淺談做好辦公室工作應具備的意識、能力和素養(yǎng)

安東

摘 要 辦公室作為一級組織內(nèi)部設立的辦理行政性事務的辦事機構，對內(nèi)是樞紐和平臺，對外是窗口和橋梁。做好辦公室工作，要具備三個意識、六種能力和五種素養(yǎng)。

關鍵詞 辦公室工作 三個意識 六種能力 五種素養(yǎng)

辦公室是黨政機關、社會團體或企事業(yè)單位內(nèi)部設立的辦理行政性事務的辦事機構。辦公室工作是否良好高效，直接關系到本單位工作目標的實現(xiàn)與否和工作效率的優(yōu)劣，關系到本單位對外的形象和聲譽。

一、對辦公室工作的認識和理解

（一）工作定位和職責

辦公室是一級組織內(nèi)部設立的辦理行政性事務的辦事機構，是直接為領導服務的綜合部門，是溝通上下左右、聯(lián)絡四面八方的“窗口”。其工作定位，用一句話概況，對內(nèi)是樞紐和平臺，對外是窗口和橋梁。辦公室的基本職責，一是保證政令暢通，二是維護行政秩序，三是為領導工作提供服務保障。

（二）工作劃分

從功能上看，辦公室工作可以分為建立制度、維護秩序、推動工作、參謀建議、守土把關、服務保障等。從具體內(nèi)容上看，可以大致劃分為政務、事務和服務三大類。其中，政務包括重大事項的組織實施、重點工作的推動督辦、專題調(diào)研等。事務包括文件管理、檔案管理、印章管理、法務管理、外事管理。服務包括會議服務、車輛服務、財務服務、辦公服務。

（三）工作特點

辦公室工作既具有職能部門的一般屬性，又具有特殊性。

第一，一般性。其一，都是一個單位內(nèi)部整體管理工作的組成部分，處于高層管理和基層管理之間，起著承上啟下、為上為下服務的作用；其二，都是在某一方面代表單位最高管理層行使管理職能，是最高管理層工作的延伸；其三，工作模式都是以制度管理為主、協(xié)調(diào)和服務為輔的格局展開。

第二，特殊性。其一，地位重要。辦公室涉及方方面面的工作，大事小情都很多。一些看似的小事，一旦出錯，往往就成了大事、帶來重大后果。其二，工作內(nèi)容復雜、實施難度大。辦公室經(jīng)常要接受臨時性任務、處理突發(fā)情況，這些工作往往都是新情況、新問題，沒有經(jīng)驗可借鑒，需要創(chuàng)造性地開展工作。其三，要求特殊，既要講效率，也要講方法、講藝術。辦公室工作千頭萬緒，如果不能提高效率，勢必會手忙腳亂、應接不暇。同時，在每個具體問題上還要講方法、講藝術。

二、做好辦公室工作應具備的意識、能力和素養(yǎng)

概括來說，辦公室人員要具備三個意識、六種能力和五種素養(yǎng)。

（一）三個意識

第一，大局意識。要有國家的大局。要有較強的政治意識、政治敏銳性和政治鑒別力，始終與中央保持一致，在大是大非面前頭腦清醒，關鍵時刻經(jīng)得起考驗。要有單位的大局。要從維護單位全局利益出發(fā)，協(xié)調(diào)各方，求同存異，避免不必要的扯皮和內(nèi)耗。要有部門的大局。辦公室很多工作需要協(xié)同配合、共同完成，必須打破分工界限，有事大家一起上。

第二，責任意識。要有“把關”的責任意識。辦公室一項重要職責，就是把關。要時刻以單位和廣大員工的切身利益為重，按制度規(guī)范嚴格把關。要有“線上”的責任意識。辦公室的任何一項工作都在線上和流程上，如果在你這一點上沒有效率、質(zhì)量不高、水平不夠，就會影響單位工作的開展。要有“分憂”的責任意識。辦公室人員必須要有為領導分憂的意識，盡最大可能將一些常規(guī)性、常態(tài)化工作做到位，將一些事前準備工作、細枝末節(jié)工作做到位，避免因這些事牽扯領導的精力。

第三，服務意識。要有“一線無小事”的意識。要把一線的呼聲、一線的需求作為辦公室工作的第一信號，用熱情周到、便捷高效的服務，讓他們感受到后方的溫暖和支持。要克服衙門作風。要堅決杜絕“門難進、臉難看、話難聽、事難辦”，滿腔熱忱，放下架子。要有主動服務、超前服務的意識。自覺做到標準上求高，措施上求嚴，工作上求實，不斷拓寬服務層面，提高服務水平。

（二）六種能力

具體講，就是要一專五能。

一專，即要具備專業(yè)能力。即在某一具體領域成為專家。比如，管文件的，管車輛的，管檔案的，不具備專業(yè)能力，怎樣去指導一線，怎樣把關。

同時，辦公室工作具有復雜性和多樣性，要求具備較高的業(yè)務綜合能力。

第一，要具備較強的文字表達能力。辦公室工作的一項重要任務，就是從事大量的文字寫作工作。辦公室人員必須加強寫作實踐，具備扎實的文字功底，不僅要精通語法、修辭和邏輯知識，還要掌握一定的寫作規(guī)律，熟練掌握各類文章的特點、寫作要求和語言表達技巧，隨時注意積累資料，勤學苦練，不斷提高寫作水平。

第二，要具備較強的組織管理能力。辦公室人員要經(jīng)常按照領導的意圖組織各類會議和活動。一方面，要準確迅速地領會交辦者的意圖，熟悉掌握辦事的程序和渠道，提高辦事的效率；另一方面，要用系統(tǒng)的觀念，統(tǒng)籌安排工作，分清主次緩急、難易遠近，并駕輕就熟的分別辦好。對于一些突發(fā)性和意外事件，還要在較短的時間拿出對策、靈活處理。

第三，要具備較好的協(xié)調(diào)能力。辦公室是樞紐部門，每天都要接觸多個部門和各種人，辦公室人員只有善于協(xié)調(diào)，才能讓人容易接近，容易被人信賴，辦事的成功率才會高，才能確保工作有序有效運轉(zhuǎn)。

第四，要具備上臺能講的口頭表達能力。要學會講好“內(nèi)行話”。講內(nèi)行話有利于開展工作，平時要養(yǎng)成積累素材的好習慣，豐富專業(yè)詞匯量、拓寬知識面、突出新穎性，這樣才能說好“內(nèi)行話”。

第五，要具備運用現(xiàn)代化辦公軟件、硬件的能力。要充分了解辦公自動化系統(tǒng)和設備的各項功能，熟練操作計算機、辦公自動化系統(tǒng)以及各種文字處理技術，加強信息管理、搜集整理、照相與視頻的使用與制作等各種實際應用能力。

（三）五種素養(yǎng)

第一，要勤學善思、積極進取。辦公室工作的性質(zhì)決定了其工作人員的知識結(jié)構要全面系統(tǒng)，既是專家也是雜家。要善于學習，真正學進去，向領導學習、向同事學習、向書本學習，弄懂吃透，做到真學、真懂，能夠?qū)W有所獲、用以促學；要增強學習的自覺性、堅定性，注重拓寬知識面，開闊視野、開闊思路、開闊胸懷，要靜思敏悟，這樣才能內(nèi)化外用，不斷提高自身的素養(yǎng)。

第二，要埋頭苦干、樂于奉獻。辦公室工作是一項服務性工作，往往不能獨立顯示自身的成績。辦公室工作機密性強，許多工作只能埋頭去做，不能公開宣揚。同時，由于辦公室工作非常繁忙，常常需要加班加點、夜以繼日。因此，辦公室人員必須具有甘于奉獻、不計個人得失的寬廣胸懷。

第三，要嚴守紀律，克己奉公。辦公室人員在領導身邊工作，具有一定的權力，也面對著方方面面的誘惑和考驗，因此必須保持清醒的頭腦，要自尊自重，不能以自己的特殊地位謀取私利，處理各種問題也不能摻雜私心，更不能擅用領導名義辦各種私事，搞不正之風。

第四，要謙虛謹慎，平等待人。辦公室人員對上接觸領導，常常出面為領導辦理各種事情，對下接觸各方面的人士和群眾，往往被看成機關的代表，領導的代言人。其待人接物的態(tài)度往往影響到單位或領導的形象和聲譽。因此，必須做到謙和正直。對上要尊敬領導，在領導成員之間協(xié)調(diào)、傳話，不可左右傾斜，更不能搬弄是非，挑撥離間。對下要熱情有禮，不擺官架子；聽到不同意見不急躁、不反感；工作中出現(xiàn)差錯不推諉，勇于負責，迅速改正。

第五，要嚴守機密，提高警惕。辦公室是要害部門，接近領導核心，處理要務，管理文件，知密范圍很寬，失密泄密的危險極大。因此，辦公室人員要時刻提高警惕，增強保密觀念，嚴格遵守一切保密紀律，做到不該看的不看，不該聽的不聽，不該說的不說，不該寫的不寫；不私下議論領導、不在公共場所談論秘密，防止在不知不覺中誤入歧途。

（作者單位為機械工業(yè)信息研究院）

參考文獻

[1] 陳春生.淺論新形勢下國有企業(yè)辦公室職能定位[J].辦公室業(yè)務，2016（07）：30.