新形勢下高校會計檔案影像化管理探究

歐陽曼+蘇運(yùn)法

【摘要】本文首先指出高校會計檔案影像化管理的必要性和可行性，然后介紹了高校會計檔案影像化管理工作流程，最后指出高校會計檔案影像化管理需要注意的問題：相關(guān)票據(jù)的粘貼應(yīng)有利于快速掃描；記賬憑證應(yīng)有利于OCR識別；建立會計檔案影像調(diào)閱管理制度；建立有效的信息安全風(fēng)險防范體系；加大軟硬件設(shè)施建設(shè)和人才培養(yǎng)。

【關(guān)鍵詞】高校會計 檔案 影像化管理

近年來，伴隨著我國高等教育的不斷發(fā)展，財政一方面加大了投入，另一方面也加大了對高校各方面的考核，特別是2015年國務(wù)院印發(fā)的《統(tǒng)籌推進(jìn)世界一流大學(xué)和一流學(xué)科建設(shè)總體方案》，說明公共財政預(yù)算開始由以往的“投入型”向更加突出績效評價的“績效型”轉(zhuǎn)變。這就意味著，財政、審計等有關(guān)部門將逐步加大和加強(qiáng)對高校財務(wù)的檢查和審計力度。無論是外部有關(guān)部門的會計檢查還是學(xué)校內(nèi)部的財務(wù)分析，都需要來源于會計檔案，因此需要加強(qiáng)高校會計檔案的管理。

一、高校會計檔案影像化管理的必要性和可行性

現(xiàn)有的高校會計檔案管理主要是手工管理。手工管理具有成本低和靈活等優(yōu)勢，但也存在以下弊端：第一，會計檔案數(shù)量眾多，在整理和裝訂時需要耗費(fèi)大量的人力和物力；第二，會計原始憑證分散，翻查不便，翻查多次易損壞；第三，無災(zāi)備措施，會計檔案經(jīng)損壞或丟失后無法復(fù)原；第四，原始憑證不易保存，如發(fā)票油墨易揮發(fā)，不利于憑證的后續(xù)查閱；第五，會計檔案信息孤立，無法與其他業(yè)務(wù)共享使用。

隨著高校會計信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，現(xiàn)有的高校會計管理已向智能化方向發(fā)展，逐步實現(xiàn)了財務(wù)控制和分析、信息聯(lián)網(wǎng)共享、網(wǎng)上報賬等會計信息化功能。因此高校會計檔案管理也必須與時俱進(jìn)，實行影像化管理。

會計檔案影像化管理是指利用信息技術(shù)實現(xiàn)各類記賬憑證、檔案資料和電子交易流水?dāng)?shù)據(jù)的匹配關(guān)聯(lián)影像化存儲以及以影像為基礎(chǔ)的在線查詢和調(diào)閱。會計檔案影像化管理比較成功的應(yīng)用案例便是銀行憑證檔案的影像化管理。商業(yè)銀行為了應(yīng)對信息化所帶來的憑證爆炸式增長，紛紛建立了以計算機(jī)索引、自動高效的會計憑證檔案影像管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)一方面可以極大方便內(nèi)部人員進(jìn)行客戶信息的核實，另一方面可以從容應(yīng)對日益頻繁的監(jiān)管核查，是商業(yè)銀行提高市場競爭力的一項重要的基礎(chǔ)性工程。高校會計檔案影像化管理是未來檔案管理的發(fā)展趨勢，具有以下優(yōu)勢：一是實現(xiàn)會計檔案的自動化和集約化管理，可在線共享，極大地方便會計檔案的調(diào)閱；二是翻查以電子影像為主，避免紙質(zhì)檔案多次翻查易損壞的缺點(diǎn)，同時還降低會計檔案丟失的風(fēng)險。

二、高校會計檔案影像化管理工作流程

參考商業(yè)銀行憑證檔案影像化管理，結(jié)合高校的實際，論文提出高校會計檔案影像化管理模式和工作流程。具體包括：

第一，影像采集。影像采集通過掃描子系統(tǒng)實現(xiàn)，為整個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸入端，主要將記賬憑證及相關(guān)附件（發(fā)票、合同等）在完成記賬后集中通過高速掃描儀轉(zhuǎn)化為數(shù)字化影像。該影像采集系統(tǒng)需支持各種掃描儀進(jìn)行掃描。

第二，OCR識別建立索引。通過調(diào)用OCR識別接口，自動獲得憑證的相關(guān)信息，并建立精確索引。

第三，影像質(zhì)檢和審核。通過技術(shù)手段對影像進(jìn)行質(zhì)檢，對因掃描問題造成影像無法識別的，進(jìn)行差錯處理，要求重新掃描。影像質(zhì)檢成功后調(diào)用系統(tǒng)中對應(yīng)的前臺的數(shù)據(jù)，對OCR識別出來的會計憑證上的記賬要素進(jìn)行審核，自動建立索引。

第四，異常處理。對OCR無法識別或識別錯誤的影像，需進(jìn)行異常處理，通過人工核對，手工建立索引。

三、高校會計檔案影像化管理需要注意的問題

高校會計檔案影像化管理的關(guān)鍵在于影像的采集和OCR識別，如果掃描的速度很慢或OCR識別率很低，將會花大量的時間在會計檔案的掃描和人工比對上，無法發(fā)揮影像化管理帶來的各種優(yōu)勢，甚至還不如傳統(tǒng)的手工管理。此外，高校會計檔案影像化管理方便檢索的同時，也面臨信息安全的問題，也需要采取相關(guān)措施防范風(fēng)險。

（一）相關(guān)票據(jù)的粘貼應(yīng)有利于快速掃描

以高校會計日常業(yè)務(wù)中最多的報銷為例，傳統(tǒng)的粘貼要求一般為發(fā)票或原始單據(jù)“魚鱗狀”粘貼，同時還要求經(jīng)辦人在發(fā)票或原始單據(jù)的背面簽字。這樣的粘貼非常不利于發(fā)票或原始單據(jù)的掃描，應(yīng)該進(jìn)行改進(jìn)。一種有效的做法是要求發(fā)票或原始單據(jù)以不相互重疊的方式粘貼在A4紙上，經(jīng)辦人的簽名改為發(fā)票正面的空白處，A4紙相互間不裝訂、不粘貼。這樣將非常有利于發(fā)票或原始單據(jù)的快速掃描，提高掃描的效率。

（二）記賬憑證應(yīng)有利于OCR識別

傳統(tǒng)的記賬憑證不利于OCR識別，需要進(jìn)行改進(jìn)。一種有效的做法是將記賬憑證的關(guān)鍵信息形成二維碼，OCR只需要對記賬憑證影像的二維碼進(jìn)行識別，即可獲得記賬要素，實現(xiàn)影像的自動歸類和建立精確索引，降低異常情況，減少人工核對。

（三）建立會計檔案影像調(diào)閱管理制度

會計檔案影像的查詢借閱實行審批制度和登記制度，同時應(yīng)由指定的終端設(shè)備進(jìn)行查閱和打印。會計檔案影像所對應(yīng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行塑封保存，為了防止篡改、調(diào)包、丟失和泄密，紙質(zhì)檔案原則上不允許外借、不進(jìn)行拆封調(diào)閱。

（四）建立有效的信息安全風(fēng)險防范體系

與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相比，會計檔案影像化管理面臨信息安全風(fēng)險。會計檔案影像化管理在方便檢索的同時，也會面臨會計檔案信息易泄露的風(fēng)險。在會計檔案影像的信息共享中，如果各層級的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)不足，如局域網(wǎng)內(nèi)外用戶各級訪問權(quán)限的設(shè)置不科學(xué)、防火墻的更新不及時等，將會給黑客提供可乘之機(jī)，盜取相關(guān)會計資料。此外，存儲介質(zhì)是會計檔案影像保存的載體，存儲介質(zhì)一旦發(fā)生意外損壞或失效，都會導(dǎo)致會計檔案影像信息的丟失。因此，在會計檔案影像化管理中，需要重視信息安全的建設(shè)。一方面包括設(shè)置防火墻和各層級的訪問權(quán)限，避免給黑客提供可乘之機(jī)，防止會計信息的外泄；另一方面采取雙機(jī)熱備份的措施防止存儲介質(zhì)的損壞或失效，有條件的高?？蓪嵭挟惖貫?zāi)備，通過異地備份，可以有效地避免地震、火災(zāi)、故障等造成的數(shù)據(jù)丟失，提高會計檔案影像數(shù)據(jù)抵抗各種可能風(fēng)險的能力。

（五）加大軟硬件設(shè)施建設(shè)和人才培養(yǎng)

會計檔案影像化管理需要軟硬件設(shè)施的支持，因此需要加大資金投入，建立標(biāo)準(zhǔn)機(jī)房并進(jìn)行實時監(jiān)控，做到防火、防水和防盜等。同時還需要選擇優(yōu)良的軟件供應(yīng)商，提高軟件運(yùn)行的速度、穩(wěn)定性和安全性。在會計檔案的影像化管理中，會計人員的素質(zhì)的高低直接影響管理的質(zhì)量。因此，需要不斷提高會計人員的綜合素質(zhì)，培養(yǎng)會計人員的會計、檔案管理知識，以及信息技術(shù)知識。

四、結(jié)語

會計檔案影像化管理是指利用信息技術(shù)實現(xiàn)各類記賬憑證、檔案資料和電子交易流水?dāng)?shù)據(jù)的匹配關(guān)聯(lián)影像化存儲以及以影像為基礎(chǔ)的在線查詢和調(diào)閱。本文首先指出高校會計檔案影像化管理的必要性和可行性，然后介紹了高校會計檔案影像化管理工作流程，最后指出高校會計檔案影像化管理需要注意的問題：相關(guān)票據(jù)的粘貼應(yīng)有利于快速掃描；記賬憑證應(yīng)有利于OCR識別；建立會計檔案影像調(diào)閱管理制度；建立有效的信息安全風(fēng)險防范體系；加大軟硬件設(shè)施建設(shè)和人才培養(yǎng)。

參考文獻(xiàn)

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作者簡介：歐陽曼（1989-），女，漢族，湖北黃石人，華南理工大學(xué)財務(wù)處助理會計師，研究方向：會計信息化和績效評價；蘇運(yùn)法（1957-），男，漢族，河南清豐人，華南理工大學(xué)副總會計師、財務(wù)處處長、高級審計師、正高級會計師，研究方向：高校財務(wù)管理、會計信息化、計算機(jī)審計。