議如何規(guī)范衛(wèi)生單位會計檔案管理工作

【摘 要】在經(jīng)濟業(yè)務以及經(jīng)濟決策中，會計檔案是十分重要的參考事物，而不同單位的會計檔案，其特征也存在些許差異。衛(wèi)生單位的會計檔案的特征通常包括內(nèi)容復雜、專業(yè)性強、與民生緊密關(guān)聯(lián)、部門零散以及機密程度強等，這就導致了衛(wèi)生單位的會計檔案工作管理任務多、管理難度高且管理責任重等困難。因此，在現(xiàn)實工作中，部分衛(wèi)生單位的會計檔案工作往往無法達到合格的標準，出現(xiàn)了一系列問題。本文針對這一系列問題提出了相對應的解決策略。

【關(guān)鍵詞】衛(wèi)生單位；會計檔案；策略

對于經(jīng)濟活動的記錄以及評價來說，會計檔案十分重要的證據(jù)和資料，其中包括了會計賬簿、會計憑證和財務會計報告等會計核算資料。在衛(wèi)生單位中，會計檔案也具備一些特性，我國衛(wèi)生部頒布的《醫(yī)藥衛(wèi)生單位財務檔案管理辦法》中指出，衛(wèi)生單位會計檔案的歸檔對象通常是指：“財會管理、經(jīng)濟業(yè)務活動中形成的不同類型的具有長期保存價值的文件材料?！?/p>

對衛(wèi)生單位檔案保管人員來說，其責任和義務就是要規(guī)范衛(wèi)生單位會計檔案的管理工作，要認真看待會計檔案對衛(wèi)生機構(gòu)起到的基礎(chǔ)性作用，要盡可能的通過會計檔案管理提供給對象便利的服務，并且要確保會計檔案查閱便捷、存放有序、銷毀妥當和保管嚴密。

一、衛(wèi)生單位會計檔案管理現(xiàn)狀

筆者通過在衛(wèi)生單位多年的工作經(jīng)驗，總結(jié)了目前衛(wèi)生單位中會計檔案管理工作的現(xiàn)狀和一些誒問題。主要包括以下幾點內(nèi)容：

1.領(lǐng)導階層不夠重視

衛(wèi)生單位內(nèi)的會計檔案工作時從上至下進行的。在現(xiàn)實的工作情況中，衛(wèi)生單位的領(lǐng)導層，例如上級管理部門和會計主管部門，通常只看重單位的實際經(jīng)濟效益和財務會計報告，而忽視了會計檔案工作在保障財務系統(tǒng)正常順利運行的重要性和基礎(chǔ)作用，更有甚者根本沒有把檔案管理工作考慮在會計人員評級的范疇之中。

2.檔案管理人員疏于整理

在很多衛(wèi)生單位中，會計檔案的管理人員往往只是把管理工作簡單的理解為將會計檔案整理入庫，而沒有定期地對已經(jīng)歸檔的檔案進行整理和清理。長此以往，各種檔案不停的雜亂無章的累積在檔案庫房中，使得某些檔案超過了保管日期而未被人發(fā)現(xiàn)，另外，還導致了一部分還沒有了解的債權(quán)債務原始憑證沒有提取出來單獨設立管理卷，進而導致衛(wèi)生單位的財務順勢。實際上，在現(xiàn)實工作中，定期對歸檔檔案進行整理與清理時檔案管理人員應當?shù)母幼⒅氐墓ぷ鲀?nèi)容。

3.業(yè)務工作人員意識不強

除卻衛(wèi)生單位內(nèi)檔案管理人員對工作內(nèi)容理解偏差外，還有一些其他的業(yè)務工作人員也缺乏規(guī)范使用檔案的觀念。在衛(wèi)生單位中，往往有一些工作人員僅為了方便，而沒有按照規(guī)定在借閱檔案或者資料時進行記錄，使得當檔案遺失時，無法找到責任的承擔人；還有一部分工作人員在借閱資料后沒有主動的歸還，而使得一些檔案在需要時無法及時獲??；此外，沒有按照編號進行歸還也使得之后對檔案的搜查變得困難。這些意識薄弱的體現(xiàn)，都是會計檔案管理雜亂的誘因。

4.電子財務檔案管理失序

隨著科技的發(fā)展，數(shù)據(jù)的云端化在各行各業(yè)展開，會計的電算化也逐漸普及到了衛(wèi)生單位，檔案信息的電子化也逐步變成檔案管理的工作內(nèi)容之一。但是，在現(xiàn)實中，大部分的衛(wèi)生單位在進行電子檔案歸檔工作時都缺乏相應的規(guī)章制度對工作過程進行規(guī)范和控制。在會計電算化的過程中，系統(tǒng)安裝光盤、相關(guān)會計電子數(shù)據(jù)、用戶服務卡和磁盤都由經(jīng)辦人管理，而如果經(jīng)辦人調(diào)崗或者辭職，這些檔案數(shù)據(jù)也極容易被遺失。

二、規(guī)范衛(wèi)生單位會計檔案管理工作策略

對于衛(wèi)生單位檔案管理工作上目前出現(xiàn)的這一些列問題，筆者提出了幾點對應的策略：

1.轉(zhuǎn)變觀念，增強檔案管理意識

衛(wèi)生單位主管部門衛(wèi)生局及業(yè)務主管部門財政局、檔案局應切實重視會計檔案的管理工作，這3個部門應當傾力合作，共同把會計檔案管理記入會計人員的業(yè)務績效考核的內(nèi)容之中，要嚴格處罰沒有按照規(guī)定使用會計檔案的工作人員。此外，就算在平時工作時，衛(wèi)生單位各部門的領(lǐng)導也要提高巡視監(jiān)察會計檔案管理工作的強度。只有領(lǐng)導階層開始認識到會計檔案管理的重要性，主動承擔帶頭的責任，才能更加高效的提高會計檔案管理工作人員的責任意識，提高其他業(yè)務工作人員按照規(guī)定規(guī)范使用借閱會計檔案的意識。

2.建立嚴格的會計檔案管理制度

衛(wèi)生單位的會計檔案的特征通常包括內(nèi)容復雜、專業(yè)性強、與民生緊密關(guān)聯(lián)、部門零散以及機密程度強等，這就導致了衛(wèi)生單位的會計檔案工作管理任務多、管理難度高且管理責任重等困難。所以，雖然在《檔案法》和《醫(yī)藥衛(wèi)生單位財務檔案管理辦法》中提出了規(guī)范會計檔案管理工作的相關(guān)規(guī)定，但每個衛(wèi)生單位的內(nèi)部情況存在差異，因此也要結(jié)合衛(wèi)生單位內(nèi)部的實際情況來制定能夠在該單位具體落實的檔案管理機制，特別是在統(tǒng)一妥善的對電子檔案同紙質(zhì)檔案進行共同管理這一方面的工作。

3.加強會計檔案管理人員的培訓

衛(wèi)生單位中，將會計檔案管理規(guī)范化落實的事檔案管理工作人員，因此，要確保衛(wèi)生單位的檔案管理工作規(guī)范化順利長期的進行，就要提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，成立責任意識強、專業(yè)素質(zhì)高的高品質(zhì)檔案管理團隊。每個衛(wèi)生單位都應當積極的對會計檔案管理人員進行培訓，提高檔案管理人員和其他業(yè)務人員的法制意識以及職業(yè)道德，加強管理人員的額專業(yè)性，規(guī)范其他業(yè)務人員使用檔案的過程。此外，衛(wèi)生單位還應該儲備足夠的會計檔案管理人才，這些人才不僅要能夠適應現(xiàn)階段單位的會計檔案工作，最好還能夠?qū)Σ粩嘧兓奈磥戆l(fā)展做出及時的反應。

會計檔案保管工作本就十分單調(diào)枯燥，而衛(wèi)生單位的會計檔案工作更是十分繁雜，所以，規(guī)范衛(wèi)生單位的會計管理工作意義十分重大。而作為衛(wèi)生單位的會計檔案管理工作人員，則應該不斷的提升自身的責任意識以及專業(yè)能力，積極主動的為規(guī)范衛(wèi)生單位的會計檔案管理工作作出貢獻，為建立完善的檔案管理機制奉獻自身的才識。

作者簡介：

李君（1978—），女，山東青島市人，民族：漢，職稱：助理檔案館員，學歷：本科，研究方向：醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理。