痛則不通 采購管理痛點(diǎn)解析

趙艷豐

C公司是一家專門從事家電產(chǎn)品的研發(fā)、生產(chǎn)和銷售的老牌廠商。該公司的采購模式仍處在與供應(yīng)商詢比價格簽訂單階段，不能滿足C公司的戰(zhàn)略發(fā)展要求，也與當(dāng)今注重供應(yīng)鏈的利益分享及訂單快速反應(yīng)并不相符，而對于家電行業(yè)來說，原材料成本能占到商品總成本的60%～70%，原材料采購在企業(yè)戰(zhàn)略合作方面，起到了至關(guān)重要的作用。如何做好采購管理，就成為當(dāng)下家電企業(yè)突破行業(yè)發(fā)展困境的有效途徑。

在市場競爭日趨白熱化的今天，能夠“生存”已是很多家電企業(yè)苦苦追求的目標(biāo)了，因?yàn)樵谄髽I(yè)外部，同行之間的價格戰(zhàn)不斷吞噬著廠商的利潤；在企業(yè)內(nèi)部，人力成本費(fèi)用持續(xù)地上升，企業(yè)組織體系漸漸不能適應(yīng)行業(yè)發(fā)展需求。廣大家電廠商唯有深耕挖掘自身企業(yè)潛力才能抵御行業(yè)當(dāng)下的困境。

而對于家電行業(yè)來說，原材料成本能占到商品總成本的60%～70%，原材料采購在成本控制、保障生產(chǎn)、內(nèi)部各業(yè)務(wù)單元間協(xié)同、上下游供應(yīng)鏈企業(yè)的戰(zhàn)略合作方面，起到了至關(guān)重要的作用。所以如何做好采購管理，就成為當(dāng)下家電企業(yè)突破行業(yè)發(fā)展困境的有效途徑。

本文以C公司為例來談?wù)劶译娖髽I(yè)采購管理所遇到的問題，以及解決這些問題的有效策略，希望能給業(yè)內(nèi)人士帶來啟示。

C公司是一家專門從事家電產(chǎn)品的研發(fā)、生產(chǎn)和銷售的老牌廠商。該公司的采購模式比較原始，仍然處在與供應(yīng)商詢比價格簽訂單階段，這與當(dāng)今家電業(yè)注重供應(yīng)鏈的利益分享及訂單快速反應(yīng)的理念背道而馳，此采購模式已嚴(yán)重不能滿足C公司的戰(zhàn)略發(fā)展要求C公司的采購管理為整個公司的運(yùn)營帶來哪些影響？這些影響又在哪些方面產(chǎn)生制約？

順藤摸瓜 痛點(diǎn)在哪里

C公司的采購模式可謂是非常傳統(tǒng)、簡單的。即其采購部一直沿襲以拉動采購的管理模式進(jìn)行運(yùn)作，圍繞確定采購需求、供應(yīng)商詢價、議價、下訂單、跟蹤訂單、跟蹤交期、收貨、付款等流程進(jìn)行采購日常工作，其并未與現(xiàn)代的供應(yīng)鏈采購相融合。

對于絕大部分中小企業(yè)來講，一般都采用和C公司相類似的采購原則，這種模式有正反兩方面的影響。早期，企業(yè)在生存階段，管理的方式都比較原始和簡單，也沒有形成團(tuán)隊(duì)。原始的采購管理方式確實(shí)適應(yīng)資金、人員、規(guī)模有限的初級階段，一旦企業(yè)進(jìn)入規(guī)模化發(fā)展，傳統(tǒng)采購模式的弊端也逐漸暴露。

這種粗放式的采購體系已不能適用行業(yè)發(fā)展，具體存在的問題突出有如下幾點(diǎn)。

1.訂單按時交貨率低。

在C公司的供應(yīng)商中，部分供應(yīng)商的管理理念較為落后，對需求方的交貨及時性、準(zhǔn)確性以及整個供應(yīng)鏈運(yùn)行效率的重要意義并未深刻理解。

其次，供應(yīng)商生產(chǎn)運(yùn)作模式落后，致使在生產(chǎn)計(jì)劃、加工、運(yùn)輸?shù)热魏我簧a(chǎn)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，導(dǎo)致無法保證交貨及時性。交貨不及時，等于喪失了市場銷售機(jī)會，更別說搶占市場，已經(jīng)有不少經(jīng)銷商反映由此所帶來的訂單和銷售流失。直接影響整個供商鏈條、包括資金周轉(zhuǎn)。

2.多品種、小批量的生產(chǎn)模式導(dǎo)致采購成本增加。

由于C公司的產(chǎn)品線較為豐富，根據(jù)訂單進(jìn)行牽引讓各部門進(jìn)行配合，致使采購管理常進(jìn)行小批量多品種的采購工作，增加了采購人員的工作強(qiáng)度。

這也對供應(yīng)商交貨期提出了較為嚴(yán)格的時效性要求，造成供應(yīng)商無法進(jìn)行相應(yīng)的預(yù)測和配送計(jì)劃，同時也會造成供應(yīng)商多品種小批量的送貨，使得相關(guān)系統(tǒng)成本增加（物流費(fèi)、倉儲費(fèi)、倉庫檢查、收料費(fèi)用等），間接造成采購成本的增加，雙方在其中都沒得到好處，不利于公司與供應(yīng)商間的戰(zhàn)略合作。

3.采購流程問題，容易滋生腐敗。

在營銷部門下達(dá)采購訂單后，采購人員根據(jù)訂單需求，在SAP系統(tǒng)導(dǎo)出物料需求，采購員再根據(jù)物料與多家供應(yīng)商議價確定供貨。若在多家供應(yīng)商能按時按量供應(yīng)物料的前提下，C公司采購分配管理流程不明晰，采購分配比例由采購員確定。采購員按照平時供應(yīng)商的價格、服務(wù)、交期等評判標(biāo)準(zhǔn)來分配采購比例，但主要評判還是以價格為主導(dǎo)。

但對于供應(yīng)商來說，在淡季他們?yōu)榱朔謹(jǐn)偣潭ǔ杀径蛢r競單，在旺季供應(yīng)商則會先滿足于利潤較高的客戶，導(dǎo)致交貨不及時或不接單，對C公司的生產(chǎn)配套帶來非常大的影響，同時也傷害雙方的戰(zhàn)略合作關(guān)系。另C公司并無制定物資采購比例的相關(guān)管理辦法，采購員分配訂單權(quán)利過大，容易滋生腐敗，引起采購員與供應(yīng)商串通的可能性。實(shí)際上，不僅C公司出現(xiàn)這樣的現(xiàn)象，同樣的問題也存在絕大多數(shù)的家電企業(yè)，成為理順供應(yīng)鏈中的“毒瘤”。

4.采購員專業(yè)素養(yǎng)急需提高。

由于采購員每天都在處理日常事務(wù)，在C公司采購流程中常發(fā)現(xiàn)采購員不熟悉業(yè)務(wù)知識而盲目聽取供應(yīng)商建議，導(dǎo)致成本增加，甚至對物料特性及功能了解甚少，這樣的情況難以提升采購人員的管理水平。

5.采購信息系統(tǒng)落后。

每天清晨，C公司的采購人員都要依據(jù)銷售部門下達(dá)的生產(chǎn)訂單需求，在電腦系統(tǒng)中將物料需求導(dǎo)出，針對每個生產(chǎn)訂單，采購員都必須手動制定物料分配表。這對大型的生產(chǎn)企業(yè)來說，每天都有繁多的生產(chǎn)訂單要下達(dá)，采購員必須重復(fù)的做同一件事情，導(dǎo)致采購員整體效率降低，更無從在采購專業(yè)知識方面取得突破。

6.管理層不重視采購管理的戰(zhàn)略作用。

很多家電企業(yè)的管理層非常重視市場端的銷售，認(rèn)為銷售才是生產(chǎn)型企業(yè)的利潤源泉，往往忽視了采購的重大作用，采購只要將采購成本下降1%，就可以給公司帶來5～8%的利潤增加。事實(shí)告訴我們采購管理就是向管理要利潤。所以采購、研發(fā)、銷售三者是企業(yè)實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)最為關(guān)鍵的因素。

7.呆滯物料使公司經(jīng)營遭受巨大損失。

采購部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃制定出的物料需求，與多個供應(yīng)商對所需要的物料展開詢價及議價工作，然后將物料份額對供應(yīng)商進(jìn)行分配和執(zhí)行，最后是跟進(jìn)物料到廠的進(jìn)度并及時將物料入庫，待生產(chǎn)使用。但是每年C公司都有大量積壓物料進(jìn)行處置外賣，變現(xiàn)后取得的收入僅為原值的50%不到，對公司增強(qiáng)盈利水平產(chǎn)生了巨大的負(fù)面影響。

追根溯源 為何“不通”

1.原始管理模式帶來的弊端。

C公司仍然運(yùn)用原始的以銷定產(chǎn)的管理模式，即通過銷售部門確定客戶的需求匯總后，下訂單給采購組織進(jìn)行生產(chǎn)活動。C公司缺乏銷售與運(yùn)營計(jì)劃體系的協(xié)調(diào)，內(nèi)部銷售部門、采購部門與生產(chǎn)部門缺乏有效的銜接跟溝通，無法提前做好與供應(yīng)商的物料預(yù)測計(jì)劃，往往會出現(xiàn)供應(yīng)商無法按時按量交貨的情況。

2.C公司對采購的地位認(rèn)識高度不夠。

該公司認(rèn)為采購主要職責(zé)就是保證采購價格低、為生產(chǎn)齊套保駕護(hù)航，但并未將采購部放到與營銷、研發(fā)部同等重要的位置。采購是整個供商鏈條中基礎(chǔ)的一環(huán)，也是重要的一環(huán)，其是產(chǎn)品生產(chǎn)成本和品質(zhì)的保證。

3.采購管理流程制度缺乏系統(tǒng)性梳理，各業(yè)務(wù)部門缺乏有效的銜接。

C公司在《采購分配管理辦法》、《物料標(biāo)準(zhǔn)化管理辦法》、《訂單需求預(yù)測管理辦法》等并未制定有效流程和制度，給公司帶來諸如滋生腐敗、降低系統(tǒng)效率、產(chǎn)生大量積壓物資、交貨及時性降低、物料通用性差、增加管理費(fèi)用等問題和風(fēng)險。公司化運(yùn)作需要制度化，與“團(tuán)伙”和“團(tuán)隊(duì)”有著異曲同工之處。

4.C公司各部門間缺乏及時的溝通，導(dǎo)致采購物料過多，產(chǎn)生大量的積壓物資。

分析其原因既有采購部門對于長周期物料的過量采購，又有客戶訂單的變更或是取消訂單，造成積壓物料的產(chǎn)生。歸根到底還是由于C公司內(nèi)部各部門缺乏有效的銜接，缺少整體的協(xié)同性，導(dǎo)致公司蒙受巨大的經(jīng)濟(jì)損失。

采購漏洞如何查補(bǔ)？問題如何解決？如何通過現(xiàn)代化的管理手段將損失降到最低？請關(guān)注本文下篇的內(nèi)容解析和建議。