事業(yè)單位文書檔案管理存在的問題與探討

王慶合 王清華

摘要：文書是事業(yè)單位開展工作的重要載體，它記錄著單位方方面面的信息，是檔案管理工作中不可缺少的組成部分?？梢哉f，文書檔案的管理對事業(yè)單位的發(fā)展有著直接性的影響。本文在闡述事業(yè)單位做好文書檔案管理工作的重要性與必要性的基礎(chǔ)之上，通過重點分析當前我們的文書檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，以期能夠為提升事業(yè)單位文書檔案管理工作水平建言獻策。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；文書檔案；存在問題；解決措施

一、 當前我國事業(yè)單位中文書檔案管理工作存在普遍問題

1. 單位忽視了文書檔案管理工作的重要意義

文書檔案管理受自身工作特點的影響，其作用需要很長時間才能展現(xiàn)出來，要想在短時間內(nèi)就為單位整體效益的大幅度提升做出貢獻著實很難。正是由于這樣，不僅僅是單位領(lǐng)導(dǎo)甚至是一些文書檔案管理工作人員都產(chǎn)生了“文書檔案管理工作可有可無”的極端思想。而這種想法帶來的直接后果就是單位不肯花錢為文書檔案配備先進的設(shè)備、不肯為文書檔案管理工作改進辦公場所、不肯為文書檔案工作人員進行講座培訓(xùn)等等。

2. 文書檔案管理方式較為落后

影響文書檔案管理工作的一個重要點就是檔案管理的方式。當前很多事業(yè)單位的檔案管理工作依然采用傳統(tǒng)的那種方式，即人工收集、人工歸檔、人工查找。不僅占用了寶貴的人力資源，而且使得檔案管理與利用的效率極為低下。

3. 文書檔案管理制度不健全，文書檔案管理不規(guī)范

一方面由于檔案管理工作極為復(fù)雜和繁瑣，稍有不慎就會因為程序混亂而前功盡棄；另一方面由于當前單位尚缺乏一套細致、完善、科學的管理制度作為支撐。加之目前領(lǐng)導(dǎo)、工作人員缺乏對這項工作的重視，因此單位文書檔案管理工作的規(guī)范性實在是有待提高，嚴重降低了文檔管理與利用效率。

4. 文書檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)較為薄弱

首先，由于單位對文書檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致了文書檔案管理工作人員缺乏對工作的責任感，降低了對工作的熱情和積極性。其次，由于單位在文書檔案管理人員的選用上存在一些問題，直接導(dǎo)致文書檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)不足，檔案管理經(jīng)驗不足。最后，由于部分文書檔案管理工作人員道德素質(zhì)較差，對需要保密的工作內(nèi)容做不到保密，而嚴重影響了文書檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

5. 單位內(nèi)部各個科室不協(xié)調(diào)，阻礙文書檔案管理工作的進一步發(fā)展

文書檔案管理工作內(nèi)容涉及廣泛，包含對各個部門工作行為、過程的記錄。因此，與其他部門之間的良好配合有利于文書檔案管理工作的進一步開展，但是反觀當下，由于很多其他部門人員對檔案管理意識不足，直接或者間接表示拒絕配合工作，從而造成了檔案資料收集不到位現(xiàn)象的出現(xiàn)。除此之外，單位內(nèi)一些部門由于過程繁瑣所以不愿意將需要歸檔的材料交給我們統(tǒng)一保管，而是采取各自存放的方式，這樣不僅無益于檔案利用效率的提升，而且還會就造成檔案的丟失或者是損壞。

6. 配套不全，條件較差

這方面問題主要體現(xiàn)在以下幾點：

（1） 檔案管理設(shè)備陳舊落后，無法及時跟上信息化潮流。

（2） 檔案管理系統(tǒng)落后，軟件條件差。

（3） 存放檔案的基礎(chǔ)設(shè)施參差不齊，柜架破舊不堪。

（4） 缺乏專項資金對一些已經(jīng)破損的紙質(zhì)檔案進行修復(fù)。

7. 缺乏必要措施來維護檔案信息內(nèi)容的安全

事業(yè)單位的有些資料會涉及到一些機密問題，因此在進行對傳統(tǒng)檔案進行理時要特別注重對文件內(nèi)容進行保密。但是反觀當下，我們在對文書資料進行信息化處理時卻忽略了這一點。不僅缺乏嚴密的防護系統(tǒng)進行信息維護，而且對一些文書檔案審查不嚴，黑客很容易就能侵入我們單位內(nèi)部計算機系統(tǒng)，解鎖密碼，從而造成一些需要保密的文書檔案外泄。

二、 提升事業(yè)單位文書檔案管理工作質(zhì)量、效率的措施探討

1. 提升事業(yè)單位工作人員對文書檔案管理的意識

文書檔案管理工作對于促進單位整體工作水平的提升具有深遠的影響。因此，單位領(lǐng)導(dǎo)要起到帶頭作用，對文書檔案管理工作的重要性有一個深刻的認知。給文書檔案管理工作配備專業(yè)化的設(shè)施、專業(yè)化的人員、專業(yè)化的辦公場所等。

2. 以多種手段提升文書檔案管理者的素質(zhì)

要提升事業(yè)單位文書檔案管理人員的準入門檻，在人員選拔上注重對他們專業(yè)知識以及工作經(jīng)驗的考察，以從源頭上提升檔案管理隊伍的整體素質(zhì)；其次，單位要加強對文書檔案管理工作人員的任職教育培訓(xùn)，經(jīng)常性的組織一些講座、或者是新老工作人員之間的經(jīng)驗交流座談會，使一些新入職人員能夠在前輩那里獲取一些工作技巧，增強個人操作技能。

3. 更新檔案管理設(shè)備，創(chuàng)新文書檔案管理思路，革新文書檔案管理方式

創(chuàng)新是進步的源泉。事業(yè)單位的文書檔案管理工作也一樣，要想實現(xiàn)自身的發(fā)展與進步，就必須緊跟時代發(fā)展潮流，創(chuàng)新檔案管理思路，積極的運用一些新技術(shù)、新方法來革新工作方式。如我們在進行檔案管理工作時，要積極引進一些操作便捷的先進設(shè)備，建立起良好的檔案處理系統(tǒng)；為了保證檔案信息的安全，要引進計算機輔助系統(tǒng)；為了提高工作有效性，可以采取分工合作的方式進行文書檔案管理等等

4. 完善文書檔案管理制度

由于當前單位內(nèi)部的文書檔案管理部門仍處于由傳統(tǒng)檔案管理方式向信息化檔案管理方式的過渡階段，加之我們?nèi)狈σ欢ǖ男畔⒒瘷n案管理經(jīng)驗。因此，文書檔案管理工作出現(xiàn)了很大的隨意性和不規(guī)范性，對檔案管理信息化建設(shè)進程造成了一定的阻礙。

三、 結(jié)語

目前的我國事業(yè)單位的文書檔案管理工作仍存在很多的問題，所以我們?nèi)匀恍枰獜默F(xiàn)存問題入手，不斷尋找問題解決措施，以為單位的整體發(fā)展提供保證。

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作者簡介：王慶合（1968.09--）；性別：男，籍貫：山東省乳山市人，學歷：專科，煙臺大學；現(xiàn)有職稱：無；研究方向：事業(yè)單位檔案管理。

（作者單位：1、乳山市知識產(chǎn)權(quán)局 2、乳山市地震局）