淺談物資系統(tǒng)在醫(yī)用耗材倉(cāng)庫(kù)管理中的必要性

鹿倩倩+袁冶

摘要：在醫(yī)院的運(yùn)行中，醫(yī)用耗材在醫(yī)療成本中的比重較大，且醫(yī)用耗材的種類(lèi)也日益增多。物資系統(tǒng)能夠有效提高倉(cāng)庫(kù)管理水平，使倉(cāng)庫(kù)管理更加科學(xué)化、規(guī)范化，因此，本文就醫(yī)用耗材倉(cāng)庫(kù)管理現(xiàn)狀、存在問(wèn)題進(jìn)行分析，進(jìn)而指出物資系統(tǒng)的引進(jìn)在醫(yī)用耗材倉(cāng)庫(kù)管理中的必要性。

關(guān)鍵詞：物資系統(tǒng) 醫(yī)用耗材 倉(cāng)庫(kù)管理 必要

Abstract ：In the operation of the hospital， medical consumables in the proportion of medical costs are large， and the types of medical consumables are also increasing. The material system can effectively improve the level of storage management， and make the storage management more scientific and standardized， therefore， this article analyzed the status of medical consumables storage management and the problems exist， and then pointed out that the necessity of introducing the material system in the medical consumable storage management.

Key Words： material system medical consumables storage management necessity

隨著醫(yī)院規(guī)模的擴(kuò)大、醫(yī)用耗材種類(lèi)的日益增多，對(duì)醫(yī)用耗材倉(cāng)庫(kù)管理水平的要求也必然更高。常規(guī)的倉(cāng)庫(kù)管理模式難以應(yīng)對(duì)繁重的醫(yī)用耗材倉(cāng)庫(kù)管理工作，容易導(dǎo)致倉(cāng)庫(kù)貨物堆積、醫(yī)療成本增加、臨床供應(yīng)無(wú)法保障等問(wèn)題的發(fā)生，甚至?xí)绊戓t(yī)院的正常運(yùn)行。

一、庫(kù)管理現(xiàn)狀

（一）人員配置及職責(zé)

通常，醫(yī)用耗材倉(cāng)庫(kù)配有專(zhuān)業(yè)倉(cāng)庫(kù)管理人員與會(huì)計(jì)。其中，倉(cāng)庫(kù)管理員主要負(fù)責(zé)倉(cāng)庫(kù)耗材的驗(yàn)收、登記、保管和發(fā)放工作，保證醫(yī)院工作正常、順利開(kāi)展，提高物資利用效率，減少醫(yī)院物資的無(wú)能損耗。在目前醫(yī)院HIS系統(tǒng)狀況下，掌握庫(kù)房存量并每月一次提供采購(gòu)計(jì)劃；對(duì)新物資入庫(kù)時(shí)要核實(shí)是否庫(kù)房所采購(gòu)計(jì)劃物資。每月月底自行對(duì)倉(cāng)庫(kù)物資進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬物相符；每個(gè)季度科室會(huì)計(jì)會(huì)同倉(cāng)庫(kù)保管員盤(pán)點(diǎn)物資；每年年底科室主任和科室會(huì)計(jì)需與倉(cāng)庫(kù)保管員一起盤(pán)點(diǎn)物資。入庫(kù)前核對(duì)訂單，與發(fā)票一致后在規(guī)定時(shí)間內(nèi)辦理入庫(kù)手續(xù)；科室領(lǐng)用物資后，及時(shí)辦理出庫(kù)手續(xù)。

會(huì)計(jì)主要負(fù)責(zé)建立健全醫(yī)用耗材、高值耗材、低值易耗品明細(xì)帳，做到帳帳相符、帳實(shí)相符。 按財(cái)務(wù)管理要求負(fù)責(zé)編制每月材料物資進(jìn)銷(xiāo)存報(bào)表，每月終了與財(cái)務(wù)處核對(duì)賬目。協(xié)助庫(kù)房定期進(jìn)行資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)，建立相關(guān)的資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)、調(diào)撥、轉(zhuǎn)移和報(bào)廢制度。加強(qiáng)與倉(cāng)庫(kù)保管員的聯(lián)系。驗(yàn)收、入庫(kù)、領(lǐng)用、報(bào)廢手續(xù)完備，經(jīng)常檢查庫(kù)存情況，做到帳物清楚。根據(jù)科內(nèi)安排同時(shí)負(fù)責(zé)對(duì)所采購(gòu)物資的價(jià)格復(fù)核，如有異議及時(shí)與采購(gòu)員核準(zhǔn)；做好醫(yī)用耗材的資質(zhì)檔案收集與整理。

（二）工作流程

目前，倉(cāng)庫(kù)采用物資下送及臨時(shí)領(lǐng)用相結(jié)合制度，臨床科室每月兩次上報(bào)申領(lǐng)計(jì)劃，倉(cāng)庫(kù)管理員于每月上旬及下旬匯總科室計(jì)劃，進(jìn)行下送。每月底進(jìn)行倉(cāng)庫(kù)物資盤(pán)點(diǎn)，制定下月采購(gòu)計(jì)劃，上報(bào)采購(gòu)員訂貨。月初進(jìn)行收貨，核實(shí)上月發(fā)票進(jìn)行入庫(kù)，月底集中對(duì)申領(lǐng)單進(jìn)行出庫(kù)。

二、倉(cāng)庫(kù)管理存在的問(wèn)題

目前，許多醫(yī)院正在使用藍(lán)德系統(tǒng)，只能進(jìn)行簡(jiǎn)單的入庫(kù)、出庫(kù)、臺(tái)賬查詢(xún)、報(bào)表統(tǒng)計(jì)等功能，其他眾多工作只能通過(guò)人工完成，無(wú)形中增加了工作的繁瑣程度。通過(guò)分析，總結(jié)出以下幾點(diǎn)問(wèn)題：

（1）倉(cāng)庫(kù)收貨時(shí)，人工核對(duì)貨物信息，然后手工登記在臺(tái)賬本上，包括品名、數(shù)量、供應(yīng)商、生產(chǎn)商、生產(chǎn)日期、有效期、注冊(cè)證等。如果一次收貨品種較多，可能存在漏登記，或登記信息錯(cuò)誤的情況。

（2）科室申領(lǐng)物資時(shí)，填寫(xiě)Excel申領(lǐng)表格，之后通過(guò)OA系統(tǒng)發(fā)給倉(cāng)庫(kù)管理員，由倉(cāng)庫(kù)管理員再統(tǒng)一進(jìn)行匯總，然后下送科室。倉(cāng)庫(kù)管理員對(duì)科室申領(lǐng)數(shù)量、品種及現(xiàn)有庫(kù)存無(wú)法控制，可能存在過(guò)量領(lǐng)用，物資積壓囤積現(xiàn)象，造成資金浪費(fèi)。

（3）貨物發(fā)票一部分隨貨到，一部分在貨到后延期送過(guò)來(lái)，這就造成了所收貨物不能及時(shí)入庫(kù)，進(jìn)而在出庫(kù)時(shí)顯示庫(kù)存不足，無(wú)法出庫(kù)。同時(shí)造成了在月底盤(pán)點(diǎn)時(shí)，可能出現(xiàn)部分賬物不符的現(xiàn)象。

（4）倉(cāng)庫(kù)管理員發(fā)貨時(shí)，手工書(shū)寫(xiě)領(lǐng)物單，由申領(lǐng)人簽字確認(rèn)。在出庫(kù)時(shí)工作量較大，可能存在數(shù)量、名稱(chēng)等錯(cuò)誤的情況；極個(gè)別申領(lǐng)單未能及時(shí)簽字的，在出庫(kù)時(shí)無(wú)法出庫(kù)。

（5）現(xiàn)在系統(tǒng)沒(méi)有庫(kù)存不足預(yù)警功能，月底可能出現(xiàn)部分貨物備貨不足，無(wú)法領(lǐng)用的情況。

三、物資系統(tǒng)引進(jìn)的必要性

醫(yī)院物資管理系統(tǒng)是醫(yī)院對(duì)所需各種物資進(jìn)行計(jì)劃、采購(gòu)、保管、供應(yīng)等各項(xiàng)工作信息化管理的綜合系統(tǒng)。首先，該系統(tǒng)能夠保證庫(kù)存信息的真實(shí)性，有利于醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層做出科學(xué)決策；其次，該系統(tǒng)能夠保證信息的及時(shí)性，有利于各項(xiàng)工作調(diào)度的合理安排；最后，該系統(tǒng)能夠保證庫(kù)存信息的一致性，有利于物資利用率的提高及資金的占用。本文主要從物資系統(tǒng)在倉(cāng)庫(kù)管理中醫(yī)用耗材計(jì)劃、采購(gòu)、保管、供應(yīng)四個(gè)方面進(jìn)行論述，闡明物資系統(tǒng)引進(jìn)的必要性。

（一）物資系統(tǒng)是倉(cāng)庫(kù)管理中醫(yī)用耗材計(jì)劃的重要工具

為了使倉(cāng)庫(kù)管理中醫(yī)用耗材計(jì)劃得更加準(zhǔn)確、及時(shí)，物資系統(tǒng)設(shè)計(jì)了入庫(kù)、出庫(kù)、移庫(kù)、退庫(kù)、調(diào)撥單生成以及查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)匯總功能，同時(shí)，還具有延伸到二級(jí)庫(kù)的查詢(xún)功能、總存量匯總查詢(xún)報(bào)警功能。醫(yī)用耗材計(jì)劃是實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院物資耗材進(jìn)行全過(guò)程管控的基礎(chǔ)，物資系統(tǒng)針對(duì)醫(yī)用耗材過(guò)去的價(jià)格、數(shù)量、規(guī)格、使用情況進(jìn)行全面統(tǒng)計(jì)分析，根據(jù)未來(lái)醫(yī)用耗材的需求量，輔助醫(yī)院的管理人員制定科學(xué)的采購(gòu)計(jì)劃，實(shí)現(xiàn)醫(yī)用耗材供求平衡，避免物資積壓囤積、資金浪費(fèi)。因此，物資系統(tǒng)是倉(cāng)庫(kù)管理中醫(yī)用耗材計(jì)劃的重要工具。endprint

（二）物資系統(tǒng)是倉(cāng)庫(kù)管理中醫(yī)用耗材采購(gòu)的有效手段

在醫(yī)用耗材采購(gòu)方面，物資系統(tǒng)具有采購(gòu)訂單的生成、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)及匯總功能、形成預(yù)入庫(kù)、訂單分批入庫(kù)功能、采購(gòu)訂單與入庫(kù)單對(duì)應(yīng)后會(huì)計(jì)記賬過(guò)賬功能以及供應(yīng)商評(píng)價(jià)、注冊(cè)證、有效期報(bào)警功能。其中，采購(gòu)物資對(duì)應(yīng)編碼的唯一性，有利于各科室對(duì)物資規(guī)格、型號(hào)、單位編碼的識(shí)別。這樣能夠有效地避免因一次收貨品種較多而造成的漏登記、錯(cuò)登記的發(fā)生。因此，物資系統(tǒng)是倉(cāng)庫(kù)管理中醫(yī)用耗材采購(gòu)的有效手段。

（三）物資系統(tǒng)是倉(cāng)庫(kù)管理中醫(yī)用耗材保管的重要途徑

在醫(yī)用耗材保管方面，物資系統(tǒng)具有物資有效期報(bào)警功能、物資管理月報(bào)、年報(bào)報(bào)表打印功能、物資管理字典維護(hù)功能、最低庫(kù)存量的預(yù)警機(jī)制功能等。當(dāng)出現(xiàn)貨物發(fā)票一部分隨貨到，一部分在貨到后延期送過(guò)來(lái)的情況時(shí)，可以通過(guò)查看物資管理月報(bào)、年報(bào)了解醫(yī)用耗材到貨與否，避免無(wú)法出庫(kù)、賬物不符現(xiàn)象的發(fā)生。與此同時(shí)，系統(tǒng)設(shè)計(jì)了庫(kù)存不足預(yù)警功能，這樣能提前做好醫(yī)用耗材采購(gòu)準(zhǔn)備，有效避免貨物備貨不足的情況。因此，物資系統(tǒng)是倉(cāng)庫(kù)管理中醫(yī)用耗材保管的重要途徑。

（四）物資系統(tǒng)是倉(cāng)庫(kù)管理中醫(yī)用耗材供應(yīng)的有效方式

在醫(yī)用耗材供應(yīng)方面，物資系統(tǒng)具有供應(yīng)室閉環(huán)系統(tǒng)、追溯功能、高值耗材使用情況追溯功能、按科室申請(qǐng)、領(lǐng)用以及匯總查詢(xún)功能、按月查詢(xún)，按年查詢(xún)功能、二級(jí)庫(kù)使用與收費(fèi)聯(lián)動(dòng)功能等。物資系統(tǒng)能夠使醫(yī)院決策層快速準(zhǔn)確地掌握各種醫(yī)用耗材庫(kù)存信息，進(jìn)而能夠及時(shí)供應(yīng)醫(yī)用耗材，以便合理安排工作、提高工作效率。因此，物資系統(tǒng)是倉(cāng)庫(kù)管理中醫(yī)用耗材供應(yīng)的有效方式。

四、結(jié)束語(yǔ)

隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展，醫(yī)用耗材的種類(lèi)及需求量也在不斷增長(zhǎng)，如何實(shí)現(xiàn)倉(cāng)庫(kù)管理的科學(xué)化、規(guī)范化已經(jīng)成為倉(cāng)庫(kù)管理人員面臨的重要議題。本文主要從人員配置及職責(zé)和工作流程兩方面論述了倉(cāng)庫(kù)管理現(xiàn)狀，并從倉(cāng)庫(kù)收貨、科室申領(lǐng)物資、貨物發(fā)票、倉(cāng)庫(kù)管理員發(fā)貨等方面闡述了傳統(tǒng)倉(cāng)庫(kù)管理存在的問(wèn)題。在此基礎(chǔ)上，從倉(cāng)庫(kù)管理中醫(yī)用耗材計(jì)劃、采購(gòu)、保管、供應(yīng)四個(gè)方面對(duì)物資系統(tǒng)引進(jìn)的必要性進(jìn)行了論證。研究表明物資系統(tǒng)在醫(yī)用耗材倉(cāng)庫(kù)管理中具有重要作用，有利于解決倉(cāng)庫(kù)貨物堆積、醫(yī)療成本增加、臨床供應(yīng)無(wú)法保障等問(wèn)題，為倉(cāng)庫(kù)管理的科學(xué)化、規(guī)范化奠定了基礎(chǔ)。

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