歸檔章中頁(yè)數(shù)和件號(hào)編制方法探討
——關(guān)于對(duì)新《歸檔文件整理規(guī)則》的認(rèn)識(shí)和實(shí)踐

安聰娥

（西北農(nóng)林科技大學(xué)檔案館 楊凌 712100）

KEXUEGUANLI 〉〉〉科學(xué)管理

歸檔章中頁(yè)數(shù)和件號(hào)編制方法探討
——關(guān)于對(duì)新《歸檔文件整理規(guī)則》的認(rèn)識(shí)和實(shí)踐

安聰娥

（西北農(nóng)林科技大學(xué)檔案館 楊凌 712100）

針對(duì)新《歸檔文件整理規(guī)則》貫徹執(zhí)行中存在的問(wèn)題，按照歸檔章的內(nèi)涵、內(nèi)容、格式等規(guī)范要求，提出歸檔章頁(yè)數(shù)和件號(hào)的編制思路，完善和細(xì)化檔案管理，促進(jìn)館際合作和信息資源共享。

歸檔章 頁(yè)數(shù) 件號(hào) 編制方法 探討

2000年12月，國(guó)家檔案局發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000），主要是針對(duì)立卷工作進(jìn)行改革，使廣大檔案工作者從繁雜瑣碎的傳統(tǒng)立卷工作中解放出來(lái)，從而有更多的時(shí)間和精力用在檔案的編研、開(kāi)發(fā)和利用上來(lái)[1]。2015年10月25日，國(guó)家檔案局發(fā)布新《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）（簡(jiǎn)稱(chēng)《規(guī)則》）,并于2016年6月1日起施行。新《規(guī)則》汲取了各地區(qū)規(guī)則實(shí)施細(xì)則的一些好的方法和做法，細(xì)化了整理要求，規(guī)定了整理方法，使其更具操作性、實(shí)踐性和應(yīng)用性[2]。

標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是檔案工作追求的目標(biāo)。新《規(guī)則》的目標(biāo)是對(duì)歸檔文件整理在認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上予以完善，在完善的過(guò)程中進(jìn)行創(chuàng)新。通過(guò)持續(xù)創(chuàng)新，使歸檔文件整理工作與時(shí)俱進(jìn)。歸檔文件整理更加突出新方法的合理性和實(shí)用性，實(shí)現(xiàn)了新與舊兩種方法的整合，使歸檔文件整理工作具有自身特色和優(yōu)勢(shì)，最終合乎于自身需要和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

實(shí)踐中，筆者認(rèn)為新《規(guī)則》貫徹執(zhí)行中仍然存在不盡完善的地方。如歸檔章的制作問(wèn)題、項(xiàng)目設(shè)置問(wèn)題、位置固定問(wèn)題等，給檔案工作者帶來(lái)了一系列困惑和難題。本文針對(duì)新《規(guī)則》執(zhí)行中關(guān)于歸檔章頁(yè)數(shù)和件號(hào)的編制方法進(jìn)行理論探討，并與檔案同仁商榷。

一、歸檔章的含義

歸檔章是檔案管理專(zhuān)用章之一。檔案管理專(zhuān)用章是指在檔案管理工作各個(gè)環(huán)節(jié)中留下具有一定法律約束力標(biāo)記所用的專(zhuān)用章，主要包括歸檔章、檔案密封專(zhuān)用章、檔案證明專(zhuān)用章、檔案銷(xiāo)毀章等[3]。歸檔章是指印制于文件上表示鑒定、簽署或歸檔的文具。一般是將其蘸上顏料加蓋在文件上以留下印記，表示接收各種檔案進(jìn)館并分類(lèi)存檔時(shí)所使用的專(zhuān)用章。歸檔章是證明文件編目收錄的依據(jù)，它所包含的信息既不能漏寫(xiě)，也不能誤寫(xiě)，否則就會(huì)造成文件存址的錯(cuò)誤?！镀胀ǜ叩葘W(xué)校檔案管理辦法》（教育部27號(hào)令）第二章第八條明確規(guī)定：高校檔案館負(fù)責(zé)接收（征集）、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管學(xué)校的各類(lèi)檔案及有關(guān)資料。因而每個(gè)檔案機(jī)構(gòu)單位或者是歸檔部門(mén)，都有責(zé)任和義務(wù)對(duì)學(xué)校產(chǎn)生的各門(mén)類(lèi)檔案負(fù)責(zé)進(jìn)行接收和整理。在檔案整理和接收的過(guò)程中，每卷（件）檔案必須有唯一的、固定的檔案編號(hào)。

舊《規(guī)則》在“編號(hào)”中指出：歸檔文件應(yīng)依分類(lèi)方案和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁(yè)上端空白位置，加蓋歸檔章或填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容。其中的歸檔章設(shè)置有全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等選擇項(xiàng)（見(jiàn)圖1）。

圖1 舊歸檔章式樣及示例單位：mm 比例：1∶1

新《規(guī)則》在“編號(hào)”中同樣規(guī)定：歸檔文件應(yīng)在首頁(yè)上端的空白位置，加蓋歸檔章并填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容。如果是電子文件，可以由系統(tǒng)生成歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進(jìn)行標(biāo)識(shí)。其中歸檔章也將檔號(hào)的組成部分，即全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)，以及頁(yè)數(shù)作為必備項(xiàng)，機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）作為選擇項(xiàng)（見(jiàn)圖2）。

圖2 新歸檔章式樣及示例單位：mm 比例：1∶1

二、歸檔章的內(nèi)容要求

新《規(guī)則》對(duì)歸檔章的項(xiàng)目和格式設(shè)置進(jìn)行了規(guī)定和說(shuō)明。歸檔章的規(guī)格為長(zhǎng)45mm、寬16mm，分別為均勻的六格。項(xiàng)目設(shè)置有全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題），件號(hào)和頁(yè)數(shù)六項(xiàng)，統(tǒng)稱(chēng)為編號(hào)項(xiàng)目。其目的之一是固定歸檔文件在全宗中的位置[4]。歸檔章的6個(gè)項(xiàng)目中，其中全宗號(hào)、年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）及保管期限4個(gè)項(xiàng)目在《規(guī)則》修訂前后變化不大，基本保持穩(wěn)定不變。

通常情況下，全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）按照編號(hào)內(nèi)容編制，頁(yè)數(shù)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)（見(jiàn)圖3）。不足4位的，前面用“0”補(bǔ)足，如“0026”。關(guān)于此條規(guī)定，筆者認(rèn)為，應(yīng)該取掉前面的“0”，直接用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)實(shí)際頁(yè)數(shù)，無(wú)須補(bǔ)足4位數(shù)字。從外觀來(lái)看，使歸檔章簡(jiǎn)潔明快、美觀直觀，完全符合“簡(jiǎn)化整理、深化檢索”的整理原則。

圖3 歸檔章式樣實(shí)例1

另外，新《規(guī)則》變化比較明顯的地方是對(duì)館編件號(hào)和室編件號(hào)進(jìn)行了合并，并在此基礎(chǔ)上重新增加了歸檔文件的頁(yè)數(shù)項(xiàng)目。

1.件號(hào)。件號(hào)是文件的排列順序號(hào)，是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件排列先后順序的重要標(biāo)識(shí)。件號(hào)在舊《規(guī)則》中分為室編件號(hào)和館編件號(hào)兩項(xiàng)。一般情況下，屬于檔案室性質(zhì)的部門(mén)填寫(xiě)室編件號(hào)。不需要向當(dāng)?shù)貦n案機(jī)構(gòu)移交的檔案部門(mén)或檔案館性質(zhì)的部門(mén)填寫(xiě)?zhàn)^編件號(hào)。如果屬于檔案室性質(zhì)，新《規(guī)則》規(guī)定的頁(yè)數(shù)項(xiàng)目在填寫(xiě)時(shí)不存在任何問(wèn)題，基本維持了歸檔章項(xiàng)目在新《規(guī)則》推行后前后保持一致和穩(wěn)定。但是，如果屬于檔案館性質(zhì)，新《規(guī)則》規(guī)定的頁(yè)數(shù)項(xiàng)和館編件號(hào)項(xiàng)目會(huì)出現(xiàn)重疊現(xiàn)象。如果按照新《規(guī)則》要求填寫(xiě)，并在館編件號(hào)項(xiàng)目位置填寫(xiě)頁(yè)數(shù)，這樣極其不利于保持館編件號(hào)位置在全宗中的前后連貫性和延續(xù)性，會(huì)給檔案館檔案資源實(shí)體管理和日后的查閱利用帶來(lái)嚴(yán)重困擾和弊端。

筆者認(rèn)為，在不違反《規(guī)則》標(biāo)準(zhǔn)的要求下，作為檔案館性質(zhì)的檔案部門(mén)，可以將件號(hào)項(xiàng)目和頁(yè)數(shù)項(xiàng)目稍作調(diào)整，即原館編件號(hào)位置保持固定不變，頁(yè)數(shù)項(xiàng)可繼續(xù)填寫(xiě)在室編件號(hào)位置，即現(xiàn)在的件號(hào)位置。即保持了全宗的穩(wěn)定性，也保持了檔案整理工作的有序性和規(guī)律性。

2.頁(yè)數(shù)。舊《規(guī)則》歸檔章中未設(shè)置頁(yè)數(shù)項(xiàng)，主要原因是隨著文檔一體化的推廣和普及，大部分查閱都可在網(wǎng)上進(jìn)行，真正用到紙質(zhì)檔案的情況不多，減少了檔案在查閱時(shí)被損壞的現(xiàn)象發(fā)生。但是在實(shí)際工作中，紙質(zhì)文件查閱量也相當(dāng)大，歸檔章沒(méi)有頁(yè)數(shù)項(xiàng)設(shè)置的規(guī)定，目前仍存在一些問(wèn)題。（1）檔案利用過(guò)程中難以有效控制少數(shù)不法者可能發(fā)生有意增刪檔案張頁(yè)內(nèi)容的不法行為。特別是一些重要的附件，如圖表、名冊(cè)等，在其內(nèi)容上每一張頁(yè)都是一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的個(gè)體，很容易讓存有不良意識(shí)行為人員產(chǎn)生拆取檔案張頁(yè)現(xiàn)象。（2）檔案管理人員在清點(diǎn)或回收檔案時(shí)，很難在短時(shí)間內(nèi)了解檔案頁(yè)數(shù)的完整性，只能從歸檔文件目錄中查閱到檔案的頁(yè)數(shù)情況，無(wú)疑增加了工作的煩瑣程度。（3）利用者在利用檔案時(shí)，如果出現(xiàn)拆頁(yè)和掉頁(yè)、缺頁(yè)情況，管理者很難把握從哪個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，由此產(chǎn)生不能及時(shí)追回檔案的情況。

為了克服和解決以上問(wèn)題，新《規(guī)則》在歸檔章中增加了頁(yè)數(shù)項(xiàng)，不僅利于對(duì)歸檔文件的張頁(yè)進(jìn)行鎖定和統(tǒng)計(jì)，而且還加大了檔案管理的力度，有效保證了檔案的完整性和安全性。歸檔章上設(shè)置頁(yè)數(shù)，并加蓋在歸檔文件首頁(yè)上，能給利用者一個(gè)高度警示，此文件是一份完整的文件，是一個(gè)有序的整體，不可妄自拆取。并且在檔案收回清點(diǎn)時(shí)，管理人員能夠及時(shí)、方便、省時(shí)、一翻一看，對(duì)檔案完整情況一目了然，確保檔案安全和壽命[5]。

3.頁(yè)數(shù)和件數(shù)的區(qū)分。新《規(guī)則》在編號(hào)中規(guī)定，歸檔文件的件號(hào)和頁(yè)數(shù)，統(tǒng)一用阿拉伯?dāng)?shù)字來(lái)規(guī)范標(biāo)識(shí)。筆者在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，歸檔章中的頁(yè)數(shù)和件號(hào)，因?yàn)闃?biāo)注的都是阿拉伯?dāng)?shù)字，一般人容易混淆，分不清哪個(gè)是件號(hào)，哪個(gè)是頁(yè)數(shù)。大多數(shù)利用者，到檔案館利用檔案時(shí)幾乎都要詢(xún)問(wèn)這個(gè)問(wèn)題，管理人員都要一一作回答。如果檔案比較薄或很厚時(shí)，一般從形式上可以判定歸檔章中的頁(yè)數(shù)項(xiàng)。但是，當(dāng)檔案一般薄厚時(shí)，特別是檔案本身的件數(shù)和頁(yè)數(shù)數(shù)量大致相近時(shí)，很容易讓人產(chǎn)生錯(cuò)覺(jué)，往往以為是管理工作上的失誤或是標(biāo)識(shí)上的錯(cuò)誤。為了消除誤會(huì)、避免引起一些不必要的爭(zhēng)議，建議歸檔部門(mén)在文件整理過(guò)程中，可以用鉛筆在歸檔章的頁(yè)數(shù)前做個(gè)簡(jiǎn)單的標(biāo)記，即在頁(yè)數(shù)前用英文字母“P”來(lái)標(biāo)識(shí)，以示區(qū)分（見(jiàn)圖4）。即便同是若干組阿拉伯?dāng)?shù)字，因?yàn)闄n案工作者在整理過(guò)程中，已經(jīng)在相應(yīng)的頁(yè)數(shù)項(xiàng)增加了一個(gè)明顯的標(biāo)識(shí)符號(hào)，使件號(hào)項(xiàng)和頁(yè)數(shù)項(xiàng)二者有了明顯的區(qū)別，極大地方便了檔案的規(guī)范管理和查閱利用工作。

圖4 歸檔章式樣實(shí)例2

三、歸檔章的制作

1.收文章與歸檔章合并設(shè)置。收文章包括三個(gè)項(xiàng)目：收文單位名稱(chēng)、收文號(hào)和收文時(shí)間。一般情況下，公文處理單上有收文號(hào)和收文時(shí)間兩項(xiàng)，所以歸檔章上不必要重復(fù)設(shè)置。歸檔章中可以將全宗號(hào)和收文單位合并一項(xiàng)，文件整理單位或歸檔單位填寫(xiě)其他欄目即可。通過(guò)此種方式將公文處理與文件整理歸檔工作兩者緊密聯(lián)系起來(lái)，便于上級(jí)收文和歸檔工作的一體化管理，逐步實(shí)現(xiàn)收文與歸檔工作的無(wú)縫連接。

2.發(fā)文章與歸檔章合并設(shè)置。本單位發(fā)文機(jī)構(gòu)在制作正式文件的過(guò)程中，在文件首頁(yè)左上角空白位置統(tǒng)一印制歸檔章。發(fā)文單位和全宗名稱(chēng)是一致的，可以統(tǒng)一印制在歸檔章中，其他項(xiàng)目由各歸檔單位在歸檔整理時(shí)統(tǒng)一按照規(guī)范要求填寫(xiě)，從而逐步實(shí)現(xiàn)部門(mén)發(fā)文和歸檔工作的一體化管理。其中機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）項(xiàng)可印制具體的發(fā)文單位名稱(chēng)或代碼。如人事處發(fā)文，可印制“人事處”或“XZ12”字樣（見(jiàn)圖5、圖6）?？蒲刑幇l(fā)文，可印制“科研處”或“KY11”字樣。這種情況下，需要辦公室機(jī)要員檔案意識(shí)要強(qiáng)，并有相當(dāng)豐富的辦公室工作經(jīng)歷和檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，才能把好這個(gè)關(guān)口。從而真正實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，并為日后的檔案管理奠定良好的基礎(chǔ)[6]。

圖5 歸檔章式樣實(shí)例3

圖6 歸檔章式樣實(shí)例4

四、規(guī)范歸檔章的作用

1.有利于統(tǒng)一歸檔章的蓋章位置。在文件尚未運(yùn)轉(zhuǎn)前，包括收文和發(fā)文，由機(jī)要部門(mén)在文件首頁(yè)或者公文處理單右上方的空白位置制作空白歸檔章，并填寫(xiě)全宗號(hào)、年度，能有效地避免領(lǐng)導(dǎo)批示等占用蓋章位置，統(tǒng)一并固定了歸檔章的蓋章位置。

2.有利于歸檔文件完整性。加蓋了歸檔章，就是以物化語(yǔ)言的形式告訴辦理者或利用者，這些文件利用后要及時(shí)歸檔，對(duì)于加強(qiáng)文件的保管和保護(hù)，起到提示作用。

3.有利于文件隨辦隨歸。有發(fā)文權(quán)限的部門(mén)，配備一個(gè)歸檔章，將蓋章工作分散在日常工作中，可減輕每年集中歸檔時(shí)蓋章方面的工作。在文件辦理完畢后，歸檔部門(mén)填寫(xiě)好歸檔章的有關(guān)欄目即可隨辦隨歸，加強(qiáng)了文件的管理環(huán)節(jié)，防止了不必要的丟失。

4.有利于著錄項(xiàng)目的穩(wěn)定性。新《規(guī)則》中歸檔章和歸檔文件目錄上的項(xiàng)目是檔案著錄時(shí)最基本的項(xiàng)目，對(duì)于檔案著錄而言，歸檔章和目錄上沒(méi)有的項(xiàng)目就是選擇性，并非必須的。任意添加歸檔章項(xiàng)目，不僅增加檔案著錄工作量，而且造成檔案著錄項(xiàng)目不標(biāo)準(zhǔn)、不統(tǒng)一。

5.有利于館際資源共享。檔案部門(mén)使用統(tǒng)一的歸檔章，能促進(jìn)檔案著錄項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。便于檔案館際間的互相交流、互相協(xié)作，最終共享信息資源。

6.有利于重要檔案異地備份。中共中央《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》第18條明確規(guī)定：對(duì)重要檔案實(shí)行異地異質(zhì)備份保管。確保重要檔案絕對(duì)安全。歸檔文件上加蓋統(tǒng)一的歸檔章，嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范管理，利于館際間開(kāi)展合作，并為重要檔案實(shí)行異地備份和永久保管提供了便利條件。

[1]中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22－2000）（S）.

[2]中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22－2015）（S）.

[3]劉美文.高校檔案工作中圖章和各類(lèi)及其管理[J].蘭臺(tái)世界，2011（27）.

[4]李忱,丁德勝.《〈歸檔文件整理規(guī)則〉》修訂方向初探》[J].中國(guó)檔案，2014（5）.

[5]陳明友.歸檔章應(yīng)蓋住檔案安全[J].湖北檔案，2003（11）.

[6]謝鵬.新形勢(shì)下對(duì)高校檔案歸檔章改革的思考[J].蘭臺(tái)世界，2011（21）.

★作者安聰娥為西北農(nóng)林科技大學(xué)檔案館館員，研究方向?yàn)楦咝n案管理。

G270.7

A

2016-10-20

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.03.19