自助投遞模式下高校財務(wù)管理的實踐與探索

秦慕

[摘 要] 以自助投遞機引入后高校財務(wù)的應(yīng)用及推廣情況為背景，探討了新模式下高校財務(wù)管理存在的問題和改革方向，自助服務(wù)是提升高校財務(wù)報銷效率、方便師生的重要手段和必定趨勢。

[關(guān)鍵詞] 自助投遞；高校；財務(wù)管理；效果

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 13. 027

[中圖分類號] G475 [文獻標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）13- 0064- 04

0 引 言

財務(wù)報賬是高校財務(wù)管理工作的重要環(huán)節(jié)，隨著國家教育、科研經(jīng)費投入的加大，高校財務(wù)活動業(yè)務(wù)量與日俱增，業(yè)務(wù)處理過程繁重復(fù)雜。為解決目前高校財務(wù)預(yù)約量巨大，預(yù)約單接收工作煩瑣細(xì)碎，財務(wù)業(yè)務(wù)反映速度下降的現(xiàn)狀，實現(xiàn)24小時接單，提高工作效率，改善師生財務(wù)報銷體驗，浙江大學(xué)引入報銷預(yù)約單自助投遞機。財務(wù)報銷自助化服務(wù)開創(chuàng)了高校新型財務(wù)服務(wù)模式。本文介紹了自助投遞機在高校的應(yīng)用和推廣情況，應(yīng)用優(yōu)勢和發(fā)展方向，自助服務(wù)模式是提升高校財務(wù)服務(wù)效率，方便師生的重要手段和必定趨勢。

1 浙江大學(xué)財務(wù)報銷的發(fā)展?fàn)顩r

浙江大學(xué)于2009年起推出財務(wù)報銷單網(wǎng)上預(yù)約，現(xiàn)已平穩(wěn)推行7年有余。在2009年，學(xué)校年制單量為376 667份，至2016年，年制單量已增長至629 069份，同比增長67%。以2016年為例，學(xué)校全年財務(wù)報銷制單量近63萬份，比2015年制單量增長近3%，其中近80%是由報銷人網(wǎng)上預(yù)約后成功轉(zhuǎn)入制單的。2016年12月份，學(xué)校單月制單憑證量突破10萬份，為100 579份，當(dāng)月最大日制單量6 090份，日均接收預(yù)約單量近3 500份。龐大的制單量數(shù)字背后，是每個工作日大量的網(wǎng)上預(yù)約報銷單據(jù)送至財務(wù)部門等待接單窗口受理，在年底報銷高峰月份接單窗口工作時段平均每7秒鐘操作“接單”一次，人工接單工作壓力十分巨大。其統(tǒng)計如圖1至圖3所示。

從報銷流程看，報賬過程中最耗時的是送單和審核制單兩個環(huán)節(jié)。網(wǎng)上預(yù)約報銷推行之后，由報銷人填寫原始信息，將煩瑣的財務(wù)報賬工作簡化為對原始單據(jù)的審驗和對網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)數(shù)據(jù)的修改或確認(rèn)，審核制單效率大大提高。目前師生已普遍接受網(wǎng)上預(yù)約報銷模式，此時引入自助投遞機，推出自助投遞服務(wù)，是減小送單時間成本、優(yōu)化報銷流程、順應(yīng)自助模式發(fā)展的趨勢。

2 自助投遞機系統(tǒng)的建設(shè)

自助投遞是在網(wǎng)上財務(wù)預(yù)約報銷的基礎(chǔ)上，按照流程利用IT技術(shù)資源，打破傳統(tǒng)人工接單管理方式，采集預(yù)約條形碼，從而接收報銷預(yù)約單和材料的自助式投遞模式。自助投遞系統(tǒng)的設(shè)計，包含了財務(wù)預(yù)約和服務(wù)的各項資源，與學(xué)校網(wǎng)絡(luò)聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)信息和財務(wù)流程的聯(lián)通，優(yōu)化信息流和物流之間流程，集成業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和財務(wù)數(shù)據(jù)的貫通。

具體過程，首先，報銷人通過網(wǎng)上報銷系統(tǒng)填寫報銷單，打印《網(wǎng)上報銷確認(rèn)單》附上原始單據(jù)，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字審批完成網(wǎng)上報銷的流程；其次，在自助投遞機上根據(jù)提示完成相應(yīng)投遞操作：條碼識別、條碼驗證、機器收單、生成投遞信息回單。當(dāng)成功投入到自助機并取走接收單即完成所有步驟。投遞完成后，經(jīng)辦人可通過網(wǎng)上報銷系統(tǒng)自助跟蹤查詢報銷業(yè)務(wù)處理的進度。其操作流程如圖4所示。

目前，學(xué)校在四個校區(qū)會計核算大廳都備有自助投遞機，實現(xiàn)24小時自助接單受理。報銷單自助投遞機推出的目的是對現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程進行優(yōu)化，最大限度地實現(xiàn)技術(shù)上的功能集成和管理上的職能集成，提高服務(wù)質(zhì)量、降低運行成本，從而實現(xiàn)提高財務(wù)管理水平的目的和使財務(wù)工作在質(zhì)量和服務(wù)上取得顯著提高的設(shè)計模式。

3 自助服務(wù)模式的優(yōu)勢

3.1 優(yōu)化報銷流程

推行自助機模式之前，預(yù)約報銷單進入報銷流程是以獨立接單窗口人工接單起始的。報銷人需要在工作日的工作時段將報銷單送至財務(wù)部門。推行自助投遞機之后，報銷人不再受時間約束可自由安排送單時間，報銷過程自助式物流化進行，報銷人員可在任意時間和地點查詢報銷單的接單、制單、復(fù)核、出納的實時物流情況。免去了在報銷過程中排隊等候的時間，改變了“財務(wù)報銷等候時間長”“往返財務(wù)部門次數(shù)多”等現(xiàn)象，充分體現(xiàn)了“服務(wù)師生，以人為本”的服務(wù)思想，具有顯著的實用性。

3.2 “主動財務(wù)”模式的延伸

推行自助投遞機模式，自助化服務(wù)代替人工服務(wù)，是 “主動財務(wù)”模式的延伸，主動財務(wù)使得會計核算職能得到了充分履行，接單、錄入、審核、復(fù)核、出納等環(huán)節(jié)資源得到了合理調(diào)配。通過網(wǎng)上預(yù)約報銷，報銷人自主了解財務(wù)規(guī)章制度、自助完成網(wǎng)上預(yù)約報銷初審過程，財務(wù)人員對會計事項進行核對修改，減少了財務(wù)核算的差錯率。報銷人隨時投遞報銷材料，免去現(xiàn)場報銷排隊等候時間，財務(wù)人員的“非業(yè)務(wù)性”工作量大大減少，復(fù)核入賬速度和服務(wù)質(zhì)量大幅提升，信息不對稱情況明顯緩解，工作效率明顯提高。

3.3 效益效果的提升

自助投遞機的運用很大程度上替代了人工接單窗口，自助投遞操作簡單，無需人工指導(dǎo)，取消了專職接單員的崗位設(shè)置，自助機標(biāo)準(zhǔn)化、自動化管理有效降低了人員管理難度。此外，自助投遞機的運用，將預(yù)約報銷、送單、審核等環(huán)節(jié)整合在一起，實現(xiàn)財務(wù)報銷前段流程的自助運轉(zhuǎn)，減少排隊現(xiàn)象，改善報銷環(huán)境。不僅緩解了財務(wù)人員的工作壓力，也提高了財務(wù)部門的空間使用率，有效提升了財務(wù)的服務(wù)水平，大大提升了滿意度。因此，自助投遞機的使用實現(xiàn)了財務(wù)信息化管理信息采集、錄入、投遞的自助化過程，減少了財務(wù)部門的運行成本，包括人力成本、空間成本和時間成本，提高了經(jīng)濟效益。

4 構(gòu)建自助服務(wù)模式的改進方向

4.1 功能多樣化需求的擴展

目前，自助服務(wù)系統(tǒng)在高校財務(wù)的應(yīng)用方式較為單一。以學(xué)校為例，自助投遞機只能接收通過網(wǎng)上預(yù)約的報銷單投遞，對于沒通過網(wǎng)上報銷系統(tǒng)預(yù)約的，暫不能使用自助投遞系統(tǒng)。同時，因報銷人對報銷政策掌握認(rèn)識程度不同，為減少師生復(fù)雜業(yè)務(wù)因材料不全需要補齊往返財務(wù)部門的次數(shù)，自助投遞機暫不接收例如外匯（出國）報銷等復(fù)雜業(yè)務(wù)的預(yù)約單投遞。自助服務(wù)可與其他財務(wù)系統(tǒng)平臺互聯(lián)互通，進一步擴展豐富，建立報銷記錄、報銷單物流、打卡金額的查詢與打印等功能，提供更加人性化、個性化服務(wù)，滿足用戶自助服務(wù)多樣化需求。

4.2 空間布放力度的加大

隨著自助機各項功能的擴大和完善、用戶自助服務(wù)意識的轉(zhuǎn)變和對自助服務(wù)的認(rèn)可，自助服務(wù)將會帶來越來越多的便捷。今后自助機也將應(yīng)用到更多領(lǐng)域，為高校師生生活帶來更多自助服務(wù)體驗。因此，高?？杉哟笤O(shè)備的布放力度，確立“就近自助服務(wù)”的目標(biāo)與方向，在教學(xué)樓、實驗樓、師生宿舍區(qū)和學(xué)生服務(wù)中心這幾個與師生關(guān)系最密切的多個場所設(shè)置自助服務(wù)設(shè)備，最大限度地方便用戶進行“零距離”式的自助服務(wù)，提高自助機設(shè)備的普及數(shù)量。

4.3 自助化構(gòu)建進程的加快

現(xiàn)代信息技術(shù)進一步發(fā)展，自助服務(wù)系統(tǒng)及其設(shè)備的性能定將日益先進，其形式、內(nèi)容和功能等也將日益多樣化。高校財務(wù)工作應(yīng)繼續(xù)堅持以科學(xué)技術(shù)為第一生產(chǎn)力，新技術(shù)發(fā)展為依托，用技術(shù)發(fā)展成果去構(gòu)建、發(fā)展和完善財務(wù)工作的自助服務(wù)模式，向發(fā)達國家高校財務(wù)自助服務(wù)模式學(xué)習(xí)和借鑒，加快用戶自助服務(wù)模式正能量的發(fā)揮，不斷提高自助模式的完美程度。

財務(wù)部門工作人員的角色適時轉(zhuǎn)換，開展數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化和自助化技術(shù)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，在逐漸加強對自助服務(wù)系統(tǒng)的認(rèn)知、管理、運行和維護中，積極推進技術(shù)創(chuàng)新帶來的管理創(chuàng)新和服務(wù)創(chuàng)新，指導(dǎo)和幫助師生開展自助服務(wù)，加強對用戶自助服務(wù)的咨詢解答、功能介紹、操作指導(dǎo)等工作，從而保障用戶自助服務(wù)模式健康高效可持續(xù)發(fā)展。

5 結(jié) 語

財務(wù)自助服務(wù)模式是新型的報銷服務(wù)模式，在很大程度上解決了報銷等候時間過長、往返財務(wù)部門次數(shù)過多、財務(wù)人員核算效率不高、財務(wù)窗口工作人員壓力過大等問題，同時也提高了高校財務(wù)的管理水平，降低了師生財務(wù)報銷的時間成本。

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