檔案工作管理體制和運行機制的改革與創(chuàng)新

吳紹云

摘 要：當前，伴隨著國家經(jīng)濟建設(shè)的全面發(fā)展，企事業(yè)單位也在進行著機制改革，檔案工作的管理體制和運行機制也要根據(jù)時代發(fā)展進行改革與創(chuàng)新。本文從檔案與檔案管理理論入手，找出檔案工作管理體制與運行機制存在的問題，并就如何改革與創(chuàng)新提出目標和方向以及具體對策，供業(yè)界參考。

關(guān)鍵詞：檔案工作；管理體制；運行機制；改革；創(chuàng)新

檔案工作是企事業(yè)單位工作中的一項重要工作，檔案管理工作能從側(cè)面反映出一個單位的管理水平和工作業(yè)績，特別是一些歷史悠久的單位，做好檔案管理工作不僅可以較好的保存歷史，更是對設(shè)計未來發(fā)展規(guī)劃時的一個重要參考。因此，越來越多的單位都認識到做好檔案管理工作的重要性。但是，在日常的檔案管理工作中，管理體制和運行機制還是存在各種各樣的問題，從一定程度上制約了單位的發(fā)展。因此，對檔案工作管理體制和運行機制進行改革和創(chuàng)新迫在眉睫。

1 檔案與檔案管理

“檔案”最早出現(xiàn)在明朝末年，是對歷史進行記載并且保存起來的文件，隨著社會的發(fā)展，檔案也發(fā)展成包括聲音、圖像等多種形式的載體。其主要作用是為了作為對歷史的真實記載，以備后人查詢，體現(xiàn)在以下幾個方面：一是可為單位提供查詢考究的憑證；二是可作為素材進行宣傳、研究等；三是可通過對檔案的查詢?yōu)閱挝坏奈磥戆l(fā)展提供遵循。

根據(jù)國家有關(guān)部分的規(guī)定，檔案工作是由各地的檔案事業(yè)管理單位分層管理，各單位根據(jù)相關(guān)規(guī)定，制定本單位檔案管理辦法。檔案管理主要分為兩部分：一是由專業(yè)人員對檔案進行收集、保管、整理等工作；二是對檔案里信息進行處置管理，主要工作是對信息進行錄入、儲存、核對、歸檔和輸出等。做好檔案管理工作帶來的效益并不是立即顯現(xiàn)的，而是在通過不斷的積累后，發(fā)揮其歷史記錄功能，為將來查閱提供方便，其效益體現(xiàn)具有延時性。

檔案工作的管理體制與運行機制是相互依靠、相輔相成的，具體體現(xiàn)在以下幾個方面：一是檔案的管理方面。管理人員要對全宗檔案進行細分，根據(jù)檔案的來源、事件、內(nèi)容等進行若干類別的區(qū)分，并進行編錄整理；二是保管檔案方面。單位通常都設(shè)立了專用的檔案庫或檔案室進行檔案的保存；三是檔案鑒定方面。通過檔案內(nèi)容和時間、名稱、價格等對各種檔案進行保存年限的確定，再整理成冊進行保存。

2 檔案工作管理體制與運行機制存在的問題

（一）對檔案管理工作認識不深刻

當前，很多單位的檔案管理人員對于做好檔案管理工作和如何運行認識不到位，只是單純的做好檔案的收集，不能將檔案管理工作與單位長遠發(fā)展、健康發(fā)展緊密聯(lián)系，沒有認清做好檔案工作的極端重要性，以至于檔案工作只是滿足于完成日常業(yè)務(wù)工作。還有的單位領(lǐng)導(dǎo)同樣存在認識誤區(qū)，他們往往對人事或組織及財務(wù)工作管理力度較大，而忽視了對于檔案的管理工作，忽視了檔案管理在單位發(fā)展中的重要作用，沒有意識到檔案的材料是一個單位的重要信息來源。久而久之，檔案管理呈現(xiàn)出應(yīng)付的狀態(tài)，也就也就無法提升單位檔案管理工作科學(xué)發(fā)展，失去了推動單位經(jīng)濟建設(shè)和長遠發(fā)展的一個重要

法寶。

（二）檔案管理制度不健全不完善

結(jié)合國家檔案管理相關(guān)文件，各單位基本都制定了自己的檔案管理制度，但是還有很多單位存在制定不健全不完善的問題。有些單位檔案管理是分散式的，即科研的檔案歸科教管；人事檔案歸人事處管；業(yè)務(wù)檔案就由各業(yè)務(wù)科室自行管理，這就行成了一個單位多部門管理檔案的混亂格局。管理體制不健全，直接影響了檔案工作的運行流程，落實也就無從談起，導(dǎo)致延誤了工作。盡管有些單位已經(jīng)意識到這一情況并做出努力，但是呈現(xiàn)的是，有一定的管理規(guī)模，卻和單位的發(fā)展未有效銜接，各部門分散的管理著自己部門的檔案，或者設(shè)立檔案室后，未形成一系列查閱、登記等制度，沒有形成管理規(guī)模，不能做到系統(tǒng)、準確的對檔案進行管理。

（三）檔案管理人員整體素質(zhì)有待提升

從事檔案管理工作，首先就具有一定的政治素養(yǎng)和理論知識，了解和熟悉國家檔案管理的相關(guān)法規(guī)和政策，懂得如何進行檔案管理。同時，隨著社會不斷發(fā)展，信息化、辦公自動化進程也在不斷加快，檔案的存在方式發(fā)生了很大變化，電子檔案已悄然出現(xiàn)在人們的視野中，其易于復(fù)制、編輯等特點使得傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)適應(yīng)不了現(xiàn)化化的要求，對檔案的管理提出了新的挑戰(zhàn)。然而，檔案管理工作者的整體素質(zhì)還有待提高，其真正專業(yè)人員偏少，從業(yè)人員受過系統(tǒng)專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)特別少，有些工作人員專業(yè)水平和業(yè)務(wù)能力較差，從事手動檔案管理工作者較多，利用信息化手段進行管理的人員較少。有些單位將單位的一些老同志、生病的同志安放在檔案管理問題，還有一些專業(yè)的檔案工作者并不愿意從事檔案的管理工作。

3 檔案工作管理體制和運行機制改革的目標與方向

當前，我國檔案管理體制有力的推動了檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，在日常管理、考評考核等方面發(fā)揮著重要的作用。但是，隨著國家“全面深化改革”號角的吹響，社會經(jīng)濟體制和發(fā)展進程都在加速推進，以往檔案管理工作的“條塊分割”、“局館合一、政事合一”、私營企業(yè)及個人檔案管理等弊端逐漸顯現(xiàn)，成為了檔案管理體制的重要阻礙，急切需要進行管理體制和運行機制的改革與創(chuàng)新。其目標就是要建立一套科學(xué)完善的管理制度，使之更好的為社會主義市場經(jīng)濟體制有服務(wù)，助推單位的全面發(fā)展。改革的方向應(yīng)瞄準以下幾點：一是市場化。行政改革的主要方向就是市場化，必須探索出和市場經(jīng)濟體制相協(xié)調(diào)的檔案管理體制和運行機制。二是法制化。黨的十八屆四中全會提出，全面依法治國，加快法制化進程，檔案管理也應(yīng)遵循法制化方向，堅決擯棄檔案管理工作中出現(xiàn)的有法不依，有規(guī)難落實的現(xiàn)象，強化管理監(jiān)督職能，強化檔案法制化思想認識。三是信息化。辦公自動化、信息化已經(jīng)取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)化，大數(shù)據(jù)被應(yīng)用到了社會發(fā)展的各行各業(yè)，檔案工作要豐富管理手段，就要瞄準信息化進行改革創(chuàng)新，大力推崇信息化建設(shè)，將檔案工作由自閉封閉型轉(zhuǎn)向全面開放型。endprint

4 檔案工作管理體制和運行機制的改革創(chuàng)新措施

改革創(chuàng)新不是一句口號，需要檔案管理機關(guān)、企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)、檔案工作人員齊心協(xié)力，拿出“大刀闊斧”的勇氣，敢于向習(xí)慣叫板、向傳統(tǒng)開刀，擯棄慣性思維，真正推動檔案工作管理體制和運行機制的改革創(chuàng)新。

（一）轉(zhuǎn)變認識，將改革與傳統(tǒng)良性結(jié)合

單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視檔案管理在單位建設(shè)中的重要作用，從頂層設(shè)計中把檔案管理工作提上議事日程，增強工作的事業(yè)心和責任感，可成立單位檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，具體負責檔案管理的開展，并擇機召開檔案管理形勢分析會，總結(jié)經(jīng)驗和不足，及時查找出問題隱患，改進工作方法?？梢栽趩挝恢型诰蛐麄鳈n案管理工作中的優(yōu)秀人物，發(fā)揮他們的“輻射”作用，引導(dǎo)全體人員認識到檔案管理的重要性，以帶動單位檔案管理工作的發(fā)展。同時，樹立創(chuàng)新思維，將創(chuàng)新與原有傳統(tǒng)良性結(jié)合。創(chuàng)新并不是盲從的，而是要立足于原來的基礎(chǔ)，總結(jié)檔案管理工作好的做法和經(jīng)驗，對此進行深入的總結(jié)研究，找出工作中的瓶頸因素，繼而尋找改革和創(chuàng)新。

（二）完善檔案管理制度，實施技術(shù)創(chuàng)新

隨著科技的發(fā)展，檔案管理方法也要隨之不斷提高，必須形成相對應(yīng)的科學(xué)的檔案管理體系，建立起健全的檔案管理制度。比如建立檔案利用、歸檔和收集、保管等等，做好檔案資料的保管期限和歸檔等制度。單位可將這些制度納入崗位考核和日?？荚u中，做好隨機的考核和總結(jié)，真正把制度落到實處，推動檔案管理工作的全面發(fā)展。同時，應(yīng)加大技術(shù)創(chuàng)新，推動檔案工作信息化管理，把現(xiàn)代信息技術(shù)、計算機技術(shù)和通信技術(shù)運用到檔案管理的保存、處置和管理中，提高工作效率。當前，傳統(tǒng)手工操作已遠遠達不到檔案管理工作的要求，單位應(yīng)建立自己的檔案管理數(shù)據(jù)庫，利用網(wǎng)絡(luò)及辦公自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料的系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化?？稍谝?guī)定相應(yīng)使用權(quán)限的情況下，部分信息對部門和個人開放，建立公開、透明的檔案管理機制。也可開展網(wǎng)上服務(wù)業(yè)務(wù)，實現(xiàn)如查詢、搜索和評價等功能，打破單位內(nèi)部間界限，互通信息，從而達到資源最大限度地開發(fā)利用，并能為單位管理者提供及時準確的信息。

（三）創(chuàng)新檔案工作人員培訓(xùn)與管理

檔案保管員的素質(zhì)高低直接決定著單位檔案管理水平的高低，因此，單位要加強檔案管理人員的培訓(xùn)。首先，要抓好業(yè)務(wù)培訓(xùn)，這是提高檔案工作者業(yè)務(wù)和政治素質(zhì)，完善優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)的迫切需要，也是培養(yǎng)檔案工作者對解決檔案事業(yè)發(fā)展中遇到的新問題和新情況能力的需要。不僅要學(xué)會相關(guān)的管理知識，更重要的是要學(xué)習(xí)通過科學(xué)化、信息化手段來管理檔案方法?？赏ㄟ^舉辦培訓(xùn)班的方式，系統(tǒng)培訓(xùn)檔案管理工作流程及相關(guān)計算機軟件使用，并注重平時工作中的幫帶督導(dǎo)，培養(yǎng)檔案保管人員發(fā)現(xiàn)問題、解決問題的能力。還可采取“請進來”和“走出去”相結(jié)合的方法，與先進單位掛鉤結(jié)對，提高單位檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

其次，要建立健全的競爭機制做保障。要結(jié)合當前人事管理改革，借鑒先進管理經(jīng)驗。對于檔案工作者要建立起相應(yīng)的競爭機制，可實行按崗定薪、定期綜合考評等手段促進工作積極性，細化考評標準，并將考評結(jié)果與職務(wù)聘任、加薪升遷等掛鉤，充分體現(xiàn)出人才競爭機制的作用，激勵檔案工作者積極主動的提升自我修養(yǎng)和能力素質(zhì)，壓力轉(zhuǎn)化為動力，主動適應(yīng)社會發(fā)展和科技進步給檔案工作者帶來的新要求。

5 結(jié)語

綜上所述，檔案管理是一個單位的重要歷史財富和信息源泉，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視起此項工作的重要性，大力加強檔案工作管理體制和運行機制的改革與創(chuàng)新，建立完善起相應(yīng)的檔案管理制度，加強科學(xué)化管理水平，努力提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，多措并舉提高檔案管理的科學(xué)化水平，以促進單位管理的高效化。

參考文獻

[1]李香花.芻議檔案工作管理體制和運行機制的改革與創(chuàng)新[J].才智，2014，16（22）：67.

[2]王莎莎.檔案工作管理體制和運行機制的改革與創(chuàng)新[J].建筑工程技術(shù)與設(shè)計，2015，15（7）：157.

[3]周影.檔案工作管理體制和運行機制的改革與創(chuàng)新[J].科學(xué)與財富，2014，16（5）：14-15.endprint