大數(shù)據(jù)環(huán)境下醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的思考

孫 饒

檔案資源是人類發(fā)展、社會變遷和個人進(jìn)步的歷史記錄，完整的保護(hù)檔案資源對國家機構(gòu)、社會組織、家庭以及個人來說具有非常重大的意義和作用，檔案資源所承載的是價值厚重的“國家記憶”。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的日新月異，尤其是在大數(shù)據(jù)環(huán)境下顛覆了傳統(tǒng)的思維方式，提出了“全數(shù)據(jù)”概念，檔案來源渠道更加廣泛，一切信息皆可歸檔，大大擴(kuò)寬了檔案資源的收集范圍。醫(yī)院檔案信息化管理是指采用計算機技術(shù)對文書和檔案工作的全程實施自動化管理，主要包括對文字檔案的數(shù)字化加工和數(shù)字檔案信息的采集、處理、存儲、歸檔、組織、發(fā)布、利用以及管理的全過程。當(dāng)前，醫(yī)院信息化程度的高低已經(jīng)被公認(rèn)為衡量一家醫(yī)院的綜合實力的重要標(biāo)志之一。因此，如何更好地利用大數(shù)據(jù)來加強醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)迫在眉睫。

一、大數(shù)據(jù)的起源及內(nèi)涵

（一）大數(shù)據(jù)的起源

大數(shù)據(jù)這一術(shù)語最早期的來源可以追溯到A-pache Org的開源項目Nutch，當(dāng)時大數(shù)據(jù)主要描述的是更新網(wǎng)絡(luò)搜索索引所需的大量數(shù)據(jù)集合。1980年，著名未來學(xué)家阿爾文托夫勒編寫的《第三次浪潮》一書中，把大數(shù)據(jù)贊頌為“第三次浪潮的華彩樂章”。2008年，《Nature》雜志出版了一期Big Data?？?，系統(tǒng)的介紹了大數(shù)據(jù)存在的潛在價值，分析了大數(shù)據(jù)帶來的挑戰(zhàn)。2011年2月，《Science》雜志也推出了關(guān)于數(shù)據(jù)處理的?？癉ealing with Data”，從互聯(lián)網(wǎng)、經(jīng)濟(jì)、環(huán)境等多個方面就科學(xué)研究中出現(xiàn)的大數(shù)據(jù)問題進(jìn)行深入討論，以此來闡述大數(shù)據(jù)在科學(xué)研究中的重要作用。不過，全球知名咨詢公司麥肯錫（Mc Kinsey）是最早提出“大數(shù)據(jù)時代”已經(jīng)到來的權(quán)威機構(gòu)，這個公司在2011年6月份發(fā)布的一份關(guān)于大數(shù)據(jù)的研究報告中明確指出大數(shù)據(jù)的應(yīng)用已經(jīng)滲透到每一個行業(yè)和每一個業(yè)務(wù)職能領(lǐng)域，逐漸成為必不可少的生產(chǎn)因素，報告詳盡細(xì)致地分析了大數(shù)據(jù)影響的關(guān)鍵技術(shù)和應(yīng)用領(lǐng)域。2012年3月，奧巴馬宣布美國政府五大部門投資2億以上美元，啟動“大數(shù)據(jù)研究和發(fā)展計劃”(Big Data Research and Development Initiative)。由此開始，其他歐美、日韓國家和我國也紛紛開始加大資金投入，加入大數(shù)據(jù)研究的行列。

（二）大數(shù)據(jù)的內(nèi)涵

目前，對于大數(shù)據(jù)的概念并沒有一個統(tǒng)一的定義，比較認(rèn)可的定義認(rèn)為大數(shù)據(jù)也稱為巨量資料，指的是一種信息化的資產(chǎn)，這種信息化的資產(chǎn)需要被處理分析成一種可以提供決策依據(jù)的海量的信息。大數(shù)據(jù)具有 4V 特點：Volume(大量)、Velocity(高速)、Variety(多樣)、Value(價值)。從以上論述可以發(fā)現(xiàn)：大數(shù)據(jù)技術(shù)具有很高的戰(zhàn)略意義，這種戰(zhàn)略意義指的是擁有海量數(shù)據(jù)的同時，要有可以把這些數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的分析的方法，也就是說，必須要具備對海量數(shù)據(jù)進(jìn)行加工整理并且分析其規(guī)律結(jié)果的能力。因此，大數(shù)據(jù)的計算是無法由單獨的計算機獨立完成的，云計算、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)是大數(shù)據(jù)環(huán)境的必備工具。

二、醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

（一）檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)不完善

我國醫(yī)院檔案管理信息進(jìn)程已有20多年，大部分醫(yī)院已經(jīng)建立起了規(guī)模不等的醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)。當(dāng)然，也有部分醫(yī)院對于建設(shè)醫(yī)院信息檔案管理系統(tǒng)重視程度不夠，相關(guān)醫(yī)院管理人員不認(rèn)為對檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)能夠提升醫(yī)院服務(wù)水平，相關(guān)管理人員對信息化建設(shè)工作缺少支持，現(xiàn)階段部分醫(yī)院檔案管理水平比較落后，醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)不夠完善。

（二）醫(yī)院檔案管理信息化制度不夠完善

醫(yī)院建立信息檔案管理系統(tǒng)還處于建設(shè)初期，在實際運行過程中存在一些缺陷，現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)相應(yīng)管理制度不夠完善，在管理制度中沒有將信息化建設(shè)內(nèi)容進(jìn)行職責(zé)劃分，檔案管理人員在工作過程中工作職責(zé)界限不明，從而降低醫(yī)院檔案管理信息建設(shè)速度，減緩醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展速度。

（三）醫(yī)院檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)有待提升

當(dāng)前醫(yī)院檔案管理人員老齡化趨勢較高，并且大多數(shù)人員都不是檔案專業(yè)，既熟悉檔案業(yè)務(wù)，又熟練信息技術(shù)的人員嚴(yán)重缺乏，難以適應(yīng)檔案信息化發(fā)展的需要。此外，在醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)過程中不難發(fā)現(xiàn)，醫(yī)院普遍存在檔案管理信息化意識不強的表現(xiàn)，一些檔案管理人員非專業(yè)甚至是“兼職”，首先要做自己的本職工作，其次才會對檔案進(jìn)行整理和管理，這樣的工作模式嚴(yán)重影響了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

三、大數(shù)據(jù)與醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)系

（一）大數(shù)據(jù)對傳統(tǒng)檔案管理工作提出了新的要求

醫(yī)院檔案管理涉及范圍廣，既包含醫(yī)療業(yè)務(wù)領(lǐng)域，如醫(yī)療器械、藥品、病例、技術(shù)等方面，又包含管理服務(wù)領(lǐng)域，如基建、采購、人事等方面，內(nèi)容很多，分類很細(xì)，信息量很大。隨著醫(yī)院檔案信息化建設(shè)進(jìn)程地加快實施，傳統(tǒng)的檔案管理模式顯然已經(jīng)不適應(yīng)時代發(fā)展的要求。對于如此龐大的檔案數(shù)據(jù)，必須借鑒大數(shù)據(jù)思維中的整體思維模式，處理好檔案管理“全局”與“局部”的關(guān)系，注重檔案從收集整理到開發(fā)利用這一系列過程中的各個環(huán)節(jié)之間的關(guān)聯(lián)性，改進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理的工作模式，全面提升檔案管理工作的整體效率。

（二）大數(shù)據(jù)為醫(yī)院檔案信息運用提供了更廣闊的平臺

檔案查詢在傳統(tǒng)意義上必須查閱文書檔案，但隨著信息技術(shù)的日新月異，檔案管理工作也在潛移默化中進(jìn)行著改變。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，如何快速高效地找到我們所要的信息檔案顯然尤其重要。在信息化程度較高的醫(yī)院中，我們不難發(fā)現(xiàn)：以前患者到醫(yī)院就診必須早早地就到醫(yī)生診室門口排隊，等導(dǎo)診護(hù)士排號，等候的時間非常的漫長，而現(xiàn)在利于信息系統(tǒng)支持，患者可以直接在醫(yī)院的官方微信平臺、預(yù)約平臺、自助服務(wù)終端機、電話等多渠道為自己就診預(yù)定合適的就診時間，這樣既可以為患者節(jié)省很多就診時間，也可以緩解醫(yī)院接診高峰壓力。同時，傳統(tǒng)醫(yī)院檔案中保存著大量的紙質(zhì)報表，要從大量的報表中統(tǒng)計出相關(guān)數(shù)據(jù)費時費力，使得醫(yī)院很難獲得準(zhǔn)確有效的內(nèi)部運行數(shù)據(jù)。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，通過對醫(yī)院檔案中電子文檔的規(guī)范化制作，可以很快的分析出各科室和醫(yī)院整體的結(jié)果，對于醫(yī)院管理全局運行結(jié)果的統(tǒng)計和分析也更加的全面。在這些分析結(jié)果的基礎(chǔ)上，醫(yī)院可以很方便的做出自我的運行評價，從而提高醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量并且有效的控制醫(yī)院運行成本。

（三）大數(shù)據(jù)對醫(yī)院檔案人才隊伍建設(shè)提出了更高要求

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，信息加工與獲取變得更加快捷。醫(yī)院檔案管理信息化進(jìn)程中必須要有專業(yè)技術(shù)過硬、意識超前的管理隊伍。目前，不少醫(yī)院盡管都在進(jìn)行信息化建設(shè)，但是在實際檔案數(shù)字化處理過程中沒有樹立電子檔案存儲的意識，日常眾多的分支部門產(chǎn)生的海量的電子文檔沒有人有意識的進(jìn)行科學(xué)化的保存，更多的時候是隨意的保存在個人的辦公電腦里，缺乏及時歸檔的意識，導(dǎo)致電子檔案丟失的現(xiàn)象時有發(fā)生。另外，由于醫(yī)院各科室檔案分散，檔案的管理者分散在不同的崗位，有的甚至身兼數(shù)職，對電子檔案管理的知識有些人甚至十分的匱乏，在日常的工作中，對于網(wǎng)絡(luò)安全、計算機病毒的防范、電子檔案使用權(quán)限的管理、電子檔案的歸檔等工作存在各種不合理的現(xiàn)象。同時，醫(yī)療又是一門專業(yè)性非常強的專業(yè)，很多電子檔案如果沒有一定的醫(yī)學(xué)知識基礎(chǔ)的話很難看明白內(nèi)容，這也給醫(yī)院檔案的人才隊伍建設(shè)提出了更高的要求。

四、大數(shù)據(jù)環(huán)境下醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)策略

（一）創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)模式

一是要建立醫(yī)院檔案與信息管理的一體化管理模式。醫(yī)院運作和管理過程是一個獲得信息、處理信息、再利用信息的一個過程，檔案管理系統(tǒng)相當(dāng)于一個信息資源系統(tǒng)，是醫(yī)院這個綜合系統(tǒng)中的一個子系統(tǒng)。通過一體化管理，不僅可以節(jié)約人力、物力和財力，還可以形成資源庫，提供更多有效的便于查詢的信息；二是在醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)過程中，管理人員需要建立相應(yīng)管理制度，在管理過程中將檔案管理信息化建設(shè)工作劃分成幾個工作內(nèi)容，對與各個工作內(nèi)容的實施情況都交給具體部門實施，在建設(shè)過程中醫(yī)院管理人員需要對檔案管理信息化建設(shè)工作流程進(jìn)行適當(dāng)?shù)谋O(jiān)督工作，及時督促相關(guān)部門完成有關(guān)工作內(nèi)容，在檔案管理信息化建設(shè)過程中將數(shù)據(jù)錄入工作內(nèi)容交給各科室的醫(yī)生，由各科室的醫(yī)生將科室內(nèi)病患資料及時上傳至檔案信息管理系統(tǒng)中，醫(yī)生上傳數(shù)據(jù)之后，檔案管理工作人員根據(jù)醫(yī)院檔案原始資料核對信息系統(tǒng)中信息是否屬實，是否存在錯誤以及遺漏資料的現(xiàn)象，檔案管理工作人員核實信息之后要及時與相關(guān)醫(yī)護(hù)人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)臏贤?，確保檔案管理系統(tǒng)中信息的真實性與可靠性。

（二）提高醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，學(xué)科化、專業(yè)化的管理人才隊伍是醫(yī)院檔案管理信息化工作的核心。沒有專業(yè)的管理人才來使用醫(yī)院檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，大數(shù)據(jù)檔案管理工作就會變成空中樓閣。因此，醫(yī)院要想提高大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案管理質(zhì)量，必須要為其配備專業(yè)的人才隊伍。在實際的檔案管理工作中既要熟練使用數(shù)字化設(shè)備又要具備扎實的傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務(wù)的功底。例如在我國某三甲醫(yī)院檔案管理工作開展中，制定了人才引進(jìn)與培養(yǎng)方案，以此提高檔案管理人員隊伍的整體水平。在人才引進(jìn)方面，醫(yī)院制定了嚴(yán)格的篩選條件，具體條件為：具備檔案管理學(xué)學(xué)士學(xué)位，熟練掌握檔案管理的理論知識，并熟悉相關(guān)計算機軟件操作系統(tǒng)。此外，工作人員還應(yīng)了解基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)和經(jīng)濟(jì)學(xué)等理論知識，并具備基本應(yīng)用溝通能力。通過上述條件的限制，為檔案管理工作篩選優(yōu)秀人才，保證檔案管理人才隊伍的先進(jìn)性。同時，在大數(shù)據(jù)的環(huán)境下，一方面要大力發(fā)展醫(yī)院電子檔案建設(shè)工作，另一方面也要把傳統(tǒng)檔案管理工作中好的經(jīng)驗使用到電子檔案管理工作中，同時根據(jù)電子檔案的特點不斷探索技術(shù)上的突破。這要求醫(yī)院加強對人才的培養(yǎng)力度，通過開展定期的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，來強化管理人員的信息化水平，確保其能夠更好地對大數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分析與利用，建立起高效穩(wěn)健的醫(yī)院檔案管理人才隊伍。

（三）加大醫(yī)院檔案軟件與硬件設(shè)施的建設(shè)力度

在對檔案信息化進(jìn)行建設(shè)時，硬件和軟件設(shè)施是十分有必要的。其中，硬件設(shè)施指的是計算機設(shè)備、多媒體技術(shù)設(shè)備、錄入系統(tǒng)以及存儲設(shè)備等，例如復(fù)印機、照相機以及掃描儀等；軟件設(shè)施指的是檔案的管理軟件以及文件，例如建設(shè)的檔案查詢系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫軟件、信息安全軟件以及計算機操作系統(tǒng)軟件等。當(dāng)前，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)過程中，受資金短缺影響，很多醫(yī)院軟硬件設(shè)施配套不齊全，從而嚴(yán)重影響檔案管理現(xiàn)代化水平的提升。在醫(yī)院檔案管理中，檔案資料存在重復(fù)利用的現(xiàn)象，原有的紙質(zhì)檔案極易破損，造成檔案內(nèi)部數(shù)據(jù)丟失，進(jìn)而影響檔案信息資料的完整性和原始性，因此在檔案信息化建設(shè)過程中醫(yī)院應(yīng)保證充足的資金投入，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的信息化建設(shè)，從而提高檔案管理信息化的整體水平。例如在我國某大型醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)過程中，工作人員意識到軟硬件設(shè)施建設(shè)的重要性，加大相關(guān)設(shè)備的資金投入。工作人員將紙質(zhì)檔案信息化作為改革的重點，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將其轉(zhuǎn)化為電子檔案，并配以專業(yè)的計算機管理系統(tǒng)，在需要時可通過該系統(tǒng)查詢和借閱相關(guān)檔案資料，以此避免了紙質(zhì)檔案在重復(fù)使用中出現(xiàn)的損害，適當(dāng)?shù)匮娱L了檔案的使用年限。此外，該醫(yī)院充分意識到檔案管理信息化建設(shè)中資金投入的重要性，在具體工作開展中制定科學(xué)的資金投入規(guī)劃方案，按實際需求比例進(jìn)行投放，其中該醫(yī)院將資金投放重點設(shè)置在硬件設(shè)備購置方面，主要包括檔案密集架、掃描儀、除濕機、磁盤和打印機等，以此節(jié)約人力和物力，提升檔案管理的效率。

五、結(jié) 語

綜上所述，我國醫(yī)療水平逐漸提升，醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行信息化建設(shè)是代表醫(yī)院信息化程度高低的重要標(biāo)志之一。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，應(yīng)當(dāng)及時發(fā)現(xiàn)醫(yī)院管理所存在的管理問題，重視檔案專業(yè)人才隊伍建，加大醫(yī)院檔案數(shù)字化硬件和軟件的建設(shè)力度，并對大數(shù)據(jù)檔案所存在的巨大價值進(jìn)行深入的挖掘，確保大數(shù)據(jù)背景下能夠更好地進(jìn)行醫(yī)院的檔案管理，提高管理質(zhì)量，滿足醫(yī)院的發(fā)展的需求。

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