淺析信息化背景下如何加強數(shù)字檔案管理

李倩梅

【摘要】檔案管理工作是企業(yè)、學校、政府開展日常管理工作的重要環(huán)節(jié)之一。在信息化背景下，加強數(shù)字檔案管理方式研究，將信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢充分地發(fā)揮于檔案管理工作過程中，可以有效地提升檔案管理部門的時效性和實效性，為我國的企業(yè)、學校、政府的良好發(fā)展奠定穩(wěn)定的基礎(chǔ)和提供強大的發(fā)展推動力。

【關(guān)鍵詞】信息化背景；檔案管理；數(shù)字檔案；高效性

隨著人們的思想觀念的不斷革新，人們對于信息技術(shù)應(yīng)用的重視程度也在不斷提升。傳統(tǒng)的檔案管理模式使檔案查找工作的開展難度較高且效率較低。探究信息化背景下如何加強數(shù)字化檔案管理，將信息技術(shù)的應(yīng)用與檔案管理工作的開展全面結(jié)合，可以有效地解決傳統(tǒng)的檔案管理工作開展進程中所存在的各種問題。

一、信息化背景下加強數(shù)字檔案管理的重要性

隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展，人們的工作強度和工作效率也在逐步地上升，在這一背景下，紙質(zhì)檔案已經(jīng)不再適用于辦公室辦公。隨著數(shù)字技術(shù)的逐步發(fā)展，當下數(shù)字檔案管理模式已經(jīng)被廣泛地應(yīng)用于人們的辦公流程當中。

相比較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公室檔案管理模式，數(shù)字檔案顯然更加具有科學性、系統(tǒng)性和安全性，并且數(shù)字檔案的應(yīng)用，有效地實現(xiàn)了辦公室檔案內(nèi)容的資源共享，提升了部門與部門之間的信息傳送速度和溝通交流強度，這無疑為企業(yè)、學校以及政府部門等等各項工作的正常運行提供了極大的便利。

但是人們在享受數(shù)字檔案管理方式帶來的便利的同時，也逐步發(fā)現(xiàn)，當下的數(shù)字檔案管理模式，在應(yīng)用上仍然存在著很多不可忽視的問題。例如人們在進行檔案管理工作的過程中，數(shù)字檔案的應(yīng)用也常常會產(chǎn)生文件丟失的情況，并且由于檔案的種類復(fù)雜且內(nèi)容多，人們在應(yīng)用數(shù)字檔案進行相關(guān)的資料的查詢時，仍然十分耗時耗力。

將信息技術(shù)全面應(yīng)用于數(shù)字檔案管理模式中，可以進一步完善檔案傳遞、存儲、收集以及共享工作的開展。同時信息技術(shù)的有效應(yīng)用，可以實現(xiàn)檔案管理平臺的有效建立，這一平臺的建立，可以提升檔案管理工作的力度和強度，有效地實現(xiàn)內(nèi)部的資源共享、提升檔案查詢工作的實效性和時效性。

當下社會的發(fā)展速度逐步加快，無論是企業(yè)還是學校與政府，其所需要完成的工作量在不斷地增加，所面臨的發(fā)展壓力也在不斷地加劇。檔案管理工作的有效開展，是保障各項工作開展的系統(tǒng)性和秩序性的基本前提，檔案管理工作的開展狀況更是決定各項工作開展效率的關(guān)鍵性因素。加強信息化背景下數(shù)字檔案管理方式的探究，實現(xiàn)信息化環(huán)境下數(shù)字檔案管理模式的完善性和科學性的有效提升，其重要性不可忽視。

二、信息化背景下加強數(shù)字檔案管理的基本方向

根據(jù)當下信息技術(shù)的應(yīng)用特點和數(shù)字檔案管理方式的應(yīng)用模式，主要可以將加強數(shù)字檔案管理的工作的開展方向總結(jié)歸納為以下幾點：

（一）節(jié)約檔案管理成本的同時提升管理效率。在傳統(tǒng)的數(shù)字檔案管理工作中，進行檔案的歸類、整理和查找仍然需要耗費大量的人力資源和物力資源，不僅導致檔案管理工作效率得不到有效的保障，同時也使得部門的檔案管理工作的成本居高不下。將信息技術(shù)全面應(yīng)用于數(shù)字檔案管理工作的開展進程中，可以有效地實現(xiàn)檔案的分類、整理以及查詢工作的一體化，不僅節(jié)約了部門大量的人力資源和物力資源，同時也是實現(xiàn)檔案管理工作的有效保障。因此節(jié)約檔案管理成本的同時提升管理效率，是信息化背景下加強數(shù)字檔案管理的重要方向之一。

（二）增強了檔案管理工作開展的智能性。在傳統(tǒng)的數(shù)字檔案應(yīng)用模式中，工作人員進行檔案內(nèi)容的檢索，需要不斷進行信息的篩選，才能夠真正地獲取自身所要查詢到的信息，消耗了檔案管理者大量的時間，使得檔案管理者根本無暇進行自身的檔案管理模式的思考和進一步的完善。將信息技術(shù)全面應(yīng)用于數(shù)字檔案管理工作中，可以有效實現(xiàn)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)智能性的全面提升，數(shù)字檔案系統(tǒng)會根據(jù)檔案用戶所需，實現(xiàn)檔案的智能性推薦，大大降低了檔案管理工作人員的工作強度，使得檔案管理人員具有更多時間進行自身工作模式、管理技術(shù)以及管理理念的進一步完善。因此增強了檔案管理工作開展的智能性，是信息化背景下加強數(shù)字檔案管理的關(guān)鍵性目標。

三、信息化背景下加強數(shù)字檔案管理方式探究

開展信息化背景下數(shù)字檔案管理方式探究，將具有針對性的改革方式和改革思想，全面應(yīng)用于數(shù)字檔案管理，可以實現(xiàn)數(shù)字檔案管理方法、應(yīng)用模式的進一步完善。在信息化背景下，加強數(shù)字檔案管理方式探究，主要可以將探究內(nèi)容總結(jié)歸納為以下幾點：

（一）建立完善的、安全的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。檔案安全性的不足，是當下數(shù)字檔案管理方式應(yīng)用過程中所存在的主要不足之處之一，容易引發(fā)重要文件的丟失問題。將信息技術(shù)中多媒體技術(shù)全面應(yīng)用于數(shù)字檔案管理工作，可以實現(xiàn)不同格式的檔案的分類存儲，實現(xiàn)檔案管理安全性的有效提升。同時將多媒體技術(shù)的應(yīng)用與數(shù)字檔案管理工作的開展進程有效結(jié)合，也可以實現(xiàn)不同格式和類型的數(shù)字檔案的有效播放，加強數(shù)字檔案的可視性，進而提升檔案利用者接收信息的全面性。因此應(yīng)用信息技術(shù)建立完善的、安全的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，是加強數(shù)字檔案管理力度的重要方法之一。

（二）加深檔案管理工作的數(shù)字化程度。數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫的欠缺以及檔案數(shù)字化覆蓋率的不足等，也是當下數(shù)字檔案管理工作開展進程中所存在的關(guān)鍵性弊端。（下轉(zhuǎn)第45頁）（上接第38頁）隨著信息流通速度的逐步加快，傳統(tǒng)的數(shù)字信息存儲方式已經(jīng)不能有效地滿足當下的時代發(fā)展所需，在這一大背景下，應(yīng)當應(yīng)用信息技術(shù)中的數(shù)據(jù)處理技術(shù)，建立完善的數(shù)字檔案管理數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)大量數(shù)據(jù)有效的、系統(tǒng)性的存儲。同時也應(yīng)當逐步地提升部門在開展數(shù)字檔案管理工作過程中的數(shù)字覆蓋率，盡可能地實現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化程度的進一步加深，有效提升數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的信息存儲量的同時，實現(xiàn)檔案管理工作的先進性和科學性。綜上，加深檔案管理工作的數(shù)字化程度，也是實現(xiàn)信息化背景下數(shù)字檔案管理力度進一步提升的有效方式之一。

（三）建立模式多元化的數(shù)字檔案。隨著社會的不斷發(fā)展和信息、數(shù)據(jù)類型和種類的不斷增加，數(shù)字檔案的建立所需要存儲的檔案類型也逐步呈現(xiàn)出多樣性和復(fù)雜性，在這種情況下，傳統(tǒng)的數(shù)字檔案管理模式已不能夠真正滿足部門的信息管理需求。將信息技術(shù)的多元性充分發(fā)揮于數(shù)字檔案管理工作的開展進程中，可以有效地實現(xiàn)數(shù)字檔案管理模式的多元化。因此應(yīng)用信息技術(shù)提升數(shù)字檔案的多元性，是實現(xiàn)信息化背景下加強數(shù)字檔案管理力度的重要環(huán)節(jié)之一。

（四）提升數(shù)字檔案管理人員的信息化意識。檔案管理人員自身的信息化意識，也是決定信息技術(shù)在數(shù)字檔案管理工作應(yīng)用效果的重要因素之一。檔案管理人員在開展檔案管理工作的過程中，應(yīng)當盡可能地進行信息技術(shù)的學習，熟練應(yīng)用信息技術(shù)。如此，可以逐步增強數(shù)字檔案管理力度。

（五）建立完善的信息技術(shù)應(yīng)用模式。完善的信息技術(shù)應(yīng)用模式的建立，可以實現(xiàn)檔案管理人員工作流程的方向性引導，促使檔案管理人員將信息技術(shù)全面應(yīng)用于檔案管理工作的流程中，進而實現(xiàn)數(shù)字檔案管理工作的實效性和時效性的進一步有效提升。

開展信息化背景下加強數(shù)字檔案管理方式的探究可知，為了實現(xiàn)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的進一步完善，應(yīng)當應(yīng)用信息技術(shù)對于當下的數(shù)字檔案管理模式進行有針對性的調(diào)整。同時借助信息技術(shù)，實現(xiàn)“全數(shù)字化”檔案管理系統(tǒng)的有效建立。并且將信息技術(shù)的多元性和多樣性優(yōu)勢充分地發(fā)揮于數(shù)字檔案模型建立當中，進一步實現(xiàn)數(shù)字檔案的管理覆蓋力度逐步增強。同時數(shù)字檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)水平，也是影響檔案管理工作開展的效率和效果的關(guān)鍵性因素。提升數(shù)字檔案管理人員的信息化意識，建立完善的數(shù)字檔案管理人員的信息技術(shù)應(yīng)用模式，可以有效促進數(shù)字檔案管理人員技能專業(yè)性進一步提升，進而實現(xiàn)信息化背景下數(shù)字檔案管理工作開展的效率和效果的全方位提升。

四、結(jié)語

開展信息化背景下加強數(shù)字檔案管理方式的探究，首先應(yīng)當明確信息化背景下加強數(shù)字檔案管理方式探究的重要性，進而進行數(shù)字檔案管理方式應(yīng)用優(yōu)勢探究和信息化背景下加強數(shù)字檔案管理方式的思考。開展信息化背景下加強數(shù)字檔案管理方式研究，將信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢充分地應(yīng)用于檔案管理工作的開展進程中，可以實現(xiàn)數(shù)字檔案管理工作的實效性和時效性的有效提升，進而為檔案管理工作的發(fā)展提供強大的推動力。

【參考文獻】

[1]張光輝.信息化背景下如何加強數(shù)字檔案管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（02）：174.

[2]俞娜. 數(shù)字信息化背景下高校檔案管理的創(chuàng)新[J]. 信息化建設(shè)，2016（06）：173-174.

[3]羅若.信息化背景下加強高校學生檔案管理的對策[J]. 科技廣場，2014（08）：195-198.

[4]王劍.信息化背景下如何加強高校人事檔案管理[J].城建檔案，2014（08）：76-77.

[5]邱寶玲.淺談信息化背景下加強高校教學檔案管理的幾點思考[J]. 今日財富（金融發(fā)展與監(jiān)管），2011（12）：298-299.

[6]陸芳.基于數(shù)字技術(shù)發(fā)展背景探究高中學校檔案工作信息化管理模式[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2013（19）：168-169.

[7]沈銀嬌.信息化背景下加強檔案安全管理的有效途徑[J]. 黑龍江檔案，2013（04）：92.

[8]郝丹梅.數(shù)字信息化背景下高校檔案管理的創(chuàng)新措施[J]. 企業(yè)改革與管理，2015（08）：215.

[9]徐金梅.信息化背景下加強事業(yè)單位財務(wù)檔案管理研究[J]. 中國管理信息化，2015（12）：200.

[10]王丹.試論社區(qū)數(shù)字衛(wèi)生信息化檔案建設(shè)如何與市級平臺對接[J]. 蘭臺世界，2014（S3）：120-121.