公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案的數(shù)字化管理問題探討

摘 要：公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案有文字、表格、音像等多種存儲方式，它真實(shí)記錄了現(xiàn)場環(huán)境監(jiān)測、公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法、日常監(jiān)管情況等，這對于以后的工作具有重要的參考價值。但是傳統(tǒng)的檔案存儲方式存在諸多弊端如占據(jù)場地，浪費(fèi)資源等。隨著現(xiàn)代數(shù)字化的普及，公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案也開始向數(shù)字化方面轉(zhuǎn)變，數(shù)字化管理檔案，可以有效避免以上弊端，同時有方便管理，操作簡單等優(yōu)點(diǎn)，。本文就公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案的數(shù)字化管理從概念上分析，并根據(jù)其在由傳統(tǒng)方式到數(shù)字化方式的轉(zhuǎn)變過程中的問題進(jìn)行研討，以期求得合適的解決策略，希望可以給讀者參考價值和有所啟示。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生監(jiān)督；檔案；數(shù)字化；管理研究

隨著社會的不斷進(jìn)步發(fā)展，數(shù)字化在人們?nèi)粘Ｉ钪性絹碓狡毡椋诶闷浞矫娴耐瑫r，有效提高了工作效率同時節(jié)約了不少資源，只都是值得肯定的地方。公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案由傳統(tǒng)的方式向現(xiàn)代數(shù)字化科學(xué)管理的轉(zhuǎn)變也是大勢所趨，符合當(dāng)下發(fā)展的形勢。數(shù)字化的檔案存儲方式方便管理人員分類、檢索、收集規(guī)整信息。當(dāng)然在向數(shù)字化轉(zhuǎn)變過程中存在不少問題，涉及基礎(chǔ)設(shè)施、資金投入等多方面。因此公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)是一項(xiàng)綜合的大型工程，需要多方面支持配合。同時，建設(shè)過程也是學(xué)習(xí)的過程，在解決問題中完善檔案數(shù)字化管理。

1 衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案的數(shù)字化管理的概念和意義

1.衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案的數(shù)字化管理的概念

衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案的數(shù)字化管理是目前檔案科學(xué)建設(shè)的重要組成部分，它以圖像、文字、聲音等為載體，以多種形式將有價值的資料保存下來，方便以后的參考使用。數(shù)字化管理檔案資源，對他們分門別類整理、收集、設(shè)置檢索等。使得檔案管理趨于科學(xué)化、有序化和實(shí)用化。能夠有效節(jié)約現(xiàn)有資源，提高工作效率，提供方便的服務(wù)。

2.衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案的數(shù)字化管理的意義

衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案的數(shù)字化管理的意義體現(xiàn)在三方面。第一，節(jié)約存儲空間。以紙質(zhì)形式為主存儲凡事，需要一定的空間和適宜的存儲環(huán)境。但是數(shù)字化管理有效節(jié)約空間，降低了存儲成本。第二，提高工作效率。數(shù)字化管理以計算機(jī)操作為主，簡化了工作流程，操作簡單。人力的使用大大降低，工作內(nèi)容在很大程度上，交由計算機(jī)處理分析、第三，實(shí)現(xiàn)檔案形式多樣化。數(shù)字化的存儲支持多種存儲格式，文本、音像、視頻等格式的重要信息能夠真實(shí)有效的記錄下來。

2 衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案的數(shù)字化的發(fā)展現(xiàn)狀

1.基礎(chǔ)設(shè)備和建設(shè)資金不完備

檔案數(shù)字化的管理轉(zhuǎn)變需要一定的資金投入和基礎(chǔ)設(shè)施的構(gòu)建，這是一項(xiàng)復(fù)雜的工程，所需的人力物力也是在所難免的。目前存在的問題在于基礎(chǔ)設(shè)施的構(gòu)建和資金投入。缺乏資金的有效供應(yīng)，導(dǎo)致相關(guān)的軟硬件設(shè)施建設(shè)不完備，而且相應(yīng)的升級服務(wù)，軟件維護(hù)等工作也不能落實(shí)到位，在一定程度上限制了數(shù)字化的轉(zhuǎn)變和發(fā)展。而且現(xiàn)在衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案的數(shù)字化還處于發(fā)展階段，會碰到諸多問題，這都需要加大資金的投入，從根本上解決問題。

2.缺乏有效的監(jiān)督管理機(jī)制

衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案的數(shù)字化的發(fā)展缺乏有效的監(jiān)督管理機(jī)制主要表現(xiàn)在兩方面。第一，檔案的監(jiān)督管理不到位。盡管實(shí)施數(shù)字化的檔案管理使得管理起來方便快捷科學(xué)，但是各部門監(jiān)督管理的標(biāo)準(zhǔn)不一致，信息資源共享過程中增加不必要的麻煩。第二，人員工作積極性不高。日常的監(jiān)督管理工作疏松，人員工作積極性不高，工作效率低下。對數(shù)字化檔案管理的思想認(rèn)識不深刻，缺乏嚴(yán)格的工作素養(yǎng)。而且缺乏有效科學(xué)的獎勵機(jī)制，這也是管理人員工作積極性不高的原因之一。

3.數(shù)字化管理的人才匱乏

數(shù)字化管理方面的專業(yè)人才的匱乏是制約公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案數(shù)字化快速發(fā)展的一大因素。目前現(xiàn)狀是舊員工工作經(jīng)驗(yàn)豐富，專業(yè)知識有所欠缺，而新員工知識儲備豐富但是缺乏豐富的經(jīng)驗(yàn)和對工作的認(rèn)識，在思想認(rèn)同方面也有所不足。管理人才不僅要求過硬的專業(yè)知識，還要有認(rèn)真謹(jǐn)慎的工作態(tài)度，熟悉檔案方面的規(guī)章制度，遵守職業(yè)道德，這是企業(yè)單位對員工自身素質(zhì)的基本要求。

3 衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案的數(shù)字化管理的解決策略

1.加大資金投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施

轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，適應(yīng)的當(dāng)下的發(fā)展形勢，加大對數(shù)字化檔案建設(shè)的資金投入，著力完善基礎(chǔ)設(shè)施。對于建設(shè)過程中必需的軟硬設(shè)施如計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)配置等，保證工作性能穩(wěn)定可靠，使用壽命長。良好的工作環(huán)境，有利于工作的正常進(jìn)行，提高工作的積極性和工作效率。日常的維護(hù)工作要求落實(shí)到位，對于軟件升級、設(shè)備維修等，各部門積極配合，加大資金的投入，這樣才能從根本上解決問題。

2.建立健全監(jiān)督管理機(jī)制

建立統(tǒng)一的檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)。由于各部門因?yàn)楣ぷ餍枰?，各自制定了不一的檔案存儲格式，各部門之間的共享存在一些問題，因此避免這些問題需要制定統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)要求整潔大方、格式統(tǒng)一、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)。檔案按照一定的標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)、歸類、存檔。分門別類整理收集，同時按照一定的順序索引，有效提高了工作效率。建立健全監(jiān)督管理機(jī)制的建設(shè)，提高管理人員的工作積極性?？冃Э己酥贫鹊膶?shí)施，有效激發(fā)管理工作人員積極性，端正工作人員的態(tài)度。而且監(jiān)督不僅僅局限于考核，還要監(jiān)督整個數(shù)字化系統(tǒng)的可靠運(yùn)行，定期對檔案進(jìn)行檢查監(jiān)督，軟件日常維護(hù)、升級工作的落實(shí)到位。數(shù)字化的檔案管理不只要求科學(xué)性、快捷性，更重要的是注重它的時效性和實(shí)用性，這樣在監(jiān)督管理的背景下，才能穩(wěn)定安全工作。

3.培養(yǎng)和引入專業(yè)人才

培養(yǎng)和引入數(shù)值化檔案管理的專業(yè)人才是該工程的關(guān)鍵組成部分。企業(yè)單位一方面擴(kuò)大人才來源，在社會上招聘合格的專業(yè)人才。另一方面，企業(yè)單位自身對于人才的培養(yǎng)集訓(xùn)。引入的人才在某種程度不能勝任工作，他們的工作能力需要提高，實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)需要積累。因此企業(yè)單位要定期對管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，一方面增加專業(yè)知識方面的鞏固提升，另一方面積累豐富的工作經(jīng)驗(yàn)。除此之外，還要培養(yǎng)提高他們的思想認(rèn)識，增強(qiáng)他們的企業(yè)單位的認(rèn)同感，能夠深刻理解工作的必要性和重要意義，在他們能夠熟練掌握設(shè)備的使用的同時和提高了解決問題的能力，可以應(yīng)對解決在發(fā)展過程中遇到的問題，這才是企業(yè)單位取得長足發(fā)展的關(guān)鍵。

總之，衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案的數(shù)字化管理工程的建設(shè)不是一蹴而就的，需要時間的發(fā)展和資金的投入，建設(shè)完備的基礎(chǔ)設(shè)施才是該工程長足發(fā)展的基本要素。在數(shù)字化檔案的實(shí)施過程當(dāng)中，必要有著嚴(yán)格的監(jiān)督管理機(jī)制進(jìn)行約束。不單單是從檔案的格式上要求，還要統(tǒng)籌規(guī)劃整個工作整體，協(xié)調(diào)發(fā)展，提高工作的積極性和工作效率。只有完善的監(jiān)督管理機(jī)制才能保證在實(shí)施道路上堅定不移的向既定目標(biāo)前進(jìn)。除此之外，專業(yè)人才的培養(yǎng)和引進(jìn)也是解決問題的關(guān)鍵所在，企業(yè)單位不僅僅是引入人才，更重要的是培養(yǎng)人才。相信未來的不久，在衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案實(shí)施數(shù)字化管理的道路上能夠取得不菲的進(jìn)展和明朗的前景。

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作者簡介

唐輝（1977-），男，漢，河北張家口人，助理館員，本科，研究方向：衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理。