新時(shí)期經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)企業(yè)檔案管理工作探析
——以江蘇省贛榆經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)為例

孫鈺枝

隨著我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展和改革的不斷深入，各地區(qū)相繼開辟和建立經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)，作為拉動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的一個(gè)點(diǎn)或一個(gè)面，從而成為帶動(dòng)整個(gè)地區(qū)的經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的動(dòng)力源。伴隨著開發(fā)區(qū)的快速發(fā)展和全面提升，檔案管理工作越來越重要。江蘇省贛榆經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)于1993年經(jīng)江蘇省政府批準(zhǔn)設(shè)立，2003年全面啟動(dòng)建設(shè)。經(jīng)過十余年的開發(fā)建設(shè)，贛榆經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)快速發(fā)展，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、招商引資、出口創(chuàng)匯和經(jīng)濟(jì)增長等方面都有了長足的進(jìn)步，已建設(shè)成贛榆開放型經(jīng)濟(jì)的聚集區(qū)、高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)的密集區(qū)、經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新增長區(qū)和現(xiàn)代化的新城區(qū)。贛榆經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)檔案工作也隨著開發(fā)區(qū)建設(shè)的發(fā)展得到了相應(yīng)的發(fā)展，已經(jīng)形成了良好的發(fā)展態(tài)勢。在企業(yè)檔案管理上，主要從區(qū)屬企業(yè)檔案和區(qū)內(nèi)企業(yè)檔案著手，其中區(qū)屬企業(yè)共35家，區(qū)內(nèi)企業(yè)369家。引進(jìn)項(xiàng)目企業(yè)入駐開發(fā)區(qū)后，管委會(huì)及時(shí)為入?yún)^(qū)企業(yè)開展檔案管理工作提供策劃、指導(dǎo)、培訓(xùn)，建立檔案管理體系，全面加強(qiáng)開發(fā)區(qū)檔案管理工作。進(jìn)入新時(shí)期，贛榆經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)企業(yè)檔案管理工作面臨新的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，如何提升其管理工作是值得深思的問題。

一、贛榆開發(fā)區(qū)企業(yè)檔案管理的發(fā)展概況

（一）洽談企業(yè)的建檔

2006年，贛榆經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)引進(jìn)勁美文儀家具、神舟二期、安彩新能源、新成標(biāo)準(zhǔn)件等數(shù)個(gè)億元以上項(xiàng)目。企業(yè)入駐開發(fā)區(qū)的第一步是與管委會(huì)簽訂合同，當(dāng)檔案室收到辦公室轉(zhuǎn)交的合同，及時(shí)為該企業(yè)設(shè)檔案盒，并且與企業(yè)服務(wù)中心聯(lián)系，收集有關(guān)該企業(yè)的營業(yè)執(zhí)照，公司章程，法人身份證復(fù)印件，發(fā)改委立項(xiàng)批文等基礎(chǔ)性的資料。如今年新簽訂的勁美文儀家具，目前入檔材料已經(jīng)有三十多件，包括管委會(huì)、捷成與北京勁美簽訂的合同，平面圖，地塊費(fèi)用情況表，營業(yè)執(zhí)照正副本，連云港勁美文儀家具制造有限公司產(chǎn)業(yè)園項(xiàng)目備案通知書等重要材料。隨后，勁美家具又另外注冊了勁美智能家居，檔案室又另建檔案盒，存放有關(guān)該企業(yè)的檔案資料，這樣做的目的都是為了便于以后檔案的查找。

（二）在建企業(yè)的跟蹤建檔

2017年，贛榆開發(fā)區(qū)在建的項(xiàng)目主要有歐翔光伏農(nóng)業(yè)科技園、安彩新能源、中小企業(yè)園配套項(xiàng)目。歐翔新能源項(xiàng)目于今年4月開工建設(shè)，在不足2個(gè)月時(shí)間內(nèi)，建成10萬平方米光伏大棚，并于6月30日實(shí)現(xiàn)并網(wǎng)發(fā)電，全部工程在2017年8月完工，檔案室及時(shí)收集圖片、圖紙、工程報(bào)價(jià)、預(yù)算、競標(biāo)、驗(yàn)收、招工、投產(chǎn)等相關(guān)材料，這也為下一步爭取省光伏扶貧工程建設(shè)政策提供相關(guān)依據(jù)，同時(shí)為企業(yè)保留第一手資料。

（三）企業(yè)檔案變更記錄

贛榆開發(fā)區(qū)共有400多家企業(yè)，經(jīng)常會(huì)有企業(yè)進(jìn)行變更，如負(fù)責(zé)人更換、地址遷移、機(jī)構(gòu)撤并、職能調(diào)整、機(jī)構(gòu)名稱更換等，發(fā)生這些變化時(shí)，檔案室會(huì)把有關(guān)紅頭文件、證書、會(huì)議材料、照片甚至主要媒體的報(bào)道及時(shí)收集保存下來；又如工程建設(shè)中經(jīng)常會(huì)有設(shè)計(jì)變更，這種設(shè)計(jì)變更直接關(guān)系到項(xiàng)目投資、工程質(zhì)量和功能變化等，十分重要，也是要重點(diǎn)收集的內(nèi)容。如，今年的東霞實(shí)業(yè)就進(jìn)行了注冊地址的變更。

（四）企業(yè)合同的整理

在現(xiàn)有的永樂檔案一體化軟件之外，贛榆開發(fā)區(qū)管委會(huì)又為開發(fā)區(qū)配備了專門的合同管理軟件，將所有與企業(yè)簽訂的合同全部匯總在內(nèi)，包括合同簽訂的甲乙雙方，簽訂的時(shí)間、合同的主要內(nèi)容，主要是完成合同的履約提醒，如階段性的付款、稅收征繳以及合同到期提醒。到期的付款合同應(yīng)明確支付方式及付款時(shí)間，并制定《合同履約提醒表》，交予領(lǐng)導(dǎo)，然后由財(cái)務(wù)部及時(shí)催款。該軟件的利用進(jìn)一步規(guī)范合同文檔管理工作，提高了合同管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)開發(fā)區(qū)合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。

二、贛榆開發(fā)區(qū)企業(yè)檔案管理提升的必要性

（一）加強(qiáng)開發(fā)區(qū)檔案工作,符合開發(fā)區(qū)建立完善的“小政府、大社會(huì)、大服務(wù)”新體制的需要

根據(jù)開發(fā)區(qū)的特點(diǎn)，建立起一個(gè)新型的經(jīng)濟(jì)區(qū)域檔案工作體系，為開發(fā)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展各方面工作提供服務(wù)，有利于完善開發(fā)區(qū)社會(huì)支撐服務(wù)體系，改善開發(fā)區(qū)投資環(huán)境，促進(jìn)開發(fā)區(qū)經(jīng)濟(jì)繁榮和社會(huì)事業(yè)發(fā)展。

（二）加強(qiáng)開發(fā)區(qū)檔案工作，符合檔案工作的發(fā)展規(guī)律

長期的檔案工作實(shí)踐中，有這樣一條經(jīng)驗(yàn)，這就是：經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里。正是總結(jié)了這樣一個(gè)規(guī)律，檔案事業(yè)才能保持與國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)事業(yè)同步協(xié)調(diào)發(fā)展。開發(fā)區(qū)檔案工作的延伸，是符合這一規(guī)律的。

（三）加強(qiáng)開發(fā)區(qū)檔案工作，滿足了檔案事業(yè)改革發(fā)展的需要。

開發(fā)區(qū)是改革的試驗(yàn)田，我們要借開發(fā)區(qū)這方寶地，創(chuàng)造性地走出一條適應(yīng)社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制的檔案工作新路子。正是本著這樣的目的，才有強(qiáng)大的動(dòng)力，才有高漲的熱情，也才會(huì)得到各方面的大力支持，才會(huì)得到各地開發(fā)區(qū)的積極響應(yīng)。

三、新時(shí)期贛榆開發(fā)區(qū)企業(yè)檔案管理提升對策

（一）健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)，形成完善的工作體系

檔案信息化建設(shè)是檔案室的一項(xiàng)最基礎(chǔ)性工作，也是檔案工作邁向現(xiàn)代化的必由之路，同時(shí)又是檔案部門落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的重要舉措。從2015年開始，開發(fā)區(qū)檔案室根據(jù)區(qū)檔案局的要求，結(jié)合開發(fā)區(qū)的實(shí)際情況，把加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)作為檔案室中的一項(xiàng)重要工作來抓，目前已經(jīng)基本上數(shù)字化辦公，方便、快捷地向社會(huì)提供規(guī)范、有效的信息服務(wù)，確保做到查找、打印檔案資料在五分鐘之內(nèi)，大大提高了服務(wù)效率。

在贛榆區(qū)檔案局的指導(dǎo)下，經(jīng)過了多年的努力，開發(fā)區(qū)檔案工作步入了正規(guī)，檔案工作日趨規(guī)范，健全了檔案管理網(wǎng)絡(luò)。明確一名管委會(huì)領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，黨政辦公室副主任具體負(fù)責(zé)檔案工作。辦公室下設(shè)檔案室，配備了兩名專職檔案人員。辦公室、經(jīng)發(fā)局、財(cái)稅局、規(guī)建局等一辦三局也配備了專職檔案員，擁有一支相對穩(wěn)定、素質(zhì)高、專業(yè)性強(qiáng)的檔案管理人員隊(duì)伍，健全了檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

（二）理順管理體系，逐步健全檔案管理制度

贛榆經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)始終把檔案工作放在一個(gè)重要的位置，近幾年更加重視檔案信息化建設(shè)，管委會(huì)領(lǐng)導(dǎo)審時(shí)度勢在人力、物力、財(cái)力等多方面給予支持，為全區(qū)檔案信息化建設(shè)夯實(shí)基礎(chǔ)。同時(shí)，為全區(qū)檔案信息化建設(shè)提供了制度保障。確保做到資金到位、人員到位、設(shè)備到位、場所到位。

為了提高開發(fā)區(qū)干部職工的檔案管理意識(shí)，普及檔案管理知識(shí)，專門組織檔案員學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》《江蘇省檔案管理?xiàng)l例》等檔案法律法規(guī)。結(jié)合贛榆經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)實(shí)際情況，完善檔案工作制度,規(guī)范檔案管理，制定了《贛榆經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)檔案管理制度》《開發(fā)區(qū)檔案保密制度》《開發(fā)區(qū)檔案利用借閱制度》《檔案鑒定銷毀和移交制度》等多項(xiàng)規(guī)章制度。建立健全開發(fā)區(qū)檔案工作制度，履行對全區(qū)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)職能，規(guī)范和提高檔案管理水平。在區(qū)檔案年檢中，開發(fā)區(qū)年年都獲得優(yōu)秀表彰。

（三）加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ)

管委會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視檔案工作，開發(fā)區(qū)檔案辦公面積逐年增加。檔案庫房、辦公用房、閱檔室“三分開”。目前共購置服務(wù)器1臺(tái)、計(jì)算機(jī)2臺(tái)、投影儀2臺(tái)、交換機(jī)1臺(tái)、顯示屏1臺(tái)、觸摸屏1臺(tái)、刻錄機(jī)1臺(tái)、掃描儀1臺(tái)、打印機(jī)1臺(tái)、復(fù)印機(jī)1臺(tái)、計(jì)算機(jī)自動(dòng)控制溫濕度記錄設(shè)備1套，以及攝像機(jī)、照相機(jī)、電視機(jī)、錄音機(jī)等多種硬件設(shè)施，極大方便數(shù)據(jù)傳輸與資源共享。同時(shí)，開發(fā)區(qū)專門安裝了符合國家質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的檔案密集架30組，檔案庫房面積達(dá)180平方米，整個(gè)檔案庫房使用中央空調(diào)、氣體滅火系統(tǒng)及溫濕度自控系統(tǒng)，并且按照“八防”要求做好檔案庫房的安全防護(hù)工作，從硬件設(shè)施上確保了檔案的完整與安全。檔案室的建成和投入使用，為開發(fā)區(qū)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供了堅(jiān)實(shí)可靠的保證。

（四）提升軟實(shí)力，不斷加強(qiáng)檔案專業(yè)人員的綜合素質(zhì)

要不斷強(qiáng)化管理隊(duì)伍素質(zhì)。檔案管理工作歸根到底要依靠“人”來推動(dòng)，同時(shí)也是為了促進(jìn)“人”的更好發(fā)展，從而實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，這就要求高度重視開發(fā)區(qū)檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)的提高。一是培養(yǎng)敬業(yè)精神。檔案工作者要熱愛事業(yè)，積極思考問題，勇于提出改進(jìn)工作的意見和設(shè)想，而且不滿足于一得之功、一孔之見，不斷進(jìn)行檔案工作的探索和創(chuàng)新；二是培養(yǎng)獨(dú)立思考的習(xí)慣。檔案工作者要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法。在此基礎(chǔ)上敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新、有所突破；三是培養(yǎng)求實(shí)的科學(xué)精神。檔案工作者要準(zhǔn)確把握所面臨的新形勢和自身發(fā)展的新情況，學(xué)習(xí)總結(jié)一切創(chuàng)造性的先進(jìn)做法和成果，用求實(shí)創(chuàng)新的精神把握檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)律，勇于探索和實(shí)踐，有效地開創(chuàng)性地開展工作。

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