以創(chuàng)促建，全面提升檔案數(shù)字化水平
——連云港職業(yè)技術(shù)學(xué)院創(chuàng)建省4A級(jí)數(shù)字檔案室工作紀(jì)實(shí)

孔媛媛

近年來(lái)，我校在抓好教育教學(xué)工作的同時(shí)，始終把檔案管理工作放在重要位置，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》《江蘇省檔案管理?xiàng)l例》及《高校檔案管理?xiàng)l例》，嚴(yán)格按照檔案管理工作的相關(guān)法規(guī)和文件要求，緊密結(jié)合學(xué)校檔案工作實(shí)際，在2012年成功創(chuàng)建江蘇省四星級(jí)檔案室的基礎(chǔ)上，扎實(shí)開(kāi)展省4A級(jí)數(shù)字檔案室的創(chuàng)建工作。加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，加大投入，完善制度，強(qiáng)化管理，扎實(shí)工作，取得了明顯的成效。2017年12月，由專(zhuān)家組來(lái)校現(xiàn)場(chǎng)審查了臺(tái)賬資料，實(shí)地檢查了檔案庫(kù)房，觀看了檔案管理系統(tǒng)演示，參觀了學(xué)校校史館。經(jīng)過(guò)綜合評(píng)議，我校順利通過(guò)評(píng)審，成為我市教育系統(tǒng)首家省4A級(jí)數(shù)字檔案室。

一、強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)，健全工作機(jī)制，明確工作重點(diǎn)

學(xué)校成立了分管領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)、各部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員的檔案數(shù)字化建設(shè)工作領(lǐng)導(dǎo)小組。積極響應(yīng)市檔案局的號(hào)召，把創(chuàng)建4A級(jí)數(shù)字檔案室作為學(xué)校當(dāng)前的首要工作，召開(kāi)檔案工作會(huì)議，部署并制定詳細(xì)的創(chuàng)建工作計(jì)劃，將創(chuàng)建工作納入年度工作目標(biāo)，工作任務(wù)分解到各人，由檔案專(zhuān)職人員總體負(fù)責(zé)，全員參與，協(xié)同配合，全力以赴完成創(chuàng)建工作。及時(shí)解決檔案工作中遇到的困難和問(wèn)題，高標(biāo)準(zhǔn)配備檔案管理所需各項(xiàng)設(shè)施設(shè)備，充分保障檔案管理工作正常開(kāi)展。

針對(duì)檔案工作面廣量大的特點(diǎn)，在明確專(zhuān)職檔案管理人員的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步充實(shí)各部門(mén)兼職檔案管理員隊(duì)伍，明確工作內(nèi)容、工作時(shí)限、工作要求和工作責(zé)任，建立起分管領(lǐng)導(dǎo)抓統(tǒng)籌推進(jìn)、具體部門(mén)抓組織落實(shí)，檔案人員抓實(shí)施操作，其他部門(mén)抓協(xié)調(diào)配合的四級(jí)聯(lián)動(dòng)工作網(wǎng)絡(luò)，形成了既統(tǒng)又分，統(tǒng)分結(jié)合，專(zhuān)管成線，群管成網(wǎng)的檔案建設(shè)格局。為了做到用制度管人管事，更好地分解工作指標(biāo)，傳遞壓力和落實(shí)責(zé)任，我校建立健全檔案管理配套制度辦法，先后制定和完善了《分管領(lǐng)導(dǎo)工作職責(zé)》《檔案人員崗位職責(zé)》《立卷歸檔制度》《檔案庫(kù)房管理制度》《檔案利用、借閱制度》《檔案保密制度》《檔案統(tǒng)計(jì)移交制度》等一系列規(guī)章制度，從文件材料的收集整理、立卷歸檔、保密銷(xiāo)毀到查閱利用都做到有章可循，有據(jù)可依，確保文件收發(fā)及時(shí)、收集齊全、分類(lèi)組卷準(zhǔn)確、整理裝訂美觀、鑒定銷(xiāo)毀有序，使全局檔案管理達(dá)到了工作規(guī)范統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一、分類(lèi)方案統(tǒng)一、檢索工具統(tǒng)一、檔案用品統(tǒng)一“五統(tǒng)一”的要求。

在日常檔案管理中，健全和完善了檔案的保管、保密、借閱、統(tǒng)計(jì)、移交、庫(kù)房管理、檔案人員崗位責(zé)任制等各項(xiàng)管理制度，做到有章可循，責(zé)任到人。為加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，做到規(guī)范化管理，在市檔案局的指導(dǎo)幫助下，逐步完善學(xué)校電子文件歸檔與管理的有關(guān)規(guī)定，及時(shí)制訂《電子文件歸檔及管理規(guī)章制度》《電子文件統(tǒng)計(jì)、移交制度》《電子文件借閱利用制度》《電子文件保管制度》等制度，做到有制可循，有規(guī)可依，為檔案管理工作提供了必要的制度保障。

二、加大投入力度，拓寬資源載體，推進(jìn)信息化建設(shè)

近年來(lái)，我校不斷加大對(duì)檔案工作的投入力度，在經(jīng)費(fèi)保障上重點(diǎn)保證，優(yōu)先傾斜，不斷完善相關(guān)硬件設(shè)施，使檔案室的存儲(chǔ)、檢索和辦公條件不斷提高。學(xué)校先后建立了面積120平方米的綜合檔案室?guī)旆俊?00多平方米的校史陳列館，另外還有榮譽(yù)陳列室、閱檔室、數(shù)字化檔案室、工作人員辦公室。學(xué)校先后投入近20萬(wàn)元為檔案室配備了檔案密集架、鋼木閱覽桌、中央空調(diào)、檔案專(zhuān)用服務(wù)器、電腦、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、碎紙機(jī)、除濕機(jī)、防磁柜、數(shù)碼照相機(jī)等設(shè)施，檔案庫(kù)房達(dá)到了“四分開(kāi)”及“八防”要求，具備了良好的保存保管條件。

進(jìn)一步推進(jìn)檔案的數(shù)字化建設(shè)，先后投入20萬(wàn)余元將原有不同類(lèi)別不同載體的檔案資源轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息，使檔案資源實(shí)現(xiàn)全文在線閱覽，提高了檔案檢索和利用效率。目前，我校已建成了一個(gè)大容量的數(shù)字檔案庫(kù)，將文書(shū)檔案、教學(xué)檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、基建檔案、科研檔案和外事檔案等十大類(lèi)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，不同級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)、不同部門(mén)的工作人員通過(guò)授權(quán)許可可以在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)隨時(shí)查閱非密級(jí)檔案。檔案信息化大幅提高了檔案工作的效率，辦公自動(dòng)化的應(yīng)用以及檔案網(wǎng)絡(luò)管理軟件“南大之星”的運(yùn)行，可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上移交檔案、網(wǎng)上歸檔、網(wǎng)上查檔，這就使得檔案收集、歸檔、查閱工作變得更為簡(jiǎn)便、快捷，檔案部門(mén)人員也能騰出更多的時(shí)間用于檔案資料的整理，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、檔案分析編研等，提高了工作效率，也避免了檔案因?qū)嶓w借閱造成的磨損和毀壞，有效提升了學(xué)校檔案工作的管理水平。2015年底對(duì)檔案系統(tǒng)進(jìn)行第三次改版升級(jí)，依據(jù)《江蘇省數(shù)字檔案館建設(shè)規(guī)程》《江蘇省電子檔案基礎(chǔ)元數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和封裝格式》和《江蘇省檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換操作規(guī)程》，在繼承原有系統(tǒng)功能優(yōu)點(diǎn)的基礎(chǔ)上，新增了“電子文件數(shù)據(jù)封包”“文件封包數(shù)字簽名和簽名認(rèn)證”和“規(guī)范元數(shù)據(jù)”等功能，升級(jí)了導(dǎo)入、原文批量上傳掛接、多媒體檔案管理、數(shù)據(jù)批量處理、跨類(lèi)檢索、跨字段檢索等功能，優(yōu)化了數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等功能。

加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、備份和恢復(fù)管理，通過(guò)采用專(zhuān)業(yè)存儲(chǔ)設(shè)備和備份恢復(fù)管理軟件，將各應(yīng)用系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)統(tǒng)一存放在數(shù)據(jù)庫(kù)或存儲(chǔ)空間中，由專(zhuān)業(yè)備份恢復(fù)軟件自動(dòng)每天進(jìn)行差異備份，每季度全備份方式備份檔案數(shù)據(jù)，并通過(guò)異地存儲(chǔ)、刻盤(pán)存儲(chǔ)等多種方式，確保檔案數(shù)據(jù)不丟失。目前已將所有檔案目錄及原文刻錄了兩套光盤(pán)放入防磁柜進(jìn)行保存。

三、規(guī)范檔案管理，確保資料完整、改善檢索質(zhì)量

根據(jù)上級(jí)檔案部門(mén)的規(guī)定，結(jié)合工作實(shí)際，制定了檔案工作業(yè)務(wù)規(guī)范，并遵循文件形成規(guī)律，秉承歷史、全面、發(fā)展的觀點(diǎn)，結(jié)合高校檔案分類(lèi)方案，修訂了《連云港職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案分類(lèi)方案、歸檔范圍及保管期限》，對(duì)工作中形成的黨群、行政、教學(xué)、學(xué)生、外事、基建、科研、出版物、會(huì)計(jì)、聲像、實(shí)物等十幾個(gè)門(mén)類(lèi)和載體的應(yīng)歸檔的資料及時(shí)收集歸檔，進(jìn)行了認(rèn)真分類(lèi)，整理、裝訂、編號(hào)，編目、裝盒、入柜上架，案卷裝訂做到整齊美觀。檔案材料齊全、完整、系統(tǒng)，在學(xué)院各項(xiàng)管理活動(dòng)中發(fā)揮了重要作用。

為了使檔案檢索更為方便快捷，我們根據(jù)學(xué)校工作特點(diǎn)，在市檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)下，科學(xué)地分類(lèi)組合，編制了“全宗目錄”“案卷目錄”“全引目錄”“歸檔文件目錄”、“發(fā)文匯編”等檢索工具，從不同的角度為利用者提供查找線索，加快查找速度。

四、延伸檔案功能，深度拓展利用，凝結(jié)歷史傳承

檔案的價(jià)值在于利用，檔案資料是寶貴的信息資源。我們?cè)诒９芎脵n案，保證檔案安全的同時(shí)，堅(jiān)持做好檔案資料的開(kāi)發(fā)利用，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，以達(dá)到存史資政、信息共享、服務(wù)社會(huì)的目的。通過(guò)對(duì)這些信息進(jìn)行深入細(xì)致的分析、整理、加工，形成了《全宗介紹》《組織機(jī)構(gòu)沿革》《大事記匯編》《發(fā)文匯編》《榮譽(yù)匯編》《基礎(chǔ)教字匯編》《黨建工作材料匯編》《行政管理規(guī)章制度匯編》《教學(xué)管理規(guī)章制度匯編》等二十多種編研材料，發(fā)揮檔案服務(wù)學(xué)校、服務(wù)學(xué)生、服務(wù)社會(huì)的重要作用。

檔案的查閱、借閱工作，堅(jiān)持嚴(yán)格按章辦事熱情快捷服務(wù)。為社會(huì)提供已公開(kāi)檔案信息、充分利用校園網(wǎng)系統(tǒng)，建設(shè)了檔案管理信息網(wǎng)站，開(kāi)設(shè)了政策法規(guī)、組織沿革、榮譽(yù)殿堂、蘭臺(tái)動(dòng)態(tài)等多個(gè)專(zhuān)欄對(duì)外公布室藏檔案數(shù)據(jù)、檔案工作制度及學(xué)校大事記、獲獎(jiǎng)情況、工作動(dòng)態(tài)等信息，提供檔案查詢(xún)利用模塊。在檔案門(mén)戶(hù)網(wǎng)站中專(zhuān)門(mén)設(shè)置了信息模塊，通過(guò)訪問(wèn)檔案管理系統(tǒng)即可查詢(xún)到所需的文檔，經(jīng)過(guò)一定的授權(quán)后，或者發(fā)送查檔請(qǐng)求經(jīng)系統(tǒng)管理員確認(rèn)通過(guò)后，各部門(mén)工作人員在辦公室就可以進(jìn)行網(wǎng)上查檔，定期公布開(kāi)放檔案目錄和全文信息，主動(dòng)提供公益性信息服務(wù)，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享。

我校檔案室是全市教育系統(tǒng)室藏檔案電子化掃描的第一批單位之一，嚴(yán)格按照江蘇省4A級(jí)數(shù)字檔案室標(biāo)準(zhǔn)及市檔案局的時(shí)間進(jìn)度安排要求做好檔案數(shù)字化工作。我們完成室藏檔案數(shù)字化掃描工作任務(wù)，通過(guò)檔案管理系統(tǒng)批量導(dǎo)入和掛接功能，使檔案目錄與全文數(shù)據(jù)有效掛接，確保檔案實(shí)體與電子目錄相互對(duì)應(yīng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)換，形成了文件形成電子化、文件傳遞網(wǎng)絡(luò)化、文件存儲(chǔ)數(shù)字化、文件管理動(dòng)態(tài)化。并根據(jù)檔案室目前電子文件收集較全面、完整的實(shí)際情況，通過(guò)文件掃描和電子文件相結(jié)合的方式，成功實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)階段檔案室藏資料全文數(shù)字化的目標(biāo)。

四、結(jié) 語(yǔ)

2012年學(xué)校成功升級(jí)為省四星級(jí)檔案室，也實(shí)現(xiàn)了從手工管理檔案向信息化管理檔案的轉(zhuǎn)變。而今年我們順利通過(guò)4A級(jí)數(shù)字檔案室，標(biāo)志我校檔案管理水平又上了一個(gè)新的臺(tái)階，更加信息化、智能化。檔案管理的軟硬件基礎(chǔ)水平得到顯著提升，對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行了提檔升級(jí)，數(shù)據(jù)處理速度也更快。目前已能夠?qū)崿F(xiàn)各種門(mén)類(lèi)檔案的創(chuàng)建、封裝、接收、鑒定、銷(xiāo)毀、查詢(xún)統(tǒng)計(jì)、檔案打印、借閱管理、系統(tǒng)維護(hù)、數(shù)據(jù)恢復(fù)與備份等功能，能夠?qū)崿F(xiàn)文件檔案在線歸檔及審計(jì)檔案、照片、聲像檔案全文數(shù)字化管理，并具備必要的數(shù)據(jù)安全及系統(tǒng)權(quán)限控制措施。提升了檔案利用的能力和水平，完成了數(shù)字檔案資源建設(shè)工作。此次我校通過(guò)此次數(shù)字檔案室的創(chuàng)建，檔案室檔案工作的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化、智能化管理雖然取得了一定成績(jī)，但距離高標(biāo)準(zhǔn)還有一定差距。下一步，我們將按照要求，繼續(xù)穩(wěn)步推進(jìn)檔案信息化和數(shù)字檔案室建設(shè)，不斷開(kāi)拓創(chuàng)新，使檔案室數(shù)字檔案室發(fā)揮更好的功效，取得更好的成績(jī)。

[1] 孔媛媛.以創(chuàng)建規(guī)范等級(jí)為抓手全面提升檔案管理水平——連云港職業(yè)技術(shù)學(xué)院創(chuàng)省四星級(jí)檔案室紀(jì)實(shí)[J].連云港職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2014（1）：90-92.

[2] 何顯紅.淺析大數(shù)據(jù)背景下高校圖書(shū)館檔案管理與優(yōu)化[J].圖書(shū)館工作與研究,2017(12):105-107.

[3]葛宏.求真務(wù)實(shí)夯基礎(chǔ) 開(kāi)拓創(chuàng)新競(jìng)一流——南京市審計(jì)局檔案工作成績(jī)斐然[J].檔案與建設(shè),2017(6):73-75.

[4]馬蓮娜，秦亞平.堅(jiān)持高點(diǎn)定位 實(shí)現(xiàn)跨越發(fā)展——靖江市數(shù)字檔案館建設(shè)紀(jì)實(shí)[J].檔案與建設(shè)，2017（8）：68-69.

[5] 劉英俊.我國(guó)數(shù)字化檔案室建設(shè)研究[D].合肥：安徽大學(xué)，2017.