高職院校人事檔案管理信息化建設(shè)研究

龍 彥

人事檔案是反映個(gè)人主要經(jīng)歷、品德作風(fēng)等方面的原始記錄，在個(gè)人職稱申報(bào)、轉(zhuǎn)正定級(jí)、養(yǎng)老保險(xiǎn)辦理等環(huán)節(jié)中都需要使用人事檔案。隨著當(dāng)前信息化社會(huì)的日益發(fā)展，信息化管理已經(jīng)滲透到社會(huì)的各行各業(yè)，傳統(tǒng)的人事檔案工作已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展要求。因此堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，改變?cè)械臋n案管理模式，加快對(duì)人事檔案管理工作信息化建設(shè)，才能提高檔案管理效率，優(yōu)化高職院校整體的人力資源結(jié)構(gòu)，更好地適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展要求。

一、高職院校人事檔案管理信息化的現(xiàn)狀

人事檔案管理信息化，就是在國(guó)家檔案行政管理部門(mén)的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會(huì)提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。換句話說(shuō)，檔案信息化是利用計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)等現(xiàn)代化技術(shù)手段，將各種載體的檔案材料向數(shù)字化檔案信息資源轉(zhuǎn)變的過(guò)程。近些年，檔案信息化正在迅速的發(fā)展，但與真正地實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理還有一定的差距，尤其是高職院校的人事檔案信息化管理還處于起步階段，存在著諸多的問(wèn)題，比如人員配置不足，專業(yè)設(shè)備配置率比較低；檔案由紙質(zhì)向電子轉(zhuǎn)換緩慢；人事檔案管理信息系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)化利用率低等現(xiàn)象。

（一）檔案管理人員構(gòu)成及硬件配置

在高職院校的人事檔案管理人員隊(duì)伍中，檔案專業(yè)的專職人事檔案管理人員并不多。通過(guò)某數(shù)據(jù)[1]調(diào)查我們得知，在人事檔案管理人員中，檔案專業(yè)的檔案管理人員僅占2%，信息化專業(yè)的檔案管理人員占17%；本科及以上學(xué)歷的檔案管理人員僅占8%；兼職人員高達(dá)92%，其中由人事部門(mén)工作人員兼任的占74%，由圖書(shū)館工作人員兼任的占18%；從年齡結(jié)構(gòu)來(lái)看，30歲以下人員僅占12%。

在人事檔案信息化管理中，需要電腦、掃描儀、照相機(jī)、復(fù)印機(jī)等硬件配置提供支持。雖然高職院校中電腦配置率達(dá)到了100%，但是掃描儀、照相機(jī)等配置率極低，連10%都不到，成了人事檔案管理信息化的短板，嚴(yán)重制約了信息化的發(fā)展進(jìn)程。

（二）人事檔案管理模式

隨著電腦的普及，大部分高職院校都利用excel等辦公軟件，進(jìn)行臺(tái)賬的建立、檢索工具的編制等操作。但是人事檔案管理人員年齡偏大的高職院校仍然采用全手工的方式進(jìn)行檔案管理工作，比例為11%；而引入電子化儲(chǔ)存的院校僅占15%，在這引入電子化儲(chǔ)存的院校中，電子化程度也不高，僅僅局限于一些較新的材料實(shí)現(xiàn)的電子化，而大部分的人事檔案數(shù)據(jù)仍然是以紙質(zhì)化形式保存。

（三）信息系統(tǒng)及其網(wǎng)絡(luò)化利用

在高職院校中，擁有獨(dú)立的人事檔案管理系統(tǒng)的院校僅占15%，即使在這已經(jīng)擁有獨(dú)立人事檔案管理系統(tǒng)的學(xué)校，數(shù)據(jù)資源也很少，學(xué)校網(wǎng)站上也沒(méi)有提供人事檔案管理信息系統(tǒng)的相關(guān)鏈接，更無(wú)從談起人事檔案的在線檢索以及查詢等功能了。

二、制約高職院校人事檔案信息化管理的因素

（一）檔案管理重視程度不夠

在高職院校中，比起教務(wù)、學(xué)工、科研等核心部門(mén)，作為相對(duì)邊緣的檔案管理部門(mén)容易受到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的忽視。高職院校領(lǐng)導(dǎo)，尤其是分管人事檔案的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案工作重視程度不夠的結(jié)果，就會(huì)造成人事檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置不合理、檔案信息化管理的人才隊(duì)伍得不到建設(shè)，人事檔案信息化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入不足[2]。甚至有些高職院校連人事檔案庫(kù)房都沒(méi)有達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，更無(wú)從談起檔案信息化建設(shè)[3]。相應(yīng)的，如果學(xué)校層面都不夠重視，在檔案管理工作崗位上的檔案管理人員更是“做一天和尚撞一天鐘”，僅僅滿足于保管、歸檔、借閱等基礎(chǔ)性工作，很難做出顯著的成效。學(xué)校對(duì)于檔案管理重視程度不夠，也會(huì)間接地影響檔案管理人員的工作積極性和工作水平的發(fā)揮，使得檔案管理人員很難有創(chuàng)新、很難有激情。

（二）檔案管理人員業(yè)務(wù)能力不高

要想推動(dòng)人事檔案信息化進(jìn)程，必須有要有專業(yè)性強(qiáng)、綜合性強(qiáng)的人才，也就是說(shuō)，要求檔案管理人員需要具備較強(qiáng)的檔案專業(yè)能力和熟練的計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用能力。在現(xiàn)有崗位上的大部分檔案管理人員存在著年齡偏大、學(xué)歷不高的問(wèn)題，經(jīng)歷了十幾年乃至幾十年一成不變的工作，容易缺乏激情，沒(méi)有創(chuàng)新。

即使他們有心推動(dòng)檔案信息化，但是由于專業(yè)性不強(qiáng)局限了他們無(wú)力推動(dòng)信息化進(jìn)展。部分兼職人員雖然年齡小、學(xué)歷高，能夠熟練地運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)為檔案信息化管理服務(wù)，但由于他們是兼職檔案管理，沒(méi)有足夠的精力與充足的時(shí)間，無(wú)法對(duì)檔案進(jìn)行充分細(xì)致地補(bǔ)充，更別提主動(dòng)開(kāi)發(fā)和利用檔案了。

（三）缺乏有效的激勵(lì)機(jī)制

高職院校缺乏有效地激勵(lì)機(jī)制來(lái)調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性。對(duì)檔案管理人員的考核一般集中在年終一次的個(gè)人考核。只要教職工沒(méi)有政治問(wèn)題或者工作中不出現(xiàn)重大失誤，一般都會(huì)得到優(yōu)秀或合格的結(jié)果，進(jìn)而失去了考核的意義。因此，個(gè)人年度考核這樣一種“你好我好大家好”的評(píng)價(jià)體系，對(duì)于教職工尤其是檔案管理人員沒(méi)有一點(diǎn)約束力，也調(diào)動(dòng)不起工作積極性[4]?？己吮緫?yīng)根據(jù)多勞多得、按勞分配，獎(jiǎng)勤罰懶的原則與教職工的工資掛鉤，但大部分高職院校都為了不引起不必要的矛盾，無(wú)法對(duì)崗位職責(zé)完成情況進(jìn)行實(shí)質(zhì)性的考核，無(wú)法真實(shí)地反映出本年度工作任務(wù)的完成狀況，對(duì)于考核的客觀公正性不強(qiáng)。換句話說(shuō)，考核對(duì)檔案管理人員沒(méi)有實(shí)質(zhì)約束力。

三、建設(shè)高職院校人事檔案信息化的新思路

（一）提升檔案信息化重視程度

1.加強(qiáng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視程度

想要加快人事檔案信息化進(jìn)程，首先離不開(kāi)高職院校領(lǐng)導(dǎo)尤其是分管人事檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。這就要求我們加大檔案信息化宣傳力度，比如通過(guò)省委組織部、市委組織部、省人社廳、市人社局等主管部門(mén)定期召開(kāi)相關(guān)會(huì)議的形式，讓高職院校的領(lǐng)導(dǎo)了解人事檔案信息化建設(shè)對(duì)于學(xué)校人力資源優(yōu)化配置的重要作用，從思想上摒棄原有對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為人事檔案管理信息化不重要的觀念。因?yàn)橥瓿扇耸聶n案信息化建設(shè)是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，包括人事檔案的完善、人事檔案從紙質(zhì)化到電子化的轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)、人事檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)等，都需要學(xué)校在制度上、人力上、財(cái)力上給予相當(dāng)?shù)闹С帧Ｖ挥懈呗氃盒ｎI(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到人事檔案管理信息化的必要性，制定相關(guān)的人事檔案管理制度、人事檔案管理要求、人事檔案考核標(biāo)準(zhǔn)來(lái)規(guī)范人事檔案管理工作，約束人事檔案管理人員，才能真正有效地推動(dòng)高職院校人事檔案信息化建設(shè)的開(kāi)展，檔案的信息化管理才會(huì)指日可待。

2.提升基層檔案管理人員的重視程度

完成人事檔案信息化建設(shè)除了要從學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層面增強(qiáng)意識(shí)，也離不開(kāi)基層檔案管理人員的重視程度。當(dāng)高職院校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案信息化管理重視了，自然會(huì)在校內(nèi)召開(kāi)宣傳會(huì)議、加大信息化管理理念的宣傳力度，使基層檔案管理人員意識(shí)到人事檔案信息化管理不僅能夠帶來(lái)便利與效率，更能夠?qū)Ω呗氃盒５陌l(fā)展有促進(jìn)作用。只有這樣，基層檔案管理者才會(huì)積極主動(dòng)的配合學(xué)校完成相關(guān)的工作，主動(dòng)承擔(dān)起自己應(yīng)該肩負(fù)的信息化改革責(zé)任，配合學(xué)校推進(jìn)信息化的進(jìn)程。

（二）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

1.引進(jìn)復(fù)合型人才

在當(dāng)今的信息化時(shí)代，檔案管理工作除了要求檔案管理人員擁有較強(qiáng)檔案管理專業(yè)能力之外，還要求檔案管理人員要熟練地應(yīng)用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)。這就需要高職院校招聘時(shí)除了考核應(yīng)聘者的檔案專業(yè)知識(shí)之外，還應(yīng)該通過(guò)應(yīng)聘者的簡(jiǎn)歷信息，綜合應(yīng)聘者的性格、興趣愛(ài)好等特征，篩選出計(jì)算機(jī)能力突出、對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有特長(zhǎng)的優(yōu)秀人才。也可以引進(jìn)計(jì)算機(jī)專業(yè)的人才，通過(guò)對(duì)其進(jìn)行崗位培訓(xùn)，讓其系統(tǒng)的學(xué)習(xí)檔案方面的知識(shí)，也可以很快地投入到檔案信息化管理的工作中。因此，高職院校要從本質(zhì)上重視檔案管理部門(mén)，錄用優(yōu)秀的復(fù)合型人才，為現(xiàn)有的崗位注入新鮮的血液，通過(guò)老員工的豐富經(jīng)驗(yàn)與新員工的專業(yè)技能相結(jié)合的方式，建設(shè)出一支具有年齡、學(xué)歷、專業(yè)結(jié)構(gòu)合理的檔案管理隊(duì)伍。

2.加強(qiáng)崗位培訓(xùn)

高職院校還應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，鼓勵(lì)其擴(kuò)大知識(shí)面，多學(xué)習(xí)信息化等相關(guān)領(lǐng)域的新技術(shù)，與兄弟院校多接觸、多交流，真正融入信息化時(shí)代。作為高職院校本身也應(yīng)積極組織相應(yīng)的專題學(xué)術(shù)、業(yè)務(wù)交流會(huì)議，積極舉辦形式豐富的專業(yè)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)活動(dòng)，邀請(qǐng)專家、名人舉辦講座，向檔案管理人員講解檔案管理的先進(jìn)方法、檔案事業(yè)的發(fā)展前景，切實(shí)提高領(lǐng)導(dǎo)層與檔案管理人員的整體水平與工作能力。高職院校人事檔案管理水平的高低取決于人事檔案管理管理人員素質(zhì)的高低，因此，建設(shè)與培養(yǎng)出一支專業(yè)性強(qiáng)、素質(zhì)性強(qiáng)的隊(duì)伍，是高職院校一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)。

（三）建立有效的激勵(lì)機(jī)制

1.考核結(jié)果與薪酬掛鉤

采取量化積分的形式對(duì)進(jìn)行考核，將年底績(jī)效考核制度應(yīng)與教職工的薪酬掛鉤，實(shí)現(xiàn)多勞多得、按勞分配，獎(jiǎng)勤罰懶，才能避免由于人為因素而導(dǎo)致不公平的現(xiàn)象，才能真正地調(diào)動(dòng)教職工的工作積極性，激發(fā)出教職工最大的工作潛能?？己说膬?nèi)容可以包括考勤、工作任務(wù)的難易程度、工作的效率、工作的完成情況等幾個(gè)方面，真實(shí)、客觀、準(zhǔn)確的考核出教職工的工作情況。

2.采取多元化的激勵(lì)手段

學(xué)校應(yīng)該深入基層走訪，并以多種形式進(jìn)行調(diào)研，了解教職工的需求，采取針對(duì)性的激勵(lì)手段滿足教職工的個(gè)性化需求。美國(guó)著名心理學(xué)家馬斯洛在“人類激勵(lì)理論”中提出：人類需求從低到高按層次是：生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我實(shí)現(xiàn)需求。因此，在對(duì)了解員工的需要是應(yīng)用需要層次論對(duì)員工進(jìn)行激勵(lì)的一個(gè)重要前提。比如對(duì)于有物質(zhì)需求的教職工采用提高待遇或者增加福利的方式進(jìn)行激勵(lì)；對(duì)于有尊重需求的教職工采用給予充分肯定、尊重和信任的方式進(jìn)行激勵(lì)；對(duì)于想在職位上有所提升的教職工采用重點(diǎn)考慮，委以重任，列為后備干部的方式進(jìn)行激勵(lì)。因此，利用好馬斯洛理論，在一定程度內(nèi)指定個(gè)性化的激勵(lì)機(jī)制能夠切實(shí)有效的發(fā)揮人才的作用，鼓勵(lì)教職工為學(xué)校做出最大的貢獻(xiàn)。

（四）加大數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)力度

1.加快人事檔案電子化進(jìn)程

人事檔案的電子化是實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。目前，大部分高職院校的人事檔案還沒(méi)有完全從紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變到電子檔案，因此各高職院?，F(xiàn)階段的首要任務(wù)是通過(guò)掃描儀、數(shù)據(jù)壓縮等技術(shù)手段將人事檔案的紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)換為電子檔案。

2.完善數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

人事檔案的基本信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)與更新也是一個(gè)逐步積累的過(guò)程。各高職院校應(yīng)建立起自主研發(fā)的信息庫(kù)信息，按各個(gè)高校的實(shí)際需求來(lái)設(shè)置相關(guān)的功能[5]。同時(shí)，在建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中，首先要保證人員檔案信息的準(zhǔn)確性與真實(shí)性，比如出生年月、籍貫、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間等項(xiàng)目，尤其是出生年月，容易發(fā)生問(wèn)題，有的材料記載農(nóng)歷生日，而有的材料記載陽(yáng)歷生日。因此，只要原始材料中記載內(nèi)容不一致的地方，一定要仔細(xì)的核查，確保各條檔案信息準(zhǔn)確無(wú)誤。完善人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，不僅對(duì)于一些基礎(chǔ)性信息的檢索，還是對(duì)于職稱、學(xué)歷等師資力量的統(tǒng)計(jì)，或是對(duì)于教職工專業(yè)、年齡分布的分析都有著不可小覷的作用。只有擁有完整準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)庫(kù)信息，才能為需要利用人事檔案信息的個(gè)人、部門(mén)、學(xué)校提供及時(shí)有效的數(shù)據(jù)和信息資源。

四、結(jié) 語(yǔ)

高職院校的人事檔案信息化決不能是面子工程，單純地為了應(yīng)付上級(jí)部門(mén)的要求或者檢查等原因而建設(shè)，應(yīng)該充分結(jié)合本校規(guī)模與實(shí)際需求。高職院校的人事檔案信息化建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)遠(yuǎn)而艱巨的工程，我們應(yīng)該化被動(dòng)為主動(dòng)，意識(shí)到高職院校人事檔案信息化建設(shè)不僅僅是學(xué)校發(fā)展的需要，也是人才培養(yǎng)的需要。這項(xiàng)工作要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)的發(fā)展態(tài)度，充分發(fā)揮出人事檔案管理工作應(yīng)有的作用，才能為高職院校的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

[1]王燕.高職院校人事檔案信息化管理研究——以濟(jì)南市高職院校為例[D].濟(jì)南：山東大學(xué)，2014.

[2] 尹艷華.大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院校人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)及對(duì)策研究[J].才智，2016（7）：88-90.

[3] 梁文博.高職院校干部人事檔案的信息化管理[J].信息工作，2017（4）：54.

[4] 張麗娜，夏慶利.高職院校人力資源管理的現(xiàn)實(shí)困境與對(duì)策[J].學(xué)術(shù)論壇，2016（4）：157-161.

[5] 張霞.大數(shù)據(jù)背景下高職院校人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)及應(yīng)對(duì)策略探討[J].工作指導(dǎo)，2016（3）：165-166.