淺析出口外貿(mào)采購員崗位工作的重點與難點

廣州科技貿(mào)易職業(yè)學(xué)院商貿(mào)學(xué)院 陳蓉

據(jù)海關(guān)統(tǒng)計，2012年1～11月，我國進出口總值35002.8億美元，比去年同期增長5.8%。其中，出口18499.1億美元，增長7.3%；進口16503.7億美元，增長4.1%；貿(mào)易順差1995.4億美元。本世紀(jì)以來，中國成為世界工廠，許多商人把目光聚焦中國，加大在中國的投資，或擴大在中國的采購 (陳萬卷，2003)。而近年，國內(nèi)原材料及勞動力成本上升使我國出口產(chǎn)品不斷上漲，外貿(mào)采購壓力逐漸增大。據(jù)WTO統(tǒng)計，目前全球國際貿(mào)易中60%是中間產(chǎn)品貿(mào)易(或稱任務(wù)貿(mào)易，指商品生產(chǎn)過程進行國際分工，一個國家只從事其中一部分任務(wù))。外貿(mào)采購是國家貿(mào)易活動中的主要貿(mào)易過程，隨著外貿(mào)分工細(xì)化，外貿(mào)采購員的工作專業(yè)性日益突出。明確外貿(mào)員崗位的定位和工作職責(zé)及其重點與難點，有利于外貿(mào)采購員工作的開展。

1 出口外貿(mào)采購員崗位的定位

外貿(mào)采購業(yè)務(wù)在外貿(mào)公司中是一項很重要的業(yè)務(wù)。其包括兩個方面：其一，為了滿足生產(chǎn)或銷售需要從國外供應(yīng)商購買產(chǎn)品，也就是人們常說的進口；其二，為了滿足國外客戶的需求，根據(jù)客戶的需求在國內(nèi)尋求供應(yīng)商，購買產(chǎn)品來出口的采購業(yè)務(wù)(徐俊，趙永秀，2011)。為此，外貿(mào)采購員崗位分為出口外貿(mào)采購員和進口外貿(mào)采購員兩種。進口外貿(mào)采購員主要負(fù)責(zé)國內(nèi)的企業(yè)從國外采購產(chǎn)品或原材料的工作。出口外貿(mào)采購員主要負(fù)責(zé)國外的企業(yè)在中國地區(qū)的采購業(yè)務(wù)。從出口的角度，外貿(mào)采購員與外貿(mào)業(yè)務(wù)員、外貿(mào)跟單員、外貿(mào)報關(guān)報檢員等共同構(gòu)成外貿(mào)領(lǐng)域的基本崗位。隨著外貿(mào)分工的細(xì)化，外貿(mào)領(lǐng)域出現(xiàn)了多種外貿(mào)的經(jīng)營模式，出口外貿(mào)采購員的崗位在出口業(yè)務(wù)的傳統(tǒng)外貿(mào)公司、外方采購代理、外貿(mào)服務(wù)企業(yè)中起到重要的作用。

2 出口外貿(mào)采購員的工作職責(zé)

外貿(mào)采購員是外貿(mào)基本崗位的一種，它與外貿(mào)業(yè)務(wù)員，外貿(mào)跟單員密切合作，負(fù)責(zé)按客戶的要求在中國采購到使其滿意的商品。一般的外貿(mào)公司中，外貿(mào)業(yè)務(wù)員與客戶簽訂了出口合同之后，由出口外貿(mào)采購員接手后續(xù)工作，他們收集客戶的采購信息，然后根據(jù)熟悉的市場行情選擇合適的供應(yīng)商，并與其進行商務(wù)談判，并簽訂采購合同。后續(xù)的跟單和貨物檢驗工作可以由外貿(mào)跟單員來執(zhí)行。另外，在外貿(mào)采購員需求量較大的外方采購代理企業(yè)，有時國外客戶直接將訂單需求告訴外貿(mào)采購員，并由采購員負(fù)責(zé)選擇供應(yīng)商、簽訂采購合同，并做完檢驗貨物、安排裝運和付款等履行采購合同的工作。

圖1 出口外貿(mào)采購員工作基本流程圖

3 出口外貿(mào)采購員工作的重點

3.1 完善客戶采購信息

出口外貿(mào)采購員專門為客戶采購符合要求的產(chǎn)品，這意味著對客戶的需求應(yīng)當(dāng)充分了解。因此，外貿(mào)采購員首先必須完善客戶資料，對客戶提出的產(chǎn)品需求作出分析，比如，客戶需要的產(chǎn)品的材質(zhì)、功能、特性、以及需要的數(shù)量和要貨的時間等等。針對客戶的特定的要求才可以選擇合適的供應(yīng)商。對客戶給的相關(guān)信息不明確的，應(yīng)及時與客戶溝通，特別是對于產(chǎn)品的材料成分和標(biāo)簽，應(yīng)滿足國際標(biāo)準(zhǔn)的同時，考慮不同國家的特殊要求。以LED燈為例，在歐美國家比如英國，對產(chǎn)品標(biāo)示的要求比較高，出口采購員應(yīng)整理完善客戶的采購信息，然后向供應(yīng)商詳細(xì)說明，避免在后續(xù)的報價和貨物生產(chǎn)的過場中產(chǎn)生誤解。

3.2 運用商務(wù)平臺收集供應(yīng)商資源

認(rèn)真掌握了客戶的需求信息以后，出口外貿(mào)采購員通過運用各種商務(wù)平臺收集供應(yīng)商資源，目前，方便高效的商務(wù)平臺有三大方面：第一，是互聯(lián)網(wǎng)商務(wù)平臺；第二，是規(guī)?；呐l(fā)市場商務(wù)平臺；第三，是日益成熟的會展商務(wù)平臺。首先，互聯(lián)網(wǎng)信息日益發(fā)達，網(wǎng)絡(luò)商務(wù)平臺已經(jīng)成為出口外貿(mào)業(yè)務(wù)員最常用的渠道。通過阿里巴巴、中國制造等B2B網(wǎng)站，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)采購。網(wǎng)絡(luò)采購是指以計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為載體，通過便利的網(wǎng)絡(luò)工具尋找產(chǎn)品及供應(yīng)商資源，利用網(wǎng)絡(luò)信息交流的便捷與高效進行產(chǎn)品的性能價格比，并將網(wǎng)上信息處理和網(wǎng)下實際采購操作過程相結(jié)合的新型采購模式。其次，產(chǎn)業(yè)規(guī)模化的今天，中國的各大城市形成的許多大型的國際批發(fā)中心，這些平臺給外貿(mào)采購員直接快捷的渠道了解到廠家和產(chǎn)品。比如，在廣州就有多個成規(guī)模的大型批發(fā)中心：萬菱國際精品批發(fā)中心、沙溪酒店用品批發(fā)中心等。還有周邊順德樂從國際家具批發(fā)中心、中山國際燈飾城等等。再次，展會的商務(wù)平臺也集中了各行業(yè)的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，出口外貿(mào)采購員可以根據(jù)需要，從不同行業(yè)的展會上收集到供應(yīng)商的信息，外貿(mào)采購員通過各種平臺為海外客戶尋找到合適的供應(yīng)商。

3.3 制定外貿(mào)采購方案

專業(yè)的外貿(mào)采購員，憑借其對市場的了解及專業(yè)的經(jīng)驗，為客戶量身制定外貿(mào)采購項目方案，方案將采購的預(yù)算、采購供應(yīng)產(chǎn)品的信息、供應(yīng)商資料及采購的實施環(huán)節(jié)進行策劃，使客戶的中國采購之旅個性化又專業(yè)化。比如，廣州市圣希納公司是以服務(wù)為主的中小外貿(mào)企業(yè)，依托珠三角成熟的產(chǎn)業(yè)鏈和較完善的外貿(mào)市場環(huán)境，為大量國外散客提供外貿(mào)服務(wù)，包括咨詢、商務(wù)考察、外貿(mào)采購、報關(guān)報檢、國際物流及轉(zhuǎn)賬支付等業(yè)務(wù)。他們的最多客戶是酒店，酒店的裝修需要配套的家具，從床、衣柜、電視柜、電燈到浴室配件，這些產(chǎn)品很難由一個供應(yīng)商全部生產(chǎn)，該公司為酒店量身定做的采購方案，并在廣東順德的家具生產(chǎn)基地和中山的燈飾城找到合適的供應(yīng)商供貨。

3.4 選擇供應(yīng)商

信息發(fā)達的現(xiàn)代商務(wù)，讓外貿(mào)采購員能及時獲得豐富的供應(yīng)商資源。然而，如何確定最后的供應(yīng)商作為海外客戶的生產(chǎn)廠家，是至關(guān)重要的一項工作。選擇供應(yīng)商的過程，要考慮各種因素，比如產(chǎn)品的報價、產(chǎn)品的質(zhì)量、生產(chǎn)的規(guī)模、供應(yīng)商的背景及地理位置等等。供應(yīng)商要提供盡可能詳細(xì)的資金、經(jīng)營許可證、產(chǎn)品、生產(chǎn)規(guī)模、資信認(rèn)證等相關(guān)報告。資料越詳細(xì)越好。最后，外貿(mào)采購員根據(jù)訂單的需要，對供應(yīng)商的工廠查看。視察廠家規(guī)模是否與他們提供的基礎(chǔ)資料一致，如果有不一致的地方就不予考慮合作。外貿(mào)采購員向供應(yīng)商提出樣品需求，看樣品的尺寸、規(guī)格以及其他參數(shù)是否符合需求。同時，外貿(mào)采購員要通過技術(shù)分析，要有檢驗部門的分析結(jié)果，檢驗包括其價格、質(zhì)量以及其他是否符合要求。如果符合要求的供應(yīng)商可以進入外貿(mào)采購的供應(yīng)鏈。

圖2 外貿(mào)采購員供應(yīng)商評審步驟

3.5 簽訂外貿(mào)采購合同

外貿(mào)采購員與供應(yīng)商通過詢盤、報價、談判各種條款，再經(jīng)過各方面的綜合考慮，確定了供應(yīng)商之后，針對訂單需要簽訂外貿(mào)采購合同。其屬于內(nèi)貿(mào)合同，但是，內(nèi)容上與外貿(mào)涉及的內(nèi)容相似，包括品名、數(shù)量、單價、總價、裝運期限、包裝、嘜頭、付款條件、索賠解決方法、人力不可抗拒事故、遲交和罰款、仲裁以及附注等。簽訂采購合同是外貿(mào)采購員的重要工作之一，它保障后續(xù)生產(chǎn)的順利進行及供貨的保障。

4 出口外貿(mào)采購員工作的難點

4.1 熟悉產(chǎn)品市場和行情

出口外貿(mào)采購員應(yīng)對所負(fù)責(zé)購買物料的行情變化及市場存貨的多少要能從多方面去分析，并總結(jié)出一定的規(guī)律來，做到心中有數(shù)。供應(yīng)商提供的報價單，外貿(mào)采購員要了解市場原料的最低價，才知道怎樣講價，要同其他公司采購員和業(yè)務(wù)員多交流才能知道大概價格。負(fù)責(zé)對供應(yīng)商進行詢價、比價、議價，并將相關(guān)資訊(如交貨周期、日產(chǎn)能、最低訂購量、包裝要求、品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)、價格條件等)報采購部經(jīng)理審批。收集一線商品供貨信息,對公司采購策略、產(chǎn)品原料結(jié)構(gòu)調(diào)整改進，對新產(chǎn)品開發(fā)提出參考意見。市場行情的調(diào)查、動態(tài)資訊收集、整理，并匯報采購部經(jīng)理，以便及時調(diào)整采購策略。訂單變更與撤消、品質(zhì)要求變更與供應(yīng)商之間的及時信息傳遞，確保供應(yīng)商供應(yīng)產(chǎn)品滿足公司的需求。

4.2 掌握采購談判技巧

出口外貿(mào)采購員必須讓自己的采購技能及談判技巧日益提升，多方面全方位真正降低采購成本。首先，要預(yù)先了解談判對象。比如外貿(mào)采購經(jīng)常和供應(yīng)商進行談判，要了解對方的談判目的、心里底線等，還要了解對方公司經(jīng)營情況、行業(yè)情況、談判人員的性格、對方公司的文化、談判對手的習(xí)慣與禁忌等。同時，還要了解其競爭對手的情況。作為外貿(mào)采購談判，外貿(mào)采購員應(yīng)了解其他可能和自己合作的其它采購商的情況，還有談判對象的供應(yīng)商其它客戶的情況，這樣就可以適時給出比較。如果對手提出更加苛刻的要求我們也就可以把其他供應(yīng)商的信息拿出來讓對手知道，我們是知道底細(xì)的，同時暗示我們有很多合作的選擇。其次，外貿(mào)采購談判要努力創(chuàng)造一種和諧的交流氣氛。由于采購員是供應(yīng)商的客戶，為供應(yīng)商的出口牽線搭橋，和供應(yīng)商是雙贏的合作關(guān)系。外貿(mào)采購談判需要一個寬松祥和，輕松愉快的談判氣氛。

4.3 實施供應(yīng)商管理

為了穩(wěn)定供應(yīng)商隊伍，建立長期互惠供求關(guān)系，做好供應(yīng)商管理是外貿(mào)采購員工作的難點之一。外貿(mào)采購員應(yīng)做到與新老供應(yīng)商搞好關(guān)系，及時解決與供應(yīng)商面對的相關(guān)問題，以及搞好經(jīng)濟關(guān)系，能在公司所需之時，得到供應(yīng)商的大力支持。外貿(mào)采購員負(fù)責(zé)應(yīng)對合格供應(yīng)商資料進行整理、歸檔，建立合格供應(yīng)商名冊。負(fù)責(zé)與供應(yīng)商的溝通與聯(lián)絡(luò)，確保貨源充足，供貨質(zhì)量穩(wěn)定，交貨時間準(zhǔn)確，同時，與供應(yīng)商的任何業(yè)務(wù)來往一定要在事情發(fā)生前溝通清楚，交接相關(guān)信息及時。外貿(mào)采購員應(yīng)選擇合適的供應(yīng)商的管理方式，比如，外貿(mào)采購員可對供商評定信用等級，根據(jù)等級實施不同的管理，公司定期或不定期地對供應(yīng)商進行評價，不合格的解除長期供應(yīng)合作協(xié)議。對供應(yīng)商的篩選與評級由外貿(mào)采購員制定篩選與評定供應(yīng)商級別的指標(biāo)體系等等。

4.4 保持良好職業(yè)道德操守

外貿(mào)采購從業(yè)人員與其它采購崗位類似，在其采購活動中，容易受到一些商業(yè)利益的誘惑。因此，要嚴(yán)格依照規(guī)定的操作程序和法定的依據(jù)進行操作，依法辦事，不以自己主觀或他人強加的意志所轉(zhuǎn)移。外貿(mào)采購員應(yīng)做到以公司利益為重，不索取回扣，不收供應(yīng)商回扣和禮品，遵守國家法律。外貿(mào)采購員一旦喪失了應(yīng)有的原則立場，必定會產(chǎn)生各種暗箱操作、徇私舞弊、收受賄賂等等不法行為，其結(jié)果也必定會嚴(yán)重地侵犯了他人的正當(dāng)權(quán)益，犧牲了公司和客戶的利益，因此，堅持原則是每位外貿(mào)采購員必須要具備的基本素質(zhì)要求，不能堅持原則，就不能保障采購當(dāng)事人的正當(dāng)權(quán)益，就不能干好外貿(mào)采購工作。

5 結(jié)語

出口外貿(mào)采購員的工作核心在于對國內(nèi)外貿(mào)市場的了解，通過成熟的商業(yè)平臺，運用其供應(yīng)商管理經(jīng)驗和良好的商務(wù)談判技能完成外貿(mào)采購業(yè)務(wù)。外貿(mào)采購是國家貿(mào)易活動中的主要貿(mào)易過程，思考外貿(mào)采購員崗位的工作重難點并使之更加完善，將使外貿(mào)業(yè)務(wù)更加順利，并提高外貿(mào)企業(yè)的核心競爭力。

[1]陳萬卷.“跨國采購”對我國外貿(mào)公司的影響對策[J].對外經(jīng)貿(mào)實務(wù),2003(2).

[2]徐俊,趙永秀.跟我學(xué)外貿(mào)采購[M].廣東經(jīng)濟出版社,2011.