對新建本科院校二級學院教學秘書工作的探究

胡洪可

【摘 要】部分新建本科院校升級后，二級學院教學秘書工作量增加，工作難度增大，同時存在教學秘書壓力大、職業(yè)發(fā)展空間受限、業(yè)務能力偏弱等問題。根據(jù)這個情況，對教學秘書工作崗位的現(xiàn)狀進行分析，明確教學秘書的崗位職責，提升二級學院教學秘書綜合素質，以保障二級學院教學管理工作的順利進行，進一步促進學院本科教學管理水平。

【關鍵詞】二級學院；教學秘書；崗位職責；現(xiàn)狀分析；能力提升

教學質量是衡量高校實力的重要指標之一，教學管理水平的高低也直接影響教學質量。作為新建本科院校，面臨著學校升級時間短、高層次人才缺乏、教學資源相對緊張、本科教學管理經驗不足等問題。在學校發(fā)展初期，為了快速解決這些問題，學校主要把精力放在高端人才引進、師資隊伍建設、教學資源建設、學校知名度提升等方面。教學秘書作為學校最基層的一線教學管理服務人員，承擔著二級學院大量繁瑣的教學管理工作，是學校教學管理服務隊伍不可或缺的一支力量。但是在目前新建本科院校，教學秘書工作量繁雜、工作壓力大、業(yè)務能力偏弱等問題，同時在職業(yè)發(fā)展上缺乏一定的上升空間，容易對教學秘書本人和學院教學管理帶來一定消極影響。因此對新本科院校二級學院教學秘書現(xiàn)狀進行分析，找出工作過程中存在的問題提出針對性的解決方法和措施，從而提高教學秘書的工作效率和業(yè)務水平。

1 教學秘書的崗位職責

（1）協(xié)助做好學院領導、學校教務處等職能部門下達的工作。教學秘書首先要充分發(fā)揮橋梁作用， 協(xié)助學院領導做好工作安排，組織安排好各項教學活動，使學院教學活動規(guī)范有序。

（2）完成二級學院日常教學工作。主要工作有，協(xié)助教務處進行教學任務下達、教材征訂，負責組織本院教師教學改革、科學研究等項目申報工作；組織安排每學期緩考、補考、重修、期中期末考試工作；每年完成新生學籍和在校生學籍注冊，完成每屆畢業(yè)生的畢業(yè)資格審核上報工作；負責對教師進行考勤、調代課統(tǒng)計；組織學生英語、計算機等級考試報名等。

（3）協(xié)助學院領導做好教學檢查以及監(jiān)督工作。協(xié)助教務處進行日常教學檢查和期初、期中、期末等教學檢查，規(guī)范教學過程，保證良好的教學秩序和教學質量。同時定期收集教師和學生對教學方面的意見和建議并向學院領導、各職能部門進行反饋，使問題得到及時解決。

（4）做好各類教學檔案管理、各類數(shù)據(jù)統(tǒng)計。二級學院的教學檔案是教學活動開展的重要記錄， 檔案是否完善， 直接影響教學活動過程是否能被真實地反映。教學秘書必須做好教學管理文件、教學資料歸檔及保存工作。同時要完成教學管理中統(tǒng)計報表、基本數(shù)據(jù)的整理工作，完成各類數(shù)據(jù)平臺的信息填報，年終要對學院教師的教學成果、科研成果、培訓信息進行匯總統(tǒng)計。

以上這些復雜又繁瑣的工作，突顯教學秘書在整個教學管理中舉足輕重的作用，教學秘書只有準確找到自身定位才能更好的提高工作效率。

2 教學秘書工作崗位的現(xiàn)狀分析

（1）教學秘書工作強度大，內容繁雜，工作效率偏低。教學秘書要服務于教學、服務于師生，既要在規(guī)定時間各項日程教學工作，又要站在教師和學生的角度考慮問題，主動為他們提供一切可能的幫助，同時應對著許多復雜具體的事務性工作，再加上新建本科院校各種評估工作的開展進行以及各類項目的申報，教學秘書的工作量日益增多，工作強度過大，使得教學秘書經常處于不能專心完成某一項任務，導致工作效率低。

（2）職業(yè)發(fā)展空間有限，壓力大。教學秘書的工作雖然是一項繁重的工作，但短期內看不到具體的、直接的成果，難以對工作業(yè)績進行考核，導致學校對二級學院教學秘書的教學管理工作卻缺乏重視，教學秘書自身的價值和個人定位難以體現(xiàn)，工作中也缺少進修、培訓、交流的機會，職業(yè)發(fā)展的空間較小。同時教學秘書由于工作繁雜容易產生因害怕工作失誤導致教學事故引發(fā)的焦慮心理，精神壓力較大。

（3）教學秘書業(yè)務能力需要進一步提高。教學秘書需要掌握一般知識技能和專業(yè)知識技能，一般知識技能包括組織協(xié)調能力、溝通交流能力、書面寫作能力等。專業(yè)知識技能包括文秘知識、檔案管理知識、高校教育管理學基本原理與基本知識、所在院系所轄專業(yè)的專業(yè)基本知識[1]。新建本科院校在發(fā)展過程中要進行新專業(yè)申報，因此面臨著一些新的問題和挑戰(zhàn)，對教學秘書的專業(yè)素質、業(yè)務能力也有著更高的要求，需要具備多種知識和技能才能勝任，但在目前各大高校從事教學秘書工作的人員中，要么缺乏相應學科的專業(yè)知識，要么缺乏相關的管理學或教育學知識。所以教學秘書在工作中應該加強教育學、管理學、所在院系所轄專業(yè)專業(yè)知識的學習，進一步提高業(yè)務能力。

3 如何提升二級學院教學秘書綜合素質

（1）領導重視，完善教學管理體系。

以筆者所在的新建本科高校為例，在實際的教學管理過程中，教學工作任務都是由教務處多個科室直接向二級學院教學秘書下達，除了部分需要學院領導審批的事項，其他工作都由教學秘書在規(guī)定時間內完成后向教務處呈報[2]。這種直接對接的工作方式使得二級學院領導在教學秘書層面完成的工作不能全面了解，加上學校其它職能部門下達的任務及二級學院辦公室日常事務工作，教學秘書的崗位職責繁多。因此高校及有關職能部門領導必須提高對教學管理的認識，權責明確，理順教務處、其它職能部門、二級學院、教學秘書等多重對象之間的關系，完善教學管理體系。

（2）加強學習，提升自我。

作為一名二級學院的教學秘書需要具有一定的溝通組織能力、文字功底、協(xié)調能力等。一要加強學習，提升自身素質；二要具備良好的學習習慣，工作上善于學習，善于思考，不斷地提高自身業(yè)務能力。三要工作中做到認真負責、積極主動，工作上盡心盡力。四要具有良好的與人溝通能力，在工作過程中對待同事有親和力又要能堅持原則，要善于與同事溝通。最后做到工作細致、吃苦耐勞，教學秘書工作繁雜，工作上做事要沉穩(wěn)、細心并富有耐心，學會快速處理好各項繁雜的事物關系，提高工作效率。

（3）良好的服務師生意識。

教學工作是學院的中心工作，而為師生服務是教學秘書的主要工作任務，教學秘書作為一名一線教學管理服務人員，首先應該具備愛崗敬業(yè)的服務精神，就二級學院教學秘書而言，在服務教學方面大量的工作都是具體的事務性工作，工作更是要落在實處，所以要完成好各項日常教學管理工作，要用心去為學生和教職工服務。

【參考文獻】

[1]鄭艷秋.對高校二級管理體制下二級學院教學秘書工作的思考[J].科學管理，2012（9）：13-15.

[2]楊曉捷.論二級學院教學秘書的教學管理及職業(yè)素養(yǎng)提升[J].齊齊哈爾師范高等?？茖W校學報，2015（5）：106-107.

[責任編輯：朱麗娜]