淺析高校教學(xué)秘書工作及崗位的重要性

李燕

摘 要： 高校教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中占有很重要的地位，是高校教務(wù)系統(tǒng)與二級學(xué)院之間、教師與學(xué)生之間的樞紐。教學(xué)秘書的素質(zhì)與能力直接影響教學(xué)管理水平，對于穩(wěn)定教學(xué)秩序、提高教學(xué)質(zhì)量起著重要的作用。

關(guān)鍵詞： 教學(xué)秘書 教學(xué)管理 工作職責(zé)

作為高等院校負(fù)責(zé)日常教學(xué)管理的基層執(zhí)行者，教學(xué)秘書是不可缺少的。高校教學(xué)秘書的基本職能是協(xié)助院教務(wù)處及系主任處理日常的教學(xué)活動，做好參謀、服務(wù)、協(xié)調(diào)、監(jiān)督和管理等工作。教學(xué)秘書是聯(lián)系教務(wù)處、系部領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生之間的橋梁與紐帶，對保證高校教學(xué)的正常運(yùn)行起著至關(guān)重要的作用。

一、教學(xué)秘書的崗位職責(zé)及工作性質(zhì)

“教學(xué)是立校之本，科研是強(qiáng)校之路”，教學(xué)工作是高校重中之重的工作。教學(xué)管理水平和質(zhì)量直接影響教學(xué)工作效果，進(jìn)而影響高校的根本任務(wù)——人才培養(yǎng)的完成。教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理基層的管理者和執(zhí)行者，教學(xué)秘書高效細(xì)致的工作，是保證教學(xué)正常運(yùn)行的基礎(chǔ)，對維護(hù)高校教學(xué)秩序的建立與運(yùn)行起著至關(guān)重要的作用，它是連接學(xué)校與學(xué)院之間、學(xué)院與學(xué)院之間、教師之間、師生之間教學(xué)活動的橋梁和紐帶，具有承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通信息和改善關(guān)系的作用。因此，教學(xué)秘書工作政策性強(qiáng)、業(yè)務(wù)性強(qiáng)、服務(wù)性強(qiáng)、時(shí)間性強(qiáng)，工作繁雜，責(zé)任重大。教學(xué)秘書的工作職責(zé)如下：

（一）協(xié)助相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)做好教學(xué)管理相關(guān)工作。

教學(xué)秘書作為教學(xué)管理工作各環(huán)節(jié)的實(shí)際操作者，負(fù)責(zé)傳達(dá)學(xué)校的教學(xué)工作相關(guān)通知及信息給各教研室或?qū)W生，并協(xié)助主管教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)完成學(xué)校教學(xué)安排。協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成相關(guān)教學(xué)管理文件、計(jì)劃、通知、總結(jié)等文字材料的起草；對于教師或?qū)W生提出的各種意見或建議，及時(shí)匯總向主管教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，確保及時(shí)解決問題并反饋給相關(guān)教師或?qū)W生。

（二）日常教學(xué)管理相關(guān)工作。

教學(xué)秘書負(fù)責(zé)各學(xué)期授課計(jì)劃、各專業(yè)教學(xué)實(shí)施計(jì)劃、教師授課進(jìn)度的匯總和上報(bào)工作及任課通知單的制作及發(fā)放；負(fù)責(zé)教學(xué)行政歷及學(xué)期課表編排、發(fā)放，協(xié)調(diào)安排教師的調(diào)課、停課及任課教師的更換；收集、反映教師關(guān)于課程安排等方面的意見；負(fù)責(zé)教學(xué)管理系統(tǒng)中本系各相關(guān)數(shù)據(jù)信息的登統(tǒng)、上傳工作；負(fù)責(zé)協(xié)助教研室落實(shí)教材、講義和教學(xué)參考資料等工作；協(xié)助輔導(dǎo)員做好教材的發(fā)放；負(fù)責(zé)核算并上報(bào)本系教師工作量、教師業(yè)績工資計(jì)算工作；協(xié)助系領(lǐng)導(dǎo)做好畢業(yè)實(shí)習(xí)、畢業(yè)論文的布置、檢查、評價(jià)等工作；協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)及各教研室主任對任課教師的教案進(jìn)行檢查，并收集整理教案檢查表；負(fù)責(zé)信息采集平臺資料的上報(bào)；負(fù)責(zé)匯集和保管學(xué)生評教調(diào)查表和教師評教調(diào)查表，并認(rèn)真做好匯總；日常教學(xué)值班及檢查等工作。

（三）考務(wù)學(xué)籍管理相關(guān)工作。

負(fù)責(zé)學(xué)生各種考試的考務(wù)工作及學(xué)生成績的統(tǒng)計(jì)、制表和上報(bào)；負(fù)責(zé)學(xué)生學(xué)籍相關(guān)工作，負(fù)責(zé)學(xué)生信息的收集、畢業(yè)證發(fā)放等工作。

（四）教學(xué)相關(guān)文件資料的歸檔保存工作。

負(fù)責(zé)匯集和保管學(xué)院（系）各專業(yè)教學(xué)計(jì)劃、各課程教學(xué)大綱；負(fù)責(zé)各專業(yè)實(shí)驗(yàn)計(jì)劃的匯總、上報(bào)工作及實(shí)驗(yàn)教學(xué)日志、實(shí)驗(yàn)安全記錄表和實(shí)驗(yàn)安全措施執(zhí)行記錄表、實(shí)驗(yàn)（訓(xùn)）室實(shí)驗(yàn)（訓(xùn)）記錄表、實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)報(bào)告等表格的收集整理歸檔；負(fù)責(zé)本系專、兼職教師的檔案資料整理工作；負(fù)責(zé)教學(xué)過程中其他一切相關(guān)資料的整理和歸檔。

二、教學(xué)秘書應(yīng)具備的工作素養(yǎng)

教學(xué)秘書在教學(xué)管理中具有不可忽視的作用，教學(xué)秘書工作完成狀況，直接關(guān)系到整個(gè)學(xué)校的教學(xué)管理工作效率。如果教學(xué)秘書沒有對自己的工作職責(zé)與人物形成正確的認(rèn)識，那么必然會影響管理工作的有效開展，從而影響學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量。所以，要保證教學(xué)管理工作的順利進(jìn)行，教學(xué)秘書就要在清楚認(rèn)識工作職責(zé)與作用的基礎(chǔ)上，不斷提高自身的綜合素質(zhì)，這樣才能滿足社會的發(fā)展需求。在教學(xué)管理工作中，教學(xué)秘書占有很重要的位置，是高校教務(wù)系統(tǒng)與二級學(xué)院之間、教師與學(xué)生之間的樞紐。教學(xué)秘書的素質(zhì)與能力，直接影響教學(xué)管理水平，對于穩(wěn)定教學(xué)秩序、提高教學(xué)質(zhì)量起著重要的作用。

（一）愛崗敬業(yè)，認(rèn)真做好教學(xué)管理工作。

教學(xué)秘書工作是全校教學(xué)管理工作的基層，其工作的完成效果直接影響著院系教學(xué)活動的質(zhì)量，因此，教學(xué)秘書要充分認(rèn)識到這份工作的重要性，以為學(xué)校教學(xué)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)作為立足點(diǎn)，以飽滿的熱情投入工作，將此項(xiàng)工作作為自己的事業(yè)打拼，兢兢業(yè)業(yè)，積極努力，愛崗敬業(yè)地做好每一項(xiàng)工作，樹立良好的職業(yè)觀、人生觀和價(jià)值觀。

（二）加強(qiáng)教學(xué)管理相關(guān)專業(yè)知識的學(xué)習(xí)。

高校的教學(xué)管理是有序的、不間斷的一個(gè)過程，具有鮮明的周期性和較強(qiáng)的時(shí)間性，對于其中的每一個(gè)環(huán)節(jié)所對應(yīng)的每一道程序，教學(xué)秘書都必須結(jié)合學(xué)校相關(guān)教學(xué)管理文件要求深入鉆研，掌握教學(xué)管理活動的流程，增強(qiáng)業(yè)務(wù)能力，對突發(fā)事件能夠做出及時(shí)的反應(yīng)并將問題加以解決；必須有較強(qiáng)的社交表達(dá)能力和專業(yè)基礎(chǔ)能力，對課程之間的聯(lián)系做到心中有數(shù)，還要熟練掌握各種管理辦法，抓重點(diǎn)，分輕重，有計(jì)劃、有步驟地開展工作，做到忙中有序，不急不躁地解決各種問題。所以，勤于學(xué)習(xí)和善于學(xué)習(xí)是教學(xué)秘書做好本職工作的必備條件。

（三）增強(qiáng)服務(wù)意識，不斷提高教學(xué)管理水平。

教務(wù)工作是學(xué)校教學(xué)管理工作的基石，同時(shí)是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，這就要求教學(xué)秘書必須堅(jiān)持以學(xué)生為本，圍繞教師的教學(xué)和學(xué)生的學(xué)習(xí)開展各項(xiàng)工作，把真心服務(wù)師生作為工作的出發(fā)點(diǎn)，做好各項(xiàng)行政服務(wù)工作。在實(shí)際工作中，或多或少都會遇到些困難，這就需要教學(xué)秘書在日常工作中深入了解不同群體的需求，對存在的問題及時(shí)解決，要牢固樹立教務(wù)無小事的理念，虛心聽取意見，對存在的問題耐心地解釋，增強(qiáng)服務(wù)意識，力求做到為院系領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為教學(xué)科研服務(wù)，為師生服務(wù)。

（四）高度的工作責(zé)任心和強(qiáng)烈的事業(yè)心。

教學(xué)秘書是在教學(xué)最前線的人員，其工作有著范圍廣、事情雜、任務(wù)重的特點(diǎn)，同時(shí)還需要協(xié)調(diào)好教與學(xué)、學(xué)與管之間的關(guān)系，這些煩瑣的工作在整個(gè)教學(xué)管理過程中起著十分重要的作用，這就需要教學(xué)秘書有樂于奉獻(xiàn)的精神、強(qiáng)烈的責(zé)任意識，保持高度的工作熱情和樂觀的態(tài)度，勇于吃苦，全身心地投入工作，事無巨細(xì)，每一項(xiàng)工作都要一絲不茍地完成。比如教學(xué)計(jì)劃的調(diào)整、教材的征訂工作、期末學(xué)生考試安排等，教學(xué)秘書要抱以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，從而更好地履行管理育人的職責(zé)。

（五）需要一定的檔案管理知識和現(xiàn)代信息化知識。

教學(xué)秘書在日常工作中需要對學(xué)生的成績檔案、畢業(yè)設(shè)計(jì)報(bào)告、教學(xué)計(jì)劃、教師科研材料和其他各種與教學(xué)有關(guān)的文件進(jìn)行存檔，這就需要教學(xué)秘書具備一定的檔案管理知識，這樣才能對各種檔案進(jìn)行分類、編號后加以管理，以便后期需要相關(guān)材料時(shí)不會出現(xiàn)無從下手的情況?，F(xiàn)在社會科技飛速發(fā)展，教學(xué)管理水平隨之不斷提高，教學(xué)秘書的很多工作則慢慢向信息化處理靠攏，因此，教學(xué)秘書還要熟悉與教學(xué)管理相關(guān)的各種軟件，掌握基本的信息化辦公軟件使用方法，從而更好地適應(yīng)當(dāng)今社會發(fā)展需求，同時(shí)對自身的教學(xué)管理工作加以改善。

綜上所述，隨著我國教育體制改革的不斷深入，教學(xué)管理工作變得日益復(fù)雜。要不斷提高教學(xué)秘書的綜合素質(zhì)與能力，發(fā)揮其在教學(xué)管理中的作用，這樣不僅可以有效提高學(xué)校的工作效率，還可以促進(jìn)學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的提高。社會不斷進(jìn)步，要求高校輸送更多的優(yōu)秀人才。高校教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中占有很重要的地位，要求教學(xué)秘書認(rèn)清職責(zé)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，勇于創(chuàng)新，不斷提高自身素質(zhì)，為高等院校的發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。

三、高校教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的作用

當(dāng)前高校教學(xué)秘書作為高等學(xué)校教育教學(xué)中一個(gè)不可或缺的角色，在學(xué)校日常工作中起著承上啟下的作用。教學(xué)秘書的主要工作職責(zé)是協(xié)助學(xué)院辦公室主任做好學(xué)院的各項(xiàng)行政工作，其工作內(nèi)容涉及文件、信息、資產(chǎn)管理；組織大型行政工作會議的記錄，起草或下達(dá)學(xué)院通知；督促檢查行政工作計(jì)劃、辦公會決議事項(xiàng)的落實(shí)情況并將情況及時(shí)反饋給領(lǐng)導(dǎo)；接待來學(xué)院咨詢、訪問或調(diào)研的學(xué)生家長、教職工家屬或其他外單位人員；處理各種突發(fā)事件等學(xué)院行政工作的方方面面。高校教學(xué)秘書在教學(xué)管理中處于最基層，在日常工作中需要經(jīng)常與教師和學(xué)生接觸，因此成了連接教師、學(xué)生和教務(wù)三者之間的橋梁，具有溝通和協(xié)調(diào)的重要作用。教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的作用如下：

（一）服務(wù)的作用。

教學(xué)秘書是教學(xué)過程中各個(gè)環(huán)節(jié)順利展開的重要保障。教學(xué)秘書的工作貫穿于教學(xué)過程的各個(gè)環(huán)節(jié)，從教學(xué)處生成教學(xué)任務(wù)、下達(dá)到各院系等教學(xué)單位，到教學(xué)單位對教學(xué)任務(wù)進(jìn)行安排實(shí)施，以及教學(xué)任務(wù)結(jié)束后對教學(xué)成果的考核驗(yàn)收，都離不開教學(xué)秘書的安排、督促、檢查與總結(jié)。

（二）主管領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀的作用。

教學(xué)秘書是主管教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)的重要助手與參謀。教學(xué)秘書作為教學(xué)管理一線的基層管理者，不但要為廣大師生提供服務(wù)，而且是學(xué)校和院系之間的聯(lián)絡(luò)員，教學(xué)秘書的崗位職責(zé)決定了教學(xué)秘書參謀和助手的身份。這就要求教學(xué)秘書明確定位崗位職責(zé)，做好領(lǐng)導(dǎo)的助手與參謀，做好本部門的日常教學(xué)管理工作。在日常教學(xué)管理工作中，教學(xué)秘書不應(yīng)該成為單純的干活機(jī)器，而要主動思考、主動解決問題。比如，教學(xué)秘書對教師教學(xué)情況，教學(xué)計(jì)劃在實(shí)施過程中出現(xiàn)的問題，學(xué)生對教學(xué)工作的意見與建議及通過教務(wù)處反饋得來的各類教學(xué)信息，要及時(shí)地加以收集、綜合、整理，并將結(jié)果提交給領(lǐng)導(dǎo)以供教學(xué)管理之需。

（三）橋梁與樞紐的作用。

教學(xué)秘書是學(xué)校與院系、院系與各職能處室、教師與學(xué)生、教師與輔導(dǎo)員之間的橋梁。教學(xué)秘書在教學(xué)管理中發(fā)揮著承上啟下、上傳下達(dá)的重要作用。學(xué)校的重要通知文件通過教學(xué)秘書轉(zhuǎn)達(dá)給院系相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，同時(shí)院系通過教學(xué)秘書與各個(gè)職能處室進(jìn)行聯(lián)系，上交各種請示總結(jié)等材料。教師與學(xué)生、教師與輔導(dǎo)員的聯(lián)系大部分也是通過教學(xué)秘書完成的，如某位教師因故需要調(diào)課，向教研室及院系領(lǐng)導(dǎo)提出申請后，通過教學(xué)秘書通知給輔導(dǎo)員和學(xué)生，學(xué)生對教師的意見和建議也是通過教學(xué)秘書傳達(dá)給任課教師的。

（四）研究和監(jiān)控作用。

教學(xué)秘書作為基層管理者，還要協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)對教師的教學(xué)過程、教學(xué)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)控。這就要求教學(xué)秘書對各專業(yè)的教學(xué)計(jì)劃了解熟悉，在教學(xué)過程中協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)對各專業(yè)教學(xué)計(jì)劃的執(zhí)行情況、教師的教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)效果進(jìn)行檢查，同時(shí)還要對學(xué)生的學(xué)習(xí)效果進(jìn)行評估，針對自己所了解到的具體情況進(jìn)行總結(jié)、分析和研究，積累好的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，研究分析出現(xiàn)的問題，一方面能夠促使自我在教學(xué)管理工作中形成意見，取得進(jìn)步，另一方面能夠?qū)υ合档慕虒W(xué)管理、教學(xué)手段和教學(xué)方法提出建議，匯報(bào)給院系領(lǐng)導(dǎo)作為其具體解決措施的一個(gè)參考值。充分地發(fā)揮這一方面的作用，需要教學(xué)秘書在平時(shí)養(yǎng)成多看多學(xué)多思的習(xí)慣，通過參與實(shí)際，將理論與實(shí)踐相結(jié)合，不斷地累積經(jīng)驗(yàn)，思考具體問題后得出自己的見解，借以提高自身業(yè)務(wù)水平，同時(shí)保證教學(xué)秩序正常進(jìn)行，進(jìn)一步提高院系的教育教學(xué)質(zhì)量。

（五）組織協(xié)調(diào)作用。

在教務(wù)管理工作中，教學(xué)秘書負(fù)責(zé)組織、落實(shí)各項(xiàng)教學(xué)工作，教學(xué)主管領(lǐng)導(dǎo)的工作一般是決策性、全局性、兼顧性的，而面向廣大師生的、具體的工作卻由教學(xué)秘書直接管理和落實(shí)。如排課、調(diào)課、征訂教材、落實(shí)教學(xué)計(jì)劃、安排各類考試、學(xué)生成績管理、畢業(yè)生結(jié)業(yè)資歷審查、結(jié)業(yè)證書和學(xué)位證書管理、核計(jì)教師工作量及教學(xué)津貼等，都要由教學(xué)秘書組織完成。同時(shí)，教學(xué)秘書也是教師、學(xué)生和教學(xué)職能部門之間的紐帶和橋梁，具有上傳下達(dá)、協(xié)調(diào)左右、溝通訊息、改善關(guān)系、互通環(huán)境、合理兼顧的作用，其協(xié)調(diào)職能闡揚(yáng)得如何將對院的教學(xué)活動產(chǎn)生直接的影響。

（六）檔案建設(shè)作用。

教學(xué)秘書的工作是瑣碎、復(fù)雜的，從教學(xué)活動的不同角度和各個(gè)環(huán)節(jié)出發(fā)，每天除要收集大量的教學(xué)文件、各類教學(xué)文本外，還要收集和裝訂學(xué)生的試卷、畢業(yè)論文。很多教學(xué)資料信息都具有很強(qiáng)的時(shí)效性，這些教學(xué)資料不僅對過去具有收藏價(jià)值，對現(xiàn)在具有指導(dǎo)意義，而且對未來具有參考價(jià)值，對各環(huán)節(jié)教學(xué)工作具有良好的指導(dǎo)和借鑒意義，更是本科教學(xué)評估的原始素材。教學(xué)秘書必須及時(shí)、準(zhǔn)確、高效地收集和匯總各類原始的教學(xué)信息和資料，建立教學(xué)檔案。

四、結(jié)語

高校教學(xué)秘書工作是一項(xiàng)綜合性很強(qiáng)的工作，在教學(xué)管理中的作用不可低估。學(xué)校應(yīng)認(rèn)識到教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的工作職能和重要性，提高教學(xué)秘書的素質(zhì)和能力，加強(qiáng)建設(shè)秘書隊(duì)伍，充分發(fā)揮其在穩(wěn)定教學(xué)秩序、深化教學(xué)改革、服務(wù)學(xué)校和師生方面的作用，全面推進(jìn)教學(xué)管理的現(xiàn)代化規(guī)范化。

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