淺談對(duì)加強(qiáng)科研檔案建設(shè)、管理與應(yīng)用的思考

鐘欣++鐘彩霞

摘要：本文從科研檔案管理的重要性思考引題，提出科研檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題，分析挖掘科研檔案價(jià)值，由傳統(tǒng)服務(wù)向知識(shí)服務(wù)轉(zhuǎn)變思路，提出了加強(qiáng)科研檔案建設(shè)管理與應(yīng)用的三點(diǎn)建議，對(duì)于如何建好、用好科研檔案具有參考價(jià)值。

關(guān)鍵詞：科研檔案；檔案管理與應(yīng)用；檔案價(jià)值

一、深刻認(rèn)識(shí)加強(qiáng)科研檔案管理的重要意義

科研檔案是記錄科研歷程與科研積淀的重要載體見證。保護(hù)好和利用好科研檔案，并且發(fā)揮其自身重要的價(jià)值是擺在檔案管理者面前的課題?？蒲袡n案是記載科研活動(dòng)的各種記錄與證據(jù)材料的統(tǒng)稱。管好并用好既有科研檔案對(duì)于提升科研工作水平至關(guān)重要。科研檔案是承載科技單位價(jià)值的重要資產(chǎn)。隨著創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)戰(zhàn)略的實(shí)施，科研檔案在單位事業(yè)發(fā)展中的作用和地位顯得尤為重要。應(yīng)用最新的技術(shù)手段，創(chuàng)新檔案管理思路和方法，是當(dāng)前創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)需求、“互聯(lián)網(wǎng)+”與大數(shù)據(jù)應(yīng)用環(huán)境下的現(xiàn)實(shí)需要。

二、科研檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀及問題

1.管理人員歸檔意識(shí)淡薄

科研檔案是科研管理的重要一環(huán)，體現(xiàn)著單位的積淀與文化，代表著科技實(shí)力與競(jìng)爭(zhēng)力。由于認(rèn)識(shí)不足，尤其是管理人員將精力更多地放在了申報(bào)與報(bào)獎(jiǎng)環(huán)節(jié)，從而忽略了將科研檔案工作融入科研全過程，使其成為科技活動(dòng)鏈條中不可或缺的部分?？萍既藛T由于忙于技術(shù)攻關(guān)，對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不到位，歸檔意識(shí)薄弱，更不利的是多數(shù)單位的績(jī)效與科研產(chǎn)出掛鉤，導(dǎo)致重產(chǎn)出績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)和榮譽(yù)，沒能把檔案工作融入到日?？蒲泄芾砘顒?dòng)中，致使檔案歸檔不完善，不能為后續(xù)的科技活動(dòng)提供參考借鑒，影響到科研管理水平的提高。

2.管理制度和約束手段不健全

多數(shù)單位都是借鑒常規(guī)性的檔案管理辦法，缺乏相應(yīng)的科研檔案管理專項(xiàng)制度，大多是催交和提醒方式，加之科技人員固有的知識(shí)產(chǎn)權(quán)思維和保密要求，很容易將檔案管理人員

拒之門外。這導(dǎo)致重要、具有價(jià)值的科研檔案的搜集難上加難，以至于科研管理人員很難做到檔案的專業(yè)與統(tǒng)一，造成檔案搜集質(zhì)量參差不齊。

3.科研檔案管理人員專業(yè)水平有待提高

在從事科研檔案管理的人員中，兼職人員是主力。有的管理人員是還有很多其他重要的工作，沒有更多的精力投入其中；有的人員本身就是外行，更沒有接受過檔案工作相關(guān)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，對(duì)檔案工作感到陌生，不知道該從何下手；還有的人員年齡結(jié)構(gòu)偏高，學(xué)歷層次相對(duì)較低，對(duì)檔案管理的熱情不高，無(wú)法跟上檔案工作的時(shí)代發(fā)展需要，更談不上專業(yè)創(chuàng)新。

三、加強(qiáng)科研檔案建設(shè)與管理問題的思考

科研項(xiàng)目申報(bào)作為科研管理中的重要環(huán)節(jié)，越來(lái)越受到科研管理部門的重視。隨著我國(guó)科技創(chuàng)新的快速發(fā)展、國(guó)家自然基金的調(diào)整與改革政策的實(shí)施，以及《國(guó)家自然科學(xué)基金資助項(xiàng)目資金管理辦法》和配套文件的出臺(tái)，科研人員參與科學(xué)研究的積極性被顯著激發(fā)?？蒲袉挝辉趪?guó)家級(jí)項(xiàng)目上的競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，獲得資助的國(guó)家基金項(xiàng)目數(shù)量和經(jīng)費(fèi)一度成為考核評(píng)比的重要指標(biāo)。

科研檔案是附屬于科學(xué)研究的重要載體。檔案建設(shè)的重中之重在于檔案采集。檔案的采集工作是檔案管理過程的基礎(chǔ)，在管理過程中及時(shí)采集、分析、整理、清洗、存儲(chǔ)科研檔案的相關(guān)材料，最終形成完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的科研檔案信息?？蒲袡n案與整個(gè)科研過程疊加在一起，需要檔案管理人員同科研人員緊密聯(lián)系，跟蹤收集已形成的各種材料。較好的做法是在課題組固定一名檔案員，在熟悉課題進(jìn)展和關(guān)鍵環(huán)節(jié)的前提下，依據(jù)檔案整理規(guī)范，在科研檔案的搜集建檔過程中，自然而然地加強(qiáng)了過程資料的搜集與整理。通過檔案管理過程的完整積累和系統(tǒng)的文件材料整理歸檔，實(shí)現(xiàn)了對(duì)科技活動(dòng)全過程的有效監(jiān)督和管理。

做好科研檔案的跟蹤搜集，需要建立一套完整的科研檔案歸檔制度體系。制度中應(yīng)明確檔案管理人員的職責(zé)與義務(wù)，完善檔案資料的搜集、歸檔、開發(fā)利用規(guī)程，明確科研歸檔的范圍、形式與內(nèi)容，只有這樣才更有利于收集到真實(shí)而完整的檔案材料。

四、提高科研檔案管理的幾點(diǎn)建議

1.要加強(qiáng)科研過程中檔案資料的整理與搜集

借助課題組科研檔案員的協(xié)助，對(duì)于項(xiàng)目實(shí)施全過程中的資料，如項(xiàng)目申報(bào)書、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)的搜集與整理、實(shí)驗(yàn)的過程及中間結(jié)果、人員分工與參與情況、結(jié)題報(bào)告、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、論文、成果與專利情況等，均要分類歸檔，集中裝訂入冊(cè)。電子檔案應(yīng)建立系統(tǒng)加以管理和監(jiān)督，在確保安全保密的前提下，讓用戶通過檔案信息管理系統(tǒng)直接網(wǎng)上全文檢索和瀏覽檔案信息，提高查詢應(yīng)用的時(shí)效性及便捷性。

2.要提升科研人員的檔案資料歸檔意識(shí)

科研人員，尤其課題負(fù)責(zé)人作為專業(yè)技術(shù)人員，專注于科研課題的研究與具體實(shí)施，可能無(wú)暇熟悉具體的檔案管理規(guī)程，檔案歸檔意識(shí)淡薄在所難免。為了彌補(bǔ)這一缺陷，需要加強(qiáng)溝通和培訓(xùn)，以提升科研人員的檔案歸檔意識(shí)，建立檔案管理人員與科研人員之間的互信，提升專業(yè)人員業(yè)務(wù)檔案的榮譽(yù)感。另外還要加強(qiáng)課題組人員兼職檔案員的管理和培訓(xùn)。

3.重視科研檔案應(yīng)用，培育檔案附加值和延伸成果

歐美科技檔案管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)啟示我們，應(yīng)該重視科技檔案的情報(bào)價(jià)值，重視科技檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，重視多元主體共建共享，重視網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用?？蒲袡n案的價(jià)值在于應(yīng)用，應(yīng)該利用已有檔案獨(dú)有的原始數(shù)據(jù)和資料，挖掘潛在價(jià)值，指導(dǎo)科研申報(bào)，理順學(xué)科交叉思路，共享科研基礎(chǔ)，促進(jìn)科技成果轉(zhuǎn)化。要通過培育檔案附加值，提升檔案成果，挖掘科研檔案的潛在價(jià)值，引領(lǐng)檔案的可視化應(yīng)用，讓科技工作者真正體會(huì)到檔案的價(jià)值所在，促進(jìn)科研檔案搜集與有效利用間的正循環(huán)。

4.挖掘科研檔案價(jià)值，由傳統(tǒng)服務(wù)向知識(shí)服務(wù)轉(zhuǎn)變

積累檔案的價(jià)值在于應(yīng)用，如何挖掘科研檔案價(jià)值，提供個(gè)性化服務(wù)和知識(shí)服務(wù)是當(dāng)今的主流趨勢(shì)。傳統(tǒng)檔案服務(wù)僅僅關(guān)注客體的需要，而個(gè)性化和知識(shí)服務(wù)關(guān)注的則是方案，提供的是知識(shí)。要實(shí)現(xiàn)知識(shí)服務(wù)，檔案管理部門就必須以服務(wù)對(duì)象的需求為導(dǎo)向，用現(xiàn)代管理理念引領(lǐng)檔案應(yīng)用，以服務(wù)用戶滿意為目標(biāo)宗旨，把控檔案管理的全過程。要通過加強(qiáng)科研檔案的統(tǒng)計(jì)與分析，加強(qiáng)檔案信息挖掘，分析既往或前期科研的學(xué)術(shù)積累，為課題申報(bào)提供思路，分析研究基礎(chǔ)與研究?jī)?yōu)勢(shì)，為科研攻關(guān)提供基礎(chǔ)積累與共享應(yīng)用，促進(jìn)科技成果轉(zhuǎn)化并發(fā)揮科研檔案獨(dú)特的展示、傳播與共享作用。

五、小結(jié)

加強(qiáng)科研檔案管理是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性建設(shè)工程。科研檔案既是科技單位檔案的重要組成部分，也是吸引高層次人才的重要宣傳陣地。做好科研檔案管理是向科技創(chuàng)新型單位邁進(jìn)的有利抓手，有利于學(xué)科與平臺(tái)建設(shè)，有利于促進(jìn)科技成果的轉(zhuǎn)化，更有利于科技創(chuàng)新實(shí)力的展示。從這一點(diǎn)講，加強(qiáng)科技單位科研檔案的管理與應(yīng)用建設(shè)，怎么強(qiáng)調(diào)也不為過。

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