論述辦公室工作精細(xì)化管理難點(diǎn)和對(duì)策

李曉彬

摘 要：辦公室工作是企業(yè)管理工作的重要組成部分，其工作性質(zhì)較為特殊，與企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)聯(lián)系緊密。辦公室工作內(nèi)容較多，涉及的工作人員較多，同時(shí)工作責(zé)任重要，一旦出現(xiàn)工作失誤就會(huì)影響企業(yè)的辦事效率。當(dāng)前，精細(xì)化是辦公室工作的發(fā)展方向，精細(xì)化辦公可以提高工作效率，實(shí)現(xiàn)企業(yè)高速高效運(yùn)轉(zhuǎn)，從而有效提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。本文以辦公室工作精細(xì)化管理作為研究切入點(diǎn)，分析了管理工作的難點(diǎn)，并提出了相應(yīng)的管理策略。

關(guān)鍵詞：辦公室工作；精細(xì)化管理；難點(diǎn)和對(duì)策

精細(xì)化管理是一種高效的運(yùn)行方式，也是社會(huì)分工最優(yōu)化的工作方式，在辦公室工作中，精細(xì)化管理可以明確崗位職責(zé)，正確設(shè)定工作流程，提高辦公室工作效率，有效避免了不同部門(mén)之間出現(xiàn)的工作掣肘問(wèn)題，從而推動(dòng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的提升。

1.辦公室工作精細(xì)化管理必要性

辦公室管理工作直接影響了高層領(lǐng)導(dǎo)和中層領(lǐng)導(dǎo)的決策發(fā)布，良好的辦公室管理工作可以實(shí)現(xiàn)不同部門(mén)的協(xié)同合作，并保持的信息交流的暢通，實(shí)現(xiàn)了各個(gè)部門(mén)之間的合理配合。辦公室工作精細(xì)化管理保證了企業(yè)決策的即時(shí)性和科學(xué)性，從而讓企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)先機(jī)，提升企業(yè)的綜合能力。再者精細(xì)化管理明確了辦公室崗位職責(zé)，協(xié)調(diào)不同部門(mén)工作交接順利進(jìn)行，每一個(gè)工作人員在崗位上努力工作，避免出現(xiàn)工作相互掣肘的現(xiàn)象，加速辦公室工作優(yōu)化升級(jí)。此外工作精細(xì)化管理有助于構(gòu)建和諧的企業(yè)文化，辦公室工作人員管理是管理工作的重要部分，精細(xì)化管理保證崗位工作公平性，避免糾紛和沖突的發(fā)生，從而使人際關(guān)系更加和諧，在構(gòu)建良好管理文化的同時(shí)也逐步提升管理工作的精準(zhǔn)性與有效性。

2.辦公室工作精細(xì)化管理難點(diǎn)分析

2.1 崗位職責(zé)不明確

辦公室崗位設(shè)置較多，同時(shí)不同崗位之間沒(méi)有明確彼此的職責(zé)，有的崗位職責(zé)交叉重疊，而有的崗位則出現(xiàn)職責(zé)真空，這種工作安排容易造成員工互相推諉責(zé)任，降低工作效率。這就需要對(duì)辦公室工作模式進(jìn)行精細(xì)化管理。職責(zé)劃分是精細(xì)化管理的重要基礎(chǔ)，在實(shí)際的運(yùn)行中，由于管理工作規(guī)范性不強(qiáng)，辦公室崗位職責(zé)劃分不清，造成工作交流不暢通，員工的工作協(xié)調(diào)受到很大影響，因此建立一個(gè)明確崗位職責(zé)、消除崗位空白的管理模式勢(shì)在必行。

2.2辦公室工作人員對(duì)精細(xì)化管理認(rèn)識(shí)不足

精細(xì)化管理是當(dāng)前辦公室工作的發(fā)展趨勢(shì)，但是精細(xì)化管理理念在企業(yè)中不能徹底貫徹，辦公室人員對(duì)精細(xì)化管理認(rèn)知不足，從而影響了精細(xì)化管理理念的推行。辦公室工作人應(yīng)當(dāng)樹(shù)立細(xì)節(jié)決定工作的意識(shí)，在工作中注重細(xì)節(jié)的把握，才能保證工作效果，將注重細(xì)節(jié)作為職業(yè)道德的標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化自身責(zé)任意識(shí)，但是很多辦公室工作人員并沒(méi)有樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，對(duì)于安排的工作不注重細(xì)節(jié)，從而影響了辦公質(zhì)量。

2.3辦公室管理制度缺失，應(yīng)對(duì)措施不建全

辦公室工作具有工作復(fù)雜、責(zé)任重大的特點(diǎn)，同時(shí)辦公室工作性質(zhì)突發(fā)性較強(qiáng)，需要工作人員及時(shí)應(yīng)對(duì)，這就要求辦公室要維持有序的管理制度。但是當(dāng)前我國(guó)辦公室工作經(jīng)常呈現(xiàn)出毫無(wú)頭緒、整天瞎忙的狀態(tài)，尤其是很多辦公室管理制度缺失，一旦遇到應(yīng)急情況，辦公室工作人員很難進(jìn)行應(yīng)對(duì)，甚至很多辦公室人員遇到事情容易慌忙，更談不上按照規(guī)章制度辦事，從而造成辦公室工作雜亂無(wú)章。

3.辦公室工作精細(xì)化管理策略

3.1增強(qiáng)認(rèn)知、落實(shí)工作細(xì)節(jié)

精細(xì)化管理是一項(xiàng)新穎的辦公室工作管理模式，符合當(dāng)前辦公室工作管理趨勢(shì)，其應(yīng)用全面提升了辦公室管理水平，并有效規(guī)范辦公室工作秩序，為辦公室工作人員提供良好的空間，從而提升辦公室人員的工作積極性。辦公室工作事務(wù)繁雜、被動(dòng)性較強(qiáng)，員工要善于應(yīng)對(duì)突發(fā)事件，并發(fā)揮工作認(rèn)知，落實(shí)工作細(xì)節(jié)，避免由于工作疏忽造成不必要的麻煩。首先工作人員要增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，從全局把控工作，工作前思考，工作后總結(jié)，在工作中保持良好的責(zé)任意識(shí)，對(duì)職責(zé)內(nèi)的工作要精益求精，對(duì)于職責(zé)外的工作要保持關(guān)注，保證各項(xiàng)工作落實(shí)實(shí)處，實(shí)現(xiàn)辦公室工作零失誤。再者辦公室工作人員要增強(qiáng)細(xì)節(jié)意識(shí)，嚴(yán)格參照辦公室的工作流程，盡量注重細(xì)節(jié)，對(duì)文字工作要力爭(zhēng)做成美文，對(duì)會(huì)議安排要力爭(zhēng)做到各項(xiàng)工作圓滿，在整個(gè)工作中滴水不漏，在工作中彰顯細(xì)節(jié)處理。此外辦公室工作不但要實(shí)現(xiàn)精細(xì)化，同時(shí)也應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)工作創(chuàng)新意識(shí)，從頭到尾梳理工作流程，從大局出發(fā)來(lái)控制每一項(xiàng)工作，探索一條積極有效、靈活多變的工作路徑。

3.2完善辦公室管理制度

工作精細(xì)化管理離不開(kāi)管理制度的支撐，只有良好管理制度才能生成強(qiáng)制執(zhí)行力，保證精細(xì)化工作流程順利進(jìn)行。首先要簡(jiǎn)化辦公室工作專(zhuān)業(yè)化的崗位職責(zé)體系，重點(diǎn)解決崗位職責(zé)不清楚、分工不明確的問(wèn)題，徹底消除辦公室工作的死角，保證每一項(xiàng)工作都順利進(jìn)行，同時(shí)要對(duì)每一個(gè)工作崗位的權(quán)責(zé)進(jìn)行重新歸屬，明確相應(yīng)的考評(píng)機(jī)制，對(duì)工作評(píng)估要進(jìn)行量化處理，讓考評(píng)工作有據(jù)可依，對(duì)工作性質(zhì)較為靈活的工作，應(yīng)當(dāng)根據(jù)工作人員個(gè)性態(tài)度和工作付出來(lái)評(píng)估考核結(jié)果，提升精細(xì)化管理工作效率。再者要建立健全辦公室工作制度，根據(jù)辦公室管理的目標(biāo)和工作計(jì)劃對(duì)辦公室的各項(xiàng)相關(guān)工作制度進(jìn)行確定，培養(yǎng)辦公室工作人員按照規(guī)則辦事，在遇到問(wèn)題的時(shí)候能夠井然有序、忙中有序。

3.3健全精細(xì)化管理考評(píng)體系

精細(xì)化管理考評(píng)體系為工作開(kāi)展提供動(dòng)力，并保證管理工作的公平性，通常而言，管理工作開(kāi)展和考評(píng)體系是相輔相成的，兩者構(gòu)成一個(gè)完整的工作體系。考評(píng)體系建立和完善的目的是推動(dòng)績(jī)效考核公平公正，并對(duì)工作人員的工作狀況進(jìn)行量化表觀，在實(shí)際的工作中應(yīng)當(dāng)做到以下幾點(diǎn)：首先要端正考核理念，精細(xì)化管理要秉承精細(xì)、嚴(yán)謹(jǐn)、準(zhǔn)確的管理原則，考評(píng)工作保證不出現(xiàn)有失偏頗、刻意偏袒的現(xiàn)象。再者精細(xì)化管理考評(píng)體系建立要明確工作目的，不以懲罰為目的，而是要鼓勵(lì)工作人員強(qiáng)化自身的工作能力，并積極融入到辦公室工作中，從而促進(jìn)工作人員提升工作能力，這是建立考評(píng)體制的根本目的所在。此外要將考評(píng)結(jié)果與員工的績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)和職務(wù)評(píng)定掛鉤，這樣能夠促使辦公室工作人員重視自身的工作，刺激工作人員的工作積極性，促進(jìn)精細(xì)化管理的工作優(yōu)勢(shì)。

3.4精細(xì)化管理與企業(yè)文化建設(shè)同步

精細(xì)化管理和企業(yè)文化建設(shè)保持同步，把管理工作融入到文化建設(shè)中，從而提升企業(yè)的整體的凝聚力、向心力，形成一個(gè)無(wú)形的競(jìng)爭(zhēng)力，促使所有員工自主、積極地提高自身綜合素質(zhì)。同時(shí)，也是提升辦公室整體管理水平的有效途徑，讓辦公室工作人員全面樹(shù)立起精細(xì)化管理的理念與精細(xì)化的工作習(xí)慣，再結(jié)合辦公室管理中的制度化、程序化則能更有效地、切實(shí)地推進(jìn)精細(xì)管理的全面展開(kāi)。再者企業(yè)文化建設(shè)關(guān)系著內(nèi)部工作氛圍的調(diào)整，良好的企業(yè)文化能夠調(diào)節(jié)工作人員的關(guān)系，形成共同的向心力，并在工作中注重關(guān)注企業(yè)發(fā)展前景，把公司利益和個(gè)人利益結(jié)合在一起，這樣有助于工作人員積極投身到精細(xì)化管理建設(shè)中。

4.結(jié)語(yǔ)

總而言之，隨著現(xiàn)代企業(yè)管理理念和管理模式的發(fā)展，精細(xì)化管理逐漸成為辦公室工作的發(fā)展趨勢(shì)，精細(xì)化管理要明確的落實(shí)辦公室工作管理責(zé)任，明確辦公室工作職責(zé)，有利于辦公室工作管理責(zé)任的具體化和細(xì)致化。在開(kāi)展精細(xì)化管理的過(guò)程中，要充分認(rèn)識(shí)到當(dāng)前辦公室工作中存在的主要問(wèn)題，從意識(shí)強(qiáng)化、管理體制和考評(píng)體系等方面采取措施，合理安排辦公室工作，提高辦公室的工作效率，為企業(yè)整體競(jìng)爭(zhēng)力的提高奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。（作者單位：陜西陜煤澄合礦業(yè)公司王村煤礦斜井）

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