現(xiàn)階段檔案管理探索

榮龍飛

摘要：

檔案與人們的生活息息相關(guān)，對于人們的發(fā)展極為重要。同時，檔案管理也我國獨有的一種特色管理制度。因此，檔案管理水平直接，關(guān)系著社會的進步與發(fā)展，關(guān)系著和人才的選拔和任用。尤其是在信息時代，如何結(jié)合信息技術(shù)和檔案管理探索出一套符合國情，符合企業(yè)實際的信息化檔案管理制度逐漸成為人們關(guān)注的焦點。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；探索

中圖分類號：F27

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

doi：10.19311/j.cnki.16723198.2016.27.036

1目前信息化檔案管理工作中存在問題

1.1缺乏監(jiān)督力度

缺乏監(jiān)督力度主要表現(xiàn)在三個方面：一是企業(yè)缺乏相應(yīng)的管理制度，以致于檔案管理工作松散、效率低下。二是檔案管理職能沒有充分發(fā)揮，一些企業(yè)的檔案管理工作主要是行政部門負(fù)責(zé)，但是行政人員并沒有專業(yè)的檔案管理水平，從而導(dǎo)致檔案管理工作的滯后，而且企業(yè)也并沒有重視檔案管理工作的監(jiān)督。

1.2工作人員缺乏專業(yè)素質(zhì)

檔案管理工作具有繁瑣性、復(fù)雜性的特點，對于工作人員的專業(yè)水平要求較高。但是實際情況是在一些企業(yè)中，檔案管理人員并沒有相關(guān)的專業(yè)證明，且自身的專業(yè)素質(zhì)較低，沒有工作的積極性。尤其是很大一部分工作人員多是由其它部門抽調(diào)到檔案管理部門的。電子檔案的元數(shù)據(jù)整理產(chǎn)生于電子文件依賴性、易逝性、易變性、不確定性等特征下，意在真實完整的描述電子文件形成的條件、內(nèi)容、架構(gòu)和過程，并為計算網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)提供自動變細(xì)、分析、分解、提取、歸納的數(shù)據(jù)信息，將其內(nèi)容特征、文件形成、處理利用等過程用元數(shù)據(jù)記錄，具備真實性、時效性、完整性和高價值性。元數(shù)據(jù)整理電子檔案的本質(zhì)也是歷史聯(lián)系性整理，通過整理元數(shù)據(jù)集記錄檔案間歷史聯(lián)系并對應(yīng)和還原相應(yīng)的社會實踐活動，反映電子檔案記錄社會實踐活動的歷史過程與形成背景。

1.3對檔案管理工作的認(rèn)識度不足

部分企業(yè)管理人員認(rèn)為檔案管理工作并不重要，且企業(yè)并無相關(guān)的管理機制。也正是基于這個原因，企業(yè)工作人員并不重視在工作環(huán)節(jié)中遵循相關(guān)管理制度，以致于檔案管理工作流于形式。而且企業(yè)在進行檔案管理工作時，習(xí)慣于臨時抽調(diào)人手進行檔案管理。顯然，這種管理方式并不能夠提高檔案管理工作的效率。

1.4管理工作不到位

一些企業(yè)在實際工作中，過于關(guān)注檔案的查詢，而忽略了檔案的管理。但是無沒有良好的管理秩序是無法保證開展查詢工作的。而且部分企業(yè)仍在沿用傳統(tǒng)的管理模式，效率極其低下嚴(yán)重影響了企業(yè)的管理。另外，一些企業(yè)部門在實際工作中雖然配合檔案管理工作，但是只限于輸入、打印、收集等這些簡單的管理工作，是無法真正提高檔案管理工作質(zhì)量的。

2完善檔案信息管理的措施

2.1確保檔案的完整性和真實性

檔案管理的核心在于保證信息的真實性和準(zhǔn)確性。而且檔案與人們的生活、工作緊密相連。相比于其它資料保存方式，檔案更加真實、有效?？偟脕碚f，實現(xiàn)檔案完整的意義在于兩個方面：一是數(shù)量。所有檔案資料無輕重之分，都十分重要。同時隨著時間的推移，檔案的數(shù)量會越來越多。二是完整。檔案保存的真實的事務(wù)細(xì)則，對于社會的發(fā)展極為重要。同樣，檔案的真實性也表現(xiàn)兩個方面：一是檔案內(nèi)容的真實性。二是檔案本身的真實性。檔案整理的核心和本質(zhì)是檔案歷史聯(lián)系性的整理，回顧近現(xiàn)代檔案整理實踐，檔案整理的歷史聯(lián)系思想產(chǎn)生如下：民國初期因社會生產(chǎn)力和認(rèn)知局限性，并未形成完整的檔案學(xué)分類理論，只是單純的借鑒“杜威十進制”分類法，機械地束縛并破壞檔案間的歷史聯(lián)系，不能真實地按照檔案的具體情況進行分類；但是，部分有識之士指出檔案整理與圖書管理的本質(zhì)區(qū)別：檔案形成于特定的歷史實踐，是社會實踐系統(tǒng)性和積累性的歷史產(chǎn)物，其分類應(yīng)源于歷史并尊重歷史，必須“特有要則”；于此，檔案整理嘗試以檔案自身形成與特點為基準(zhǔn)，按照檔案間歷史聯(lián)系進行分類，例如1933年文獻(xiàn)館明清檔案整理原則即為：分析研究與檔案產(chǎn)生密切相關(guān)的文書程序、檔案術(shù)語、職官衙署等因素，有機選擇具備特有本質(zhì)與形成關(guān)系的文件實體，并選擇不同的分類方案以體現(xiàn)歷史聯(lián)系的層面性?？傊?，歷史聯(lián)系思想的產(chǎn)生初期，主要體現(xiàn)了檔案四維度特征中的來源聯(lián)系，使檔案整理部分的體現(xiàn)歷史聯(lián)系的客觀結(jié)果，最終按照時間、內(nèi)容、形式等要素分類排列，雖然未上升至一定的理論高度，但是仍然為歷史聯(lián)系思想的后續(xù)研究提供經(jīng)驗和奠定基礎(chǔ)。

2.2降低檔案管理工作的成本

傳統(tǒng)的人工檔案管理模式不僅能浪費大量的人力、物力，還會增加企業(yè)的經(jīng)濟負(fù)擔(dān)。而將信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作中，不僅可以簡化檔案管理的工作流程，還能夠減少工作人員的工作量，從而提高檔案管理工作的效率。而且信息化檔案管理系統(tǒng)更加方便查詢，既能節(jié)約使用者的時間，也能充分實現(xiàn)檔案的二次利用。由此可見，企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視緊跟時代潮流，選擇合適的信息檔案管理系統(tǒng)，建立流程化、自動化的檔案查詢系統(tǒng)，并建立快速收錄，自動整理的檔案采集系統(tǒng)。

2.3提高對檔案管理工作的意識

檔案管理工作意識主要是指了解檔案管理工作的內(nèi)容、形式，并具有保護文件的自覺意識。提高工作人員的檔案保護意識是加強檔案管理工作的前提。同時提高工作人員的檔案意識也是一種加強企業(yè)內(nèi)部管理的重要方式。因而應(yīng)當(dāng)重視提高全員的檔案意識，并采取合理的措施使檔案管理滲入到全員中。另外，還應(yīng)當(dāng)適當(dāng)鼓勵全員積極參與到檔案管理工作中，結(jié)合自身的工作內(nèi)容，在工作的每個環(huán)節(jié)中落實檔案管理。

2.4完善檔案管理制度

無規(guī)矩不成方圓。為了保證工作人員能夠落實檔案管理工作，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)結(jié)合企業(yè)實際制定完善的檔案管理制度。如《中華人民共和國檔案法》，簡稱《檔案法》。該法規(guī)的實施是為了加強檔案的管理、整理、保護和利用。顯然《檔案法》并非是針對某一個人的。因而任何人或者是組織都應(yīng)當(dāng)遵循國家法律法規(guī)。為了進一步提高人們的重視度，還可以通過組織各種宣傳活動。

例如部分單位的檔案管理制度仍然不夠完善，并且檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施也不到位，甚至有個別管理人員并沒有按照相關(guān)規(guī)定將有關(guān)資料移交歸檔。另外，有些管理人員還存在著專業(yè)素質(zhì)、職責(zé)道德、工作態(tài)度等問題，以致于檔案管理工作出現(xiàn)混亂。有時還會出現(xiàn)檔案丟失的狀況。顯然這極其不利于檔案管理的開展。由此可見，制定完善的檔案管理制度是十分必要的。

3結(jié)語

綜上所述，在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，應(yīng)當(dāng)重視充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，創(chuàng)新檔案管理工作的方式，并促進我國檔案管理工作的發(fā)展。因而相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)重視從完善檔案管理制度、提高檔案管理意識、實現(xiàn)檔案管理的信息化等方面，來提高檔案管理工作的質(zhì)量。