淺析檔案信息化與檔案利用

劉萍

【摘要】檔案信息化的舉措在當(dāng)今世界范圍廣泛使用，但與此同時，檔案信息化建設(shè)對技術(shù)水平要求很高，在建設(shè)過程中會遇到諸多問題。如何實現(xiàn)檔案信息化讓檔案資源得以利用，正是當(dāng)前檔案工作管理人員急需解決的問題，本文將淺析檔案信息化與檔案利用，并提出相關(guān)建議。

【關(guān)鍵詞】檔案信息化；資源利用；規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

檔案信息化的根本即是將檔案信息進(jìn)行數(shù)字操作以保證轉(zhuǎn)移信息的可靠性和完整性，在進(jìn)行信息化操作的過程中，工作人員所做的每一步都至關(guān)重要。檔案信息化時代的到來也標(biāo)志著我國檔案現(xiàn)代化管理水平的進(jìn)一步提高，因此，快速全面實現(xiàn)檔案信息化也是時代發(fā)展的產(chǎn)物和提高信息服務(wù)水平的重要選擇。檔案信息化有利于高效地保存和處理信息，將檔案信息處理方式向社會公開，也有利于實現(xiàn)全民共同分享信息。

一、檔案信息化建設(shè)的基本信息

（一）檔案信息化的重要內(nèi)涵。簡單理解檔案信息化建設(shè)，就是利用現(xiàn)代發(fā)達(dá)的高新技術(shù)將紙質(zhì)檔案、書面文檔信息進(jìn)行整合，多角度管理，在需要信息時第一時間能找出所需要的內(nèi)容，實現(xiàn)資源的共享。這種技術(shù)主要面向現(xiàn)代化，對技術(shù)水平的要求高，將檔案實體信息提取出來為社會提供了更多便利。

（二）實現(xiàn)檔案信息化的意義和必要性。1.黨務(wù)政務(wù)工作對電子信息資源需求量大。行政部門每天需要接受大量政務(wù)文書、政策綱領(lǐng)，同時需要進(jìn)行上傳下達(dá)，因此，工作人員對檔案的保存不能僅限于檔案實體，不僅因為檔案實體體積大，占地面積大，而且會增加查詢資料的工作人員的工作量和工作難度。此時，實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)即可輕松解決問題，行政人員能快速接受和發(fā)送資源信息；當(dāng)需要尋找過去重要信息資源時，工作人員可通過信息資源的整合順序快速找到所需內(nèi)容。2.實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)有利于提高檔案資源的價值。實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)有利于將陳舊而無法翻閱的紙質(zhì)檔案資源信息重新整合使用，以保持原始材料的可用性和真實性；檔案信息化建設(shè)完成后有利于實現(xiàn)內(nèi)容共享，社會人士可根據(jù)自己的需求尋找相關(guān)的檔案資料，這樣以提高資源信息的利用率，從根本上實現(xiàn)資源信息的自身價值。

（三）檔案信息化建設(shè)的管理觀念。檔案信息化建設(shè)是面向現(xiàn)代化的重要舉措，因此，檔案管理人員需要更新自身的管理理念，拒絕把檔案管理工作看成簡單的檔案資料保管工作。檔案管理人員需要樹立良好的工作態(tài)度；堅持正確的法制意識；積極舉報利用檔案資源信息從事非法事務(wù)的不法分子；最后需要樹立科學(xué)的效率意識，利用信息資源聯(lián)通的功能，快速準(zhǔn)確地查詢到所需信息。

二、檔案信息化建設(shè)過程中的注意事項

（一）檔案信息化建設(shè)中要與時俱進(jìn)。在檔案信息化建設(shè)過程中要與時俱進(jìn)同步創(chuàng)新，根據(jù)本企業(yè)信息資源，為信息資源添加現(xiàn)代化元素，增強(qiáng)檔案信息的實用性和新鮮度，在管理人員觀念和信息資源同步創(chuàng)新的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的更好完成。

（二）檔案信息化建設(shè)中嚴(yán)守重要信息。在檔案信息化建設(shè)的過程中，需要開通安全傳輸渠道，檔案信息系統(tǒng)內(nèi)部有相應(yīng)防護(hù)網(wǎng)防止信息泄露，以國家保障的相關(guān)法律為依據(jù)打擊不法行為，制定嚴(yán)密的資源安全計劃。檔案信息管理人員應(yīng)樹立基本的信息保密意識，不泄露相關(guān)檔案信息，時刻關(guān)注檔案信息動向，防止犯罪分子利用非正常方法偷竊甚至篡改機(jī)密信息，保證信息的真實性和準(zhǔn)確性。

三、檔案信息化建設(shè)和檔案利用的基本對策

（一）集中處理檔案資源，保持其協(xié)調(diào)性。檔案信息化建設(shè)作為難度、信息量極大的工作，需要建立統(tǒng)一的檔案資源處理機(jī)構(gòu)進(jìn)行信息的整合、分類以及信息資源合理分配，在這個信息處理機(jī)構(gòu)中要保證工作的合理安排和穩(wěn)步進(jìn)行，需要有一個強(qiáng)有力的指揮部門發(fā)揮作用，各部門明確分工合作，負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)傳遞信息的部門提高工作效率，讓人們快速接收到所需信息，滿足人們對檔案資源的基本需求。

（二）建設(shè)過程中堅持把握工作方向。在檔案信息化建設(shè)的過程中需時刻把握工作方向，即充分利用檔案資源，一切從實際出發(fā)，相關(guān)單位可以結(jié)合單位發(fā)展實際和信息需求，對某方面的檔案信息重點開發(fā)使用，穩(wěn)步推進(jìn)信息化建設(shè)，避免資源的浪費。

（三）培養(yǎng)、提高檔案工作者的良好品質(zhì)和專業(yè)素養(yǎng)。檔案資源信息化建設(shè)對技術(shù)要求高，因此需要保證檔案工作人員的基本素質(zhì)，首先就是樹立建設(shè)過程中所需要的“三觀”，相關(guān)企業(yè)可根據(jù)檔案資源信息的不同分類開設(shè)不同的檔案管理培訓(xùn)班或帶領(lǐng)工作人員參與相關(guān)科研所的重要講座，吸取經(jīng)驗，注意發(fā)現(xiàn)和培養(yǎng)人才，同時提高工作人員在基本的信息管理、信息篩選方面的技能。增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的實際操作性。

新時代，檔案信息化這一舉措提高了檔案管理效率，從各角度都有利于提高檔案資源的利用率和基本信息的整合，因此，我們需要穩(wěn)步推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案信息化與時代同步發(fā)展，為全民提供更加便捷的檔案信息服務(wù)。

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