中小企業(yè)信息化管理探討

孫喜龍++馬彥輝

[摘 要] 隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，信息技術(shù)為企業(yè)日常辦公和管理帶來了極大便利。企業(yè)借助信息化技術(shù)提高了辦公效率，降低了管理成本，增強(qiáng)了市場競爭力。本文結(jié)合實際經(jīng)驗，探討中小企業(yè)的信息化管理方式。

[關(guān)鍵詞] 中小企業(yè)；信息化管理；內(nèi)部監(jiān)管

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 13. 032

[中圖分類號] F270.7；TP317.1 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）13- 0079- 03

0 引 言

中小企業(yè)因為船小好調(diào)頭，技術(shù)改革成本低，往往成為新信息化技術(shù)應(yīng)用的先鋒，信息化技術(shù)的不斷落地也為中小企業(yè)節(jié)省了管理成本，贏得了市場先機(jī)。中小企業(yè)信息化管理常見應(yīng)用有以下四方面。

1 信息化基礎(chǔ)辦公環(huán)境搭建

信息化基礎(chǔ)辦公環(huán)境包括電腦、網(wǎng)絡(luò)、打印機(jī)、掃描儀等辦公設(shè)備的配備。根據(jù)企業(yè)的人員、部門、辦公場地等整體規(guī)劃進(jìn)行信息化辦公環(huán)境的設(shè)計和規(guī)劃。

根據(jù)實際使用需求統(tǒng)計后進(jìn)行辦公電腦、制圖電腦、筆記本電腦、平板電腦等類別的采購。本著性能和價格兼顧的原則，考慮未來三到五年使用的辦公需求，對CPU性能、內(nèi)存大小、硬盤容量、有無固態(tài)硬盤等做重點考慮，同時應(yīng)盡量選擇大品牌商用電腦，穩(wěn)定性好，售后服務(wù)有保障。服務(wù)器則需根據(jù)部署具體應(yīng)用的要求和信息化長遠(yuǎn)規(guī)劃進(jìn)行合理選購，需要注意硬件配置能否承載足夠的并發(fā)訪問量，是否支持后期硬件升級擴(kuò)展，是否需要雙電源冗余，是否需要配套的磁盤陣列和UPS，是否高穩(wěn)定性、高可用。

網(wǎng)絡(luò)選擇則根據(jù)企業(yè)信息化的不同應(yīng)用，比如ERP、OA、監(jiān)控、通信軟件等的各自帶寬需求進(jìn)行疊加以及各運(yùn)營商不同方案的接入成本、網(wǎng)絡(luò)狀態(tài)等綜合考慮。單鏈路接入可考慮外網(wǎng)接入帶上網(wǎng)行為管理的路由器。多鏈路接入則可經(jīng)上網(wǎng)行為管理路由器疊加，再經(jīng)過高背板帶寬的百兆或千兆交換機(jī)接入不同樓層和不同部門，也可進(jìn)行VLAN劃分、QoS限速等設(shè)置。上網(wǎng)行為管理路由器可以在網(wǎng)絡(luò)入口處按企業(yè)要求進(jìn)行相關(guān)視頻、游戲、聊天、購物、下載等上網(wǎng)行為管理和限制。對移動頻繁的電腦可以采用有線加無線結(jié)合的方式，對臺式機(jī)也可加無線網(wǎng)卡方便位置變動。企業(yè)無線路由器采購需注意無線帶機(jī)量。IP地址規(guī)劃可以按樓層或者部門進(jìn)行。

對于打印、復(fù)印、掃描、傳真功能，可以根據(jù)業(yè)務(wù)需求使用帶網(wǎng)絡(luò)功能的大型復(fù)合一體機(jī)、常用多功能一體機(jī)等，提高設(shè)備的利用率，實現(xiàn)一機(jī)多用。帶ADF輸稿器的設(shè)備可以進(jìn)行多頁連續(xù)復(fù)印和掃描，提高工作效率。財務(wù)若有打印發(fā)票需要，需配備針式打印機(jī)。此外還需采購配套的墨盒、色帶備用。

2 企業(yè)辦公信息化

企業(yè)辦公信息化包括OA、ERP、企業(yè)郵箱等。

OA（Office Automation），即辦公自動化，是將現(xiàn)代化辦公和計算機(jī)技術(shù)結(jié)合起來的一種新型的辦公方式，可實現(xiàn)數(shù)字化辦公，減少紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)，提高辦公效率。OA方便多部門或異地辦公的中小企業(yè)進(jìn)行企業(yè)流程審批、項目管理、會議管理、車輛管理、檔案管理、電子公文管理等，可以調(diào)整優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織機(jī)構(gòu)和管理流程，增加協(xié)同辦公能力，提升執(zhí)行力，保障制度落地，協(xié)助員工溝通，有助于自助高效辦公，方便快捷。

ERP（Enterprise Resource Planning）系統(tǒng)，即企業(yè)資源計劃系統(tǒng)，是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺。ERP已經(jīng)成為中小企業(yè)財務(wù)、人力資源、采購銷售供應(yīng)鏈管理、備品備件庫存管理、售后服務(wù)、客戶關(guān)系管理的一個重要信息化工具，它可以幫助決策者管理好企業(yè)的物流、資金流、信息流，減少信息孤島，讓企業(yè)各種信息更加透明清晰，從而實現(xiàn)事先計劃與事中控制，進(jìn)行資源的有效利用和整合。

ERP實施要經(jīng)過項目立項，ERP選型，項目規(guī)劃（制訂項目計劃，召開啟動大會），需求調(diào)研，藍(lán)圖設(shè)計，實施方案編寫和測試，庫存盤點和期初上線數(shù)據(jù)的導(dǎo)入，正式上線切換，項目驗收和后續(xù)改進(jìn)等步驟，期間要反復(fù)對相關(guān)員工培訓(xùn)以便熟練掌握應(yīng)用。ERP的應(yīng)用程度也是企業(yè)信息化水平的一個重要標(biāo)志。它能大大便利中小企業(yè)財務(wù)管理，為管理者提供全面、及時、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支撐。

企業(yè)郵箱是企業(yè)交流必不可少的工具，采用自建的企業(yè)郵箱可以方便自行管理，保障郵件安全，提高郵箱反病毒反垃圾能力。

隨著智能手機(jī)的普及，OA、ERP和企業(yè)郵箱等企業(yè)信息化平臺普遍支持通過手機(jī)端來接收、查看、處理信息，通過移動網(wǎng)絡(luò)可隨時隨地掌上辦公，極大地方便了經(jīng)常出差開會的公司管理者和市場人員。

3 企業(yè)宣傳與服務(wù)

企業(yè)宣傳和服務(wù)包括公司網(wǎng)站、微信公眾平臺、400電話等。

公司網(wǎng)站是現(xiàn)代企業(yè)在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行公司宣傳的重要窗口，主要為客戶或者業(yè)內(nèi)人士介紹公司信息，發(fā)布新聞公告，建立論壇，與瀏覽者互動等，樹立公司形象，幫助公司把握商機(jī)。

微信公眾平臺，也稱公眾號。企業(yè)利用公眾號進(jìn)行自媒體活動，目前已經(jīng)成為了一種主流的線上線下微信互動營銷方式。隨著微信的流行，企業(yè)微信公眾平臺已經(jīng)呈現(xiàn)出爆發(fā)式增長，幾乎每個企業(yè)都有自己的微信公眾平臺，它的主要作用是消息推送、信息分享、品牌傳播、自動回復(fù)、二維碼訂閱等。微信數(shù)以億計的龐大用戶群創(chuàng)造了很好的用戶黏性，微信信息轉(zhuǎn)發(fā)的便利性為企業(yè)宣傳信息的快速傳播提供了可能。中小企業(yè)可以申請注冊自己的訂閱號或者服務(wù)號，進(jìn)行市場宣傳，展示公司產(chǎn)品和服務(wù)，并提供在線訂購。另外企業(yè)參加展會等重大活動也可以通過易企秀、MAKA等工具制作宣傳文案、邀請函等，通過龐大的粉絲群進(jìn)行創(chuàng)意推廣。

400電話作已經(jīng)廣泛應(yīng)用于企業(yè)售前售后咨詢，可以綁定于公司對應(yīng)的多部固定電話或相應(yīng)負(fù)責(zé)人手機(jī)號碼上。它體現(xiàn)了企業(yè)的服務(wù)意識和態(tài)度，為客戶與企業(yè)及時溝通提供了便捷。

4 企業(yè)內(nèi)部監(jiān)管

企業(yè)內(nèi)部監(jiān)管可以使用視頻監(jiān)控系統(tǒng)、考勤等。

視頻監(jiān)控系統(tǒng)在企業(yè)中有著廣泛應(yīng)用。它可以作為企業(yè)監(jiān)管生產(chǎn)物料、庫存物資、財務(wù)往來的重要方式，也可以作為安防保障的重要手段。視頻監(jiān)控系統(tǒng)可以將視頻數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)準(zhǔn)確、快速、清晰地傳回，實現(xiàn)了異地遠(yuǎn)程集中管理，節(jié)省了巡檢人力。智能的視頻監(jiān)控系統(tǒng)能及時發(fā)現(xiàn)險情進(jìn)行報警。此外，視頻監(jiān)控系統(tǒng)還支持云端存儲，手機(jī)端查看，大大地方便了企業(yè)管理者監(jiān)管。

考勤主要是對員工出勤的監(jiān)管，可以使用帶網(wǎng)絡(luò)功能的考勤機(jī)。也可使用金蝶云之家，或者釘釘之類的手機(jī)APP考勤方式，甚至可以對外出銷售、培訓(xùn)、售后服務(wù)人員進(jìn)行移動考勤，滿足企業(yè)管理需求。

5 結(jié) 語

信息技術(shù)的發(fā)展促使企業(yè)進(jìn)行信息化改革。中小企業(yè)由于規(guī)模有限，業(yè)務(wù)流程相對簡單，所以更易推行企業(yè)信息化。中小企業(yè)的信息化離不開總體的規(guī)劃、管理者的重視、專業(yè)人才的儲備和專項資金的支持，需要信息化團(tuán)隊長期不斷的鉆研積累。同時，信息化降低了企業(yè)生產(chǎn)管理成本，提高了工作效率，使管理者更加清晰地挖掘把握核心競爭力，為企業(yè)進(jìn)一步提升發(fā)展提供有力保障。

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