會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制淺析

邱夢(mèng)瑤+王健姝

[摘 要] 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)已成為企業(yè)不可或缺的一部分，它簡(jiǎn)化了傳統(tǒng)工作模式，提高了工作效率，但帶來(lái)便利的同時(shí)也存在著一定的風(fēng)險(xiǎn)，而內(nèi)部控制的良好運(yùn)行可以有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。因此，通過(guò)對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的介紹，從會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)共有的以及企業(yè)自有的內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)兩方面進(jìn)行分析，提出建立一套系統(tǒng)規(guī)范的內(nèi)部控制制度、加強(qiáng)內(nèi)審部門(mén)的監(jiān)督、實(shí)行人才戰(zhàn)略、促進(jìn)職權(quán)分明四個(gè)建議，從而提高會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的有效性。

[關(guān)鍵詞] 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)；內(nèi)部控制；風(fēng)險(xiǎn)

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 03. 018

[中圖分類號(hào)] F232 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2017）03- 0033- 03

0 引 言

為了適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化的發(fā)展，會(huì)計(jì)工作逐步實(shí)現(xiàn)了由手工記賬轉(zhuǎn)向會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)處理，這種轉(zhuǎn)變帶來(lái)了巨大便利，比如，數(shù)據(jù)處理的及時(shí)性與準(zhǔn)確性，集中化與自動(dòng)化等。但是，任何事物的發(fā)展都是一把雙刃劍，數(shù)據(jù)信息的不安全性，控制的不完全性，問(wèn)題發(fā)現(xiàn)的不及時(shí)性等也帶來(lái)了巨大的隱性風(fēng)險(xiǎn)。而內(nèi)部控制作為企業(yè)的管理控制系統(tǒng)，通過(guò)內(nèi)控規(guī)章制度進(jìn)行有效的事前防范、事中控制以及事后監(jiān)督，因此，對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)進(jìn)行合理有效的內(nèi)部控制顯得尤其重要。

1 相關(guān)概念介紹

1.1 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)

我國(guó)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)起步晚，發(fā)展快，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)一詞最早于20世紀(jì)80年代開(kāi)始在我國(guó)使用。它是指將計(jì)算機(jī)應(yīng)用于財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)領(lǐng)域，將傳統(tǒng)的手工記賬轉(zhuǎn)變?yōu)橥ㄟ^(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)企業(yè)的會(huì)計(jì)信息進(jìn)行收集、加工、處理以及存儲(chǔ)，對(duì)企業(yè)的管理決策提供信息，從而實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的系統(tǒng)。

會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的出現(xiàn)使得會(huì)計(jì)核算環(huán)境發(fā)生很大改變。一方面，提高了工作效率。原先復(fù)雜的處理活動(dòng)現(xiàn)在可以只由一個(gè)人完成，相對(duì)于手工記賬效率低，易出差錯(cuò)的缺點(diǎn)，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)只需要建立一套基本的模式，把經(jīng)濟(jì)活動(dòng)發(fā)生的初始數(shù)據(jù)輸入，很多程序便可自動(dòng)生成，信息處理更加及時(shí)準(zhǔn)確，尤其是數(shù)據(jù)量較大時(shí)，二者差距更加明顯。另一方面，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)的分析處理，能提供全方位的信息，提高了企業(yè)的預(yù)測(cè)決策能力，推動(dòng)管理現(xiàn)代化。

1.2 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制

COSO委員會(huì)對(duì)內(nèi)部控制的定義為：“公司的董事會(huì)、管理層及其他人士為實(shí)現(xiàn)以下目標(biāo)提供合理保證而實(shí)施的程序：運(yùn)營(yíng)的效益與效率，財(cái)務(wù)報(bào)告的可靠性和遵守適用的法律法規(guī)。”也就是說(shuō)，內(nèi)部控制是指企業(yè)管理層，為了保護(hù)其經(jīng)濟(jì)資源的安全完整，控制經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，協(xié)調(diào)經(jīng)濟(jì)行為而形成的一個(gè)規(guī)范、嚴(yán)密、完整的體系。而會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制指通過(guò)內(nèi)部控制的手段對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)進(jìn)行合理規(guī)范的管理，有效的防范風(fēng)險(xiǎn)。

會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制相較于傳統(tǒng)內(nèi)部控制有所不同。首先，在控制對(duì)象上，它所控制的主體不再是單一的“人” 還包括相應(yīng)的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)；其次，在控制范圍方面，不再局限于內(nèi)部人為的查錯(cuò)，還包括對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)方面的控制；另外，在控制形式上，更主要的是通過(guò)信息化來(lái)實(shí)現(xiàn)，使得控制更精準(zhǔn)簡(jiǎn)便。

2 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)分析

事物的兩面性決定了會(huì)計(jì)信息化帶來(lái)巨大優(yōu)勢(shì)的同時(shí)面臨著一定的風(fēng)險(xiǎn)。下面分為兩部分來(lái)介紹：會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)自身所帶來(lái)的內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)，即所有使用會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的企業(yè)所存在的內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)以及企業(yè)由于自身的設(shè)置可能存在的內(nèi)部控制問(wèn)題。

2.1 會(huì)計(jì)信息化帶來(lái)的共有內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)

2.1.1 存在信息安全問(wèn)題

會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)進(jìn)行會(huì)計(jì)處理一個(gè)最大的特點(diǎn)就是實(shí)現(xiàn)了信息資源共享，它能及時(shí)傳遞給各個(gè)相關(guān)者所需要的信息。但也正是由于網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)放性，導(dǎo)致在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)很容易被修改竊取。一方面是系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)造成的，比如會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)軟件自身的漏洞、系統(tǒng)不穩(wěn)定等；另一方面是人為造成的，員工操作失誤或者系統(tǒng)遭受非法訪問(wèn)甚至黑客或病毒的侵?jǐn)_。而傳統(tǒng)的內(nèi)部控制無(wú)法準(zhǔn)確的避免這些問(wèn)題。同時(shí)，由于程序的統(tǒng)一性與復(fù)雜性，內(nèi)部控制范圍涉及整個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，進(jìn)一步增大了內(nèi)部控制難度。

2.1.2 缺乏合適的審計(jì)程序進(jìn)行監(jiān)督

目前，我國(guó)沒(méi)有明確的審計(jì)程序?qū)ｉT(mén)針對(duì)于會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，傳統(tǒng)的觀察、檢查等審計(jì)程序?qū)τ跁?huì)計(jì)信息系統(tǒng)的審計(jì)效果并不理想。一方面缺乏審計(jì)線索，因?yàn)槁膶?shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，很多原始的財(cái)務(wù)單據(jù)都會(huì)被取代，審計(jì)線索就減少了；另一方面，很多程序都是由系統(tǒng)自動(dòng)完成的，例如，付款審批可以直接由系統(tǒng)審批，出納直接付款，賬務(wù)處理就會(huì)自動(dòng)完成，而大多數(shù)會(huì)計(jì)審計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的了解不專業(yè)，不懂它具體的工作機(jī)制，所以處于一個(gè)很被動(dòng)的狀態(tài)，很難取得充分適當(dāng)?shù)膶徲?jì)證據(jù)。

2.2 企業(yè)自有的內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)

2.2.1 對(duì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制意識(shí)不強(qiáng)

從公司發(fā)布的《內(nèi)部控制規(guī)則落實(shí)自查表》中就可以看出，很多上市公司僅包含信息披露、募集資金、關(guān)聯(lián)交易等內(nèi)容，很少涉及會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制方面。大部分企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)還局限于它所帶來(lái)的巨大優(yōu)勢(shì)及產(chǎn)生的便利上，而往往忽視了它可能產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，隨著會(huì)計(jì)信息化的發(fā)展，人們?cè)絹?lái)越依賴于程序，認(rèn)為運(yùn)用信息技術(shù)、實(shí)現(xiàn)自動(dòng)控制就能杜絕錯(cuò)誤和舞弊，但一旦某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯(cuò)，造成的后果不可計(jì)量，因此，對(duì)信息系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)識(shí)不足導(dǎo)致了內(nèi)部控制力度較弱。

2.2.2 缺乏專業(yè)人士進(jìn)行管理

會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制最大的問(wèn)題就是缺乏專業(yè)人士來(lái)進(jìn)行管理。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)自身帶有固定的模式，而財(cái)務(wù)方面往往缺乏精通計(jì)算機(jī)的人員，同時(shí)基于成本效益原則，很多中小公司不可能專門(mén)聘請(qǐng)專業(yè)人士負(fù)責(zé)這一部門(mén)的檢查監(jiān)督，因此，會(huì)計(jì)人員由于對(duì)計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)了解不夠，不能對(duì)出現(xiàn)的漏洞立即反應(yīng)。同樣的，建立內(nèi)控制度的人員也可能對(duì)這部門(mén)領(lǐng)域了解甚少，所設(shè)立的制度可能并不合適，因此會(huì)造成內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)。

2.2.3 權(quán)限分配不清

相比于傳統(tǒng)會(huì)計(jì)核算，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)核算更容易由于權(quán)限職責(zé)不清而造成風(fēng)險(xiǎn)。一方面很多工作依賴于電腦，而程序的進(jìn)入大多都只需口令或者密碼即可，所以不法分子很容易取得進(jìn)入的權(quán)限，因此不當(dāng)?shù)穆殭?quán)分配很容易造成內(nèi)部舞弊。另一方面隨著會(huì)計(jì)工作量的減少，很多工作只需要錄入數(shù)據(jù)點(diǎn)擊按鈕即可完成，所以企業(yè)很容易忽視不相容職務(wù)相分離的原則，讓一個(gè)人身兼數(shù)職，這大大增加了內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)。

3 關(guān)于降低會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)相應(yīng)的建議

3.1 建立一套系統(tǒng)規(guī)范的內(nèi)部控制制度

中國(guó)上市公司2015年內(nèi)部控制白皮書(shū)中指出中小板、創(chuàng)業(yè)板上市公司內(nèi)部控制建設(shè)規(guī)范性有待加強(qiáng)。而科學(xué)有效的制度是實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的基礎(chǔ)，所以建立規(guī)范科學(xué)的內(nèi)部控制制度是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)有效進(jìn)行的前提，比如，信息系統(tǒng)建設(shè)和升級(jí)整體規(guī)劃必須經(jīng)規(guī)定權(quán)限和程序進(jìn)行審核批準(zhǔn)，定期進(jìn)行系統(tǒng)檢查并作出書(shū)面報(bào)告進(jìn)行保存，及時(shí)對(duì)重要的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份等。對(duì)于信息安全問(wèn)題，也需要一定的制度來(lái)規(guī)范，可以規(guī)定一些專門(mén)軟件的使用，例如防火墻、指紋認(rèn)證、雙層加密等來(lái)降低安全問(wèn)題出現(xiàn)的概率。

3.2 強(qiáng)化內(nèi)審部門(mén)的職能

內(nèi)部審計(jì)部門(mén)作為企業(yè)的監(jiān)督者，應(yīng)充分發(fā)揮其自我約束、自我激勵(lì)的職能。首先要提高內(nèi)審人員對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的審計(jì)意識(shí)，明確其審計(jì)的必要性及重要性。其次要加強(qiáng)審計(jì)部門(mén)的人員建設(shè)，整體增強(qiáng)對(duì)信息系統(tǒng)認(rèn)識(shí)的專業(yè)度，提高對(duì)問(wèn)題的敏銳度。另外，內(nèi)審人員可以根據(jù)本企業(yè)的特點(diǎn)因地制宜的采取一些合適的審計(jì)程序，來(lái)獲取審計(jì)證據(jù)，比如：對(duì)檔案進(jìn)行打印并保存，不定期抽取進(jìn)行檢查是否賬實(shí)一致，不定期進(jìn)行穿行測(cè)試檢查系統(tǒng)的正確性，對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的研發(fā)升級(jí)是否經(jīng)過(guò)規(guī)定程序?qū)徍说?，從而有效的降低企業(yè)的內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)。

3.3 實(shí)行人才戰(zhàn)略

鑒于企業(yè)缺乏這一領(lǐng)域的人才，更應(yīng)該注重此方面的人才建設(shè)。一方面對(duì)在職人員進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的認(rèn)知，提高對(duì)問(wèn)題出現(xiàn)的警覺(jué)性；另一方面，在招聘人才時(shí)可以適當(dāng)考慮綜合素質(zhì)，對(duì)于有計(jì)算機(jī)知識(shí)的財(cái)務(wù)人才優(yōu)先考慮。如果企業(yè)成本足夠，也可以考慮單設(shè)一個(gè)部門(mén)專門(mén)負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制，更合理的制定制度，檢查監(jiān)督執(zhí)行情況。而對(duì)于一些成本不足的企業(yè)來(lái)說(shuō)，也可以考慮與固定機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作，實(shí)時(shí)進(jìn)行遠(yuǎn)程操作。

3.4 保證職權(quán)分明

不相容職務(wù)相分離是內(nèi)部控制的基本原則，由于會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的特殊性，更要注重內(nèi)部職權(quán)的合理分配，保證不相容職能分離，比如，記錄與保管檔案人員分離，業(yè)務(wù)授權(quán)與執(zhí)行人員分離，數(shù)據(jù)錄入與審核人員相分離等。同時(shí)，對(duì)于重要崗位，例如：審核、簽字、授權(quán)等，可以實(shí)行分權(quán)制度，比如，銷售付款審批權(quán)賦予兩個(gè)人，只有兩個(gè)人同時(shí)同意才可以進(jìn)行付款，杜絕內(nèi)部舞弊的發(fā)生。另外，按責(zé)、權(quán)、利相結(jié)合的原則，建立健全崗位制度，明確每個(gè)人負(fù)責(zé)的部分，出現(xiàn)問(wèn)題可以直接找到相應(yīng)負(fù)責(zé)人。

4 結(jié) 論

隨著管理型會(huì)計(jì)的發(fā)展，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的應(yīng)用已經(jīng)成為不可逆轉(zhuǎn)的潮流，而它的特殊性又給人們帶來(lái)了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。內(nèi)部控制作為企業(yè)管理中的重要角色，需要充分發(fā)揮它的作用來(lái)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，放大會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)優(yōu)勢(shì)，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的制定與執(zhí)行程度關(guān)乎著企業(yè)是否良好運(yùn)行。所以，一個(gè)企業(yè)要想在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中的存活與發(fā)展，做好會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制是必然的選擇。

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