如何當(dāng)好辦公室主任之我見

陳學(xué)兵

摘要：怎樣做一個(gè)合格的辦公室主任？ 這是每一個(gè)辦公室主任必須重視和研究的問題。好辦公室主任有諸多標(biāo)準(zhǔn)，這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)也有各自的參照系。如領(lǐng)導(dǎo)的標(biāo)準(zhǔn)，辦公室同事之間的標(biāo)準(zhǔn)，群眾的標(biāo)準(zhǔn)，辦公室主任自身的標(biāo)準(zhǔn)等等。這些標(biāo)準(zhǔn)，對怎樣當(dāng)好辦公室主任都有參考意義。

關(guān)鍵詞：辦公室工作；辦公室主任；標(biāo)準(zhǔn)

辦公室主任從職務(wù)上講是領(lǐng)導(dǎo)的助手，從工作上講是領(lǐng)導(dǎo)的參謀。要當(dāng)好助手和參謀，需要注意的問題很多，結(jié)合筆者從事辦公室主任工作多年的經(jīng)驗(yàn)看來，必須堅(jiān)持“三有”和三種能力，“三有”是： 思想上有涵養(yǎng)，言行上有節(jié)制，辦事上有條理；三種能力是：洞察力，執(zhí)行力和毅力。

一、思想上有涵養(yǎng)

辦公室主任一職是組織的安排、工作的需要。辦公室主任對領(lǐng)導(dǎo)班子成員一定要從內(nèi)心深處敬重、尊重、看重，遇事多請教、多請示、多請求，切實(shí)做到“ 跟上、靠下、抓自己”。

“跟上”，從大的方面來講就是緊跟黨中央，從小的方面來講就是緊跟領(lǐng)導(dǎo)。凡是領(lǐng)導(dǎo)拍板定了的事情，不僅不能說三道四，而且應(yīng)當(dāng)積極地抓好落實(shí)?！?靠下”，就是不僅自己要有很強(qiáng)的群眾觀念，更要耐心說服群眾堅(jiān)決服從領(lǐng)導(dǎo)，自覺團(tuán)結(jié)在領(lǐng)導(dǎo)的周圍“。 抓自己”，就是時(shí)時(shí)處處做好榜樣，做領(lǐng)導(dǎo)放心的人，多為領(lǐng)導(dǎo)爭光彩，不為領(lǐng)導(dǎo)添麻煩。和領(lǐng)導(dǎo)在一起共事，要有推功攬過的風(fēng)格，有了成績，多想領(lǐng)導(dǎo)的正確決策；有了過失，多從自己身上找原因。特別是當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)工作失誤、事業(yè)失利、心理失衡時(shí)，辦公室主任應(yīng)適時(shí)地伸出友誼之手拉一把、幫一把、扶一把，使領(lǐng)導(dǎo)感到你是好助手、好參謀，切不可乘人之危落井下石。

鄧小平同志在講到領(lǐng)導(dǎo)干部的涵養(yǎng)時(shí)曾強(qiáng)調(diào)指出：“要相互容忍，相互謙讓，相互幫助，相互補(bǔ)充，包括相互克服錯(cuò)誤和缺點(diǎn)?！边@既是對領(lǐng)導(dǎo)之間的要求，也是對辦公室主任提出的要求。作為辦公室主任，定位一定要清晰，辦公室主任是處于服務(wù)的位置，要時(shí)時(shí)處處講服從、講大局。在工作實(shí)施上，辦公室主任一定先從自身尋找問題的原因，反思執(zhí)行過程當(dāng)中的缺失，不推卸責(zé)任，這就是辦公室主任的涵養(yǎng)和高風(fēng)亮節(jié)，可以看作是追求領(lǐng)導(dǎo)效率、領(lǐng)導(dǎo)效益的積極作為。

二、言行上有節(jié)制

言行有節(jié)制，既是辦公室主任的自律準(zhǔn)則，也是領(lǐng)導(dǎo)和廣大群眾對辦公室主任的基本要求。辦公室主任如若行為有失節(jié)、言語有不慎，不僅會讓群眾對領(lǐng)導(dǎo)造成誤解，也會影響單位的形象；不僅不利于領(lǐng)導(dǎo)層的威望，也會使群眾對你自身能力與素質(zhì)的質(zhì)疑。例如，有人在議論領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)候，你不能參與到議論當(dāng)中去，絕對要保持言詞上的嚴(yán)謹(jǐn)；領(lǐng)導(dǎo)沒有聽從你的建議，你絕對不可背后議論，因?yàn)樵陬I(lǐng)導(dǎo)層面，下屬只能有建議權(quán)，而沒有決策權(quán)；領(lǐng)導(dǎo)采納了你的建議，工作取得了成就，這是集體討論和決策的成果，你絕對不可夸耀說“這是我的功勞”；在領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)給你發(fā)表意見的時(shí)候，哪怕是自己認(rèn)為再好的主意，也絕對不能強(qiáng)加于領(lǐng)導(dǎo)；涉及重大事宜的時(shí)候，如果超出了自己的職權(quán)范圍，絕對不可自作主張，一定要請示領(lǐng)導(dǎo)后再作定奪；當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)不在位，有些大事又必須立即決定時(shí)，正好上一級領(lǐng)導(dǎo)就在跟前，你“越了位”向上一級領(lǐng)導(dǎo)請示決定了，待領(lǐng)導(dǎo)歸來后，你必須如實(shí)匯報(bào)“越位”的原因和向上一級領(lǐng)導(dǎo)請示的情景，并且要把這些“ 意外中的程序”迅速補(bǔ)上，以求得領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可。

對辦公室主任要求行為有節(jié)，就是強(qiáng)調(diào)辦公室主任要有自知之明，要明確自己的位置，做到：尊重領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)好助手；不爭名利，默默奉獻(xiàn)；舉止端莊，落落大方；行為高尚，杜絕低俗。言語有度的要求是：說話不僅要把握好程度、尺度、幅度，更要做到適度。還要注意準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)的特點(diǎn)，把話說得恰到好處。只有把握好領(lǐng)導(dǎo)的特點(diǎn)，才能做到言語有度。辦公室主任不管在任何場合都要做到： 絕不信口開河，絕不飛短流長，絕不背后議論領(lǐng)導(dǎo)，絕不泄露內(nèi)部機(jī)密，絕不為獲得群眾基層而“抨擊領(lǐng)導(dǎo)”；一定要講有利于本單位建設(shè)的話、有利于維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)權(quán)威的話。

三、辦事上有條理

辦公室主任作為領(lǐng)導(dǎo)的助手，必須做到在辦事上有條理，考慮問題很周全，用自己的聰明才智去為領(lǐng)導(dǎo)安排好工作、學(xué)習(xí)、生活等方面的細(xì)節(jié)，這就要求辦公室主任要比領(lǐng)導(dǎo)想得更細(xì)致、更周到、更完備，要有高超的預(yù)見力，把領(lǐng)導(dǎo)的設(shè)想充實(shí)得更完善，把事情辦得更有條理。不管是為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，還是對本單位的工作具體實(shí)施，都要體現(xiàn)出超前性、客觀性和科學(xué)性?！拔从昃I繆勝于臨渴挖井”，辦公室主任應(yīng)當(dāng)把問題想在前、干在前，使領(lǐng)導(dǎo)及早做到心中有數(shù)，保證領(lǐng)導(dǎo)的決策能正確地執(zhí)行。要把每一個(gè)小環(huán)節(jié)、小側(cè)面、小階段、小事情都考慮得周到細(xì)致，不能出現(xiàn)任何的缺陷和紕漏。要有智慧的觀察力，一定要選擇好為領(lǐng)導(dǎo)參謀的時(shí)機(jī)。

按照心理學(xué)家對人基本心境情況來劃分：可分為心境興奮期、心境平靜期、心境憤怒期。為上級提建議、當(dāng)參謀，最好選擇在上級的心境興奮期，最起碼也要選擇在心境平靜期，萬不可在心境憤怒期進(jìn)言。同時(shí)，作為辦公室主任要有縝密的思維力，在為領(lǐng)導(dǎo)提供的方案時(shí)，最少應(yīng)在兩個(gè)以上，以便供領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行比較、選擇。因此，就需要本人對自己提出的方案有縝密的準(zhǔn)備，具體步驟如下：

第一，給領(lǐng)導(dǎo)提方案時(shí)，自己必須做到問不倒、難不住、論據(jù)充分、對答如流，決不能磕磕絆絆、答非所問。

第二，對于你提供給領(lǐng)導(dǎo)的工作思路及相關(guān)問題，凡是可能涉及到的邊邊角角、任何環(huán)節(jié)都要搞得很清楚，弄得很明白，經(jīng)得起領(lǐng)導(dǎo)的一問、二問、再問及向縱深處問。這就要求你在摸情況時(shí)要“ 橫向摸到邊，縱向摸到底”。

第三，對工作實(shí)施過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)，要設(shè)計(jì)很周密，思考很全面，補(bǔ)救很及時(shí)，防范很到位。努力做到開拓領(lǐng)導(dǎo)的思路，完善領(lǐng)導(dǎo)的決策，充實(shí)領(lǐng)導(dǎo)的設(shè)想，升華領(lǐng)導(dǎo)的意愿。

第四，要有科學(xué)的創(chuàng)新力。在改革開放、發(fā)展市場經(jīng)濟(jì)的新形勢下，如果觀念不更新、思路不出新、工作不創(chuàng)新，再本分的辦公室主任也不可能使自己的工作有質(zhì)量、個(gè)人有出路。所以，要求你在為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)助手和參謀的時(shí)候，要有敢為天下先的勇氣去探討新事物、發(fā)現(xiàn)新事物、創(chuàng)造新事物、掌握新事物，以“新”制勝，贏得領(lǐng)導(dǎo)和群眾的認(rèn)可。

四、把握細(xì)節(jié)提高三種能力

（一）從細(xì)微處觀察思考提高洞察力

洞察力是一種觀察事物正確分析判斷問題的綜合能力，辦公室工作千頭萬緒，只有具備敏銳的洞察力才能在復(fù)雜的環(huán)境中把握掌握工作的主動權(quán)。要善觀察在待人接物和處理事務(wù)過程中要留心觀察周圍的人員的動靜。別人看到的自己要能夠看得到別人沒有看到或者沒有注意到的細(xì)節(jié)也要能夠注意到以便妥善處理發(fā)現(xiàn)的問題，要放寬視野縝密思考，對收集到的信息進(jìn)行篩選和過濾去偽求真去粗存細(xì)，透過現(xiàn)象看本質(zhì)，面對比較復(fù)雜問題時(shí)。要始終保持清醒的頭腦，冷靜對待理清思路妥善處置不可偏聽、偏信；盲從、盲動，使問題的處置偏離正確的軌道。要會總結(jié)，通過總結(jié)得失與功過，吸取教訓(xùn)積累經(jīng)驗(yàn)，不斷提高分析判斷和處理復(fù)雜事務(wù)的能力。

（二）保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，提高執(zhí)行力

注重細(xì)節(jié)實(shí)質(zhì)上是個(gè)工作態(tài)度問題，沒有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，注重細(xì)節(jié) 就會成為一句空話執(zhí)行力也會大打折扣：例如，制發(fā)文件工作態(tài)度不嚴(yán)謹(jǐn)會出現(xiàn)有錯(cuò)別字、漏字、標(biāo)點(diǎn)符號錯(cuò)誤、裝訂出現(xiàn)錯(cuò)頁等失誤，這甚至?xí)劤刹涣己蠊Ｒ虼?，辦公室人員要自覺養(yǎng)成嚴(yán)格認(rèn)真細(xì)致的工作態(tài)度，盡職盡責(zé)嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致地做好每一件事。當(dāng)然，也不能忽視工作能力的提高，能力是基礎(chǔ)，沒有良好的綜合素質(zhì)和較強(qiáng)的業(yè)務(wù) 能力，執(zhí)行好工作任務(wù)也是一句空話。辦公室人員要把學(xué)習(xí)當(dāng)成一種工作責(zé)任；一種精神追求，勤于學(xué)習(xí)堅(jiān)持不懈通過學(xué)習(xí)增長知識增加智慧不斷提高工作能力。

（三）增強(qiáng)責(zé)任感，提高注重細(xì)節(jié)的毅力

把簡單的事情天天做好就是不簡單，把容易的事情認(rèn)真地做好就是不容易。工作中要做到始終關(guān)注細(xì)節(jié)抓住細(xì)節(jié)需要頑強(qiáng)的毅力做保證，頑強(qiáng)的工作毅力是一種意志品格是強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感。辦公 室工作功勞平常，不甚凸顯，但一旦出現(xiàn)問題甚至往往會因?yàn)橐粋€(gè)工 作細(xì)節(jié)出現(xiàn)問題會造成較大的不良影響。 因此，辦公室人員不僅要 有樂于奉獻(xiàn)，不圖名利，甘當(dāng)無名英雄的胸懷；還要有強(qiáng)烈的責(zé)任感、 事業(yè)心和盡善盡美、精益求精、持之以恒的工作態(tài)度與毅力，要瞄準(zhǔn)零差錯(cuò)、零疏漏、零失誤的工作目標(biāo)，力求把每一件事做到完美，經(jīng)得起檢驗(yàn)。

總之，辦公室主任要做到思想上有涵養(yǎng)，就要做到有度量； 要做到言行上有節(jié)制，就要做到有品位；要做到辦事上有條理，就要做到有能耐。做到“三有”，并且具備了上述的三種能力，相信一定能把辦公室主任做好。