力度培訓(xùn)，使每一個倉儲人員都可以成為能勝任倉儲工作的優(yōu)秀人才，為企業(yè)的存貨管理工作貢獻自己的力量。

四、結(jié)語

解決中小企業(yè)存貨管理問題的關(guān)鍵，首先需要健全的存貨管理內(nèi)部控制制度，使管理存貨有章可尊，有則可循，有據(jù)可依，企業(yè)可以系統(tǒng)化地管理存貨，有效地降低庫存，并降低資金平均占用水平，提高資金使用效率。其次，采用系統(tǒng)科學(xué)合理的存貨管理方法，在有效的方法下，存貨的收發(fā)存管理更加簡便、更有效率。只有做好這些，存貨管理才能做得更好，這樣企業(yè)才能更好更快地經(jīng)營發(fā)展。

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