淺析文書檔案管理中存在的問題及對策

郝雷

摘要：文書檔案管理是企事業(yè)單位檔案管理的重要內(nèi)容，其管理水平的高低直接影響著企事業(yè)文書資料的完整性和質(zhì)量。隨著信息化時代的到來，企事業(yè)單位的文書檔案管理也迎來了新的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的文書檔案管理的工作也逐漸呈現(xiàn)出一些問題。所以在新的社會背景下，提升文書檔案的管理水平，實現(xiàn)文書檔案的價值，是企事業(yè)單位文書檔案管理工作的主要目的。本文通過分析文書檔案管理中存在的問題，探討企事業(yè)單位如何才能夠提升自己的文書檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：文書檔案；管理；問題和對策

文書檔案主要指的是企單位內(nèi)部重要事件的文字資料，其能夠客觀的反映出企事業(yè)單位的活動狀況，其管理水平的高低也直接反映著企事業(yè)單位整體的管理水平，也對企事業(yè)管理水平的一個重要的評價標(biāo)準(zhǔn)[1]。隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國的企事業(yè)發(fā)展進(jìn)入了一個新的階段，但是文書檔案管理工作卻停滯不前，存在著許多的問題，比如領(lǐng)導(dǎo)不重視、工作內(nèi)容不清晰、檢索效率低下、人員素質(zhì)不高等。對于這些問題，企事業(yè)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層要積極引起重視，充分認(rèn)識到文書檔案管理工作對企事業(yè)發(fā)展的重大作用，并能夠積極采取策略提升文書檔案管理水平，促進(jìn)企事業(yè)單位的整體發(fā)展。本文通過分析現(xiàn)階段企事業(yè)單位文書檔案中存在的問題，探討如何提高文書檔案管理水平的策略。

一、現(xiàn)階段文書檔案中存在的問題

（一）領(lǐng)導(dǎo)缺乏對文書檔案工作的重視。由于文書檔案管理屬于文職工作，在很多企事業(yè)單位，領(lǐng)導(dǎo)層對于這項工作的認(rèn)識不充分，認(rèn)為只要做好檔案的存檔和規(guī)整即可，和企事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益沒有直接的關(guān)系，沒有充分認(rèn)識到檔案管理工作對企事業(yè)單位的重要作用，從而導(dǎo)致工作人員在工作的過程中存在著敷衍了事的態(tài)度，導(dǎo)致文書檔案管理工作效率低下，從而對整個檔案管理工作造成一定的影響，阻礙了企事業(yè)單位的發(fā)展。

（二）不清楚文書檔案管理工作的具體內(nèi)容。文書工作和檔案管理工作是兩種不同的工作內(nèi)容，文書工作是檔案管理工作的前提，所以只有充分做好文書工作才能夠進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)行。但是目前不少企事業(yè)內(nèi)部工作人員對于這兩項工作時?；煜?，不能夠很好的協(xié)調(diào)管理，在文書工作的過程中忽視了和文秘工作的交接，從而導(dǎo)致文書檔案管理工作難以進(jìn)行。文書檔案管理工作人員只有充分認(rèn)識到文書工作和檔案管理工作是相互聯(lián)系的，才能夠真正做好文書檔案管理工作。

（三）文書檔案檢索效率低。由于傳統(tǒng)的文書檔案管理都是通過紙質(zhì)在進(jìn)行存檔和整理，在檢索的過程中需要通過申請、簽字、查找等一些列的手工操作，浪費了大量的時間，盡管進(jìn)入信息化時代不少企事業(yè)單位已經(jīng)引進(jìn)了計算機(jī)檢索的方式，但是還是沿用傳統(tǒng)的手工檢索方式，大大降低了文書檔案的檢索效率，使得文書檔案沒有發(fā)揮應(yīng)用的作用。

（四）管理人員素質(zhì)不高。目前很多企事業(yè)單位中的文書檔案管理人員大多學(xué)歷較低，多為臨時工，且跳槽嚴(yán)重，這和領(lǐng)導(dǎo)不重視文書檔案管理工作有關(guān)，也是因為其對于檔案管理團(tuán)隊的培訓(xùn)力度不足，一些工作人員往往入職第二天就開始負(fù)全責(zé)，且文書檔案管理工作的人員較少，從而導(dǎo)致工作人員不能夠應(yīng)對檔案的管理日常工作，造成文書檔案管理工作效率低下。所以相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層要加大對文書檔案管理人員的培訓(xùn)力度，從業(yè)務(wù)能力和思想素質(zhì)方面加大提升管理人員的工作效率，有效促進(jìn)文書檔案管理工作的水平。

二、提升文書檔案管理水平的策略

（一）改變觀念，重視文書檔案管理工作。要想真正提升事業(yè)單位內(nèi)部文書檔案管理的水平和效率，就必須有效轉(zhuǎn)變對文書檔案管理工作的既定思想，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要積極通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)和思想培訓(xùn)，樹立工作人員的文書管理意識，明白管理流程，積極提升工作人員的工作待遇，讓他們更有動力的進(jìn)行文書檔案管理工作的創(chuàng)新。除此之外，相關(guān)人員還要積極引進(jìn)國外先進(jìn)的檔文書案管理理念，用現(xiàn)代化的思維進(jìn)行文書管理工作。

（二）引進(jìn)先進(jìn)管理體系，提升文書檔案的檢索效率。文書檔案是一個事業(yè)單位發(fā)展的重要資料，通過文書檔案可以有效的把握事業(yè)單位發(fā)展的歷程，具有特定的文化價值和歷史價值[2]，所以事業(yè)單位要對相關(guān)的文書檔案進(jìn)行妥善的保存，同時還要提高利用效率，不能夠?qū)n案放在檔案室或者數(shù)據(jù)庫中就不在光顧，要充分發(fā)揮檔案管理在企事業(yè)單位發(fā)展過程中的作用，只有提升對檔案的利用效率，才能夠更好的體現(xiàn)出檔案管理工作的意義和重要性。提高對檔案的利用率不僅僅是要對文書檔案進(jìn)行定期的查閱，還要通過引進(jìn)現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)據(jù)化，讓每一個員工都能夠在自己需要的時候隨時查看所需的檔案，減少檔案利用的制約因素，凸顯檔案管理的實際意義和價值。

（三）加強(qiáng)對工作人員的培訓(xùn)，提升管理團(tuán)隊素質(zhì)。企事業(yè)單位內(nèi)部文書檔案檔案管理人員缺乏專業(yè)的管理技能且流動性大是造成管理水平低下的重要原因，所以在新的社會背景下，是企業(yè)單位應(yīng)當(dāng)對相關(guān)的工作人員進(jìn)行管理工作的定期培訓(xùn)，讓他們能夠充分意識到文書檔案管理工作的意義和職責(zé)，從而能夠重視和全身心的投入到文書檔案管理工作中去。在出現(xiàn)人員變動的情況下，管理人員應(yīng)該就自己所負(fù)責(zé)的內(nèi)容進(jìn)行交接，避免出現(xiàn)可能的紕漏和問題[3]。在出現(xiàn)崗位空缺的情況下，事業(yè)單位要積極招聘新的管理人才，避免檔案管理工作出現(xiàn)空擋。在信息化時代，對于文書檔案管理人員的培訓(xùn)工作還應(yīng)該包括使用現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)的技能，積極引進(jìn)現(xiàn)代化的管理設(shè)備，實現(xiàn)檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化。

結(jié)束語：文書檔案工作作為企事業(yè)單位檔案管理工作的重要內(nèi)容，對于企事業(yè)單位的整體發(fā)展具有非常重要的作用，具有特定的歷史價值，所以企事業(yè)單位在發(fā)展的過程中要逐漸重視文書檔案管理工作，加大對員工的培訓(xùn)力度，提升管理團(tuán)隊素質(zhì)，引進(jìn)先進(jìn)的現(xiàn)代化管理系統(tǒng)和理念，提高文書檔案的檢索效率，只有這樣才能夠真正發(fā)揮檔案管理工作的重要作用，凸顯文書檔案的中重要價值，更好更快的促進(jìn)企事業(yè)單位的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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