用友U8采購管理系統(tǒng)的“業(yè)務(wù)及權(quán)限控制”參數(shù)設(shè)置

李江霞++李竹梅++王達(dá)

[摘 要] 采購管理系統(tǒng)是供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)中的重要子系統(tǒng)，其初始化設(shè)置工作的正確性，不僅對(duì)采購管理系統(tǒng)本身，而且對(duì)其他與之相關(guān)聯(lián)的系統(tǒng)也有影響，本文對(duì)采購管理系統(tǒng)初始化工作中容易出現(xiàn)錯(cuò)誤的“業(yè)務(wù)及權(quán)限控制”參數(shù)設(shè)置進(jìn)行了詳細(xì)闡述，企業(yè)可以對(duì)照使用，從而避免出現(xiàn)問題。

[關(guān)鍵詞] 業(yè)務(wù)及權(quán)限控制；采購管理；用友U8

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 13. 028

[中圖分類號(hào)] F235.19；F275.2 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2017）13- 0067- 04

0 引 言

用友U8采購管理系統(tǒng)從供應(yīng)鏈管理的角度，為企業(yè)的采購活動(dòng)提供了一個(gè)良好的管理平臺(tái)，因其與生產(chǎn)制造系統(tǒng)、庫存管理系統(tǒng)、應(yīng)付款管理系統(tǒng)、存貨核算系統(tǒng)等多個(gè)系統(tǒng)都存在接口關(guān)系，所以采購管理系統(tǒng)在供應(yīng)鏈中的作用非常重要。但筆者在項(xiàng)目調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，有的企業(yè)應(yīng)用采購管理系統(tǒng)總是出現(xiàn)這樣那樣的問題，究其緣由，竟然是采購管理系統(tǒng)在初始化時(shí)的某個(gè)參數(shù)設(shè)置錯(cuò)誤，并導(dǎo)致后續(xù)一系列錯(cuò)誤的發(fā)生。

如圖1所示，“采購選項(xiàng)設(shè)置”共分“業(yè)務(wù)及權(quán)限控制”“公共及參照控制”“采購預(yù)警和報(bào)警”三個(gè)頁簽，本文對(duì)其中容易出現(xiàn)錯(cuò)誤的“業(yè)務(wù)及權(quán)限控制”參數(shù)設(shè)置進(jìn)行了詳細(xì)闡述。

1 “業(yè)務(wù)選項(xiàng)”區(qū)域

1.1 普通業(yè)務(wù)必有訂單

為解決企業(yè)以訂單為核心的采購管理模式，采購的業(yè)務(wù)必須有采購訂單，可以通過采購訂單跟蹤采購的整個(gè)業(yè)務(wù)流程。勾選選中時(shí)，采購到貨、入庫、發(fā)票、退貨，都需要有訂單作為依據(jù)。到貨單、采購入庫單、采購發(fā)票、紅字采購入庫單，都不能手工新增，必須參照來源單據(jù)生成。

1.2 直運(yùn)業(yè)務(wù)必有訂單

一些企業(yè)有直運(yùn)的業(yè)務(wù)，即產(chǎn)品不進(jìn)行入庫，企業(yè)在接到客戶訂單后向供應(yīng)商訂貨，并且由供應(yīng)商直接將商品發(fā)給企業(yè)的客戶；結(jié)算時(shí)，企業(yè)分別與供應(yīng)商和客戶進(jìn)行結(jié)算。此選項(xiàng)在采購管理系統(tǒng)中只作為顯示，如果要修改，只能在銷售管理系統(tǒng)中進(jìn)行修改。當(dāng)選擇直運(yùn)業(yè)務(wù)必有訂單時(shí)，直運(yùn)業(yè)務(wù)的起點(diǎn)為銷售訂單，在采購系統(tǒng)中，直運(yùn)采購訂單必須參照直運(yùn)銷售訂單生成，直運(yùn)采購發(fā)票只能參照直運(yùn)采購訂單生成，二者都不能手工新增。

1.3 啟用受托代銷

只有在建賬時(shí)企業(yè)類型選擇為商業(yè)或醫(yī)藥流通時(shí)才可以選擇此參數(shù)。此參數(shù)與庫存系統(tǒng)中的“有無受托代銷業(yè)務(wù)”屬于一個(gè)參數(shù)，可以在采購系統(tǒng)或庫存系統(tǒng)中進(jìn)行設(shè)置，在其中一個(gè)系統(tǒng)設(shè)置，同時(shí)改變?cè)诹硪粋€(gè)系統(tǒng)的選項(xiàng)。

1.4 受托代銷業(yè)務(wù)必有訂單

此選項(xiàng)用于選擇受托代銷業(yè)務(wù)是否必有訂單。只有啟用受托代銷后，才能編輯此選項(xiàng)。同樣，如果選中了受托代銷業(yè)務(wù)必有訂單，則受托代銷相關(guān)的到貨單、發(fā)票只能參照采購訂單生成，而不能手工新增。

1.5 允許超訂單到貨及入庫

用于支持企業(yè)在實(shí)際業(yè)務(wù)過程中存在到貨和入庫時(shí)，存貨的數(shù)量超過訂單中對(duì)應(yīng)存貨的數(shù)量的業(yè)務(wù)。不選中，說明不允許超訂單到貨及入庫，參照訂單生成到貨單、入庫單時(shí)，不可超訂單數(shù)量。選中說明允許超訂單到貨及入庫，但超出量有一個(gè)控制，即在存貨檔案的“控制”頁簽中的“入庫超額上限”中進(jìn)行設(shè)置，并保證“到貨單/入庫單的數(shù)量≤訂單數(shù)量*（1+入庫超額上限）”。具體使用方法如下：

（1）如果企業(yè)的所有采購都必須根據(jù)訂單入庫，則此選項(xiàng)最好與“必有訂單”選項(xiàng)聯(lián)合使用。即選中“必有訂單（根據(jù)不同的業(yè)務(wù)類型選擇）”，不選“允許超訂單到貨/入庫”，這樣，所有的采購業(yè)務(wù)必須通過采購訂單執(zhí)行，而且到貨/入庫的數(shù)量要小于或等于訂單數(shù)量。

（2）如果企業(yè)只是對(duì)一些重要存貨進(jìn)行到貨/入庫數(shù)量的控制，其他存貨不進(jìn)行控制，但不允許接收沒有訂單的存貨，可以選中“必有訂單”，并且選中“允許超訂單到貨/入庫”。同時(shí)，對(duì)于允許超訂單到貨/入庫的存貨，在存貨檔案中設(shè)置可以超的上限值；對(duì)于不允許超訂單到貨/入庫的存貨，在存貨檔案中將“入庫超額上限”值設(shè)置為0或不設(shè)置（默認(rèn)為空）。

如果企業(yè)對(duì)于存貨的到貨/入庫數(shù)量不進(jìn)行控制，則做業(yè)務(wù)時(shí)也可以直接手工增加到貨單，不走訂單環(huán)節(jié)。

1.6 允許超計(jì)劃訂貨

用于對(duì)參照MRP/MPS計(jì)劃和ROP計(jì)劃中的計(jì)劃量生成訂貨時(shí)的訂單量能否超計(jì)劃量的控制。選中說明允許超計(jì)劃訂貨，但超出量有一個(gè)控制，即在存貨檔案的“控制”頁簽中的“訂貨超額上限”中進(jìn)行設(shè)置，并保證參照MRP/MPS計(jì)劃生成的請(qǐng)購單或采購訂單時(shí)“累計(jì)訂貨數(shù)量≤對(duì)應(yīng)MRP/MPS計(jì)劃的計(jì)劃數(shù)量*（1+訂貨超額上限）”。若參照ROP計(jì)劃則不控制數(shù)量。1.7 允許超請(qǐng)購訂貨

選中說明允許超請(qǐng)購訂貨，但超出量有一個(gè)控制，即在存貨檔案的“控制”頁簽中的“請(qǐng)購超額上限”中進(jìn)行設(shè)置，并保證在允許超請(qǐng)購訂貨時(shí)“累計(jì)訂貨數(shù)量≤請(qǐng)購單數(shù)量*（1+請(qǐng)購超額上限）”。

1.8 供應(yīng)商供貨控制

下拉框有“不檢查”“檢查提示”“嚴(yán)格控制”三個(gè)選擇，具體說明如下：

（1）不檢查。在錄入單據(jù)和保存單據(jù)時(shí)不檢查供應(yīng)商與存貨的對(duì)應(yīng)關(guān)系；采購單據(jù)選擇供應(yīng)商后，可以參照到所有外購屬性的存貨。

（2）檢查提示。在錄入單據(jù)和保存單據(jù)時(shí)檢查供應(yīng)商與存貨的對(duì)應(yīng)關(guān)系，給出提示，讓用戶來決定“是否繼續(xù)”，系統(tǒng)不嚴(yán)格控制；采購單據(jù)選擇供應(yīng)商后，只能參照到供應(yīng)商存貨對(duì)照表中該供應(yīng)商對(duì)應(yīng)的存貨。

（3）嚴(yán)格控制。在錄入單據(jù)和保存單據(jù)時(shí)檢查供應(yīng)商與存貨的對(duì)應(yīng)關(guān)系，如果不在供應(yīng)商存貨對(duì)照表范圍內(nèi)，則單據(jù)嚴(yán)格控制不允許保存；采購單據(jù)選擇供應(yīng)商后，只能參照到供應(yīng)商存貨對(duì)照表中該供應(yīng)商對(duì)應(yīng)的存貨。

2 “入庫單是否自動(dòng)帶入單價(jià)”區(qū)域

勾選則表示由系統(tǒng)自動(dòng)帶入單價(jià)，用戶可自選手工錄入、參考成本、最新成本幾種取價(jià)方式。

3 “訂單/到貨單/發(fā)票單價(jià)錄入方式”區(qū)域

3.1 手工錄入

若選擇，則在錄入訂單、到貨單、發(fā)票時(shí)，價(jià)格需手工錄入。

3.2 取自供應(yīng)商存貨價(jià)格表價(jià)格

若選擇，則在錄入訂單、到貨單、發(fā)票時(shí)，根據(jù)當(dāng)前增加的單據(jù)的供應(yīng)商與存貨，到供應(yīng)商存貨價(jià)格表查詢是否有相應(yīng)的記錄，如果有相應(yīng)的記錄，則帶入相應(yīng)供應(yīng)商存貨的無稅單價(jià)、含稅單價(jià)、稅率，可修改；如果供應(yīng)商存貨價(jià)格表中沒有相應(yīng)的記錄，則讓用戶錄入。

3.3 最新價(jià)格

系統(tǒng)自動(dòng)取最新的訂單、到貨單、發(fā)票上的價(jià)格，包括無稅單價(jià)、含稅單價(jià)、稅率，可修改。取價(jià)規(guī)則參見以下“歷史交易價(jià)參照設(shè)置”。

4 “歷史交易價(jià)參照設(shè)置”區(qū)域

在單據(jù)中錄入存貨價(jià)格時(shí)，系統(tǒng)提供了參考以前的一些采購交易價(jià)格的功能。此選項(xiàng)用來設(shè)置價(jià)格參照時(shí)，要參照哪類單據(jù)，顯示多少次的交易價(jià)，并可以選擇是否要根據(jù)供應(yīng)商進(jìn)行取價(jià)。

4.1 來源

用戶可選擇在業(yè)務(wù)中作為價(jià)格基準(zhǔn)的單據(jù)，在參照歷史交易價(jià)和最新價(jià)格時(shí)取該單據(jù)的價(jià)格。選擇內(nèi)容有訂單、到貨單和發(fā)票。

4.2 按供應(yīng)商取價(jià)

選中則按照當(dāng)前單據(jù)的供應(yīng)商帶入歷史交易價(jià)。

4.3 顯示最近歷史交易價(jià)記錄次數(shù)

在此錄入?yún)⒄諘r(shí)所顯示的記錄數(shù)，默認(rèn)為10。

5 “權(quán)限控制”區(qū)域

此區(qū)域設(shè)置對(duì)采購管理是否進(jìn)行存貨、部門、操作員、供應(yīng)商、業(yè)務(wù)員和金額審核的權(quán)限控制。

以“檢查金額審核權(quán)限”為例。此選項(xiàng)解決一些企業(yè)對(duì)采購訂單的金額進(jìn)行審核控制，而且要求不同的級(jí)別有不同的審判權(quán)。如果“訂單金額≤操作員可審核金額”，采購訂單審核成功；如果“訂單金額>操作員可審核金額”，則系統(tǒng)提示“對(duì)不起，您的訂單審核上限為××××元，您不能審核××號(hào)單據(jù)”，采購訂單審核不成功。具體使用時(shí)，除勾選“檢查金額審核權(quán)限”外，還需在企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)左側(cè)工作列表的“系統(tǒng)服務(wù)—權(quán)限—金額權(quán)限分配”中選擇操作員與級(jí)別，并設(shè)置每個(gè)級(jí)別的金額。需要注意的是，此選項(xiàng)并不控制賬套主管的權(quán)限。

6 “最高進(jìn)價(jià)控制口令”區(qū)域

系統(tǒng)默認(rèn)為“system”（小寫），可修改，可為空。設(shè)置口令表示在填制采購單據(jù)時(shí)，若貨物本幣無稅單價(jià)高于最高進(jìn)價(jià)，則系統(tǒng)會(huì)提示并要求輸入控制口令，口令不正確不能保存采購單據(jù)。

系統(tǒng)按規(guī)則取最高進(jìn)價(jià)（先從供應(yīng)商存貨對(duì)照表中取值，后從存貨檔案中取值）；對(duì)于參照來源單據(jù)生成的采購單據(jù)，如果對(duì)來源單據(jù)也進(jìn)行最高進(jìn)價(jià)控制（比如根據(jù)采購訂單生成采購到貨單），則最高進(jìn)價(jià)來自來源單據(jù)中的最高進(jìn)價(jià)（不再從供應(yīng)商存貨對(duì)照表或存貨檔案中取值）。

7 “修改稅額時(shí)是否改變稅率”區(qū)域

在單據(jù)中，稅額一般不用修改，即根據(jù)金額和稅率計(jì)算得到。但在有些情況下，比如發(fā)票，系統(tǒng)計(jì)算出的稅額和用戶手工開票的稅額相差幾分錢，為保證手工票據(jù)與系統(tǒng)中的票據(jù)的一致性，用戶可以調(diào)整稅額尾差。選項(xiàng)說明如下。

（1）“修改稅額時(shí)是否改變稅率”與“容差控制”（單行容差、合計(jì)容差）是互斥的，即當(dāng)用戶選擇修改稅額時(shí)改變稅率，則在單據(jù)中修改稅額時(shí)，系統(tǒng)會(huì)反算稅率。此時(shí)容差控制不允許修改，即不進(jìn)行容差控制。

（2）如果不選中“修改稅額時(shí)是否改變稅率”，此時(shí)用戶可以錄入容差（單行容差、合計(jì)容差），在單據(jù)中修改稅額時(shí)，系統(tǒng)不反算稅率，而是根據(jù)選項(xiàng)中錄入的容差，檢查當(dāng)前稅額的變化是否超過了容差。單行容差用于檢查每一行的稅額的變化是否超過容差，合計(jì)容差用于檢查本單合計(jì)的稅額的變化是否超過容差。

（3）單行容差默認(rèn)為0.06，合計(jì)容差默認(rèn)為0.36。用戶可以修改。設(shè)置了容差后，在單據(jù)中用戶修改稅額后，稅額的變化超過容差時(shí)，對(duì)于單行容差系統(tǒng)提示，取消修改，恢復(fù)原稅額。對(duì)于合計(jì)容差，保存單據(jù)超過合計(jì)容差時(shí)，系統(tǒng)提示，返回單據(jù)，讓用戶重新修改。

另外需要注意的是，若單據(jù)表體存在多種稅率，則系統(tǒng)不進(jìn)行合計(jì)容差控制；若啟用應(yīng)付管理，則應(yīng)付管理選項(xiàng)中的容差會(huì)讀取采購選項(xiàng)中的容差的值，且在應(yīng)付系統(tǒng)中不可修改。

8 “結(jié)算選項(xiàng)”區(qū)域

（1）在商業(yè)企業(yè)中，有些用戶希望把采購時(shí)發(fā)生的運(yùn)費(fèi)、郵費(fèi)等費(fèi)用分?jǐn)偟讲少彺尕浀某杀局小！吧虡I(yè)版費(fèi)用是否分?jǐn)偟饺霂斐杀尽边x項(xiàng)就是讓用戶選擇是否要將費(fèi)用分?jǐn)偟讲少彽拇尕浀某杀局?。如果選中，則對(duì)于采購發(fā)生的費(fèi)用，可以在采購系統(tǒng)的手工結(jié)算和費(fèi)用折扣結(jié)算中，將填制的費(fèi)用發(fā)票分?jǐn)偟綄?duì)應(yīng)的入庫單上。

（2）如果選中“選單只含已審核的發(fā)票記錄”，則自動(dòng)結(jié)算和手工結(jié)算時(shí)只包含已審核的發(fā)票記錄。

9 結(jié) 語

需要注意的是，企業(yè)在進(jìn)行參數(shù)設(shè)置之前，一定要詳細(xì)了解各個(gè)選項(xiàng)開關(guān)對(duì)業(yè)務(wù)處理流程的影響，并結(jié)合本企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)的需要進(jìn)行設(shè)置。由于有些選項(xiàng)在期初記賬或開始日常業(yè)務(wù)后不能隨意更改，企業(yè)最好在業(yè)務(wù)開始前進(jìn)行全盤考慮，尤其是一些對(duì)其他系統(tǒng)有影響的選項(xiàng)設(shè)置更要考慮清楚。建議企業(yè)在開始日常的采購業(yè)務(wù)處理前將賬套做個(gè)備份，以免意外情況發(fā)生造成數(shù)據(jù)的丟失。

主要參考文獻(xiàn)

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