淺析如何加強(qiáng)文秘工作與文書檔案管理工作的一體化

胡娜

（中國石油青海油田采氣三廠，甘肅 敦煌 736202）

【摘要】信息時(shí)代，辦公自動(dòng)化、檔案電子化在便捷了文秘工作和文書檔案管理工作同時(shí)也帶來了諸多挑戰(zhàn)與風(fēng)險(xiǎn)，文秘工作形式、內(nèi)容都發(fā)生了重大變化，給文秘工作者提出了更高的要求。將文秘工作與文書檔案管理工作相結(jié)合是今后文秘工作發(fā)展的新方向，本文就從加強(qiáng)文秘工作與文書檔案管理工作的一體化方面進(jìn)行一些研究和探討。

【關(guān)鍵詞】文秘工作；文書檔案；管理工作；一體化

文秘工作者的主要工作是處理文書資料，而文書資料是檔案的主要來源，所以加強(qiáng)文秘工作與文書檔案管理工作的一體化順應(yīng)了二者之間的內(nèi)在聯(lián)系，推動(dòng)“文檔一體化”有利于規(guī)范文秘工作，提高工作效率，能夠促進(jìn)行政管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程。

一、文秘工作與文書檔案管理工作的關(guān)系

文秘工作與文書檔案管理工作是機(jī)關(guān)單位和企業(yè)單位的重要組成部分，二者之間相輔相成，但是又各自有獨(dú)特的工作特點(diǎn)。公文是文秘工作與檔案工作的銜接主體，因?yàn)楣牟粌H是文秘工作的主要產(chǎn)品，而且是檔案資料的主要來源，公文的質(zhì)量影響著檔案的質(zhì)量，所以提高文秘人員的素質(zhì)很重要。文件是檔案的前身，而檔案是文件的歸宿，文秘工作涉及許多上傳下達(dá)的文件材料，這些材料分類歸檔后成為檔案，而檔案管理工作能夠促進(jìn)文秘工作的科學(xué)性和全面性，可見文秘工作是檔案管理工作的基礎(chǔ)性工作，二者是一個(gè)整體的兩個(gè)方面，二者既互相制約又互相聯(lián)系，相輔相成。

二、文秘工作與文書檔案管理工作中存在的問題

在信息時(shí)代，科學(xué)技術(shù)給我們的生活和工作都帶來了重大變化，文秘工作與文書檔案工作都步入了信息化階段，文秘工作信息化與文書檔案管理電子化提高了工作效率，促使二者不斷融合，文秘工作與文書檔案管理工作一體化是今后發(fā)展的趨勢(shì)。通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前文秘工作與文書檔案管理工作中普遍存在如下一些問題：

（一）檔案意識(shí)薄弱，管理經(jīng)驗(yàn)匱乏

文秘工作與文書檔案管理工作有著緊密的聯(lián)系，而相輔相成，但是在實(shí)際工作中二者分屬于不同的部門，除了公文遞交之外沒有特殊的聯(lián)系，文秘工作者的檔案意識(shí)薄弱，而檔案管理者對(duì)專業(yè)文書缺乏足夠的了解，導(dǎo)致檔案管理水平難以提高。隨著工作節(jié)奏的加快，文秘和檔案管理人員的任務(wù)量越來越大，然而檔案管理方式存在落后性，缺乏先進(jìn)的管理理念和管理經(jīng)驗(yàn)，使文書檔案管理工作難以滿足企業(yè)發(fā)展的需求。

（二）文書檔案不規(guī)范，檔案管理體制不健全

公文具有一定的專業(yè)性、保密性，其所承載的信息十分重要，所以要對(duì)這些公文要進(jìn)行歸檔保存，文書是檔案的來源，文書的質(zhì)量直接影響著檔案的質(zhì)量。我國在公文制發(fā)、使用等方面出臺(tái)了相應(yīng)的規(guī)范，一定程度上提高了公文的質(zhì)量。在日常檔案管理中，仍然存在文種使用不清、公文格式、附件不規(guī)范、辦理程序不規(guī)范、歸檔資料不完整、編號(hào)、裝訂不規(guī)范、存檔資料不全面、移交資料不及時(shí)等問題，很大程度上影響了檔案的規(guī)范性、科學(xué)性。檔案管理體制有待進(jìn)一步完善，制定統(tǒng)一的文書檔案標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案的有效性。

（三）文書檔案管理信息化水平低，電子檔案安全性有待提高

信息技術(shù)日新月異的時(shí)代，信息化水平的高低直接影響著工作效率，所以政府部門和企業(yè)單位都引進(jìn)了信息技術(shù)。由于檔案管理工作歷來被認(rèn)為是一項(xiàng)附屬工作，得不到足夠的重視，雖然進(jìn)行了一些信息化建設(shè)，但是沒有足夠的資金來更新設(shè)備、系統(tǒng)軟件，難以適應(yīng)當(dāng)前工作的需求。檔案的安全性至關(guān)重要，在電子檔案越來越普及的時(shí)代，各單位要重視檔案的安全性問題，有些不良分子可以通過黑客技術(shù)竊取檔案，導(dǎo)致企業(yè)信息泄露，給企業(yè)發(fā)展帶來安全問題。

（四）文秘人員素質(zhì)良莠不齊

文秘的主要工作是記錄抄寫和文稿起草，作為領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，其素質(zhì)高低直接影響著公文的質(zhì)量，從而影響著檔案的質(zhì)量。文書檔案有著一定的專業(yè)性、保密性，文書檔案管理工作需要有專業(yè)人士擔(dān)任，但是當(dāng)前不少檔案文秘和檔案管理人員缺乏專業(yè)的知識(shí)和技能，一定程度上影響了“文”和“檔”的規(guī)范化。

三、加強(qiáng)文秘工作與文書檔案管理工作一體化的途徑

信息技術(shù)的普及提高了工作效率，給文秘工作與文書檔案管理工作帶來了新的發(fā)展機(jī)遇，信息技術(shù)是現(xiàn)代文秘工作的重要工具，促進(jìn)了“文檔一體化”形式的興起與發(fā)展?！拔臋n一體化”是從文秘和檔案工作的全局出發(fā)，實(shí)現(xiàn)從文件生成、辦理到檔案歸檔管理的全過程管理，保證文件內(nèi)容的完整性、元數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性，從文書到檔案的數(shù)據(jù)暢通、完整性，主要包括文檔實(shí)體生成一體化、文檔管理一體化、文檔信息利用一體化、文檔規(guī)范一體化等內(nèi)容。通過調(diào)查分析，并結(jié)合自身實(shí)踐工作，我認(rèn)為我們可以從如下幾個(gè)方面來加強(qiáng)文秘工作與文書檔案管理工作一體化：

（一）強(qiáng)化“文檔一體化”意識(shí)，學(xué)習(xí)先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)

文秘工作與文書檔案管理工作是一個(gè)整體的兩個(gè)方面，具有一定的獨(dú)立性，但是文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，二者是文檔工作中緊密相連的工作環(huán)節(jié)。在工作中，要樹立“文檔一體化”的意識(shí)，認(rèn)識(shí)到文書與檔案的關(guān)系，文書的規(guī)范性是檔案規(guī)范性的前提，在日常工作中按標(biāo)準(zhǔn)和要求做好每一份文書，為檔案工作奠定良好的基礎(chǔ)。新時(shí)期，文書檔案管理工作有了新的要求，我們要學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，不斷提高工作效率。

（二）加強(qiáng)公文標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，健全檔案管理體制

公文作為文秘工作與文書檔案管理工作的銜接點(diǎn)，為了實(shí)現(xiàn)“文檔一體化”，就必須加強(qiáng)公文標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，每個(gè)環(huán)節(jié)都要根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)做好本職工作，不斷提高文檔質(zhì)量。加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，不斷健全和完善檔案管理體制。

（三）引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)，提高檔案安全性

信息時(shí)代，信息技術(shù)可以提高工作效率，減輕工作量，但是也給檔案帶來一定的安全隱患。為了實(shí)現(xiàn)“文檔一體化”就需要加強(qiáng)信息化建設(shè)，引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)是前提，在進(jìn)行電子化建設(shè)中要加強(qiáng)系統(tǒng)的安全性，防止信息的泄露和丟失，檔案安全性是第一位的。

（四）定期對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升工作人員素質(zhì)

工作人員的素質(zhì)直接影響著工作效率和質(zhì)量，由于當(dāng)前從事文秘工作與文書檔案管理工作人員的素質(zhì)良莠不齊，難以適應(yīng)新時(shí)期工作崗位的需求，這就需要對(duì)他們進(jìn)行定期培訓(xùn)，樹立“文檔一體化”理念，掌握信息技術(shù)，不斷提高工作人員素質(zhì)，從而促進(jìn)文秘工作與文書檔案管理工作的一體化。

綜上所述，信息技術(shù)的不斷發(fā)展推動(dòng)了文檔工作的進(jìn)步，文秘工作與文書檔案管理工作既相互獨(dú)立，又相輔相成，在實(shí)際工作中緊密相連，信息技術(shù)的發(fā)展為“文檔一體化”的實(shí)現(xiàn)提供了可能。

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