借助互聯(lián)網(wǎng)思維提升辦公室工作水平

穆婕

【摘要】在信息技術(shù)不斷進(jìn)步的當(dāng)今，互聯(lián)網(wǎng)給人們生活帶來(lái)的改變不僅體現(xiàn)在生活模式上，還體現(xiàn)在辦公方面。作為一種信息時(shí)代的創(chuàng)新思維，互聯(lián)網(wǎng)思維目前已經(jīng)開(kāi)始應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域。在此種情況下，越來(lái)越多的人倡導(dǎo)將其引入辦公室工作中，以提升工作水平。本文結(jié)合辦公室工作特點(diǎn)，對(duì)借助互聯(lián)網(wǎng)思維提升辦公室工作水平的思路作了分析。

【關(guān)鍵詞】互聯(lián)網(wǎng)思維；辦公室工作；思路

作為組織體系的重要機(jī)構(gòu)，辦公室發(fā)揮著不可替代的作用，肩負(fù)著統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、“上傳下達(dá)”的責(zé)任，對(duì)組織體系運(yùn)轉(zhuǎn)效率有著極大的影響。與其他機(jī)構(gòu)相比，辦公室職能稍顯特殊，工作水平與人員思維關(guān)聯(lián)密切。所以，新形勢(shì)下，辦公室工作也應(yīng)積極轉(zhuǎn)變思路，積極引入以互聯(lián)網(wǎng)思維為代表的創(chuàng)新思維，以不斷提高工作水平。

一、借助互聯(lián)網(wǎng)思維提升辦公室工作水平

（一）新形勢(shì)下辦公室工作的特點(diǎn)。新形勢(shì)下，學(xué)校辦公室工作的特點(diǎn)主要表現(xiàn)為：首先，服務(wù)性。辦公室工作的服務(wù)性分為兩個(gè)方面，一方面是服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，這一點(diǎn)是其職能決定的。作為學(xué)校機(jī)構(gòu)的重要組成部分，辦公室職能包括傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)要求、落實(shí)任務(wù)、調(diào)研、參謀等，從這個(gè)角度來(lái)講，辦公室工作具有較為明顯的“為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)”的特征。另一方面是服務(wù)大眾，這一點(diǎn)是由辦公室工作內(nèi)容決定的。在一個(gè)組織體系中，辦公室相當(dāng)于內(nèi)外聯(lián)系的窗口，工作內(nèi)容包括活動(dòng)接待以及溝通協(xié)調(diào)等，基于這個(gè)角度而言，辦公室在服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的同時(shí)也帶有服務(wù)大眾的特征。其次，瑣碎性。與別的機(jī)構(gòu)相比，辦公室負(fù)責(zé)的各項(xiàng)事務(wù)更加瑣碎，同時(shí)也更加復(fù)雜。辦公室工作人員的職責(zé)范圍包括電話通知、接待訪客以及會(huì)議預(yù)約等，盡管工作難度并不算太大，但由于內(nèi)容較為瑣碎，要想在保證質(zhì)量的同時(shí)兼顧效率，對(duì)于工作人員來(lái)講依舊有著一定的挑戰(zhàn)性。最后，不規(guī)律性。由于職責(zé)范圍廣，辦公室工作的不規(guī)律性十分顯著。比如，在領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有指派任務(wù)且無(wú)訪客的情況下，辦公室工作就會(huì)非常清閑，反之則會(huì)陷入忙碌。這種工作方式與辦公室的職能相適應(yīng)，也是辦公室工作最突出的特點(diǎn)之一。

（二）引入互聯(lián)網(wǎng)思維的基本思路。1.意識(shí)維度。互聯(lián)網(wǎng)思維的產(chǎn)生是信息技術(shù)發(fā)展的結(jié)果，其在各個(gè)領(lǐng)域的應(yīng)用屬于時(shí)代進(jìn)步過(guò)程中的必然現(xiàn)象。在辦公室工作中，互聯(lián)網(wǎng)思維的應(yīng)用價(jià)值并不僅僅體現(xiàn)在提升效率及成本控制方面，還表現(xiàn)在工作人員的工作理念及服務(wù)意識(shí)上。作為連通內(nèi)外的重要窗口，辦公室給人留下的印象與工作質(zhì)量、人員形象均有關(guān)聯(lián)。如果辦公室人員精神風(fēng)貌不佳、素養(yǎng)不高，很容易使人對(duì)辦公室甚至是對(duì)其所在的組織體系印象不佳。所以，新形勢(shì)下的辦公室工作不能只關(guān)注工作質(zhì)量，還需重視形象建設(shè)、提高工作人員的綜合素養(yǎng)，強(qiáng)化其效率意識(shí)和服務(wù)意識(shí)。互聯(lián)網(wǎng)思維倡導(dǎo)的“用戶為主”思想與此恰好吻合，將其引入辦公室工作中，對(duì)于工作人員服務(wù)意識(shí)的增強(qiáng)具有重要意義。2.空間維度?；诳臻g維度而言，辦公室工作中引入互聯(lián)網(wǎng)思維的積極作用主要體現(xiàn)在：此舉可以通過(guò)構(gòu)建先進(jìn)平臺(tái)推動(dòng)辦公現(xiàn)代化。一般思路為：第一，構(gòu)建自動(dòng)化平臺(tái)。借助現(xiàn)代技術(shù)建設(shè)自動(dòng)化平臺(tái)，可利用其自動(dòng)處理功能，達(dá)到降低辦公成本的目的。第二，構(gòu)建系統(tǒng)化平臺(tái)。對(duì)于這個(gè)平臺(tái)，應(yīng)保證其具有與辦公室工作內(nèi)容相適應(yīng)的基礎(chǔ)功能。舉例來(lái)講，考慮到辦公室工作中需要進(jìn)行信息處理，系統(tǒng)化平臺(tái)構(gòu)建時(shí)可考慮引入大數(shù)據(jù)處理技術(shù)，以達(dá)到“信息去噪”的目的，提升工作人員提取有效信息的效率。第三，構(gòu)建互動(dòng)平臺(tái)。該平臺(tái)一方面能夠?yàn)椴块T溝通提供便利，有助于指令的下達(dá)與要求的執(zhí)行，另一方面也有助于有效監(jiān)督與反饋的實(shí)現(xiàn)，可為辦公室職能的充分發(fā)揮奠定基礎(chǔ)。3.時(shí)間維度。基于時(shí)間維度來(lái)講，引入互聯(lián)網(wǎng)思維對(duì)辦公室工作的影響主要體現(xiàn)在工作效率方面。具體思路為：首先，借助互聯(lián)網(wǎng)思維優(yōu)化信息溝通機(jī)制，增強(qiáng)其互動(dòng)性。時(shí)效性是信息的基本特征，對(duì)信息價(jià)值有著極大影響。在辦公室工作中，盡管上傳下達(dá)被歸于基本任務(wù)的范疇，但在特殊條件下，其對(duì)大局的影響則是十分驚人的。在引入互聯(lián)網(wǎng)思維的前提下，信息溝通渠道的連接會(huì)更加緊密，信息傳播也將因此更為順暢，時(shí)間差的負(fù)面影響可得到有效控制。其次，加緊建設(shè)數(shù)字化及網(wǎng)絡(luò)化，推動(dòng)工作效率的不斷提升。其中，數(shù)字化主要是針對(duì)各種資源而言，數(shù)字化建設(shè)的意義主要表現(xiàn)在提高決策科學(xué)性、資源配置合理性等方面。而網(wǎng)絡(luò)化則主要是基于資源共享的考慮，有助于相關(guān)資料的有效利用。同時(shí)，加緊建設(shè)網(wǎng)絡(luò)化也有助于傳輸成本控制，可帶動(dòng)工作水平的不斷提升。最后，引入互聯(lián)網(wǎng)思維對(duì)監(jiān)管機(jī)制進(jìn)行完善。統(tǒng)籌管理屬于辦公室的重要職能，而相應(yīng)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)則可以為動(dòng)態(tài)監(jiān)管提供實(shí)現(xiàn)條件，有助于監(jiān)管機(jī)制的健全。此舉的重要意義體現(xiàn)在：既能夠控制人為干擾，減少影響工作的不利因素，又可以為有效進(jìn)行績(jī)效考核奠定基礎(chǔ)，對(duì)辦公室工作效果的改善可產(chǎn)生一定的間接促進(jìn)作用。

三、結(jié)語(yǔ)

互聯(lián)網(wǎng)思維與傳統(tǒng)工作思維有著很大的區(qū)別，其倡導(dǎo)的是以操作平臺(tái)取代管道式模式，并以信息技術(shù)為支撐對(duì)工作流程進(jìn)行簡(jiǎn)化，進(jìn)而構(gòu)建更為先進(jìn)的平臺(tái)，最終提高工作的規(guī)范性和效率。在辦公室工作中引入互聯(lián)網(wǎng)思維，除了能夠提高瑣碎事務(wù)的處理效率和工作的條理性之外，還可以利用虛擬數(shù)據(jù)庫(kù)的優(yōu)勢(shì)降低工作成本、改善工作質(zhì)量。所以，積極引入互聯(lián)網(wǎng)思維，可謂是新形勢(shì)下提高辦公室工作水平、優(yōu)化工作模式的必要之舉。

【參考文獻(xiàn)】

[1]趙震宇.創(chuàng)新要求下做好辦公室工作的思考[J].福建質(zhì)量管理，2016，（02）：239-239.

[2]韓宇.辦公室工作人員要做到“八知八不”[J].秘書工作，2016，（05）：28-29.

[3]吳建維.淺析新形勢(shì)下如何做好辦公室工作[J].現(xiàn)代企業(yè)文化，2016，（14）：150-150.