以信息公開為主旨的高職院校檔案管理與服務(wù)探析

王卓

（廣東科學(xué)技術(shù)職業(yè)學(xué)院 珠海 519090）

以信息公開為主旨的高職院校檔案管理與服務(wù)探析

王卓

（廣東科學(xué)技術(shù)職業(yè)學(xué)院 珠海 519090）

現(xiàn)代社會(huì)進(jìn)入到了信息化、網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代，在以信息為主導(dǎo)的新世紀(jì)之下，人們對于信息的意識(shí)逐漸增強(qiáng)，具有更為主動(dòng)的信息索取需求，檔案資源在信息公開的背景下，以其原始性的特點(diǎn)而成為極其可靠的信息資源之一，在高職院校的檔案信息管理中，也要以信息公開為背景和主旨，由封閉的狀態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放的狀態(tài)，以信息公開理論和信息服務(wù)理論為依托，探究高職院校檔案管理與服務(wù)的創(chuàng)新路徑，并在信息公開的宗旨之下，更好地改善和提升高職院校檔案管理工作。

高職院校 檔案管理 服務(wù) 信息公開

高職院校的檔案信息完整而真實(shí)地記載了其發(fā)展歷程，并蘊(yùn)含有高職院校的辦學(xué)理念、文化內(nèi)涵、發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃等，可以為高職院校的管理工作提供有益的參考。在現(xiàn)代信息技術(shù)社會(huì)背景下，公民對高職檔案信息具有更強(qiáng)的主動(dòng)權(quán)意識(shí)，因而，如何在當(dāng)前信息公開的背景下，更好地開發(fā)高職院校的檔案信息價(jià)值，使其充分發(fā)揮出自身的價(jià)值和功用，是當(dāng)前應(yīng)當(dāng)思考的問題。我們要通過信息公開的高職院校檔案信息服務(wù)體系，促進(jìn)高職院校的持續(xù)、高效發(fā)展。

一、信息公開背景下高職院校檔案管理的重要意義

1.可以使院校師生獲得信息權(quán)。在信息公開的背景之下，高職院校的教師和學(xué)生屬于院校中的成員，具有知情權(quán)和信息權(quán)，他們有權(quán)獲知高職院校的政策法規(guī)內(nèi)容，了解學(xué)校的最新動(dòng)態(tài)，對于與自身相關(guān)聯(lián)的評優(yōu)評先、職稱評聘、職務(wù)晉升等文件，有知曉的權(quán)利，可以使全校師生在獲知信息的前提下，更好地督促自己進(jìn)步和發(fā)展。

2.可以使院校師生有應(yīng)急的心理準(zhǔn)備。高職院校對檔案信息的及時(shí)公開，可以從正面阻止小道消息的散播，對于一些危急和敏感性的事件，可以起到權(quán)威性的、直接的辟謠作用，最大程度上減少信息失真的現(xiàn)象，對于高職院校的局勢穩(wěn)定具有極為重要的意義和作用。

3.有效行使民主治校的監(jiān)督權(quán)。高職院校的教師、職工和學(xué)生是高職院校的組成部分，就應(yīng)當(dāng)充分體現(xiàn)出主人翁意識(shí)，要主動(dòng)參與治校，及時(shí)把握準(zhǔn)確、真實(shí)而可靠的信息資源，并對學(xué)校的制度建設(shè)提出合理化建議，對制度的具體實(shí)施要主動(dòng)參與監(jiān)督，使院校獲得更為中肯的意見和建議，在人人參與、人人監(jiān)督的氛圍下，更好地實(shí)現(xiàn)對高職院校的管理和服務(wù)。

4.有效地制約權(quán)力的濫用行為。在信息公開的原則和主旨之下，可以建構(gòu)公平、公開、公正的高職院校管理體系，充分發(fā)揮群眾監(jiān)督的職能，將高職院校的管理工作暴露于陽光之下，有效地制約權(quán)力的濫用現(xiàn)象，遏止腐敗和混亂，從而更好地實(shí)現(xiàn)對高職院校的管理與服務(wù)。

5.更好地實(shí)現(xiàn)對社會(huì)資源的調(diào)劑使用。高職院校還可以通過信息公開的主旨和原則，使自身的事務(wù)活動(dòng)和方案得到社會(huì)的支持，并可以更好地實(shí)現(xiàn)對社會(huì)資源的調(diào)劑和共享，用科學(xué)的管理手段和理念，在需求者對信息調(diào)劑配置的共享狀態(tài)下，更好地實(shí)現(xiàn)高職院校的管理和服務(wù)職能[1]。

二、信息公開主旨下高職院校檔案服務(wù)的問題剖析

1.檔案開發(fā)與利用的效率不高。在高職院校的檔案管理與服務(wù)工作中，通常都是將檔案資料按卷進(jìn)行歸檔，對檔案之間的關(guān)聯(lián)性和互通性研究不足，導(dǎo)致檔案資源產(chǎn)品單一、可利用率較低，向需求者提供的檔案資料通常是副本或原件，整理加工的編研工作較為缺乏。同時(shí)，對于專業(yè)性較強(qiáng)檔案類別表現(xiàn)出較低的開發(fā)利用率，如產(chǎn)品生產(chǎn)類檔案、財(cái)會(huì)類檔案、黨群類檔案等，由于這些檔案的專業(yè)性和政策性較強(qiáng)，難以為其他人員所利用，因而，對這些檔案資料的開發(fā)利用率顯現(xiàn)出較低的比例，而對教學(xué)任務(wù)書檔案、教學(xué)計(jì)劃表檔案、考試安排、專業(yè)招生計(jì)劃、學(xué)籍卡等檔案的利用率較高，顯示出檔案資料利用率參差不齊的現(xiàn)象。

2.檔案管理與服務(wù)的方式不夠多樣化。在高職院校的檔案管理與服務(wù)工作中，存在檔案資料服務(wù)途徑單一的現(xiàn)象和問題，現(xiàn)有的檔案服務(wù)途徑主要是需求者前來檔案室進(jìn)行檔案的索取，顯現(xiàn)出面對面的咨詢和服務(wù)方式，而間接的溝通和交流較少，也缺乏網(wǎng)絡(luò)化的檔案服務(wù)路徑，在現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)普及和發(fā)達(dá)的背景下，這種傳統(tǒng)的檔案管理與服務(wù)模式顯示出滯后性，無法真正為需求者提供適宜的檔案資料。同時(shí)，從檔案服務(wù)的形式來看，也主要是以檔案的復(fù)印、開具證明、檔案翻閱為主，尤其以對檔案的復(fù)印最為普遍。而對檔案的展陳、檔案目錄信息服務(wù)、檔案咨詢服務(wù)等卻較少涉及，更不用談檔案的編研和專題服務(wù)[2]。

3.檔案館藏資源的豐富度不足。由于歷史的因素，高職院校的檔案收集有所偏重，存在較強(qiáng)的政治性傾向、行政化傾向、原則性傾向，這種意識(shí)上的偏差導(dǎo)致檔案收集的豐富度不足，沒有對檔案的收集做到一視同仁，對一些重要的檔案資料沒有實(shí)現(xiàn)全面收集，這就使一些檔案喪失了其利用價(jià)值，造成了檔案資源的無謂浪費(fèi)。隨著高職院校的基礎(chǔ)建設(shè)工作、專業(yè)科研工作、財(cái)務(wù)系統(tǒng)管理工作、學(xué)報(bào)出版工作的不斷深入，顯示出檔案資料不夠豐富的局限性。

4.檔案管理相關(guān)制度的科學(xué)性缺失。高職院校的檔案規(guī)章制度還欠缺科學(xué)性，這主要體現(xiàn)為查檔的手續(xù)較為煩瑣。在高職院校的檔案查閱過程中，查檔手續(xù)的辦理較為煩瑣，由于檔案主管部門對檔案管理有嚴(yán)格而詳細(xì)的法律法規(guī)和細(xì)則，因而，需求者需要經(jīng)過較為煩瑣的手續(xù)才能借閱到檔案資料，這就使部分借閱者望而卻步。

三、信息公開為主旨的高職院校檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新路徑

1.樹立信息公開背景下檔案管理服務(wù)的可持續(xù)發(fā)展意識(shí)。高職院校的領(lǐng)導(dǎo)要對檔案管理服務(wù)工作有高度的重視，要提升高職院校領(lǐng)導(dǎo)的檔案服務(wù)和利用意識(shí)，將檔案管理與服務(wù)工作提上議程，這樣就可以獲得高職院校領(lǐng)導(dǎo)對檔案利用與服務(wù)工作的最大支持。例如，可以從基礎(chǔ)設(shè)備上獲得支持，配備與時(shí)代相適應(yīng)的現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備與管理軟件；可以對檔案服務(wù)環(huán)境加以良好的改善，從而可以有效地使高職院校的檔案服務(wù)于民生，更好地促進(jìn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

2.扭轉(zhuǎn)高職院校檔案工作者的檔案服務(wù)與開發(fā)利用觀念。在原有的高職院校檔案工作人員的日常工作中，通常是采用被動(dòng)的態(tài)度，主要是根據(jù)需求者的要求被動(dòng)地提供相應(yīng)的檔案服務(wù)，而在信息公開的背景下，高職院校檔案工作人員的檔案管理和服務(wù)意識(shí)要徹底轉(zhuǎn)變，要樹立主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，充分發(fā)揮自身的工作主觀能動(dòng)性，主動(dòng)尋求檔案服務(wù)的契機(jī)，利用各種有效的渠道，獲得檔案利用與服務(wù)的信息，從而主動(dòng)向社會(huì)提供檔案資料，用積極的、主動(dòng)的工作態(tài)度，展現(xiàn)出高職院校檔案管理與服務(wù)的特點(diǎn)和價(jià)值。例如，可以“走出去”向民眾宣傳檔案的服務(wù)特點(diǎn)和價(jià)值；也可以“請進(jìn)來”，使需求者進(jìn)入到高職院校的檔案管理環(huán)境中，獲得自己所需要的檔案資源。

3.注重信息公開背景下高職院校檔案服務(wù)的保密與公開。高職院校檔案服務(wù)向社會(huì)開放的過程中，并不意味著所有的檔案資料都要公開，而是要注重檔案服務(wù)與檔案保密之間的科學(xué)性，要嚴(yán)格做好密級檔案的保管工作，這也是維護(hù)人們的正當(dāng)權(quán)利和實(shí)現(xiàn)公共利益的要求。在高職院校的密級檔案之中，對于涉及國家秘密、專利或技術(shù)秘密、個(gè)人隱私、限制利用的檔案資料，必須做到有所限制地公開。檔案管理人員要強(qiáng)化自身的保密意識(shí)，以《檔案法》、《保密法》、《專利法》、《知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)法》等法律制度為依據(jù)，堅(jiān)守秘密，并妥善保管好密級檔案材料[3]。

同時(shí)，還要做好檔案保密與開放的統(tǒng)一服務(wù)工作。在信息公開的背景下，檔案的保密與開放并不是相對立的，而是有機(jī)的統(tǒng)一體。保密的檔案只是在一定階段、一定時(shí)期不適宜公開的資料，然而，隨著時(shí)間的推移、政策的改變，這些檔案的密級、保密對象也必然發(fā)生變化，因而，要妥善、正確地處理和看待檔案保密與開放的關(guān)系，使其成為高職院校檔案利用與服務(wù)的有力武器。對于一些已經(jīng)解密、開放的檔案，要全面而詳細(xì)地做好備注，使其發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值和開發(fā)利用效能。

4.檔案館藏資源的內(nèi)容豐富與結(jié)構(gòu)優(yōu)化措施。在信息公開背景和主旨引領(lǐng)之下，高職院校的檔案館藏資源的豐富程度和結(jié)構(gòu)優(yōu)化程度也是重要的考量指標(biāo)之一，需求者在豐富的檔案館藏資源的環(huán)境下，可以獲得最大化的檔案資源利用，獲得自己所需的資料。

（1）注重檔案的整合工作。在原有的高職院校檔案管理工作中，對檔案資源缺乏統(tǒng)一的管理，這主要是受限于多頭管理、部門合并等因素，在一定程度上導(dǎo)致了檔案資源的缺失和遺漏。因而，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)將所有的檔案資料進(jìn)行整合性的收納和管理，在信息公開的主旨和原則下，創(chuàng)新整合思路，突破舊有的觀念束縛，可以采用不同的特征，對檔案資源加以全面化的整合，如可以依照檔案形成時(shí)間的順序整合，可以依照檔案相互之間的關(guān)聯(lián)性整合，可以體現(xiàn)檔案之間的關(guān)聯(lián)專題整合等，由此，可以最大化地實(shí)現(xiàn)檔案資源的社會(huì)化共享和開發(fā)利用。

（2）注重做好檔案基礎(chǔ)工作。在對檔案加以整合的過程中，還要切實(shí)做好檔案的基礎(chǔ)工作，要整齊有序地做好檔案的采集、保管、整理、鑒定、銷毀等工作，要依照移交清單，做好有價(jià)值檔案的管理工作，并確保檔案的完整性和一致性。對于沒有歸檔價(jià)值的檔案要及時(shí)做好銷毀工作，并對日常的館藏檔案加以定期的查看和整理，對于發(fā)現(xiàn)蟲害或發(fā)霉的檔案，要及時(shí)修補(bǔ)處理[4]。

5.實(shí)現(xiàn)檔案資料的服務(wù)信息化。在信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)廣泛應(yīng)用的時(shí)代下，高職院校的檔案管理與服務(wù)也要實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，將檔案資料紙質(zhì)版和電子版同時(shí)歸檔保管，在向需求者提供檔案的過程中，也可以利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子目錄的便捷式檢索，并快速調(diào)閱檔案，以供需求者使用。同時(shí)，還要打造高職院校檔案信息共享平臺(tái)，通過信息交換與共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)分散異構(gòu)檔案資源的無縫鏈接，建立電子文件集結(jié)地，設(shè)置網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)使用的權(quán)限，提升高職院校檔案資源的安全可靠性，更好地體現(xiàn)出檔案的利用價(jià)值。

6.創(chuàng)新檔案管理與服務(wù)機(jī)制。要完善和優(yōu)化高職院校檔案管理與服務(wù)規(guī)章制度，并創(chuàng)新檔案管理模式，用科學(xué)合理的績效管理模式，考核檔案管理人員的工作行為。對外推行高職院校檔案有償服務(wù)，更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理者與需求者之間的溝通，通過機(jī)制的有效協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)針對性的、個(gè)性化的、特色化的檔案信息服務(wù)與利用[5]。

綜上所述，在信息公開的背景和原則之下，高職院校的檔案管理與服務(wù)工作要轉(zhuǎn)變原有的管理與服務(wù)模式，要樹立主動(dòng)服務(wù)和創(chuàng)新服務(wù)的意識(shí)和觀念，完善和創(chuàng)新檔案管理機(jī)制，豐富檔案館藏資料，優(yōu)化檔案館藏資源的結(jié)構(gòu)，采用信息化的計(jì)算機(jī)管理手段和方式，實(shí)現(xiàn)檔案資料管理與服務(wù)利用的便捷化、快速化和高效化，最大化地滿足檔案需求者的利用需求，充分挖掘檔案管理與服務(wù)的潛在價(jià)值，在需求者與管理者充分協(xié)調(diào)和溝通的前提下，更好地提供檔案服務(wù)的針對性和有效性。

[1]姜波.高職院校檔案管理的問題與對策[D].西南財(cái)經(jīng)大學(xué)，2014.

[2]楊莉莉.高校檔案館社會(huì)化服務(wù)研究[D].上海交通大學(xué)，2013.

[3]梁麗婷.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息服務(wù)創(chuàng)新研究[D].安徽大學(xué)，2013.

[4]張恒.檔案服務(wù)社會(huì)化創(chuàng)新研究[D].南京大學(xué)，2014.

[5]劉鴿.檔案服務(wù)社會(huì)化實(shí)現(xiàn)策略研究[D].黑龍江大學(xué)，2015.

王卓，廣東科學(xué)技術(shù)職業(yè)學(xué)院檔案專業(yè)館員，文學(xué)碩士，主要研究方向?yàn)闄n案。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.10.14

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2016-11-15