關(guān)于“云時(shí)代”下檔案信息資源管理模式探討

徐麗文

摘 要：隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷進(jìn)步和科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化已經(jīng)作為一種生活方式滲透到社會(huì)生活中的每個(gè)角落，進(jìn)而引發(fā)了人們?cè)诠ぷ鞣矫娴姆旄驳氐淖兓?。本文?duì)現(xiàn)代信息檔案工作的重要性進(jìn)行整理，說明討論“云時(shí)代”背景下檔案信息資源管理模式變化的必要性，并對(duì)管理模式的改進(jìn)進(jìn)行了理念發(fā)展和工作方式方面的討論，認(rèn)為技術(shù)和資金的投入以及管理人才的培養(yǎng)室促進(jìn)檔案信息資源管理模式行之有效的關(guān)鍵。希望本文能夠?yàn)樵茣r(shí)代下檔案信息管理工作的發(fā)展提供幫助。

關(guān)鍵詞：云時(shí)代；檔案信息；管理模式

檔案是對(duì)社會(huì)發(fā)展過程中發(fā)生的重要事件以及事物的記錄，檔案是對(duì)一個(gè)時(shí)代社會(huì)現(xiàn)狀的保存，也是人們借鑒前人經(jīng)驗(yàn)、總結(jié)社會(huì)發(fā)展規(guī)律的重要依據(jù)。不同時(shí)代檔案管理的方法不同，在信息時(shí)代，檔案管理工作在計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展的基礎(chǔ)上迎來了新的挑戰(zhàn)，其中，信息資源管理模式的變化成為當(dāng)前檔案管理工作的重點(diǎn)。信息資源管理是將檔案作為一種信息資源，對(duì)這種資源進(jìn)行整體的收集、整理、保存和應(yīng)用。檔案的信息資源管理模式研究結(jié)果指向該工作的信息化拓展，而隨著全球網(wǎng)絡(luò)共享局面的打開，“云時(shí)代”成為檔案信息資源管理的主要背景，在該背景下探討檔案工作主要模式，成為檔案管理工作者的工作重點(diǎn)。

1 “云時(shí)代”環(huán)境背景

1.1 “云時(shí)代”的信息處理特征

隨著信息資源管理模式的不斷優(yōu)化，傳統(tǒng)粗放式由人工對(duì)檔案的管理已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化檔案管理的要求，因此，我們需要通過信息化的技術(shù)手段，利用現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等高科技的技術(shù)手段來解決資料的收集、整理、歸檔、利用等問題。

“云時(shí)代”是在“云計(jì)算”概念中衍生出來的。盡管目前“云計(jì)算”的概念尚無非常明確的定義，但是，人們對(duì)云計(jì)算的意義有著非常一致的理解，即云計(jì)算是對(duì)“云端”數(shù)據(jù)進(jìn)行的整體計(jì)算（“云端”是網(wǎng)絡(luò)上的多臺(tái)電腦終端），計(jì)算結(jié)果體現(xiàn)在某一終端平臺(tái)上。人們利用云計(jì)算的結(jié)果對(duì)某一領(lǐng)域的事物進(jìn)行改革和改進(jìn)。云時(shí)代即是云計(jì)算結(jié)果廣泛應(yīng)用成就的一種社會(huì)生活方式，因此，“云時(shí)代”具有非常明顯的信息處理特征。首先，信息來源于網(wǎng)絡(luò)；其次，對(duì)某一領(lǐng)域的信息化改革基于云計(jì)算的結(jié)果；第三，對(duì)某一領(lǐng)域的信息處理結(jié)果體現(xiàn)在某一終端平臺(tái)上。

1.2 “云時(shí)代”信息管理的基本方法

“云時(shí)代”的信息處理特征對(duì)信息管理方式產(chǎn)生了極為深遠(yuǎn)的影響。首先，為了保證云端數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，信息管理關(guān)注安全管理，將信息安全作為使用信息的前提；其次，云端上的任何一臺(tái)電腦上的數(shù)據(jù)都應(yīng)該參與云計(jì)算，因此，個(gè)人CP最終的目的是服務(wù)于社會(huì)，而個(gè)人又可以在某一平臺(tái)上享受云計(jì)算的成果，即成為接受服務(wù)的一份子，那么，信息管理也應(yīng)該以服務(wù)價(jià)值的體現(xiàn)為主要發(fā)展方向；第三，在“云時(shí)代”背景下，信息管理必須以電腦為主要的管理工具，以網(wǎng)絡(luò)化為管理的主要形態(tài)，才能夠使信息管理工作為云計(jì)算提供相應(yīng)的資源，這也是資源共享的需要。

2 “云時(shí)代”背景下檔案信息資源管理存在的問題及發(fā)展方向

2.1 管理思路的問題

傳統(tǒng)的檔案信息管理工作是由單位區(qū)分和地域區(qū)分的，通常情況下，檔案信息是某單位或個(gè)人的重要資料，對(duì)其他人不產(chǎn)生影響。因此，長(zhǎng)久以來，檔案工作的管理思路一直保持在“保留資料”而非“利用資料”上，管理工作多體現(xiàn)在檔案的收集和轉(zhuǎn)移上，而并非是對(duì)檔案的解讀和應(yīng)用。在云時(shí)代背景下，檔案信息成為云端的數(shù)據(jù)內(nèi)容，要參與大數(shù)據(jù)計(jì)算，因此，檔案管理的思路也應(yīng)該從單純的“收集保管”轉(zhuǎn)移到“實(shí)現(xiàn)服務(wù)價(jià)值”方面。然而，大多數(shù)單位的檔案管理思路并沒有更新，導(dǎo)致大量檔案資源利用不足，研究表明，我國(guó)國(guó)家機(jī)關(guān)檔案資料完全信息化程度還比較低，不到50%的檔案資料被納入到云計(jì)算系統(tǒng)中，這說明，“云時(shí)代”背景下的檔案信息資源應(yīng)用顯示出的結(jié)果并不完全，不利于我國(guó)社會(huì)事務(wù)的發(fā)展。

2.2 管理方法的問題

檔案管理方法隨著社會(huì)生產(chǎn)力的發(fā)展而逐步發(fā)生變化，雖然目前計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為社會(huì)主要的發(fā)展動(dòng)力，但是檔案管理方法并沒有發(fā)生大規(guī)模改變，紙質(zhì)檔案大量存在，傳統(tǒng)的人工查找和調(diào)取等工作行為仍然是基本的管理行為。這使得我國(guó)檔案管理工作仍需要大量的人工，并且，管理效率相當(dāng)?shù)停芏嗯c之相關(guān)的事務(wù)運(yùn)行慢，浪費(fèi)人力和時(shí)間。在“云時(shí)代”背景下，檔案信息應(yīng)該以數(shù)據(jù)的形式存在于云端上，這說明原有的檔案管理方法已經(jīng)不適用，使用計(jì)算機(jī)并以網(wǎng)絡(luò)為主要途徑進(jìn)行檔案信息管理方法的改革勢(shì)在必行。

2.3 管理技術(shù)的問題

檔案管理方法與檔案管理技術(shù)直接相關(guān)。在以紙質(zhì)資料為主要檔案形式，以人工檢索和整理為主要方法的傳統(tǒng)檔案管理中，管理技術(shù)主要圍繞在檔案資料保存的時(shí)空條件、檔案記錄的精確性方面，檔案資料形式不變、管理方法不變，管理技術(shù)發(fā)展也進(jìn)入了瓶頸，不利于檔案工作整體的發(fā)展和創(chuàng)新；而在“云時(shí)代”背景下，一切檔案資料都可以轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)模式，一些不能夠用紙質(zhì)檔案表現(xiàn)出來的事件和事物，可以用音頻和視頻的方式進(jìn)行資料提取，檔案管理技術(shù)發(fā)展的重點(diǎn)從資料的收集和保存轉(zhuǎn)移到安全保護(hù)以及資料的科學(xué)利用方面，這是現(xiàn)金檔案資料管理研究的主要內(nèi)容。

3 “云時(shí)代”檔案信息資源管理模式

3.1 服務(wù)指向管理模式

“云時(shí)代”是一個(gè)人人為云端，人人又利用大數(shù)據(jù)計(jì)算終端的時(shí)代，檔案信息資源管理的模式應(yīng)順應(yīng)時(shí)代要求，體現(xiàn)出相應(yīng)的“服務(wù)指向性”。即信息資源管理工作應(yīng)該以“提供服務(wù)”為出發(fā)點(diǎn)，使信息資源活動(dòng)起來，并且善于收集更多的檔案信息資源，使其能夠?yàn)闄n案的“云管理”提供幫助。具體在實(shí)際的檔案信息資源工作中，即要做到以下三點(diǎn)：首先，各單位應(yīng)注意積累政府公開信息和本單位的檔案查閱利用需求信息，主動(dòng)開展分析研究，為領(lǐng)導(dǎo)決策和社會(huì)需求提供及時(shí)、有效的信息資源。其次，應(yīng)立足于國(guó)家檔案信息管理工作發(fā)展目要求，圍繞本單位檔案管理工作的主要目標(biāo)，抓住服務(wù)“窗口”的需求反映，有深度、高質(zhì)量地提供檔案信息資源；第三，要適應(yīng)政府公開信息和檔案查閱利用的熱點(diǎn)需求，適時(shí)提供具有權(quán)威性的專題信息資源，積極參與行業(yè)的信息資源交流平臺(tái)的建設(shè)。

3.2 信息化管理模式

盡管檔案信息數(shù)據(jù)產(chǎn)生的速度非?？欤指钤诟鱾€(gè)檔案館里，既形不成大數(shù)據(jù)資源，也難以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行處理。只有各地、各部門的檔案數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通，才能使大數(shù)據(jù)利用有了可能。因此，在“云時(shí)代”背景下，檔案管理應(yīng)以信息化管理為主要模式，在電腦和網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)基本的檔案收集和存儲(chǔ)工作；同時(shí)，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)要可以公開訪問。如果數(shù)據(jù)庫(kù)不公開，再多的數(shù)據(jù)也形不成大數(shù)據(jù)，大數(shù)據(jù)技術(shù)再好也用不上。數(shù)據(jù)庫(kù)至少要向大數(shù)據(jù)使用主體開放。構(gòu)建檔案信息共享服務(wù)集成系統(tǒng)，在檔案信息化建設(shè)中是一項(xiàng)新的、富有挑戰(zhàn)性的工作，缺少可以借鑒的經(jīng)驗(yàn)，具有一定的技術(shù)難度。對(duì)于聯(lián)合各個(gè)檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)來說，就是將集成的理念創(chuàng)造性的用于各個(gè)機(jī)構(gòu)管理的實(shí)踐活動(dòng)中，使得檔案管理工作更加便捷與高效。集成理論的精髓就是優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、整體優(yōu)化、動(dòng)態(tài)開放、過程管理和創(chuàng)造性融合。

3.3 技術(shù)優(yōu)先管理模式

成為“云端”的一份子參與檔案信息資源的大數(shù)據(jù)計(jì)算并且在相應(yīng)的平臺(tái)上使用云計(jì)算的結(jié)果，都必須依靠相應(yīng)的管理技術(shù)的發(fā)展。因此，技術(shù)優(yōu)先管理模式應(yīng)該是“云時(shí)代”背景下檔案信息資源管理的主要模式，所謂“技術(shù)優(yōu)先”即在檔案管理的過程中，優(yōu)先考慮管理技術(shù)對(duì)信息資源的影響性，從技術(shù)的改革入手提高信息資源的準(zhǔn)確性和可用性。在具體的檔案管理工作中表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面。第一，在信息資源保存的安全性方面，云存儲(chǔ)首先考慮的是數(shù)據(jù)的安全性、可靠性以及效率等問題，采用加密技術(shù)以及身份認(rèn)證等進(jìn)行數(shù)據(jù)保護(hù)，能夠有效保證信息資源的安全；第二，云存儲(chǔ)將檔案信息放在不同節(jié)點(diǎn)，當(dāng)某一節(jié)點(diǎn)不能被訪問時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)將讀寫指令發(fā)送到另一服務(wù)器上； 同時(shí)，云存儲(chǔ)實(shí)現(xiàn)了不同位置間的數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)備份，且解決所有存儲(chǔ)中心內(nèi)的負(fù)載平衡問題；第三，檔案工作者要學(xué)會(huì)運(yùn)用信息化的管理技能，這能夠極大程度的縮減工作時(shí)間，同時(shí)隨著電子檔案的便捷性、安全性、穩(wěn)定性的提升，檔案信息資源可以實(shí)現(xiàn)從主觀到客觀、從單一到整體、從冗亂到整合。

4 “云時(shí)代”檔案信息資源管理模式實(shí)踐的關(guān)鍵

4.1 資金和技術(shù)的投入

“云時(shí)代”檔案信息資源管理模式以計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用為主要實(shí)踐脈絡(luò)，因此，各單位需要對(duì)檔案管理工作投入更多的資金和技術(shù)，資金主要應(yīng)用于電腦等硬件設(shè)施的配置，而技術(shù)則應(yīng)用于服務(wù)窗口的開設(shè)、檔案數(shù)據(jù)的處理、應(yīng)用、檔案信息安全管理等。一切與網(wǎng)絡(luò)化信息化管理相關(guān)的技術(shù)都應(yīng)該應(yīng)用到管理模式的實(shí)踐當(dāng)中，相關(guān)的技術(shù)改革也需要投入大量的資金。各單位應(yīng)該對(duì)檔案管理工作的發(fā)展制定較為全面的發(fā)展計(jì)劃，在計(jì)劃當(dāng)中體現(xiàn)出資金和技術(shù)的支持，以便使檔案資源管理模式的實(shí)踐有據(jù)可依。

4.2 管理人才的引進(jìn)

檔案管理工作之所以革新慢，很難跟上信息社會(huì)發(fā)展的步伐，主要原因在于負(fù)責(zé)管理工作的員工缺乏相應(yīng)的管理能力。研究表明，目前我國(guó)檔案管理工作人員年齡偏大，在計(jì)算機(jī)應(yīng)用、檔案管理系統(tǒng)創(chuàng)新和檔案管理技術(shù)改革方面行動(dòng)力較差，甚至無法正確應(yīng)用信息化檔案資源。在“云時(shí)代”背景下實(shí)現(xiàn)檔案信息資源管理模式的創(chuàng)新，以管理理念的改進(jìn)為基礎(chǔ)，以先進(jìn)的管理方法和技術(shù)為保障。因此，單位需要引進(jìn)相應(yīng)的管理人才，無論是從高校直接招聘，還是對(duì)原有的工作者進(jìn)行職業(yè)再培訓(xùn)，都應(yīng)該以管理工作發(fā)展需要為依據(jù)，通過人才的吸納保證管理模式的快速更新。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，“云時(shí)代”成為當(dāng)今社會(huì)主流發(fā)展模式的代名詞，傳統(tǒng)的檔案信息化管理在時(shí)代背景下呈現(xiàn)出各種問題，只有以云時(shí)代信息處理的特征為依據(jù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理理念、管理方法、管理技術(shù)的全面變革，檔案信息資源管理模式的改革才能真正促進(jìn)檔案工作的發(fā)展。

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